企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的問題與對策

李 娜

（凌源市統(tǒng)計(jì)局，遼寧 朝陽 122500）

在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢下，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)在企業(yè)的發(fā)展中日顯重要。知識產(chǎn)權(quán)檔案記載了知識產(chǎn)權(quán)活動智力成果，具有原始記錄性、憑證性和法律性，記載了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)活動。知識產(chǎn)權(quán)檔案有助于提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力，起到解決知識產(chǎn)權(quán)糾紛問題的作用，從而維護(hù)了企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合法權(quán)益。

一、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的含義及作用

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)檔案中的一種，是在國內(nèi)的知識產(chǎn)權(quán)活動日益頻繁的情勢下所出現(xiàn)產(chǎn)生并發(fā)展。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是指企業(yè)在所有的知識產(chǎn)權(quán)活動工作的過程中，所產(chǎn)生的一切具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)過收集、歸檔、整理后形成文件集合，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動過程的原始記錄，并且具有法律性。主要包括了專利檔案、商標(biāo)檔案、著作權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案等[1]。

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的作用表現(xiàn)為具有原始記錄性、憑證性，部分檔案具有法律效力，是對企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)活動的真實(shí)記載，見證了企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動過程，在企業(yè)面對知識產(chǎn)權(quán)糾紛的時(shí)候，能夠發(fā)揮其憑證性作用。

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案曾發(fā)揮其憑證性作用，為韓偉集團(tuán)贏得了百萬元的賠償?！翱┛﹪}”雞蛋品牌在我國東北著有名譽(yù)，是我國東北地區(qū)的第一個(gè)農(nóng)產(chǎn)品的馳名商標(biāo)?！翱┛﹪}”商標(biāo)隸屬于韓偉集團(tuán)，韓偉集團(tuán)為了保護(hù)自家品牌，在70多個(gè)國家花費(fèi)了幾十萬元對商標(biāo)進(jìn)行了保護(hù)性的注冊，同時(shí)將所有與“咯咯噠”同音、諧音的商標(biāo)在國內(nèi)都進(jìn)行了商標(biāo)的注冊。韓偉集團(tuán)對于知識產(chǎn)權(quán)及知識產(chǎn)權(quán)檔案的重視程度非常之高，其檔案室特別注重收集、保護(hù)商標(biāo)檔案，商標(biāo)檔案在韓偉集團(tuán)在解決注冊商標(biāo)爭議、打擊假冒產(chǎn)品中起到了至關(guān)重要的作用。北京一家企業(yè)的曾經(jīng)以“咯咯”品牌將自家雞蛋在市場上進(jìn)行銷售，韓偉集團(tuán)知曉后便立即起訴，利用保存齊全完整的商標(biāo)檔案打贏了官司，獲得上百萬元的賠償，保護(hù)了集團(tuán)的產(chǎn)品的市場占有率，保護(hù)了自家的品牌，維護(hù)了韓偉集團(tuán)的產(chǎn)品的信譽(yù)。

二、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問題

通過查閱知識產(chǎn)權(quán)法、專門檔案管理等相關(guān)書籍以及文獻(xiàn)資料，并且利用互聯(lián)網(wǎng)資源進(jìn)行檢索調(diào)查和在實(shí)習(xí)單位的實(shí)際調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理存在著很多的問題。

1．企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理意識薄弱

首先，企業(yè)高層的重視程度不夠，只尋求最高程度的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了知識產(chǎn)權(quán)檔案對于企業(yè)效益和核心價(jià)值創(chuàng)造長線的發(fā)展以及利益。有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不愿意在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理方面進(jìn)行投資，認(rèn)為很不劃算、十分沒有必要。還有一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)覺得自己的企業(yè)不夠大，中小型企業(yè)用不著管理知識產(chǎn)權(quán)檔案，覺得大型企業(yè)才管理知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，跟自己的企業(yè)沒有什么關(guān)系。從而忽略了檔案專業(yè)人才的價(jià)值，對其并沒有準(zhǔn)確的評估。其次，少數(shù)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作者沒有意識到自己工作的使命，認(rèn)為從事檔案工作并不會給企業(yè)帶來多么大的變化，也不會增加企業(yè)的利潤、樹立企業(yè)形象，認(rèn)為管理知識產(chǎn)權(quán)檔案是沒有必要的工作，是可有可無的，造成檔案管理成效不佳[2]。

