論公共圖書(shū)館管理項(xiàng)目化管理目標(biāo)及評(píng)價(jià)機(jī)制的建立

王曉民

（張家口市宣化區(qū)圖書(shū)館，河北 張家口 075100）

一、圖書(shū)館項(xiàng)目化管理的概念

項(xiàng)目管理是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科，是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門(mén)的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限的資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望的過(guò)程。項(xiàng)目化管理是從項(xiàng)目管理中發(fā)展演化而來(lái)的，二者間既有區(qū)別又有聯(lián)系，項(xiàng)目管理作為一種管理技術(shù)和方法，是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理；項(xiàng)目化管理是從組織層面出發(fā)，是對(duì)組織中所有任務(wù)性工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)組織內(nèi)部資源，將組織成員納入統(tǒng)一的項(xiàng)目化管理體系，建立統(tǒng)一管理機(jī)制。圖書(shū)館項(xiàng)目化管理就是將圖書(shū)館現(xiàn)有各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作整合打包成一個(gè)個(gè)管理項(xiàng)目，再運(yùn)用項(xiàng)目化管理理念，使圖書(shū)館的資源得到最大化利用，讓圖書(shū)館服務(wù)更高效，配合設(shè)計(jì)配套的激勵(lì)機(jī)制，讓從業(yè)人員的工作積極性、主動(dòng)性更高，讓圖書(shū)館成為一個(gè)管理科學(xué)、高效運(yùn)行、充滿活力的服務(wù)系統(tǒng)。

二、圖書(shū)館項(xiàng)目化管理的優(yōu)勢(shì)

1．優(yōu)化管理層級(jí)，科學(xué)高效管理

傳統(tǒng)圖書(shū)館架構(gòu)，是按職能劃分為多個(gè)部門(mén)，如采編部、流通部、閱覽部、辦公室、財(cái)務(wù)部、活動(dòng)部、技術(shù)部、后勤保障部等；按層級(jí)縱向劃分為書(shū)記、館長(zhǎng)、副書(shū)記、副館長(zhǎng)、部門(mén)主任、副主任、普通館員等。圖書(shū)館項(xiàng)目化管理是在職能型組織的基礎(chǔ)上，將部門(mén)與層級(jí)融合構(gòu)建成扁平化的組織結(jié)構(gòu)，打破傳統(tǒng)的層級(jí)責(zé)任制，將部門(mén)管理項(xiàng)目化，依據(jù)全館年度計(jì)劃和各部門(mén)的工作內(nèi)容，制訂各項(xiàng)目的管理目標(biāo)、工作任務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，安排項(xiàng)目人員，配置項(xiàng)目資源，科學(xué)、高效管理項(xiàng)目，提高服務(wù)效能[1]。

2．明確責(zé)任，激發(fā)活力，彰顯價(jià)值

在項(xiàng)目化管理模式下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每位成員按項(xiàng)目管理的要求，都明確了分工，細(xì)化了工作目標(biāo)，制訂了考核辦法，建立了獎(jiǎng)懲機(jī)制；在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中消除了一些傳統(tǒng)思維帶來(lái)的弊端，這些措施有利于激發(fā)從業(yè)人員的活力，讓每一位參與項(xiàng)目的人員都能充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，高效而圓滿地完成工作目標(biāo)；表現(xiàn)突出者即可成為項(xiàng)目組的中堅(jiān)力量，在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)中彰顯自身價(jià)值。

在圖書(shū)館合并諸多部門(mén)成立“讀者服務(wù)”“綜合保障”等項(xiàng)目組時(shí)，原來(lái)的工作人員，都存在著一個(gè)重新上崗的問(wèn)題，這時(shí)候就要每個(gè)人總結(jié)任期內(nèi)的成績(jī)和不足，闡述自己在未來(lái)項(xiàng)目組中的工作計(jì)劃和目標(biāo)，重新競(jìng)聘適合自己的甚至更高一級(jí)的崗位，更好地實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)價(jià)值。

