信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案保密管理的措施研究

侯桂明 楊文澤 呂穎君 于東顏

（1.聊城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院，山東 聊城 252000；2.國(guó)網(wǎng)山東省電力公司聊城供電公司，山東 聊城 252000；3.聊城市東昌府區(qū)衛(wèi)生健康局，山東 聊城 252000；4.聊城市海源閣圖書(shū)館，山東 聊城 252000）

隨著數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，信息化檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案信息化建設(shè)步伐顯著加快。和紙質(zhì)檔案管理模式相比，信息化檔案管理具有更高的效率，但也在很大程度上影響到檔案安全保密工作。主要原因在于數(shù)字檔案的復(fù)制、更改難度較小，網(wǎng)絡(luò)安全、人員意識(shí)等主客觀因素皆會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。因此，在檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中，要高度重視檔案保密管理工作，及時(shí)優(yōu)化與完善檔案保密管理體系，促使信息化時(shí)代下檔案保密管理水平得到提高。

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1．檔案質(zhì)量得到提高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案主要于紙張中存儲(chǔ)各種文字信息，受紙張材料性質(zhì)的影響，容易出現(xiàn)老化、破損等問(wèn)題。特別是部分檔案具有較高的查閱率，破損問(wèn)題往往更加嚴(yán)重，對(duì)檔案資料的永久保存造成不利影響。而通過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，可利用數(shù)字檔案逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這樣紙質(zhì)檔案的弊端能夠得到有效克服，有助于提高檔案質(zhì)量。同時(shí)，過(guò)去不同企事業(yè)單位在編輯記錄紙質(zhì)檔案時(shí)，往往采用差異化的內(nèi)容格式，不但后續(xù)整理難度顯著增加，也不利于統(tǒng)一管控檔案質(zhì)量。而在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)明確要求電子檔案的文件存檔格式及內(nèi)容，只有遵循相應(yīng)的制度、要求編輯檔案信息，才能夠在檔案信息系統(tǒng)中順利儲(chǔ)存，這樣檔案質(zhì)量將可以得到保證[1]。

2．檔案利用便捷性得到增強(qiáng)

過(guò)去在檔案查閱過(guò)程中，需將人工手動(dòng)翻閱的方式應(yīng)用過(guò)來(lái)，不但需要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力，也存在著較高的人工記錄錯(cuò)誤率，還容易損傷到紙質(zhì)檔案。而在信息化時(shí)代下，借助于數(shù)字化技術(shù)逐步利用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，當(dāng)人們產(chǎn)生查閱需求后，可利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行快速檢索與查詢，檔案查閱效率可以得到顯著提高。同時(shí)，電子版檔案能夠以更加直觀的方式顯現(xiàn)信息內(nèi)容，促使檔案查閱的便捷性得到增強(qiáng)。

3．檔案管理效率得到提高

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及檔案整理、歸檔、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。過(guò)去在整理、裝訂、記錄紙質(zhì)檔案時(shí)，受檔案管理人員態(tài)度、能力等因素的影響，容易有裝訂錯(cuò)誤、歸納混亂等問(wèn)題出現(xiàn)。一旦有錯(cuò)誤產(chǎn)生，就需要重新實(shí)施上述工作，拆開(kāi)重裝已裝訂好的檔案，這樣不僅檔案管理人員的工作量顯著加大，檔案管理效率也得不到保證[2]。而通過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，整理好電子檔案后，管理人員只需向信息系統(tǒng)中錄入檔案信息即可，這樣出錯(cuò)率可以得到降低，有助于檔案管理效率的提高。

二、信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案保密管理的措施

雖然檔案信息化建設(shè)具有較大的優(yōu)勢(shì)，但也增加了檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。因此，要進(jìn)一步加大檔案保密管理力度，完善相關(guān)的制度機(jī)制，促使檔案信息的安全得到保證。

