生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

李 蒙

（吉林省四平生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心，吉林 四平 136000）

對于事業(yè)單位日常的管理工作而言，檔案管理是其中不可或缺的重要工作內(nèi)容之一，其在于日常工作的協(xié)調(diào)和高效運轉(zhuǎn)均具有積極的促進作用。伴隨著我國信息技術(shù)的不斷成熟和進步，檔案管理工作也隨著社會發(fā)展需求將信息化技術(shù)逐漸融入檔案管理工作中，使得檔案管理工作更加高效、安全、準確[1]。但是在生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作中仍然受到多種因素的綜合影響，導致其管理效果不甚理想。筆者結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗，針對生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和對策展開綜述。

一、生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要性

1．有效提升日常工作效率

在當前社會背景下，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位若要健康、穩(wěn)健發(fā)展，在檔案管理的工作中，應(yīng)當提高管理人員的工作效率和質(zhì)量；由于生態(tài)環(huán)境管理日常管理工作相對繁雜，其工作程度繁復，具有多元化特點，所以在檔案的日常管理工作中需要管理人員對工作內(nèi)容進行完善和優(yōu)化；在檔案管理中融入數(shù)字化管理可有效彌補傳統(tǒng)管理方式的不足，通過應(yīng)用數(shù)字化管理在檔案管理中能讓檔案管理更加準確，使得相關(guān)的信息數(shù)據(jù)能有效地進行整合和分析，并對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行分類處理，從而提高檔案管理的工作效率，同時也確保了檔案管理的質(zhì)量[2]。

2．更新管理模式

對于生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位而言，檔案管理工作極為重要，伴隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和進步，檔案管理的模式為符合社會發(fā)展需求也隨之轉(zhuǎn)變，而信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用也給人民群眾的生活、工作和學習帶來了便利，同時也給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。在數(shù)字化時代的影響下，人們對于檔案管理工作也更加重視，在其中充分融入信息化技術(shù)，從而對檔案管理模式進行創(chuàng)新和完善。在長時間的堆積下，檔案管理工作也累積了大量的信息資料，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式極易出現(xiàn)損毀、缺失等情況，并且查詢相對困難，進而導致檔案管理工作受到極大的影響[3]。針對于此，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案管理工作也需要進行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而為生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位日常工作的開展和近遠期發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中存在的不足和問題

在當前社會背景下，各大事業(yè)單位對于檔案數(shù)字化管理的重視程度不斷提升，檔案管理人員也積極參與到了檔案管理的改革進程中，將數(shù)字化管理模式融入檔案管理工作中，然而在檔案數(shù)字化管理的改革進程中其管理效果仍然差強人意，針對實際情況分析發(fā)現(xiàn)主要存在以下四個問題。第一，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理人員對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方式和熟練程度有所欠缺，根據(jù)大量的調(diào)查結(jié)果可見，當前生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理中并沒有設(shè)置有關(guān)數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用的對口培訓，加之檔案管理人員欠缺相關(guān)知識和技能，由此導致數(shù)字化管理在實際的應(yīng)用過程中受到阻礙，不符合檔案數(shù)字化管理工作的標準和要求。第二，檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度和體系建設(shè)存在不足，在檔案管理中并沒有建立全面的連帶責任追責制度、設(shè)備應(yīng)用管理制度以及信息安全管理制度等，進而導致生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理缺乏規(guī)范性和秩序性[4]。第三，檔案管理人員對于數(shù)字化管理認知程度不足，由于對檔案數(shù)字化管理的宣傳不夠全面，在生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的文化建設(shè)體系中也并未融入數(shù)字化管理元素，進而導致生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理建設(shè)進程無法全面的推進，延緩了檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用。第四，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)力度相對較小，根據(jù)不完全統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，當前各大事業(yè)單位在實施檔案數(shù)字化管理的過程中，并沒有根據(jù)實際情況將數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的效能完全開發(fā)出來，使得數(shù)字化技術(shù)無法為智能化檔案管理提供助力，與此同時，也沒有將數(shù)字化技術(shù)完全融入生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位各個職能部門中，從而無法保障檔案信息數(shù)據(jù)的上傳下達的暢通性，再此基礎(chǔ)上，最終導致生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理無法徹底發(fā)揮其效能，難以保障生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理改革的順暢性。

三、生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的應(yīng)對策略

1．加強生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理人員教育力度

從實際出發(fā)，在生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案管理中，其管理人員是各項數(shù)字化技術(shù)實際應(yīng)用和更新改革工作的實際操作者，因此，其是否具備專業(yè)技能水平會對生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量和效率造成直接的影響。針對于此，應(yīng)當為生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位的檔案管理人員定期開展相關(guān)的教育培訓工作，其培訓重點針對數(shù)字化技術(shù)的實際應(yīng)用、數(shù)字技術(shù)認知程度、數(shù)字化檔案管理重點、數(shù)字化設(shè)備操作方式、信息素養(yǎng)、檔案管理工作原則、創(chuàng)新管理意識等多個維度，每次培訓后均接受嚴格的考核，每次考核通過方可上崗，從而有效提高檔案管理人員的數(shù)字化應(yīng)用熟練度和綜合素養(yǎng)[5]。同時，應(yīng)當積極鼓勵檔案管理人員通過多種方式和正規(guī)渠道提升自我專業(yè)水平，積極引進優(yōu)秀的復合型人才，從而提高生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平和質(zhì)量。

