紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理的影響因素及措施

陳翠娟

（凌源市廣播電視臺，遼寧 朝陽 122500）

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的業(yè)務(wù)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包即檔案部門根據(jù)自身工作需要，將本單位產(chǎn)生并保管的所有紙質(zhì)檔案委托外包公司進(jìn)行數(shù)字化加工的過程，本科鑒定、整理、編頁、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、校對、裝訂等多個工作環(huán)節(jié)，以檔案部門與檔案外包公司簽訂合同為起點(diǎn)，從檔案出庫開始，進(jìn)行數(shù)字化加工，再到驗收入庫的全過程管理[1]。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的管理，按管理內(nèi)容分，可分為業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、組織管理等；按管理主體分，可分為承包方的管理、發(fā)包方的管理、監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理等；按管理層次分，可分為部門管理、項目管理、業(yè)務(wù)管理等。由此可見，紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的管理覆蓋面廣泛，涉及內(nèi)容復(fù)雜。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理的影響因素

1．從業(yè)人員檔案專業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是影響紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理的首要因素。第一，檔案理論知識。它是紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理工作的支撐。特別是在數(shù)字化前期，對檔案的鑒定、整理等需要牢固、深厚的專業(yè)理論基礎(chǔ)，并對檔案數(shù)字化有整體上的認(rèn)知，對檔案的概念有著高度的理解，才能讓自己在工作中游刃有余。因此，能夠充分借助所學(xué)理論知識，解決工作中的難題，是做好管理工作的必要條件。第二，檔案實踐經(jīng)驗。豐富的檔案工作實踐經(jīng)驗是紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理工作的寶貴財富。管理者將工作流程以及工作細(xì)節(jié)熟記于心，對于高效的工作和面對棘手的問題或突發(fā)的狀況，就能夠利用自身儲備的工作經(jīng)驗去及時應(yīng)對、靈活解決。第三，檔案保密意識。在數(shù)字化流程中，各環(huán)節(jié)都與紙質(zhì)檔案內(nèi)容密切接觸，對人員的保密管理是數(shù)字化外包項目平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵，也是發(fā)包方重點(diǎn)關(guān)注的方面。如果保密工作不到位，造成不可估量的損失。第四，信息組織能力。管理者具備一定的信息組織能力，能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行內(nèi)容分析，在數(shù)字化階段將完成既定目標(biāo)，大幅提升數(shù)字化水平和完成檔案信息系統(tǒng)的信息匹配工作[2]。

2．從業(yè)人員計算機(jī)應(yīng)用水平

2.1 硬件熟練程度。對硬件使用的熟練程度是數(shù)字化工作的一項基本技能。在工作中，需要使用高速掃描儀、平板掃描儀、高拍儀以及大型圖紙專用的掃描儀，同時還包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)等硬件的使用。作為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案的核心環(huán)節(jié)，數(shù)字化技術(shù)決定著最后的工作成果。

2.2 軟件操作技術(shù)。對軟件的操作是紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的重要體現(xiàn)。包括辦公自動化軟件、圖像處理軟件等，是對數(shù)字檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查并調(diào)整的技術(shù)，主要集中在修圖、做目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)掛接幾個方面。如果不了解軟件的操作，將會使數(shù)字化工作難以開展，影響數(shù)字檔案的質(zhì)量。

3．管理人員項目管理水平

每個項目是由主管進(jìn)行全程管理，包括設(shè)備、場所、人員、流程、質(zhì)量等工作具體細(xì)節(jié)。從管理學(xué)的角度出發(fā)，包括對項目人員的管理，思考如何合理分配工作崗位，明確個人職責(zé)，激發(fā)工作動力，發(fā)揮出員工的最大價值；對業(yè)務(wù)流程的管理，能夠透徹地認(rèn)識各流程的特點(diǎn)，分析各工序相互之間的關(guān)系，如何將業(yè)務(wù)流程整合出最高效的工作方式，使工作流程合理化、有序化；對風(fēng)險的預(yù)判和評估，頭腦能夠時刻保持清醒，深刻認(rèn)識到紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的安全隱患，并有能力進(jìn)行應(yīng)急處理。具有全局意識、核心意識，具備一定的管理學(xué)基礎(chǔ)，有專業(yè)的管理團(tuán)隊，才能提高外包項目的管理水平，更好地與檔案素養(yǎng)與數(shù)字化水平相結(jié)合，建立一套完整、系統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理制度，保障項目的順利完成。如果缺少一定的管理能力或是體系，在工作中將會出現(xiàn)了高勞低效的現(xiàn)象，增加了公司的運(yùn)營成本，降低了工作效率將會影響檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，不利于長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理的措施