3．量化管理，注重實(shí)績(jī)，發(fā)現(xiàn)人才

發(fā)展中的圖書(shū)館若沒(méi)有為優(yōu)秀的員工提供良好的表現(xiàn)平臺(tái)時(shí)，會(huì)導(dǎo)致優(yōu)秀員工的工作動(dòng)力不足，個(gè)人潛力無(wú)法得到有效的發(fā)揮。另一個(gè)突出的現(xiàn)象是，當(dāng)評(píng)定上某個(gè)職位或職稱以后，部分員工都會(huì)對(duì)自己放松要求，對(duì)待工作得過(guò)且過(guò)，處于混日子的狀態(tài)，這樣的氛圍不利于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，也不利于圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。要通過(guò)構(gòu)建可量化、可評(píng)估的項(xiàng)目考核指標(biāo)，充分利用好考評(píng)手段，不唯職稱，不唯資歷，不唯輩分，不唯職務(wù)，只唯實(shí)績(jī)，加大對(duì)項(xiàng)目中表現(xiàn)突出員工的精神褒獎(jiǎng)和物質(zhì)激勵(lì)，形成能者上、庸者下，優(yōu)勝劣汰、優(yōu)績(jī)優(yōu)酬、爭(zhēng)先進(jìn)位的工作氛圍，讓想干事、能干事、干成事的人有發(fā)揮才能的平臺(tái)，得到大家的普遍認(rèn)可和鼓勵(lì)。

三、如何制定項(xiàng)目化管理目標(biāo)

圖書(shū)館項(xiàng)目化管理的目標(biāo)應(yīng)建立在圖書(shū)館功能定位之上，以推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展為目的，分為定量指標(biāo)和定性指標(biāo)兩大類，具體的指標(biāo)制定要與圖書(shū)館實(shí)際發(fā)展目標(biāo)切合，以期在項(xiàng)目實(shí)施和考核中，發(fā)現(xiàn)人才，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，高效運(yùn)作，提升效能。

1．定量指標(biāo)可考核

項(xiàng)目化管理的量化指標(biāo)要明確，要有具體的可考核數(shù)據(jù)，指標(biāo)設(shè)定可從以下幾個(gè)方面來(lái)規(guī)劃：對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中取得的好經(jīng)驗(yàn)、好做法進(jìn)行歸納、提煉、總結(jié)，形成成果發(fā)表的數(shù)量；對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行提出新的工作思路、工作方法，被采納和應(yīng)用的數(shù)量；項(xiàng)目管理過(guò)程中的日志記錄是否規(guī)范、準(zhǔn)確；在服務(wù)過(guò)程中與讀者產(chǎn)生糾紛以及被投訴的次數(shù)；曠工、串崗、遲到早退次數(shù)[2]。

針對(duì)具體項(xiàng)目的可量化指標(biāo)，以量化指標(biāo)為項(xiàng)目管理運(yùn)行的階段性自我考評(píng)指引，在實(shí)施中不斷修正項(xiàng)目管理中的人員、資源配置，優(yōu)化改進(jìn)管理方法、手段，有指向性地動(dòng)態(tài)開(kāi)展項(xiàng)目工作，完成項(xiàng)目既定的管理目標(biāo)。

如“讀者服務(wù)”項(xiàng)目組中的采編工作，可以設(shè)定年采購(gòu)新書(shū)的種數(shù)冊(cè)數(shù)、新書(shū)采購(gòu)的頻次、圖書(shū)加工的準(zhǔn)確率、新書(shū)上架時(shí)限等硬性數(shù)量指標(biāo)；“綜合保障”項(xiàng)目組中可以將每年的媒體報(bào)道次數(shù)、全年圖書(shū)館自動(dòng)化核心系統(tǒng)運(yùn)行宕機(jī)次數(shù)、網(wǎng)絡(luò)及信息化設(shè)備的故障發(fā)生率作為數(shù)量化考核的指標(biāo)。