1．健全檔案保密管理制度

為提高檔案保密管理水平，需先將檔案保密制度完善構(gòu)建起來(lái)，利用制度規(guī)范指導(dǎo)檔案人員的工作過(guò)程，促使檔案管理人員的警惕性、責(zé)任感等得到增強(qiáng)。在具體實(shí)踐中，可從這些方面著手。第一，構(gòu)建檔案保密制度。在制定檔案保密工作制度時(shí)，一方面，需將檔案保密方面的政策、法規(guī)貫徹下去；另一方面，要緊密結(jié)合單位實(shí)際情況，這樣檔案保密制度的實(shí)用性、科學(xué)性方可以得到保證。要全面細(xì)化制度內(nèi)容，明確規(guī)定檔案資料登記、查閱、保存、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施要點(diǎn)，詳細(xì)規(guī)定檔案管理人員的工作規(guī)范及工作要求，以便對(duì)檔案管理人員的工作行為進(jìn)行有效指導(dǎo)與規(guī)范，將檔案保密制度的作用全面發(fā)揮出來(lái)。順利制定檔案保密制度后，需嚴(yán)格貫徹落實(shí)下去，結(jié)合制度執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)相關(guān)規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)修訂與完善，促使檔案保密制度的適用性、有效性得到持續(xù)提升。為保證檔案保密制度的執(zhí)行效果，要同步構(gòu)建配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制，一旦工作人員出現(xiàn)違反保密制度的不規(guī)范行為，要及時(shí)給予必要的懲處，維護(hù)檔案保密制度的權(quán)威性與嚴(yán)肅性[3]。第二，嚴(yán)格管理涉密檔案數(shù)據(jù)。要特別重視涉密檔案數(shù)據(jù)的管理工作，將專人負(fù)責(zé)、全程管理的原則貫徹下去，由專職人員統(tǒng)籌管理與利用涉密檔案。為提升涉密檔案的管理成效，可依據(jù)檔案內(nèi)容及相關(guān)政策規(guī)定，合理劃分檔案的保密等級(jí)。結(jié)合涉密檔案的等級(jí)差異，采取針對(duì)性的管理措施。例如，針對(duì)一般的涉密檔案，在查閱利用之前，需先向主管領(lǐng)導(dǎo)提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)審核后，方可以利用專用的涉密計(jì)算機(jī)查閱檔案內(nèi)容。針對(duì)重要的涉密檔案，要依據(jù)規(guī)定要求加密處理檔案內(nèi)容。當(dāng)查閱申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批后，既要將專用的涉密計(jì)算機(jī)應(yīng)用過(guò)來(lái)，還需要輸入相應(yīng)的查閱密碼。同時(shí)，檔案管理人員要定時(shí)更新查閱密碼，避免出現(xiàn)密碼泄露等問(wèn)題。禁止任何人員采用拷貝、拍照等形式復(fù)制保密檔案內(nèi)容，管理人員要嚴(yán)格監(jiān)督涉密檔案的查閱過(guò)程。如果需對(duì)保密檔案資料進(jìn)行復(fù)制或下載，則要向主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后才能夠?qū)嵤?fù)制下載活動(dòng)。要依據(jù)原件管理規(guī)定管理復(fù)制、下載的涉密檔案，禁止對(duì)其密級(jí)、保密期限、知悉范圍等進(jìn)行隨意更改。為保證涉密檔案管理的成效，可將涉密檔案管理辦法針對(duì)性編制出來(lái)，用以規(guī)范涉密檔案的管理、利用程序。

2．完善檔案查詢及利用管理辦法

盜取、丟失以及復(fù)制是信息化時(shí)代檔案保密管理面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)，因此，要將檔案查詢及使用管理辦法完善制定出來(lái)，避免有信息泄露、丟失等問(wèn)題出現(xiàn)于檔案資料的查閱及利用過(guò)程中。在具體實(shí)踐中，要對(duì)檔案保密與利用、保密與開(kāi)放之間的關(guān)系進(jìn)行正確處理，協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案管理的“?！迸c“放”。結(jié)合實(shí)際情況，可將檔案查詢利用規(guī)范、檔案利用流程等文件科學(xué)編制出來(lái)，明確規(guī)定檔案的借閱利用要求，禁止出現(xiàn)沒(méi)有審批即查閱等問(wèn)題。當(dāng)相關(guān)人員產(chǎn)生檔案查閱需求后，要嚴(yán)格履行相應(yīng)的查閱、利用程序，獲取完整手續(xù)后才能夠?qū)嵤┎殚喕顒?dòng)。檔案管理人員要嚴(yán)格審核查閱利用者的身份、目的等，有選擇地將部分檔案信息內(nèi)容提供給查閱者，禁止向其提供檔案中的全部信息[4]。同時(shí)，要嚴(yán)格限制、規(guī)定利用者的查閱地點(diǎn)及查閱方式，避免在查閱過(guò)程中出現(xiàn)信息泄密問(wèn)題。

