強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率

高 麗

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255000）

引言

醫(yī)院檔案不僅是歷史事件的記錄，同時(shí)還是所有文獻(xiàn)資料的集合，其檔案資源會(huì)涉及患者、醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)學(xué)研究等，如果缺乏完善的管理體系，則會(huì)給醫(yī)院以及患者帶來(lái)較大的損失，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展有著深刻的影響，因此，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，不斷提高檔案資料管理的效率，以此為基礎(chǔ)來(lái)開(kāi)展各種工作，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著積極作用[1]。

一、新形勢(shì)下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式的必要性

1．檔案管理工作的用處

檔案管理工作作為醫(yī)院的核心部分，既能為醫(yī)院的改革提供支撐的條件，還能精準(zhǔn)地提供醫(yī)院工作的開(kāi)展信息。醫(yī)生可以清楚地了解病人的情況，不僅可以有效節(jié)約病人的看病時(shí)間，還可以提高醫(yī)院的服務(wù)水平。醫(yī)生如果可以了解更多的特殊情況，也就能夠提高自己的業(yè)務(wù)能力[2]。

2．醫(yī)院檔案管理工作的形式

醫(yī)院檔案有書(shū)面資料、電子資料、影像資料等多種形式，可以記錄醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的方方面面信息。按照檔案管理內(nèi)容的分類，有醫(yī)療檔案管理和后勤檔案管理兩種。醫(yī)療檔案管理主要用于記錄醫(yī)院的日常醫(yī)療工作，后勤檔案管理用于記錄醫(yī)院的綠化以及水電等其他后勤服務(wù)[3]。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1．檔案的利用率不夠高

有的檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的必要性，檔案錄入后，沒(méi)有得到有效利用，這就在醫(yī)院的工作上起不到真正的幫助作用，檔案管理的價(jià)值也就沒(méi)有被真正發(fā)揮出來(lái)，使得檔案的利用率不高，功能也就不斷地被弱化。

2．檔案管理缺乏完善制度

就目前而言，一些醫(yī)院在管理檔案時(shí)，只通過(guò)簡(jiǎn)單的制度來(lái)進(jìn)行，使得各個(gè)管理制度缺乏完整性，而且許多崗位職責(zé)并未明確，責(zé)任無(wú)法落實(shí)到位，從而會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院許多重要信息，如果沒(méi)有制定完善的制度進(jìn)行科學(xué)管理，而是將檔案簡(jiǎn)單地理解為對(duì)資料的歸檔、對(duì)信息的整理以及封存保管等，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平低下[4]。

三、醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率強(qiáng)化措施

1．完善與檔案管理相關(guān)的制度

醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)表現(xiàn)出條理性與嚴(yán)謹(jǐn)性等特點(diǎn)。而對(duì)醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行完善，是保證其檔案管理人員能夠順利完成檔案管理工作的重要前提。為此，醫(yī)院要著眼于當(dāng)前實(shí)際，結(jié)合我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)，制定并完善檔案管理制度和獎(jiǎng)懲制度，合理構(gòu)建監(jiān)管系統(tǒng)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。與此同時(shí)，醫(yī)院也要對(duì)如下制度體系進(jìn)行完善。第一，要完善檔案收集體系，明確各部門(mén)的具體職責(zé)，加大檢查監(jiān)督的力度，確保各科室及部門(mén)可以上交檔案信息的實(shí)效性。第二，要構(gòu)建系統(tǒng)的檔案分類體系。具體來(lái)講就是依據(jù)檔案內(nèi)容所屬的性質(zhì)與類別，由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行分類管理。第三，健全檔案保管體系，完善檔案管理室的工作制度，并聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)檔案室的檔案管理工作進(jìn)行定期的抽查與指導(dǎo)，確保醫(yī)院的檔案管理工作有序進(jìn)行[5]。

2．開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用

在新時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理工作需要重視對(duì)信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中引入信息管理系統(tǒng)以及數(shù)字信息設(shè)備，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用，從而全方位地監(jiān)控檔案資料的收集與整理，這樣是能夠?qū)n案管理的質(zhì)量與效果有效提升，并且還能夠?qū)⑵洮F(xiàn)代化與規(guī)范化。通過(guò)信息技術(shù)來(lái)管理檔案資料，能夠幫助管理者更加快速地進(jìn)行整理與編制。管理者在查找文件時(shí)，只需要在檢索中填入關(guān)鍵詞便能夠檢索到相應(yīng)文件，使得查找的效率極大提升，不僅能夠節(jié)約時(shí)間，同時(shí)還能夠節(jié)省人力、物力和財(cái)力。

3．不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力

信息化的大潮給各類工作人員都提出了新的工作要求，檔案管理人員也不例外。檔案管理人員除了要加強(qiáng)檔案相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和具備滿足檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)以外，還要進(jìn)一步提升信息化工作水平，提高運(yùn)用信息化、新媒介管理檔案、利用檔案的水平和能力。醫(yī)院可舉辦培訓(xùn)班或者邀請(qǐng)專家授課等方式，將信息化工作水平作為培訓(xùn)提升的重要內(nèi)容，將信息化手段（網(wǎng)站、微信、公眾號(hào)等）應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，發(fā)揮信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)[6]。