1．員工崗位化管理

員工崗位化管理是根據(jù)數(shù)字化環(huán)節(jié)的職能，結(jié)合各工作崗位的特點(diǎn)，建立多個專業(yè)的部門，對其包含的工序進(jìn)行統(tǒng)一管理。從檔案數(shù)字化項目工作人員的專業(yè)度來看，檔案專業(yè)水平較低，對各項工作環(huán)節(jié)掌握不到位，返工現(xiàn)象頗多，因此，基于此問題提出了員工崗位化管理的模式，數(shù)字化管理中心下轄檔案整理部門、檔案鑒定部門、檔案著錄部門、檔案掃描部門和圖像處理部門。崗位可設(shè)置整理崗、編頁崗、裱糊崗、錄入崗、標(biāo)引崗、掛接崗、處理崗、質(zhì)檢崗及校對崗。

在數(shù)字化管理中心設(shè)置的項目主管必須是精通整個數(shù)字化流程的管理者。其培養(yǎng)方式主要從各部門中的優(yōu)秀復(fù)合型人才中挑選，進(jìn)行多個崗位的培訓(xùn)與實戰(zhàn)，最終晉升至主管。在每個部門中，對不同崗位、不同部門進(jìn)行針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，彌補(bǔ)專業(yè)素養(yǎng)的不足。設(shè)置級別化崗位職稱，并根據(jù)工作速度、質(zhì)量所帶來的工作成果以及專業(yè)知識考核進(jìn)行評定，以此激發(fā)員工的工作動力。同時，也是提高主管管理能力的有效方法。

在這種管理模式中，打破了以往一個部門負(fù)責(zé)整個項目的傳統(tǒng)模式，能夠更加靈活地進(jìn)行人員管理和能力培養(yǎng)。由數(shù)字化管理中心直接負(fù)責(zé)，每個部門相互平行，設(shè)置部門經(jīng)理，對每一個外包項目直接分配人員，組成一個團(tuán)隊。在這種模式下，能夠充分發(fā)揮員工的特長，根據(jù)不同部門的職能進(jìn)行有針對性的管理和培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案專業(yè)素養(yǎng)以及提高檔案數(shù)字化水平，員工的操作熟練度、專業(yè)度將大幅提升，同時能夠節(jié)約一定的資金成本。每一個崗位能夠各司其職，全方位地提高工作效率，也節(jié)省了大量的時間成本。通過明確自身崗位職責(zé)，也有助于解決組織權(quán)責(zé)不明確的問題。

2．項目網(wǎng)絡(luò)化管理

依托企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，以及各項目上的企業(yè)局域網(wǎng)，建立實時監(jiān)測系統(tǒng)，對各個項目實施動態(tài)化管理。通過數(shù)字化外包管理中心的控制，實行網(wǎng)格化管理，通過主管在系統(tǒng)中上報日工作量、工作問題等情況，了解各項目的工作進(jìn)展和需求，從而實現(xiàn)遠(yuǎn)程對各項目的全方位管理。同時給予發(fā)包方不可編輯的訪問權(quán)限，局限于其進(jìn)行輔助管理與監(jiān)督；設(shè)立工作量系統(tǒng)，將各工序的日工作量、員工日工作量、工時、月總結(jié)等信息進(jìn)行匯報，能夠計算出各工序的平均效率，制定合理的量化考核方案。