3．加強(qiáng)檔案軟件系統(tǒng)的安全管理

在信息化時(shí)代下，數(shù)字檔案已逐漸取代紙質(zhì)檔案，主要利用檔案系統(tǒng)管理檔案資料。如果檔案管理系統(tǒng)的安全性不足，將可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露等情況，影響到檔案保密管理成效。因此，要切實(shí)提升檔案管理軟件系統(tǒng)的安全性。第一，檔案軟件系統(tǒng)的安全管理。要將信息安全等級(jí)保護(hù)要求嚴(yán)格貫徹下去，對(duì)正版軟件系統(tǒng)進(jìn)行配備，將安全保障技術(shù)應(yīng)用過(guò)來(lái)。選擇經(jīng)過(guò)安全認(rèn)證的數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件，只能夠?qū)Ρ匾恼姘踩芾砉ぞ哌M(jìn)行安裝，如殺毒軟件、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)管理軟件等，禁止對(duì)無(wú)關(guān)軟件進(jìn)行安裝。由于數(shù)字檔案文件的存儲(chǔ)格式較多，不同格式文件具有差異化的解讀軟件與程序，且數(shù)字文件的復(fù)制性、共享性特征明顯，損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)存在于數(shù)字檔案管理應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在數(shù)字檔案管理軟件選擇過(guò)程中，需將通用性、安全性、維護(hù)難度等一系列因素充分納入考慮范圍，選擇最為適宜的軟件系統(tǒng)。需特別注意的是，不僅要考慮當(dāng)前的檔案管理需求，還需要具備一定的前瞻性，關(guān)注在未來(lái)發(fā)展中檔案管理可能產(chǎn)生的新需求。同時(shí)，在軟件系統(tǒng)日常使用過(guò)程中，要將專用管理制度落實(shí)下去，對(duì)系統(tǒng)使用權(quán)限、操作密碼等進(jìn)行合理設(shè)置。為保證各項(xiàng)制度的落實(shí)成效，要對(duì)系統(tǒng)管理員、安全保密員等相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以便提升各個(gè)管理人員的責(zé)任安全意識(shí)。第二，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全管理。就現(xiàn)階段來(lái)講，硬盤(pán)、光盤(pán)以及U盤(pán)等是檔案信息常用的存儲(chǔ)介質(zhì)，面臨著數(shù)據(jù)泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案管理人員要加密處理各類存儲(chǔ)介質(zhì)，禁止將無(wú)關(guān)信息寫(xiě)入到介質(zhì)中。同時(shí)，依據(jù)制度要求，裝盒存放介質(zhì)，避免有劃痕、擦痕等損壞問(wèn)題出現(xiàn)[5]。定期備份系統(tǒng)及存儲(chǔ)介質(zhì)中的檔案數(shù)據(jù)，這樣即便出現(xiàn)設(shè)備故障，也會(huì)造成較大的影響。

4．提升檔案管理人員保密意識(shí)

檔案整理、存儲(chǔ)、利用等工作由檔案管理人員具體負(fù)責(zé)實(shí)施，如果檔案管理人員的保密意識(shí)不足，不能夠嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)的保密制度，將難以保證檔案保密管理效果。因此，要定期培訓(xùn)檔案管理人員，詳細(xì)講解檔案保密管理的必要性以及信息化時(shí)代產(chǎn)生的新風(fēng)險(xiǎn)，幫助檔案管理人員掌握必要的保密管理技能，促使檔案管理人員的保密意識(shí)及能力得到提高。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)工作的實(shí)施，能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，有助于提高檔案管理效率，更加便捷地利用與共享檔案資源。但信息化技術(shù)的應(yīng)用，也帶來(lái)了新的泄密風(fēng)險(xiǎn)，增大了檔案保密管理的難度。因此，檔案管理人員要進(jìn)一步創(chuàng)新保密管理思路，完善制度機(jī)制，切實(shí)改善檔案保密管理成效。