文化館檔案的數(shù)字化管理措施研究

孫俊偉

（凌源市文化館，遼寧 凌源 122500）

近幾年，各地文化館都積極地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，嘗試檔案管理的數(shù)字化、信息化變革，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。而在文化館檔案數(shù)字化管理中也存在一些問題，主要是管理標準不統(tǒng)一、專業(yè)人員缺乏、安全部署不到位、信息技術(shù)更新不及時等。明確這些原因，才能找到文化館檔案數(shù)字化管理的弊病，并針對這些問題，從構(gòu)建規(guī)范的管理制度，引入先進的信息技術(shù)，打造高素質(zhì)的管理隊伍，重視檔案安全部署四個方面去論述文化館檔案的數(shù)字化管理之路，希望為文化館檔案管理提供相應(yīng)的指導(dǎo)與參考。

一、文化館檔案數(shù)字化管理

文化館的檔案是文化館在參與社會實踐活動中形成并積累下來的有效的活動信息、素材資料，針對這些素材資料進行檔案管理，可以實現(xiàn)信息的完整保存和清晰記錄，指導(dǎo)文化館的創(chuàng)新發(fā)展，而數(shù)字化管理是當(dāng)前文化館檔案改革的新成果，以紙質(zhì)檔案資料為基本的工作對象，管理人員通過掃描將其錄入到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存儲中，實現(xiàn)檔案的高效存儲，有效備份和科學(xué)的提取利用，讓檔案管理不僅保密性好，且成本低，不僅檢索方便且壽命較長[1]。文化館的檔案相對特殊，一般展覽、表演、培訓(xùn)的活動比較多。材料比較零散且類型多元，傳統(tǒng)的管理模式下采集、管理、存儲難度較大，進行檔案管理的數(shù)字化改革也具有積極意義。而目前文化館也嘗試借助新媒體去開展一系列的推廣宣傳工作。在微信、微博、互動觸屏等媒介的支持下進行宣傳推廣會涉及到很多數(shù)字化的檔案材料，其也對檔案的管理改革提出了要求。因此文化館檔案數(shù)字化管理改革具有現(xiàn)實必要性。

二、文化館檔案數(shù)字化管理的意義

1．提升檔案管理實效

檔案管理人員如果沿襲傳統(tǒng)的管理模式，往往耗費大量的時間和精力，而做到的只是基礎(chǔ)的檔案整理，在較大的工作負荷下也常常出現(xiàn)人為工作的疏忽，無法保證檔案管理的質(zhì)量。進行文化館檔案數(shù)字化改革，引入先進的數(shù)字化系統(tǒng)、信息化技術(shù)，不僅能提升管理時效，也確保檔案管理的完整性，提升檔案管理質(zhì)量，也真正解放勞動力。

2．提升檔案服務(wù)水平

文化館作為文化服務(wù)機構(gòu)，檔案管理的目的在于服務(wù)大眾，推動文化建設(shè)，而文化管檔案的數(shù)字化改革也使得檔案資源服務(wù)能得以持續(xù)優(yōu)化，帶來檔案信息的及時傳遞，讓檔案資料互通共享，使檔案服務(wù)能力顯著提升[2]。檔案數(shù)字化資源可以重復(fù)利用，傳輸更方便，也擺脫了檔案使用的時間與空間限制，帶來檔案管理時效與質(zhì)量的雙提升，帶給檔案使用者更優(yōu)化的使用體驗。

3．契合用戶檔案數(shù)據(jù)需求

當(dāng)前用戶需求更為多元，個性化特征更明顯，以數(shù)字化管理嘗試帶來檔案管理與服務(wù)的統(tǒng)籌，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢去總結(jié)用戶對檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)實需求，始終以用戶服務(wù)為導(dǎo)向，帶來檔案數(shù)據(jù)信息的高效整合和針對性篩選，帶動檔案信息的互通互聯(lián)、共建共享，方便用戶檔案查詢與使用，增強檔案服務(wù)的人性化關(guān)注，提升用戶滿意度[3]。

