電子檔案利用安全控制的辦法與實(shí)現(xiàn)

孫 璐

（遼寧省信息中心，遼寧 沈陽(yáng) 110001）

電子檔案是當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是一種全新的檔案管理形式。伴隨當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度越來(lái)越快，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展環(huán)境和發(fā)展范圍日趨擴(kuò)張。電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中迎來(lái)了全新的挑戰(zhàn)，工作人員應(yīng)該意識(shí)到電子檔案信息安全問(wèn)題，應(yīng)該不斷加強(qiáng)安全控制，對(duì)現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行完善和優(yōu)化。

一、電子檔案利用安全的構(gòu)建原則

1．集中統(tǒng)一

電子檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)該遵循集中統(tǒng)一的原則，電子檔案所涉及的相關(guān)人員在開(kāi)展管理工作時(shí)，應(yīng)該由之前傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的部門(mén)管理，統(tǒng)一的部門(mén)管理所帶來(lái)的管理效率更加理想。應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前數(shù)字技術(shù)的統(tǒng)一性提出全新的要求，制定標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，對(duì)同一平臺(tái)的操作系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃。相關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)應(yīng)該仔細(xì)對(duì)比具體的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，對(duì)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議中的內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息傳輸。在進(jìn)行信息傳輸?shù)倪^(guò)程中，需要考慮到系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中可能處于復(fù)雜的環(huán)境，應(yīng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，確保檔案的有秩序運(yùn)輸。所以應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理架構(gòu)和管理體系，考慮各種因素之間密切配合所產(chǎn)生的作用和效果，對(duì)檔案管理的工作順序進(jìn)行統(tǒng)一的管理和要求。應(yīng)該提高檔案應(yīng)用的有效性，提高檔案預(yù)防管理力度，完善管理體系[1]。研究當(dāng)前檔案管理工作中的弊端，全面提高檔案建設(shè)的科學(xué)性。

2．法制化管理

數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，相關(guān)人員應(yīng)該不斷完善檔案管理工作，全面提高檔案管理工作的目標(biāo)和計(jì)劃。在進(jìn)行電子檔案管理和應(yīng)用的過(guò)程中，必須遵循法治化的原則，仔細(xì)分析當(dāng)前電子檔案管理行業(yè)中的要求，相關(guān)人員應(yīng)該具備多年的檔案管理工作經(jīng)歷，將多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)作為發(fā)展基礎(chǔ)，立足于當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，深入了解檔案管理的實(shí)際情況，把握具體的技術(shù)和現(xiàn)實(shí)，從根本上提高檔案管理的整體水平，要發(fā)揮法治化管理的作用，解決管理體系中存在的問(wèn)題。

3．技術(shù)更新

隨著科技不斷的發(fā)展，現(xiàn)代生活以及學(xué)習(xí)對(duì)于科學(xué)技術(shù)參與的要求都是非常高的，對(duì)于電子檔案安全控制來(lái)說(shuō)，其對(duì)于科學(xué)技術(shù)的要求也是非常高的，在應(yīng)用科學(xué)技術(shù)的過(guò)程中，必須要保證對(duì)于科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的成熟性，還要維護(hù)系統(tǒng)正常的運(yùn)營(yíng)。但是僅僅靠一方面的努力和改變是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要相關(guān)部門(mén)加大對(duì)于新型技術(shù)的研究力度，能夠在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行有效的結(jié)合。將檔案管理工作進(jìn)行有效的優(yōu)化和升級(jí)。和檔案管理相關(guān)工作的人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理體系變更的時(shí)候，必須要充分體現(xiàn)出來(lái)自己在檔案管理方面的水平技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理技術(shù)進(jìn)行分析研究，并且不斷的創(chuàng)新。在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該明確自己所工作的任務(wù)點(diǎn)，對(duì)檔案管理改革工作切實(shí)的展開(kāi)。方向遠(yuǎn)比努力更為重要，因此，在改革的時(shí)候應(yīng)該明確自己所要?jiǎng)?chuàng)新和改革的方向，抓住檔案管理改革的方向一步步的落實(shí)和跟進(jìn)。同時(shí)在改革創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案管理人員也應(yīng)該不斷提升自身的管理水平經(jīng)驗(yàn)，提高自己的技術(shù)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，能夠在每一次任務(wù)進(jìn)行當(dāng)中，抓住任務(wù)開(kāi)展的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行更新和分析，確保檔案管理與改革工作的有效性。

