淺談辦公自動化在企業(yè)發(fā)展中的作用
——以A集團為例

艾 青

（云南省昭通市經(jīng)濟信息中心，云南 昭通 657000）

一、辦公自動化簡介

辦公自動化簡稱OA，是一種結(jié)合了現(xiàn)代辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能的新型辦公方式，是現(xiàn)今新技術(shù)革命中的其中一個技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，它是信息化社會的產(chǎn)物。在行政和機關(guān)單位中，辦公自動化被稱為電子政務(wù)，而企業(yè)和機構(gòu)則稱之為OA，即辦公自動化?，F(xiàn)如今，辦公自動化并沒有一個統(tǒng)一的定義，各種新技術(shù)、新機器和新設(shè)備用于辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化領(lǐng)域[1]。

通過實現(xiàn)辦公自動化或?qū)崿F(xiàn)數(shù)字辦公，可以調(diào)整企業(yè)的管理體制、優(yōu)化企業(yè)目前的管理結(jié)構(gòu)，在提高員工工作效率的基礎(chǔ)上，同時，提高企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公能力，提升管理者決策的一致性，最終達到提高決策效率的目標。

二、辦公自動化在A集團發(fā)展中的作用

1.集團管理方面作用

1.1 提高員工的工作效率。在A集團，每天都會有大量的流程性的工作需要完成。通過A集團OA系統(tǒng)的工作流程平臺，員工只需坐在辦公桌前，在系統(tǒng)中發(fā)起各種辦公流程申請，員工發(fā)起的流程將通過流程平臺及時傳達至各個流程點。員工不必隨身攜帶各種文件、檔案、請示、發(fā)票在各個部門奔波，再花費時間等待審批部門和領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章。這些毫無技術(shù)性可言又消耗時間的工作都可以通過辦公自動化系統(tǒng)在網(wǎng)上完成。

1.2 規(guī)范企業(yè)管理。OA系統(tǒng)的工作流程平臺可以程序化工作流程，鞏固流程的各種規(guī)則，減少復(fù)雜流程中不可避免的人工錯誤。通過辦公自動化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)移動辦公，解決時間和空間問題，實現(xiàn)各鏈路之間流程的零傳輸時間?？梢源蟠筇岣吡鞒趟俣群托剩档蛥f(xié)同工作的成本。

1.3 實現(xiàn)實時管理。在OA系統(tǒng)中，集團領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地訪問各種內(nèi)部資料，檢查各種流程的審批狀態(tài)，查看任務(wù)的進度，管理層還可以監(jiān)控每個流程的狀況和進度。實時監(jiān)控整個辦公過程，也可以通過系統(tǒng)分析相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.集團環(huán)境方面作用

2.1 信息快速傳達。通過OA系統(tǒng)中的通信平臺，集團成員可以發(fā)布通知、公告、任務(wù)等，并設(shè)置查看權(quán)限，可以將任何需要傳達的信息快速傳送給辦公室工作人員或其他相關(guān)人員。A集團OA系統(tǒng)還有獨立的辦公通信軟件，類似于商業(yè)化的“QQ”軟件，具有消息及時傳達的特點，員工可以在通信軟件討論工作事項。相較于商業(yè)化軟件，提高了信息安全性。

2.2 提高企業(yè)文化氛圍及員工凝聚力。辦公自動化系統(tǒng)是信息技術(shù)快速發(fā)展形勢下企業(yè)文化建設(shè)的首選工具。通過集團的通信平臺，員工與員工之間；員工與上下級之間可以更好地進行溝通，經(jīng)過長期的工作溝通，員工間會形成一種默契，這將使集團內(nèi)部的凝聚力大大增強[2]。