三、文化館檔案數(shù)字化管理的既存問題

1．缺乏統(tǒng)一的管理標準

目前大部分縣級文化館對檔案管理數(shù)字化建設(shè)支持不多，且錯誤地將其作為合同文件管理，使文化館的檔案管理長期處于管理的邊緣地位，一些特別的資料沒有得到有效的保管、存儲，且因為文化館檔案管理規(guī)章制度不健全，一些關(guān)鍵的信息與業(yè)務(wù)材料會交給不相關(guān)職位的工作人員去進行管理，如果出現(xiàn)較大的人員流動，便很容易導(dǎo)致主要的資料丟失，影響文化館相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展[4]。缺乏明確的規(guī)章制度、統(tǒng)一的數(shù)字化管理標準，在文化館檔案管理中帶有較大的主觀隨意性，各部門之間信息無法有效流通，且因為檔案材料格式、內(nèi)容的不統(tǒng)一，分類標準的不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理中各自為政，增加了檔案統(tǒng)一管理的難度。

2．管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

文化館雖然已經(jīng)開始關(guān)注檔案的數(shù)字化管理，但依然缺乏專業(yè)的管理隊伍，這使得數(shù)字化檔案管理工作的價值沒有真正發(fā)揮。數(shù)字化管理人員專業(yè)素質(zhì)與工作能力偏低，導(dǎo)致其檔案分類不合理，更不能有效地應(yīng)用檔案信息，使得資料數(shù)據(jù)獲得時間受制約，檔案管理在文化館中的作用難以實現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)能力偏低，也使得其缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識，沒有充分認識到數(shù)字化改革的必要性和緊迫性，工作敷衍塞責(zé)，數(shù)字化檔案管理缺乏實效。

3．缺乏有效的安全保障

現(xiàn)階段文化館檔案數(shù)字化管理中對安全建設(shè)管理缺乏應(yīng)有的重視，就使得檔案安全受到威脅。檔案管理人員沒有充分認識到視檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，管理時比較隨意，一些關(guān)鍵的信息丟失或損壞。文化館還沒有對檔案管理數(shù)字化建設(shè)給予明確的操作說明，對檔案管理人員沒有明確的行為約束，也在一定程度上忽視了檔案的保密保護工作。當(dāng)前多數(shù)文化館缺少網(wǎng)絡(luò)安全管理認知，特別是檔案數(shù)字化管理中存在較大的安全隱患。

4．?dāng)?shù)字化設(shè)備技術(shù)應(yīng)用不理想

當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理也需要數(shù)字化處理設(shè)備的支持，需要先進信息系統(tǒng)的支持，但多數(shù)檔案文化館檔案管理中存在著基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不齊全的情況，多局限于一臺電腦、掃描儀。數(shù)字化建設(shè)和管理存儲設(shè)備落后，還停留在本機處理本機上保存的資料的管理模式，缺乏專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，缺乏專業(yè)的存儲設(shè)備以及配套的安全設(shè)備，檔案共享利用程度低。文化館檔案數(shù)字化管理中信息技術(shù)應(yīng)用水平偏低，也一度制約了其管理實效。信息化技術(shù)更新不及時，單點故障發(fā)生率偏高，帶來的檔案管理損失較大。

四、文化館檔案數(shù)字化管理優(yōu)化對策

1．健全規(guī)章制度并明確標準

數(shù)字檔案管理必須有明確的管理標準、管理流程，特別是檔案資源整合歸納，必須有統(tǒng)一的標準，讓檔案資源的收集、存儲、管理與利用更高效，帶來數(shù)字檔案資源的協(xié)調(diào)與共享。文化館應(yīng)基于檔案行政主管部門頒布的標準和規(guī)范，以自身檔案管理實際為出發(fā)點，建立更適合自己的數(shù)字檔案資源標準體系，以此為指導(dǎo)開展數(shù)字檔案管理工作。在日常檔案核對中，要基于標準體系及時補充缺失的字段信息，及時修正不規(guī)范的著稱，讓格式和名稱統(tǒng)一化。