4．不斷提升醫(yī)院檔案編研水平

對(duì)原本枯燥無(wú)味的檔案資料進(jìn)行檔案編研，是提高檔案利用率的必要手段，也是檔案存儲(chǔ)有效開(kāi)發(fā)和利用的重要方式，檔案編研的水平和質(zhì)量直接決定著檔案的利用效率。結(jié)合大多數(shù)醫(yī)院的實(shí)際情況，醫(yī)院的檔案編研工作水平在以下兩方面需加以提高。一方面，提高重視程度，增強(qiáng)編研力量。檔案部門(mén)在醫(yī)院內(nèi)部并非業(yè)務(wù)部門(mén)，容易被忽視，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和工作人員配備等都落后于醫(yī)院臨床科室。因此，醫(yī)院需要從機(jī)構(gòu)設(shè)置著手，加強(qiáng)人員和職能配備，完善檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，為編研工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。另一方面，提高編研質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值。編研人員在工作中需要遵循實(shí)用性原則，在原有基礎(chǔ)上提高成果質(zhì)量，根據(jù)檔案資料的不同特點(diǎn)，或編研成冊(cè)，集中利用；或復(fù)刻成影像資料，繪聲繪色；或建設(shè)檔案網(wǎng)站，廣而告之等。通過(guò)多種多樣的編研工作，面向醫(yī)護(hù)、面向病患、面向社會(huì)提供檔案服務(wù)，將檔案室的社會(huì)功能全面激發(fā)出來(lái)[7]。

5．完善軟硬件設(shè)施

首先，配備了先進(jìn)的掃描儀、電腦、復(fù)印機(jī)，通過(guò)檔案管理購(gòu)買(mǎi)了與載體需求相對(duì)應(yīng)的一種設(shè)備，得到了高質(zhì)量的電子檔案管理。醫(yī)院聯(lián)合相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)公司，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)建立對(duì)接接口，促進(jìn)檔案人員成長(zhǎng)，確保工作成效。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)設(shè)施管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步豐富檔案資源。通過(guò)調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)的局域網(wǎng)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，增強(qiáng)了其他醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的資源共享，有效提高了檔案管理資源的可用性，充分展示了檔案管理資源的使用價(jià)值。

6．提高信息防護(hù)意識(shí)，確保檔案信息安全

數(shù)字化的信息模式相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式安全系數(shù)已經(jīng)大大提升，但也不是全然沒(méi)有被破壞的可能，一些電腦高手還是會(huì)以黑客的手段盜取別人的信息，對(duì)別人產(chǎn)生威脅。因此，數(shù)字化信息還是要有一些保護(hù)措施為好，要定時(shí)對(duì)信息進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理后，還需要在醫(yī)院建立數(shù)字檔案館，以及相應(yīng)的信息安全綜合管理平臺(tái)，可以通過(guò)這些來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行保護(hù)。提供獨(dú)立的數(shù)據(jù)操作設(shè)施，將文件存儲(chǔ)設(shè)施放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的環(huán)境中，保護(hù)設(shè)施的電源，并建立獨(dú)立的電源室，使數(shù)據(jù)庫(kù)能夠安全運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)了電子文件的備份管理，方便了受損電子文件的恢復(fù)，保證了文件資源的完整性和安全性。醫(yī)院可以離線備份，也可以在線備份，因地制宜選擇本地備份或異地備份。為了強(qiáng)調(diào)電子文件的安全性，避免病毒和黑客的攻擊，可以采用軟件加密、硬件加密和混合加密的方式進(jìn)行秘密保護(hù)管理。其中，最常見(jiàn)的是混合加密方法，它通過(guò)用戶身份驗(yàn)證、狀態(tài)密碼和權(quán)限分配來(lái)保護(hù)檔案信息的安全[8]。

7．制定與更新醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

健全與完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，更有利于檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展，若無(wú)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)的支持會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)字化的推進(jìn)無(wú)章可循。醫(yī)院檔案管理部門(mén)需結(jié)合國(guó)內(nèi)、國(guó)際以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展實(shí)際制定有可操作性的檔案數(shù)字化管理制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案數(shù)字化管理全過(guò)程均在制度的保障下推進(jìn)。檔案管理部門(mén)需從如下幾點(diǎn)著手進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的制定，第一，對(duì)檔案收集與整理制度進(jìn)行完善，要求醫(yī)院內(nèi)各科室或部門(mén)對(duì)所形成的文件材料第一時(shí)間傳入到相應(yīng)的共享系統(tǒng)中，供檔案管理人員進(jìn)行信息整理，使得檔案收集歸檔工作能在制度的引領(lǐng)下落實(shí)到位，將原來(lái)的被動(dòng)等模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒓夹g(shù)主動(dòng)進(jìn)行信息收集的管理模式。第二，在現(xiàn)有的《文檔形式一體化制度》《網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證識(shí)別制度》等一系列規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，制定有針對(duì)性的激勵(lì)約束機(jī)制。第三，制定臨床、科研、教學(xué)等不同部門(mén)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，便于管理人員能夠全方位跟蹤收集各部門(mén)所形成的文件材料，使收集渠道暢通。

結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，檔案管理屬于一個(gè)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中不可缺少的組成部分，記錄著醫(yī)院成長(zhǎng)壯大的每個(gè)歷程，還展現(xiàn)了醫(yī)院各階段的經(jīng)營(yíng)情況。檔案信息資料不僅能夠總結(jié)和歸納以期工作，同時(shí)還能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)工作內(nèi)容提高數(shù)據(jù)參考，因此，對(duì)醫(yī)院的良好發(fā)展有著積極作用。為了提升檔案資源利用率，醫(yī)院需要對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善與健全，同時(shí)對(duì)檔案工作的管理意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，并不斷促進(jìn)信息化管理，這樣是能夠充分發(fā)揮檔案資源的作用與價(jià)值，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案的管理水平。