2．定性指標(biāo)可評(píng)估

項(xiàng)目化管理的定性指標(biāo)要描述準(zhǔn)確、貼近項(xiàng)目管理實(shí)際，可評(píng)估。指標(biāo)設(shè)定可從以下幾個(gè)方面來(lái)規(guī)劃。

愛(ài)崗敬業(yè)、勇于擔(dān)責(zé)情況；在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的團(tuán)隊(duì)協(xié)作程度；工作作風(fēng)好、積極主動(dòng)，遇事不推諉，不敷衍；項(xiàng)目成員自身工作能力的提高；團(tuán)隊(duì)的工作氛圍和活力；執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策部署的完成情況。

通過(guò)定性指標(biāo)，讓項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中有利于團(tuán)隊(duì)的相互合作、保持團(tuán)隊(duì)的工作熱情和活力，讓大家在輕松愉悅的工作環(huán)境中完成項(xiàng)目管理目標(biāo)。

例如“讀者服務(wù)”項(xiàng)目組設(shè)立“排架準(zhǔn)確率”指標(biāo)，就要求整個(gè)項(xiàng)目組成員既有分工又要合作，熟手在做好自己排架任務(wù)區(qū)后，要幫助手生的成員完成排架，并對(duì)其排架準(zhǔn)備率進(jìn)行檢查，團(tuán)隊(duì)間還可以通過(guò)互查互檢、傳幫帶等協(xié)作方式，來(lái)提高全館的排架準(zhǔn)確率，排架準(zhǔn)確率這個(gè)指標(biāo)就可以定性考核團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神、團(tuán)隊(duì)成員的成長(zhǎng)情況?！熬C合保障”項(xiàng)目組在接到領(lǐng)導(dǎo)安排的緊急性、突發(fā)性工作任務(wù)時(shí)，項(xiàng)目成員的擔(dān)當(dāng)精神、執(zhí)行能力和項(xiàng)目完成情況就是一個(gè)很好的定性考核指標(biāo)。

四、項(xiàng)目化管理的評(píng)價(jià)機(jī)制

職能工作中，館員的角色主要包括主任、副主任和普通員工（一般情況下，公共圖書(shū)館的館領(lǐng)導(dǎo)班子由其上級(jí)主管部門(mén)考核）。館員業(yè)績(jī)考核主要是以定性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定，即考核德、能、勤、績(jī)、廉；考核結(jié)果以優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格等級(jí)來(lái)描述。項(xiàng)目工作中，館員的角色主要包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要成員、一般成員或參與成員四種角色。無(wú)論是職能工作還是項(xiàng)目工作，不同角色所承擔(dān)的任務(wù)類型、工作分工、工作責(zé)任不同，如果繼續(xù)沿用原來(lái)的職能績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，就無(wú)法讓早已習(xí)慣了職能管理模式的員工克服惰性，主動(dòng)去適應(yīng)具有變革意義的項(xiàng)目化管理模式。

1．評(píng)價(jià)機(jī)制要變革創(chuàng)新

以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為考核單元，以定性指標(biāo)為基礎(chǔ)，以量化指標(biāo)為核心，以打分為手段，進(jìn)行綜合考核評(píng)定；以考核結(jié)果為依據(jù)，不唯虛只唯實(shí)，注重實(shí)績(jī)，加大對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中表現(xiàn)突出的成員的精神褒獎(jiǎng)和物質(zhì)激勵(lì)，對(duì)不符合崗位要求的成員，可以采取“末位淘汰制”，即每個(gè)項(xiàng)目組考核得分最低的，年終考核等次定為“基本合格”，因?yàn)椤盎竞细瘛钡哪甓裙べY無(wú)法正常晉級(jí)，績(jī)效也會(huì)受到影響，用“懲罰”激發(fā)員工的工作干勁，發(fā)揮考評(píng)結(jié)果威力，這也是現(xiàn)行大環(huán)境下最嚴(yán)厲的“懲罰”手段，需要圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層有相當(dāng)?shù)钠橇Α?/p>