二、電子檔案利用安全影響的因素

1．外部環(huán)境

電子檔案安全控制是目前大眾所關(guān)心的一個(gè)話(huà)題，影響其安全性的因素，其實(shí)是各方面的，首先比較明顯的是外部的環(huán)境因素[2]。外部環(huán)境因素會(huì)影響到電子檔案的正常運(yùn)行過(guò)程。常見(jiàn)的外界環(huán)境因素有自然災(zāi)害等，外界環(huán)境因素會(huì)對(duì)傳輸設(shè)備造成一定的破壞，嚴(yán)重影響最終儲(chǔ)存設(shè)備的儲(chǔ)存性，可能會(huì)導(dǎo)致信息儲(chǔ)存?zhèn)鬏斨袛嗟那闆r出現(xiàn)。一旦信息傳輸中斷，就非常容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，會(huì)影響整體設(shè)備的使用壽命。另外，部分電子檔案在存儲(chǔ)的過(guò)程中所使用的存儲(chǔ)介質(zhì)存在問(wèn)題，人員并沒(méi)有及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維修，導(dǎo)致存儲(chǔ)介質(zhì)使用一段時(shí)間之后出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，也會(huì)影響整體的信息傳輸?shù)陌踩?。除了自然的惡劣天氣影響之外，信息在傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，無(wú)時(shí)無(wú)刻不會(huì)受到當(dāng)下磁場(chǎng)環(huán)境的變化影響，因此，電子檔案信息在傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，也要考慮到磁場(chǎng)等外界因素干擾的部分，換句話(huà)說(shuō)，磁場(chǎng)會(huì)嚴(yán)重影響檔案內(nèi)容的安全性。

2．技術(shù)設(shè)備

電子檔案在利用和存儲(chǔ)的過(guò)程中，必須重視安全性的問(wèn)題，應(yīng)該仔細(xì)分析如何對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)才能避免后續(xù)被竊取和盜用，應(yīng)該考慮到存在的各種安全隱患，全面提高安全性能和安全保障。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，相關(guān)人員應(yīng)該充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保護(hù)。應(yīng)該不斷在這一過(guò)程中對(duì)管理技術(shù)設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，仔細(xì)分析當(dāng)前行業(yè)內(nèi)部存在的各種軟件系統(tǒng)以及先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)系統(tǒng)。另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有一定的依賴(lài)性。相關(guān)人員在實(shí)際進(jìn)行運(yùn)行和操作的過(guò)程中，還應(yīng)該關(guān)注這一問(wèn)題，應(yīng)該不斷提高檔案的管理水平。在檔案運(yùn)行和傳輸?shù)倪^(guò)程中，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒或者受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，非常容易導(dǎo)致信息資源缺失的情況出現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致檔案的數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)篡改。因此，進(jìn)行電子檔案利用的過(guò)程中，必須重視安全控制和技術(shù)手段的問(wèn)題，要保證檔案信息資源的安全運(yùn)作。

3．人員素質(zhì)

除了技術(shù)問(wèn)題之外，人員的素質(zhì)也是影響電子檔案運(yùn)行安全的重要因素。如果檔案管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行運(yùn)行和傳輸?shù)倪^(guò)程中缺乏強(qiáng)烈的安全防范意識(shí)，忽視信息化工作安全防范的重要性，而且在檔案管理工作過(guò)程中的創(chuàng)新意識(shí)較低的話(huà)，會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案應(yīng)用的安全質(zhì)量[3]。伴隨當(dāng)前信息化發(fā)展水平，相關(guān)方案管理人員應(yīng)該意識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行安全防范的重要性，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大人員的藝術(shù)培訓(xùn)和意識(shí)培訓(xùn)，提高自身的工作素養(yǎng)和工作資質(zhì)。