2．企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案收集不全

部分企業(yè)目前檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門遞交上來多少就保管多少，很多知識產(chǎn)權(quán)檔案的資料只保存了部分的證書，而知識產(chǎn)權(quán)的核心的資料卻沒有保存起來，很多相關(guān)的文件資料也并未保存，影響到了企業(yè)對于自身的權(quán)益的保護(hù)。有些企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集工作不重視，有些相關(guān)負(fù)責(zé)人也不認(rèn)為知識產(chǎn)權(quán)有多么重要，從源頭上就阻斷了知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理。在專利審批通過后有些設(shè)計(jì)圖紙依舊存放在設(shè)計(jì)部門，未向綜合辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人移交，導(dǎo)致了知識產(chǎn)權(quán)圖紙檔案的缺失，甚至出現(xiàn)一些檔案流失，檔案本身破損和電子檔案的數(shù)據(jù)不可恢復(fù)，或者是檔案泄密、遺失的情況。

3．企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理分工不明確

目前我國的企業(yè)沒有統(tǒng)一的管理模式來對知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理，管理的方式也很混亂、并不統(tǒng)一，部門職能的分工也不明確。有很多的企業(yè)并沒有成立專門的負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門，相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)檔案、文件資料大多數(shù)是由行政辦公室、綜合辦公室或者是業(yè)務(wù)部門的人員兼管。有些部門的工作人員經(jīng)常流動、流失，導(dǎo)致了知識產(chǎn)權(quán)檔案并沒有進(jìn)行交接、出現(xiàn)空檔或者是交接時(shí)候并沒有交接完全，導(dǎo)致了知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作出現(xiàn)了斷層。

三、加強(qiáng)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施

1．提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作的源頭是企業(yè)的員工，所以還要普及知識產(chǎn)權(quán)檔案的教育工作，定期對員工專業(yè)能力進(jìn)行考核評估從根源上增強(qiáng)員工關(guān)于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的意識，并且提高檔案工作人員的法律意識與安全意識，員工入職以后還要進(jìn)行綜合系統(tǒng)的培訓(xùn)，對專業(yè)知識、技能、保密工作、安全防范工作都要進(jìn)行全方面的培訓(xùn)。對于企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)也要進(jìn)行培訓(xùn)，以使得員工的知識結(jié)構(gòu)越來越完善。在對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候一定要從基礎(chǔ)知識開始進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案的管理以及專門檔案也就是知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理[3]。

2．建立一套相對完整的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的模式

在企業(yè)進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作時(shí)候需要同時(shí)建立一套較為完善的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理模式作為管理的規(guī)范和準(zhǔn)則，以使企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作越來越規(guī)范化且完善。建立完整的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理的模式對于明確各個(gè)部門、各部門間管理人員的工作內(nèi)容和責(zé)任劃分有著非常大的作用。只有各部門間分工明確、相互配合，在工作中互相合作并且互相支持，在收集相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)文件材料、移交檔案，將文件材料進(jìn)行分類劃分總結(jié)，將需要保存的、對企業(yè)有價(jià)值的知識產(chǎn)權(quán)文件材料作為檔案長久地保存下來，并且不斷地完善和調(diào)整改進(jìn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的管理模式，使得企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作發(fā)揮作用，對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

3．制定企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案收集、整理制度

3.1 制定企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集制度

知識產(chǎn)權(quán)檔案工作非常重要的一部分就是知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集工作，知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集工作是整個(gè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是一切的起點(diǎn)。不收集知識產(chǎn)權(quán)檔案，企業(yè)的檔案組成也就不完整，日后想要查找、利用起來就十分困難。在收集知識產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)候，應(yīng)該要保持作品、文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。企業(yè)在收集知識產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)主要判斷相關(guān)部門產(chǎn)生的文件、資料是否具有價(jià)值性應(yīng)當(dāng)作為檔案保存，并且協(xié)助知識產(chǎn)權(quán)文件資料的形成積累并且整理立卷，再對歸檔移交進(jìn)行協(xié)助工作，并要指導(dǎo)和監(jiān)督相關(guān)部門的工作，確保最后歸檔文件準(zhǔn)備性、完整性、高質(zhì)量性。因?yàn)楦髌髽I(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、歷史和所在行業(yè)不同，所以知識產(chǎn)權(quán)工作的重點(diǎn)也不相同，側(cè)重的也不一樣。在收集工作后對檔案類型進(jìn)行細(xì)分，再建立一套完整的知識產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔制度，歸檔時(shí)一定要明確歸檔的時(shí)間、范圍、份數(shù)和相關(guān)的手續(xù)。

