精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革策略與質(zhì)量初探

劉 卓

（淄博市第一醫(yī)院，山東 淄博 255200）

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展期間，需要對人事檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要改變過往低效的人事檔案管理方法。人事檔案管理是醫(yī)院管理的組成內(nèi)容，會影響到醫(yī)院干部隊伍建設(shè)與人才選拔工作的進(jìn)行，是保障醫(yī)院各項活動的基礎(chǔ)性。但是當(dāng)下大部分醫(yī)院人事檔案管理工作并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注，同時在人事檔案管理期間還存在很多問題，比如管理操作繁瑣、管理難度大，同時相關(guān)因素會使得人事檔案管理難以達(dá)成工作目標(biāo)，影響到醫(yī)院工作的進(jìn)行。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，醫(yī)院需要推進(jìn)人事檔案管理信息建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，讓人事檔案管理具備實效性、全面性。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理關(guān)乎醫(yī)院在人力資源方面的應(yīng)用效果，對醫(yī)院能否實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)影響重大，其記錄原歷史信息，可以為日后工作提供憑證，但是目前很多醫(yī)院在發(fā)展過程中采用科學(xué)方式處理人事檔案，在信息量日益增長的過程中，部分醫(yī)院仍然采用紙質(zhì)管理的方式，由于工作量巨大同時紙質(zhì)資料在使用期間存在損毀、遺失等情況，影響到醫(yī)院管理工作的開展，無法獲得全面的信息，不能快速動態(tài)響應(yīng)個人信息、人事變動等情況。在紙質(zhì)檔案下無法快速查找信息，沒有辦法提高相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)用效率，會對醫(yī)院人力資源管理造成一定的影響。目前，醫(yī)院人員流動頻繁，每天都有人離職、入職，如果人事檔案資料不完整，不能快速更新檔案內(nèi)容，將會對醫(yī)院人事審核造成巨大的沖擊[1]。

1．規(guī)范程度不足

醫(yī)院在發(fā)展過程中對人事檔案管理工作的規(guī)范程度不足，醫(yī)院人事檔案管理包含的內(nèi)容眾多，涉及人事變動的所有信息。人事檔案管理人員需要面對浩大的工作量，同時在高壓工作狀態(tài)中，可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄錯誤的情況，對人事管理工作開展形成影響。醫(yī)院在人事檔案管理階段沒有完善管理制度內(nèi)容，使用存在漏洞的管理制度無法滿足醫(yī)院對未來發(fā)展的需要，當(dāng)下醫(yī)院制度建設(shè)發(fā)展遲緩，對人事檔案管理改革并沒有投入足夠的力度，也沒有快速引進(jìn)信息化設(shè)備與系統(tǒng)，使人事檔案管理效率低下且存在不規(guī)范的問題，對醫(yī)院人事調(diào)動等活動的開展會形成不利的影響[2]。

2．工作人員專業(yè)能力不足

人事檔案管理工作對從業(yè)人員的專業(yè)能力有一定的要求，目前發(fā)現(xiàn)醫(yī)院負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員在醫(yī)療衛(wèi)生方面的專業(yè)程度不足，還有部分工作人員之前沒有從事醫(yī)療領(lǐng)域行業(yè)工作，也不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，缺乏檔案管理的技能以及知識，影響到其在工作中的表現(xiàn)。醫(yī)院在人員編制架構(gòu)方面，沒有從實際情況入手，使醫(yī)院在人事檔案管控期間無法獲得精準(zhǔn)的人事信息，導(dǎo)致人事管理效率低下，嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案查詢工作的進(jìn)行，對醫(yī)院發(fā)展形成巨大的阻礙[3]。

3．沒有明確的發(fā)展規(guī)劃

醫(yī)院人事檔案管理工作直接關(guān)乎醫(yī)院人事調(diào)動，目前醫(yī)院管理層在人事檔案管理方面并沒有給出確定性的發(fā)展計劃，醫(yī)院管理層將工作著重點放在院內(nèi)醫(yī)療工作，沒有關(guān)注人事檔案管理，也沒有為其進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃。由于對人事檔案管理重視程度不足，同時存在資金、技術(shù)、人才等資源限制的問題，使人事檔案管理難以快速推進(jìn)，也無法滿足醫(yī)院在發(fā)展方面的需求，浪費醫(yī)院的資源[4]。

二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的優(yōu)勢

1．提高檔案信息管理效率

醫(yī)院人事檔案建設(shè)期間改變傳統(tǒng)粗放式的管理方法，在精細(xì)化管理模式下推進(jìn)資料整理、分類與查詢等工作。在我國信息技術(shù)高速發(fā)展下，醫(yī)院考慮自身未來發(fā)展需要，為醫(yī)院引入適合自身特征的操作平臺，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，改變低效的檔案管理方式，選擇信息化檢索手段，提高工作人員在檔案管理方面的效率，還可以削減相應(yīng)領(lǐng)域的人員數(shù)量，降低醫(yī)院在人力成本方面的壓力。在人事檔案精細(xì)化管理期間，必須合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使用計算機(jī)并建立檔案信息管理系統(tǒng)，定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、升級，配置滿足工作需要的硬件基礎(chǔ)，在軟硬件同步推進(jìn)的過程中，發(fā)揮計算機(jī)在數(shù)據(jù)計算存儲方面的優(yōu)勢，提高檔案管理的自動化、邏輯運算水平，快速完成人事檔案管理工作，并為檔案管理人員提供便捷的條件[5]。