2．完善檔案數(shù)字化管理制度和體系

為了全面地提高生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性，應(yīng)當對數(shù)字化管理相關(guān)制度進行完善和優(yōu)化，從而進一步提高檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量和效率。在此過程中，管理層應(yīng)當結(jié)合實際情況建立針對性的責任追責制度，在檔案數(shù)字化管理過程中將各項工作開展明確的劃分，讓每一位管理人員明確自身日常的工作內(nèi)容和職責，從而確保每一項檔案管理任務(wù)均能有效完成，進而避免出現(xiàn)問題時相互推卸責任的情況，提高檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。而后，管理層應(yīng)當結(jié)合實際情況建立科學、合理的信息安全管理制度，在檔案數(shù)字化管理中勢必需要運用數(shù)字化技術(shù)，眾所周知，電子信息的管理中仍然存在著一定的風險，針對此類情況，檔案管理人員應(yīng)當定時對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)展開維護工作，從而避免出現(xiàn)木馬病毒入侵等因素導致檔案管理相關(guān)信息出現(xiàn)泄漏的情況，與此同時，對于部分極為重要的機密檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)當開展加密處理操作，對于訪問權(quán)限設(shè)置應(yīng)當更為嚴格。最后，管理層應(yīng)當根據(jù)實際情況建立數(shù)字化設(shè)備質(zhì)量監(jiān)管制度，通過各項制度的推行讓檔案管理人員在使用數(shù)字化設(shè)備的過程中嚴格遵循相關(guān)要求和流程進行規(guī)范使用，對于數(shù)字化設(shè)備應(yīng)當定期進行安全維護工作，從而有效提高數(shù)字化設(shè)備運行的安全性和穩(wěn)定性。

3．促進檔案數(shù)字化管理的宣傳

對于生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理而言，其宣傳力度的高低與檔案管理人員對于數(shù)字化技術(shù)實際應(yīng)用的認知程度和重視程度呈正相關(guān)性。因此，加強檔案數(shù)字化管理的宣傳力度可促進數(shù)字化技術(shù)與生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理工作有機結(jié)合，提高數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率。并且，各區(qū)域的生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位之間需要實時進行溝通和交流，對于此，可通過信息化技術(shù)結(jié)合實際情況建立信息化共享平臺，必要情況下可聯(lián)合社會媒體部門建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過以上平臺和媒體工作者的幫助，擴展檔案數(shù)字化管理的宣傳廣度和深度，從而確保各區(qū)域生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

4．積極開發(fā)數(shù)字化技術(shù)在生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理的效能

在當前社會背景下，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新中投入了更多的精力，但是根據(jù)其不足發(fā)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)效能的開發(fā)力度仍然不全面，由此在一定程度上對生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作水平質(zhì)量造成不利影響。針對于此，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當合理開發(fā)數(shù)字化技術(shù)的效能，主要從以下三點著手。第一，積極開發(fā)其視圖化功能，以往的檔案管理工作大多將各類的檔案通過文字的方式展開管理，然而在對部分較為特殊的信息數(shù)據(jù)的管理中并不能確保使用者能在最短的時間內(nèi)掌握檔案信息的中心內(nèi)容，針對于此，檔案管理人員應(yīng)當將檔案信息同意制作成思維導圖或者通過影像/圖像等多元化的形式進行管理。第二，建立完善的信息庫，將所有的檔案全部納入信息庫內(nèi)，并且生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位各個職能部門均能使用，值得注意的是，在保證信息數(shù)據(jù)安全的條件下對于不同的檔案管理人員應(yīng)當賦予其不同的檔案訪問權(quán)限，對于部分特殊且重要機密的檔案信息還應(yīng)當進行多重加密的處理操作，從而避免檔案信息數(shù)據(jù)被不軌之人擅自篡改或者信息泄露，從而確保檔案信息的準確性和安全性。第三，開發(fā)數(shù)字化技術(shù)的智能分類功能，其能通過不同的檔案信息的類型以及相關(guān)內(nèi)容對檔案信息進行初步的智能分類，從而避免檔案管理過于繁雜，從而提高生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的水平和質(zhì)量。

結(jié)語

在當前社會背景下，生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案管理中勢必需要跟隨時代的發(fā)展腳步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，在此過程中，管理層和檔案管理人員應(yīng)當結(jié)合實際情況，加強監(jiān)管機制，對于檔案數(shù)字化管理工作中存在的不足和問題進行深入的分析和總結(jié)，進而結(jié)合實際制定針對性的應(yīng)對措施，從而提高生態(tài)環(huán)境事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的綜合水平和質(zhì)量。