大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

杜 寒

（鐵嶺日報社，遼寧 鐵嶺 112000）

提升事業(yè)單位檔案管理工作效率和水平，有助于促進事業(yè)單位的發(fā)展。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在其中的運用恰好可以進一步加強檔案管理工作水平，因此，事業(yè)單位需要幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更加先進的技術(shù)，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作實踐中得到充分利用，從而為事業(yè)單位發(fā)展而助力。

一、事業(yè)單位檔案管理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新工作的意義和急迫性

1．意義

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位制度還存在落后現(xiàn)象，這顯然已經(jīng)不符合當前時代發(fā)展需求，因此，需要給予及時改進。同時，在事業(yè)單位中還大量存在手工檢索和紙質(zhì)記錄的情況，在先進技術(shù)融入檔案管理工作之內(nèi)時，就會與原有的傳統(tǒng)工作模式?jīng)_突，導(dǎo)致二者在短時間內(nèi)無法得到平衡，容易使工作出錯，而這勢必也是一種會被淘汰的工作模式。現(xiàn)如今在網(wǎng)絡(luò)管理越來越被大家所熟知和大力度推廣運用之下，事業(yè)單位只有跟隨大勢所趨，才能更好地適應(yīng)時代發(fā)展，將更好的服務(wù)回饋于社會和人民，及時提供準確且有價值的信息供人們使用[1]。

2．急迫性

大數(shù)據(jù)技術(shù)目前在各個行業(yè)中的應(yīng)用可謂是耳熟能詳，它在檔案管理工作中的應(yīng)用，首先是適應(yīng)時代發(fā)展的必要舉措；其次是事業(yè)單位時代發(fā)展所必須。將其應(yīng)用到檔案管理工作中，實踐證明可以大幅度提高應(yīng)用工作中的效率，使工作變得簡單而易操作，大大降低在工作中出錯率，在一定程度上也可以幫助事業(yè)單位降低工作成本。除此之外，大量數(shù)據(jù)化檔案信息的生成，給檔案工作人員帶來了挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入下，檔案工作不僅僅可以將檔案存檔工作做得更加優(yōu)秀，而且還可以充分利用大數(shù)據(jù)資源共享功能，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺了解其他單位檔案管理動向，這樣也便于更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作人員之間在大數(shù)據(jù)信息方面上的經(jīng)驗共享與交流，提高工作內(nèi)熱源運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)技能水平。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)下事業(yè)單位檔案存儲管理工作模式

1．云存儲模式

云存儲可以為檔案管理工作提供巨大的儲存空間，可以有效解決掉以往傳統(tǒng)信息存儲方面的問題。與其他管理形式相比，云儲存對檔案信息的處理更加具有可靠完整性，可以快速準確地確定存儲位置，為使用檔案信息后續(xù)使用工作提供了極大的便利，因此，也比較受到使用單位的認可與青睞。有效實施云儲存模式需要前期做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，也需要充分配備相對應(yīng)用軟件。另外，此種形式可以衍生出很多類型的信息庫，可以分門別類保存各種信息，同時也在根本上保證信息的完整性。目前，因云存儲自身優(yōu)勢，在檔案管理工作中發(fā)揮出了十分明顯的作用，從而也助力于云存儲模式的推廣與使用，進一步提升了我國檔案信息管理水平[2]。

2．用戶的數(shù)據(jù)分析服務(wù)

在檔案管理工作開展中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以實現(xiàn)對管理工作程序的優(yōu)化，使服務(wù)功能更加多樣化，對于各類數(shù)據(jù)可以進行集中綜合化處理，可在最大程度上滿足用戶的不同需求，彌補以往管理程序上的不足。因而，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中可以提升用戶數(shù)據(jù)分析質(zhì)量，提高分析效果，以便于在日后工作中滿足用戶更多對信息的各類需求，使服務(wù)水平得到提升，幫助單位大幅度提升工作效率。在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，檔案信息資源實現(xiàn)了互通共享，有效拓展了數(shù)據(jù)可分析范圍，使檔案信息管理價值得到進一步升值。

3．數(shù)字化檔案檢索

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用巨大的存儲是現(xiàn)代智能化發(fā)展的體現(xiàn)，除此之外，高效查詢檢索也是現(xiàn)代智能化發(fā)展的體現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)參與的檔案管理工作可以在設(shè)定好的專屬系統(tǒng)，以及借助網(wǎng)絡(luò)資源對數(shù)據(jù)信息完成整理，然后可對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行進一步深層次分析，然后可按照規(guī)定標準進行分類，進而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的科學(xué)規(guī)范化管理，給用戶提供便捷快速的檢索查詢體驗，提升查詢效率。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以實現(xiàn)對不同數(shù)據(jù)信息形式的存儲，并也可將多種不同類型信息給予全面展示，這在一定程度上也便于用戶直觀性地查看信息，利用信息，充分體現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檢索查詢方面的強大功能，以及在檔案管理工作中應(yīng)用必要性[3]。

三、事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)所存問題

1．檔案管理安全方面風(fēng)險相對較大

大數(shù)據(jù)技術(shù)在與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合下，能夠為事業(yè)單位檔案管理帶來諸多的便利，但與此同時也會帶來一定的不確定性，導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的風(fēng)險。在計算機與互聯(lián)網(wǎng)橫行發(fā)展的當下，利用二者引發(fā)犯罪的案件時有出現(xiàn)，盜取個人私密信息販賣情況也是現(xiàn)階段存在的一種警方機關(guān)嚴厲打擊現(xiàn)象。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，不能夠完全保證技術(shù)使用的安全性，也不能保證沒有上述情況的發(fā)生，因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，如何使檔案管理工作保證在一個安全的環(huán)境下進行就成了目前重點需要研究的課題。