通過大量的數(shù)據(jù)分析，加強(qiáng)企業(yè)對項目的宏觀控制，保障對紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包量化管理的需求。使大量數(shù)據(jù)依靠此平臺進(jìn)行長期保存，更加規(guī)范化；設(shè)立表單系統(tǒng)，將企業(yè)自身以及各項目檔案領(lǐng)取加工表、出入庫登記表、工作制度等各種需要進(jìn)行登記的文件材料輸入系統(tǒng)中，便于項目上與客戶進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)，也加強(qiáng)了對檔案信息的保密；設(shè)立人員信息系統(tǒng)，將各項目工作人員的名字、崗位等必要的詳細(xì)的個人信息進(jìn)行登記和備份。對員工的現(xiàn)實工作狀態(tài)進(jìn)行跟蹤管理，同時負(fù)責(zé)項目上的考勤和簽到，以便公司的考核，免除了紙質(zhì)版考勤的復(fù)雜性。保證各項目上人員的靈活管理，可根據(jù)信息進(jìn)行合理的任務(wù)匹配與調(diào)整；設(shè)立日常需求系統(tǒng)，對工作缺少的用具、需要補(bǔ)充的設(shè)備等條件需求直接上報到公司數(shù)字化管理總部，從而更迅速地下達(dá)指令、集結(jié)人員，滿足各項目的需要。

項目主管可根據(jù)實際工作情況，將出現(xiàn)的問題以及相關(guān)調(diào)整、建議等及時報告，設(shè)立交流區(qū)，利用視頻功能、語音功能，能夠隨時進(jìn)行抽查和監(jiān)督，開展簡單的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，了解真實的工作情況。

3．工序階段化管理

實體檔案整合階段：本階段以實體檔案為主，通過鑒定紙質(zhì)檔案的價值，有規(guī)律地進(jìn)行組件、排序，對編頁環(huán)節(jié)進(jìn)行集中管理，是決定數(shù)字化效率的基礎(chǔ)工作。

實體電子轉(zhuǎn)化階段：本階段通過錄入，將整合后的檔案逐條輸入到計算機(jī)中，將實體的信息字段轉(zhuǎn)化為電子版。通過掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像。這是數(shù)字化的決定性環(huán)節(jié)，也是核心階段。在外包管理中，此階段是整個流程中較為機(jī)械化的工作，是提高工作速度的最佳控制時期。

電子檔案處理階段：本階段是純粹的電子檔案工作，全程在計算機(jī)中操作，主要集中在檔案信息系統(tǒng)或圖像處理軟件中進(jìn)行，對數(shù)字檔案進(jìn)行細(xì)致的去污、糾偏、拼接等技術(shù)工作體現(xiàn)出較強(qiáng)的計算機(jī)技術(shù)。此階段易出現(xiàn)錯誤或風(fēng)險的階段，需要對外包項目重點(diǎn)管理、反復(fù)檢查。

實體電子驗收階段：本階段是一個外包項目自檢的過程。對已經(jīng)完成數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行裱糊、裝訂、裝盒，對全部對應(yīng)好的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，等待發(fā)包方進(jìn)行驗收。本階段對兩種形式的檔案展開最后的檢查核對，排除前面所有階段的錯誤，需要員工進(jìn)行自覺的自我管理，是管理者進(jìn)行監(jiān)督考查的最佳階段。

4．業(yè)務(wù)流程條鏈化管理

業(yè)務(wù)流程條鏈化管理就是將一些與數(shù)字化工作環(huán)節(jié)不相關(guān)的卻又是必不可少的環(huán)節(jié)補(bǔ)充到數(shù)字化業(yè)務(wù)流程中，形成聯(lián)合統(tǒng)一的管理模式。外包企業(yè)也按照其內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化。但其中的環(huán)節(jié)還有很多并未納入管理中，例如外包用具的購買、檔案實體的運(yùn)輸、設(shè)備的損壞等一系列存在于數(shù)字化過程中的問題，將會導(dǎo)致整個工作流程停滯、斷層。比如，在運(yùn)輸環(huán)節(jié)上，打造自己的外包運(yùn)輸體系，能夠及時、迅速地將物品、人員送達(dá)到每一個項目。在維護(hù)環(huán)節(jié)，建立風(fēng)險預(yù)估制度及突發(fā)事故應(yīng)急小組，培養(yǎng)一流的技術(shù)人才，能夠準(zhǔn)確專業(yè)地解決設(shè)備故障、檔案風(fēng)險等問題。針對業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)的問題，提出業(yè)務(wù)流程的鏈?zhǔn)焦芾?，能夠更加便捷、緊密地進(jìn)行數(shù)字化，提升整個工作流程的速度，保障工作流程的順暢。