3.2 建立知識產(chǎn)權(quán)檔案的整理制度

知識產(chǎn)權(quán)檔案整理工作是建立一套完整的管理秩序來管理知識產(chǎn)權(quán)檔案，使得已經(jīng)收集、保存的檔案有序且條理化的管理，在日后查找、利用的時(shí)候也很方便快捷、節(jié)省工作效率。知識產(chǎn)權(quán)檔案的整理是知識產(chǎn)權(quán)檔案實(shí)體管理的核心，是基礎(chǔ)性的且十分重要的。知識產(chǎn)權(quán)檔案整理工作，要在知識產(chǎn)權(quán)檔案收集齊全、完整后對知識產(chǎn)權(quán)檔案全宗進(jìn)行分類、科學(xué)的劃分，商標(biāo)檔案、版權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案以及專利檔案都需要明確的分類劃分。知識產(chǎn)權(quán)工作中所產(chǎn)生的合同檔案也包括在知識產(chǎn)權(quán)檔案中，應(yīng)隨著項(xiàng)目一起保存到相關(guān)的檔案中。對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案案卷進(jìn)行分類以后按照日期編號，按照順序入庫擺放整齊、庫存整理順序，使得企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案具有系統(tǒng)性和有效性。

4．加強(qiáng)檔案載體保存環(huán)境

許多知識產(chǎn)權(quán)檔案的載體會出現(xiàn)各種形式的損壞，針對知識產(chǎn)權(quán)檔案載體損壞的情況就要嚴(yán)格遵守“八防”的原則，并且因地制宜地進(jìn)行檔案載體保存工作。建立庫房的防火制度，管理人員嚴(yán)格遵守，檔案庫房附近不能有易燃易爆的物品存放，庫房禁煙，并且一定要有滅火器，還要定期檢查防火裝備；防潮：庫房內(nèi)要有溫濕度計(jì)，及時(shí)檢查檔案室內(nèi)溫濕度的情況，需要時(shí)候要開窗通風(fēng)、灑水增加濕度、降低室內(nèi)溫度或者放置干燥劑；防光：庫房要安裝窗簾，避免檔案受到陽光照射，檔案紙質(zhì)變黃、變脆，損傷檔案；防塵：要做好室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生處理工作，室內(nèi)配備吸塵器、窗簾，不定期進(jìn)行吸塵；防盜：庫房的門窗都要加固，安裝安全保險(xiǎn)門并且加裝報(bào)警器，節(jié)假日的時(shí)候要貼封條；防鼠：要定期放置滅鼠藥，防止老鼠對檔案啃噬造成檔案損壞；防蟲：檔案入庫前先殺蟲，定期殺蟲，放置殺蟲劑，庫房內(nèi)禁止食物出現(xiàn)；防水：庫房整體防水，檢查屋頂，取暖檢查暖氣管道的情況，確保檔案的安全以免損壞。

5．建立電子備份與登記系統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的越來越好。檔案大部分載體為紙質(zhì)和磁介質(zhì)。紙張與磁介質(zhì)載體都會隨著時(shí)間的推移受到一定的損傷，無論保存得多么好，磨損是必然事件。為了知識產(chǎn)權(quán)檔案能夠保存得更加完好，能夠被更好的利用，在計(jì)算機(jī)上建立一套完整的檔案入庫、移交、利用等活動的記錄表格，嚴(yán)格記錄知識產(chǎn)權(quán)檔案活動。在檔案入庫時(shí)，由檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將檔案進(jìn)行電子備份，存入到檔案人員專用的辦公計(jì)算機(jī)中并加密，防止其他人查看。

總之，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)大發(fā)展，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)對于企業(yè)的發(fā)展日益重要。企業(yè)的發(fā)展離不開自身品牌的保護(hù)、核心技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該重視對知識產(chǎn)權(quán)檔案的保護(hù)，并且合理的保護(hù)、開發(fā)和利用。