2．檔案管理體系缺乏整體完善性

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在以往的日常檔案管理工作中，大多數(shù)事業(yè)單位中并沒有十分明確且有完善的檔案管理制度。并且相關(guān)工作人員在進行工作過程中，大多也沒有可以作為基準的具體章程，使工作中增加了很多不確定性，也是工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，接下來就可能會引發(fā)責任推脫情況，影響單位和諧工作氣氛。同時，事業(yè)單位當前也正處于轉(zhuǎn)型期，在這個過程中同樣有著很多不確定性因素，這對檔案管理工作來說也是一個不小的考驗，那么此時便更加不能夠?qū)⒔n案管理體系完全忽略掉[4]。

3．信息化程度不高，根基不穩(wěn)

當前，很多事業(yè)單位都處于新舊相互融合與過渡的階段，并且很多檔案管理工作已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)向大數(shù)據(jù)方向，在計算機輔助下，使檔案管理工作擁有一片良好前景。但是在這個階段很多問題隨之也逐漸顯現(xiàn)，阻礙檔案管理工作的有效開展。比如，管理制度已經(jīng)制定，但是相關(guān)監(jiān)督機制卻始終落實不到位，數(shù)字化設(shè)備的運用維修與更新跟不上時代發(fā)展，或設(shè)備與技術(shù)已經(jīng)進行了引進，但相關(guān)人員專業(yè)能力缺乏等，以此便大大增加了檔案管理工作中的不確定性，與以往未改革前的方式相比也顯示不出優(yōu)勢，改革進行變得無意義。信息化也是近幾年來所快速發(fā)展起來的現(xiàn)代化新型技術(shù)，所以在使用中也需多加注意，多方考量，否則將會在建立初期導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)參與工作根基不穩(wěn)，給日后工作造成層出不窮的麻煩。

四、事業(yè)單位檔案管理中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的措施

1．加強信息化建設(shè)，做好檔案存儲與歸檔

在以往工作中，檔案管理通常是由人進行紙質(zhì)版的記錄與保存，然后每天在繁忙中完成檔案管理工作中的各項任務(wù)。在這個過程中會產(chǎn)生很多紙質(zhì)版信息，如果想進一步查詢信息就會十分的吃力，同時也不符合當前我國提倡的綠色環(huán)保理念。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，信息化進行檔案管理可以與網(wǎng)絡(luò)相連接，借助與云儲存進行大量檔案信息的存儲，在節(jié)約紙張方面功不可沒。這種工作方式雖然十分的簡潔便利，具有很高的利用價值，但若大數(shù)據(jù)下的網(wǎng)絡(luò)存儲安全防護不到位，則更加容易受到病毒等的攻擊，因此，介質(zhì)存儲對環(huán)境也有著很高的要求，需要在使用中多加注意。為了避免上述情況的發(fā)生，在對檔案進行管理過程中可以進行分門別類，將檔案由重要程度劃分，然后再依照相關(guān)管理辦法條例進行分類歸檔，并做不同的保護處理，這樣便不至于使不同重要程度的所有信息在受到攻擊時都暴露在外，任人擺布和獲取[5]。

2．加強相關(guān)制度建設(shè)，充分利用檔案價值

在上述分析可得知，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的檔案管理工作，若想得到更好的發(fā)展，那么就需要加強對管理制度的建設(shè)，將工作按照職能不同分配，使之公平公正，具有說服性。同時，也需要將檔案工作與編辦一同部署，明確個人訪問權(quán)限，保護檔案信息安全。對于檔案查看與調(diào)取也應(yīng)進行嚴格的設(shè)定，并還要同時制定相關(guān)制度，將這個流程規(guī)范。在檔案管理工作中，工作人員是其中實施的關(guān)鍵因素，所以需要將工作人員的培訓(xùn)重視起來，可以通過組織開展檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)培訓(xùn)等，幫助檔案人員業(yè)務(wù)提升，然后在工作中發(fā)光異彩，也使檔案可以在被利用的過程中體現(xiàn)出本身價值。

3．加強信息化技術(shù)應(yīng)用，建立大數(shù)據(jù)信息庫

檔案是記錄過去以及現(xiàn)在一個單位發(fā)展過程中的資料，而單位在不斷的進步，檔案中需要存儲信息資料也在逐漸增多，僅憑傳統(tǒng)管理方式進行檔案管理效果可想而知。因此，就需要加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，建立起一個相對完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使信息采集工作得到優(yōu)化，將先進技術(shù)的工作優(yōu)勢發(fā)揮出來，保證信息的安全性、準確性和完整性，在嚴格保密的制度下，將信息出現(xiàn)問題的責任落實于個人，使檔案管理工作效率與質(zhì)量兼顧。為了促進大數(shù)據(jù)在檔案管理中的利用率，可以建立起系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫平臺，實現(xiàn)不受空間時間限制的信息共享。在需要某種信息資料時只需要動一動手指和鍵盤，通過網(wǎng)絡(luò)和建設(shè)的平臺就可以便利獲取到，減少不必要的資源消耗。

結(jié)語

綜上所述，從時代發(fā)展特點出發(fā)，通過分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用意義和問題，總結(jié)大數(shù)據(jù)技術(shù)在應(yīng)用中的優(yōu)勢。而檔案管理工作需要人的參與，基于此，檔案工作人員需要緊跟時代腳步，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力水平，科學(xué)合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而構(gòu)建出更加高效的檔案管理體系，提升檔案管理工作質(zhì)量，為促進事業(yè)單位更好的發(fā)展助以一臂之力。