3.集團成本方面作用

3.1 節(jié)省運營成本?，F(xiàn)代辦公日常的紙張消耗量是非常大的，各種請示報告、特別是地產(chǎn)公司的各種合同，對公司財產(chǎn)、地球環(huán)境都是極大地消耗。而使用了辦公自動化系統(tǒng)后，可以把很多不必使用紙張的文檔通過電子文檔呈現(xiàn)，這樣既減少了企業(yè)開支，又為保護地球環(huán)境貢獻了一份力量。

3.2 降低溝通成本。通過辦公自動化系統(tǒng)，集團打破地理位置之間的界限，并通過郵件、即時消息、短信、移動辦公等各種通信手段將信息推送給用戶，提高溝通效率。在沒有辦公自動化系統(tǒng)之前，A集團每季度花費在通信費、信件的資金非常多；使用了辦公自動化系統(tǒng)后，只需支付網(wǎng)絡(luò)服務(wù)費。

三、集團辦公自動化今后發(fā)展的幾點建議

1.發(fā)展方向

從長遠發(fā)展的角度看，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展將朝著系統(tǒng)化、智能化、移動化、高速化的方向發(fā)展。辦公自動化系統(tǒng)也將與各行各業(yè)緊密聯(lián)系。它的發(fā)展速度必會影響企業(yè)的發(fā)展。A集團要把握時機，通過不斷完善、改進集團辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化為集團創(chuàng)造巨大經(jīng)濟效益

如今人工智能產(chǎn)業(yè)、大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)正進入發(fā)展高潮，辦公自動化將迎來一種全新的工作方式。今后辦公自動化將進入更加智能化發(fā)展，在原有基礎(chǔ)上整合人工智能、大數(shù)據(jù)以及云計算，使集團辦公中更多地出現(xiàn)人機交互體驗。

2.發(fā)展過程中應(yīng)注意的問題

保持高水平的發(fā)展。目前，社會各領(lǐng)域的計算機辦公自動化越來越深入，但同時也存在越來越多的問題。因此，在計算機辦公自動化的發(fā)展中，應(yīng)該不斷改進技術(shù)，以更好地面對出現(xiàn)的問題。未來的辦公自動化應(yīng)在不斷應(yīng)用和開發(fā)新技術(shù)的基礎(chǔ)上，確保其更好地適應(yīng)實際需求，才能實現(xiàn)更好的發(fā)展[3]。

辦公自動化的實現(xiàn)和發(fā)展，對所有程序都有很高的要求。因此，在實際的辦公業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，辦公人員的運作能力和整體工作團隊的協(xié)調(diào)程度對于企業(yè)是非常重要的。在未來辦公自動化的發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)該更加注重人才的培養(yǎng)（特別是注重人才的專業(yè)知識和能力等方面的培養(yǎng)）。在此基礎(chǔ)上，辦公自動化才可以更好地滿足實際需求，企業(yè)才能更好地發(fā)展。

結(jié)語

在當前的企業(yè)，辦公自動化在企業(yè)發(fā)展中的作用是非常大的。計算機辦公自動化已成為必然之路，也是辦公發(fā)展的趨勢。因此，社會有必要推動辦公自動化領(lǐng)域的發(fā)展。綜上所述，未來辦公自動化的發(fā)展?jié)摿κ菬o限的。不僅A集團，所有的企業(yè)還需要在原有技術(shù)和框架的基礎(chǔ)上，將新的計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化。通過利用計算機技術(shù)的精確和快速特性，更好地實現(xiàn)價值信息管理。提高企業(yè)辦公系統(tǒng)的工作能力，幫助企業(yè)更快地發(fā)展。但是，目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是比較復(fù)雜，辦公自動化系統(tǒng)仍然存在一定的安全漏洞。因此，在應(yīng)用新的計算機技術(shù)的同時，有必要更加注重安全問題，避免泄漏甚至丟失企業(yè)的核心信息，并且不斷改進辦公自動化技術(shù)，提高辦公自動化系統(tǒng)實用性、功能性和易用性，為企業(yè)的發(fā)展提供更安全有效的技術(shù)保障。