例如“讀者服務(wù)”項(xiàng)目組設(shè)立“創(chuàng)新案例”評(píng)價(jià)機(jī)制，將日常工作中的創(chuàng)新做法進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，形成可推廣可復(fù)制的案例，在全國(guó)或省市行業(yè)評(píng)比中獲獎(jiǎng)或在行業(yè)會(huì)議中做經(jīng)驗(yàn)分享作為考評(píng)加分依據(jù)；“綜合保障”項(xiàng)目組設(shè)立“媒體宣傳”評(píng)價(jià)機(jī)制，有效提升圖書(shū)館知名度、美譽(yù)度，新聞報(bào)道刊登在新聞媒體上作為考評(píng)加分依據(jù)[3]。以考核成績(jī)作為依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，也要有針對(duì)性對(duì)項(xiàng)目發(fā)起人、具體執(zhí)行人以及參與人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

2．建立動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)機(jī)制

起初制定的項(xiàng)目目標(biāo)并不一定是合理的，在執(zhí)行過(guò)程中，可能會(huì)受到政策、人員、經(jīng)費(fèi)、社會(huì)環(huán)境、不可抗力等種種因素的影響，所以在項(xiàng)目化管理中，要根據(jù)外部環(huán)境、項(xiàng)目進(jìn)度、階段目標(biāo)完成情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正、改進(jìn)，在執(zhí)行過(guò)程中不斷糾偏，這樣更有利于項(xiàng)目如期完成各項(xiàng)工作目標(biāo)。

例如，為完成“綜合保障”項(xiàng)目中的“財(cái)政預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度指標(biāo)”，就要將年度執(zhí)行進(jìn)度細(xì)化到月，資金使用落實(shí)到對(duì)應(yīng)的事和人，對(duì)每月執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行分析；如未能如期完成，要及時(shí)研判、分析原因，不能月尾季末年終突擊花錢(qián)，增加支付風(fēng)險(xiǎn)，降低資金運(yùn)行效率。

五、項(xiàng)目化管理的拓展延伸

將項(xiàng)目化管理中存在的問(wèn)題和項(xiàng)目的考核聚集成一個(gè)管理項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目化管理，由館領(lǐng)導(dǎo)班子組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，建立民主決策、協(xié)調(diào)一致的集體領(lǐng)導(dǎo)體制，更有利于發(fā)揮集體的智慧，更好地服務(wù)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展。這樣圖書(shū)館項(xiàng)目化管理可以囊括從館領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，從宏觀管理到微觀日常，全部事務(wù)納入管理范圍，這樣有利于大家接受項(xiàng)目化管理理念，也能更好地發(fā)揮項(xiàng)目化管理的優(yōu)勢(shì)。具體操作上，可以由圖書(shū)館的書(shū)記/館長(zhǎng)、副書(shū)記/副館長(zhǎng)、黨支部委員會(huì)成員成立“決策監(jiān)督”項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)全館方向決策、三重一大、項(xiàng)目監(jiān)督、協(xié)調(diào)、考核等全面工作，并負(fù)責(zé)對(duì)其他兩個(gè)項(xiàng)目組的工作進(jìn)行跟蹤考察和工作協(xié)調(diào)。

結(jié)語(yǔ)

總之，引入項(xiàng)目化管理之后，將圖書(shū)館原有體系創(chuàng)新性地分為“讀者服務(wù)”“綜合保障”“決策監(jiān)督”三個(gè)項(xiàng)目組，實(shí)行扁平化管理，架構(gòu)更科學(xué)，管理更有效，可以一定程度上打破傳統(tǒng)事業(yè)單位的部分弊端，提升圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和效率，為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。