三、電子檔案利用安全控制的辦法與實(shí)現(xiàn)的有效措施

1．完善檔案管理體系

要想全面提高電子檔案利用運(yùn)行的安全性，首先應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理體系不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化。只有不斷完善電子檔案的管理體系，才能達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制的目標(biāo)。在進(jìn)行電子檔案管理體系完善的過(guò)程中，相關(guān)人員首先應(yīng)該從宏觀的角度出發(fā)，提高電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展電子檔案管理工作。另外，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該安排專(zhuān)職人員利用電子檔案，對(duì)使用過(guò)程中的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行把控，要仔細(xì)分析數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全管理問(wèn)題，切實(shí)提高安全管理力度。在進(jìn)行技術(shù)評(píng)估的過(guò)程中，要明確安全控制的要點(diǎn)，更加準(zhǔn)確地把握技術(shù)人員對(duì)于安全控制的要點(diǎn)，要求技術(shù)人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，應(yīng)該明確在這一環(huán)節(jié)中對(duì)檔案安全進(jìn)行控制的重要性，從根本上提高檔案安全的防控力度。另外，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該重視人才引進(jìn)，應(yīng)該與相關(guān)的高校進(jìn)行合作，將學(xué)校內(nèi)高質(zhì)量的和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)相關(guān)的人才引入檔案安全管理工作當(dāng)中，不斷加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

2．積極更新技術(shù)設(shè)備

對(duì)于電子檔案利用和運(yùn)行管理而言，技術(shù)和設(shè)備的專(zhuān)業(yè)程度是非常重要的。同時(shí)，從另外一個(gè)角度來(lái)講檔案管理工作信息當(dāng)中的安全性，對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)也是備受關(guān)注的一個(gè)話(huà)題，因此，在信息傳輸和利用的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于電子檔案的安全性要格外的重視。所以在這一過(guò)程中應(yīng)該積極采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，全面提高數(shù)據(jù)資料傳輸?shù)陌踩?。從安全保證角度來(lái)考慮，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該建立完善的傳輸系統(tǒng)，另外，還應(yīng)該在這一過(guò)程中加大信息技術(shù)成果的應(yīng)用，仔細(xì)分析當(dāng)前行業(yè)內(nèi)部的先進(jìn)信息技術(shù)和信息設(shè)備，將其引入到電子檔案的傳輸管理中[4]。相關(guān)人員在實(shí)際進(jìn)行管理和研究的過(guò)程中，應(yīng)該具備合作的意識(shí)和理念，部門(mén)應(yīng)該自行研究當(dāng)前行業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的發(fā)展情況，各機(jī)構(gòu)之間應(yīng)該加大配合力度，仔細(xì)分析當(dāng)前電子檔案安全保護(hù)措施的技術(shù)和設(shè)備交流，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，不斷對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新和創(chuàng)新。另外，電子檔案在進(jìn)行安全防護(hù)的過(guò)程中，還應(yīng)該考慮到成本的問(wèn)題，應(yīng)該不斷提高成本的管控要求。在進(jìn)行技術(shù)和設(shè)備投資的過(guò)程中，也應(yīng)該考慮到相關(guān)單位的發(fā)展經(jīng)濟(jì)情況，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行投資。當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的趨勢(shì)下，工作人員應(yīng)該合理地研究電子檔案?jìng)鬏斚到y(tǒng)的重要性，不斷對(duì)電子檔案的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行更新和規(guī)劃。相關(guān)人員應(yīng)該意識(shí)到檔案技術(shù)和設(shè)備更新的重要性，將技術(shù)和設(shè)備的更新作為電子檔案運(yùn)行管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)該分析檔案用戶(hù)的具體需求，根據(jù)大用戶(hù)的需求進(jìn)行個(gè)性化的檢索和創(chuàng)新。

3．推進(jìn)制度措施改革

為了更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全傳輸，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該不斷推進(jìn)電子檔案制度的深化和改革。研究當(dāng)前電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，從法律的角度出發(fā)，對(duì)電子檔案的制度層面進(jìn)行完善和優(yōu)化。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該及時(shí)出臺(tái)檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)管理人員嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，開(kāi)展電子檔案管理工作，積極促使檔案管理安全性能的提高，提高信息輸出傳輸管理的安全保障。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案的管理和利用是當(dāng)前社會(huì)時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)物，相關(guān)部門(mén)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性。不斷分析電子檔案在運(yùn)行過(guò)程中存在的安全隱患，仔細(xì)研究安全隱患存在的原因，并及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行完善，從根本上消除安全隱患，全面提高電子檔案運(yùn)行的安全性，給電子檔案運(yùn)行帶來(lái)更大的安全保證。