2．打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍

文化館檔案數(shù)字化管理工作要想落到實處、取得實效，必須打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍，并加強檔案管理人員的日常培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的新理念、新模式、新技術(shù)，自覺樹立檔案數(shù)字化管理理念，去落實好數(shù)字化改革嘗試。文化館其他工作人員也應(yīng)加強與檔案館工作人員的積極配合，于文化館內(nèi)部形成信息資源共建共享的格局，達成檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的共識。文化館要面向檔案管理人員、相關(guān)工作人員進行專門的教育培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)數(shù)字化實操技術(shù)，夯實檔案管理的知識基礎(chǔ)。在技能培訓(xùn)的同時，也應(yīng)關(guān)注職業(yè)道德教育，增強檔案管理人員的工作責(zé)任感與使命感，使其在數(shù)字化管理中具有奉獻意識、服務(wù)精神，自覺發(fā)揮能動性去嘗試新型有效的管理模式，帶來文化館檔案管理的持續(xù)優(yōu)化。

3．認真做好檔案安全管理工作

在文化館檔案數(shù)字化管理中，安全管理問題不容忽視。檔案管理數(shù)字化管理中，只有落實好安全管理工作，才能讓檔案價值得以充分發(fā)揮。要想增強檔案管理的安全性，應(yīng)多措并舉，要建立健全相關(guān)的保密制度，明確相關(guān)的檔案管理操作規(guī)定，使得檔案管理人員行為得以約束，一旦發(fā)現(xiàn)有泄密行為，給予嚴厲處分，讓檔案管理得到有效的監(jiān)管，以此增強檔案信息的安全性。文化館應(yīng)定期宣傳推廣計算機知識，加強網(wǎng)絡(luò)宣講，使文化館內(nèi)部人員具有較強的網(wǎng)絡(luò)安全意識，能夠?qū)Π踩[患所帶來的嚴重后果有所認知，強化其行為自律。

4．積極引進應(yīng)用信息化技術(shù)

文化館檔案數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步推進需要信息技術(shù)的支持、設(shè)備的支持，要配備專業(yè)的檔案管理設(shè)備，優(yōu)選高性能的硬件設(shè)備，提高數(shù)據(jù)處理的效率，避免圖片處理、視頻處理時出現(xiàn)頻繁死機的情況。目前必備的設(shè)備主要是高速掃描儀、PC機、文本轉(zhuǎn)化機、單反相機等，這是數(shù)字化管理工作開展的基本硬件基礎(chǔ)。而信息技術(shù)引入以及應(yīng)用方面，主要是基于數(shù)字化總體規(guī)劃去進行數(shù)字化設(shè)備的選型，再進行軟件開發(fā)，進行查詢管理與安全保護。要基于檔案管理的實際需求，結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的大趨勢，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案管理信息系統(tǒng)擴展性強，可在線擴容。要確保檔案管理信息系統(tǒng)運行穩(wěn)定，如以磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)上的完全冗余設(shè)計去減少單點故障發(fā)生率，再如采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品去帶來檔案軟件系統(tǒng)的定期升級與優(yōu)化，再如使用專門的圖形管理界面去帶給管理人員良好的人機互動體驗。在文化館檔案數(shù)字化管理中只有積極引入與自身發(fā)展相契合的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，才能滿足文化館展覽展演、文化培訓(xùn)等資料的檔案化加工與處理需求，引入專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，才能做好文化館的檔案管理工作，實現(xiàn)簡單故障的處理。

結(jié)語

檔案數(shù)字化管理是文化館檔案管理變革的必然趨勢，其帶來檔案利用價值的凸顯，更好地推動文化館建設(shè)，推動文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。而檔案管理的數(shù)字化變革需要多方面的努力，特別是要建立完善的規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化管理的標準，要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍，高質(zhì)高效地開展數(shù)字化檔案管理工作。要著手信息技術(shù)的創(chuàng)新引入與應(yīng)用，去提升數(shù)字化檔案管理實效，要加強檔案安全管理去做好數(shù)字化管理的安全部署，多管齊下才能真正提升檔案管理的實效，帶來文化的大發(fā)展與大繁榮。