2．實現(xiàn)精細(xì)化管理

在信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域后，為精細(xì)化管理工作的開展提供技術(shù)支持，醫(yī)院的工作人員也能快速查詢檔案，人事檔案管理人員可以更加便捷地完成信息錄入、更新等工作。此外，在信息建設(shè)過程中，需要快速將原有的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，從而可以節(jié)省紙質(zhì)檔案管理耗費的成本，還可以在數(shù)據(jù)查詢方面快速找到有價值的信息，為工作人員服務(wù)。

使用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息的采集、分類等工作，人事檔案人員隨著工作的進(jìn)行定期更新人事信息，提供各類人才內(nèi)容，方便醫(yī)院完成人才信息的整理、歸類與收編等工作，實現(xiàn)人事資源共享，提高人才利用效率，進(jìn)一步提高醫(yī)院在人力資源方面的管控水平，造福社會大眾。

三、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理發(fā)展方向

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，已經(jīng)注意到人事檔案對自身發(fā)展起到的作用。為了提高人事檔案管理水平，選擇精細(xì)化管理方法，但是發(fā)現(xiàn)相應(yīng)方式較為復(fù)雜，在具體實施中存在很大的難度，對硬件設(shè)施與工作人員專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)有較高的要求。醫(yī)院著手推進(jìn)精細(xì)化管理工作，必須顧慮到檔案信息化建設(shè)可能遇到的所有問題，加強(qiáng)對信息安全的關(guān)注度。為了防止外部攻擊盜取醫(yī)院人事檔案信息或非法篡改檔案信息，必須完善信息安全建設(shè)體系，通過健全的信息化管理體系，高效、安全地完成人事檔案管理任務(wù)。

四、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的策略

1．完善精細(xì)化檔案信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院引入信息技術(shù)，根據(jù)人事檔案管理需求，構(gòu)建精細(xì)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷地引入現(xiàn)代技術(shù)，完善檔案信息庫的系統(tǒng)架構(gòu)，提高系統(tǒng)作業(yè)水平。在醫(yī)療規(guī)模不斷擴(kuò)張的過程中，考慮到從事醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域人員數(shù)量日益增加的現(xiàn)狀，必須快速推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，需要采用精細(xì)化管理方法，提高人事檔案管理效率與效果。針對醫(yī)院職能部門眾多，在人事檔案管理期間需要在數(shù)據(jù)庫中按照類別進(jìn)行合理、科學(xué)的分類，可以提高信息檢索效率，也便于工作人員調(diào)取、錄入信息。同部門科室的檔案也存在差異，為了防止檔案錄入錯誤或查詢效率低等情況出現(xiàn)，必須重視信息分類的工作，同時防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)分離、檔案資源分散等情況。

在醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)期間，從安全層面考量設(shè)計安全保障系統(tǒng)，從而可以安全地傳輸信息、處理信息，防止人事檔案受到網(wǎng)絡(luò)竊聽或黑客攻擊，導(dǎo)致病人信息泄露，造成不良的社會影響。在安全保障系統(tǒng)下，可以減少病毒或技術(shù)缺陷帶來的問題，提高系統(tǒng)運行的可靠性、安全性。

2．編制內(nèi)容健全的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的執(zhí)行效果與醫(yī)院是否具備健全的人事檔案管理制度息息相關(guān)，在醫(yī)院人事檔案管理信息建設(shè)期間，結(jié)合信息化時代特征改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，根據(jù)應(yīng)用需求設(shè)計制度內(nèi)容。

醫(yī)院為提高人事檔案管理效率，積極地應(yīng)用信息技術(shù)，通過計算機(jī)完成人事檔案信息的錄入、整理、分類、調(diào)用等工作，與傳統(tǒng)管理工作模式不同，人事檔案管理制度也需要進(jìn)行調(diào)整。目前，醫(yī)院在人事檔案管理方面需要推行信息化工作模式，還需要利用計算機(jī)完成人員信息的整理工作。工作人員應(yīng)該接觸人事檔案管理所用到的各類信息系統(tǒng)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工作業(yè)方式，快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，加強(qiáng)對系統(tǒng)相關(guān)設(shè)備的檢修維護(hù)力度，推進(jìn)軟件信息系統(tǒng)建設(shè)。需要完善與系統(tǒng)相關(guān)的軟件硬件設(shè)施，建立完整的數(shù)據(jù)庫，由此保證各項工作均在數(shù)據(jù)支持下進(jìn)行。

在人事檔案內(nèi)容健全的數(shù)據(jù)庫下，可以使管理層掌握人員變動情況，快速確定各部門在人員方面存在的不足，及時補(bǔ)錄各部門所需要的人才。醫(yī)院建立完善的人事檔案管理制度，確保人事信息在日常工作中得到良好的發(fā)揮。此外，建立其他相關(guān)的管控系統(tǒng)，讓醫(yī)院人員數(shù)據(jù)得到有效的利用，為醫(yī)院各項工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。

3．開展文化建設(shè)工作

人事檔案建設(shè)管理工作與工作人員的作業(yè)行為息息相關(guān)，為了更好地提升人事檔案管理作業(yè)水平，需要在關(guān)注人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與制度構(gòu)建同時，推動醫(yī)院文化建設(shè)憑借醫(yī)院文化。改變?nèi)耸聶n案管理人員的工作觀念，通過文化潛移默化地影響工作人員，使其形成責(zé)任意識，遵循醫(yī)院提出的管控要求，開展人事檔案精細(xì)化管理工作，調(diào)整管理方式，推動醫(yī)院文化建設(shè)，讓人事檔案建設(shè)精細(xì)化管理在具體工作中擁有良好的效果。

結(jié)語

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，選擇精細(xì)化管理方法，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，使相關(guān)的工作具備準(zhǔn)確性、時效性與全面性，可以提高人事管理效率，為醫(yī)院持續(xù)、健康發(fā)展提供重要保障。