如何運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

王英臣

（日照市莒縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 日照 276500）

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，醫(yī)院必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理質(zhì)量。如今醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)已經(jīng)從以往的追求經(jīng)濟(jì)效益逐漸轉(zhuǎn)換為社會(huì)效益，而想要提升醫(yī)院社會(huì)效益，完成現(xiàn)代化發(fā)展，就需要運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理?！拔逦灰惑w”協(xié)同機(jī)制包括職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)和考核，合理運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制能夠有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。

一、醫(yī)院檔案管理的重要價(jià)值

時(shí)代在不斷變化，想要適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)長久穩(wěn)定的發(fā)展，就需要不斷進(jìn)行體制的改革，醫(yī)院擔(dān)負(fù)著群眾生命健康安全的重要責(zé)任，是組成社會(huì)的重要機(jī)構(gòu)。社會(huì)大眾對(duì)醫(yī)院提出了更高的要求，新醫(yī)改的出現(xiàn)也意味著醫(yī)院需要對(duì)包括檔案管理在內(nèi)的管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的改革和完善。

醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院發(fā)展的具體信息、患者的就診信息等等，這些信息對(duì)醫(yī)院來說至關(guān)重要，合理運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制能夠?yàn)獒t(yī)院提供大量具體的參考數(shù)據(jù)?？茖W(xué)化、專業(yè)化的檔案管理體系能夠?yàn)獒t(yī)院的學(xué)術(shù)研究和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展提供詳細(xì)的實(shí)例資料，有效提升醫(yī)院整體的工作水平。同時(shí)，詳細(xì)的醫(yī)院檔案能夠在患者診治的過程中，為醫(yī)院提供類似的病例資料和康復(fù)數(shù)據(jù)，提升診療的成功率[1]。同時(shí)，高質(zhì)量的醫(yī)院檔案管理還能夠幫助解決醫(yī)患糾紛。如今醫(yī)患糾紛事件越來越多，對(duì)醫(yī)院和患者都造成了非常不利的影響，在這種情況下，如果醫(yī)院能夠提供真實(shí)詳細(xì)的檔案數(shù)據(jù)，就能夠有效化解醫(yī)患糾紛，對(duì)醫(yī)院和患者都有著重要的意義。

除此之外，檔案資料中還詳細(xì)記錄著醫(yī)院的發(fā)展過程，不同時(shí)期的檔案代表著醫(yī)院不同時(shí)期的發(fā)展歷程，醫(yī)院可以從檔案中找出優(yōu)勢(shì)和不足，為之后的發(fā)展提供明確的方向。醫(yī)院檔案管理能夠提供很多真實(shí)有效的重要信息，但是因?yàn)樾畔⒎N類較為繁雜，數(shù)量較多，如果缺少完善的管理機(jī)制，很容易出現(xiàn)管理問題。因此，醫(yī)院應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制，提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中的不足

1.缺少專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍

如今部分醫(yī)院還是缺乏對(duì)檔案管理的重視，甚至有的醫(yī)院讓很多非管理專業(yè)的工作人員兼職檔案管理工作。每項(xiàng)工作只有交給專業(yè)的工作人員進(jìn)行，才能夠發(fā)揮出其職責(zé)作用，發(fā)揮出崗位該有的價(jià)值。但實(shí)際上目前部分醫(yī)院就職的檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理人員，大部分都是其他崗位“兼職”的，不僅缺少基本的理論知識(shí)，還缺乏足夠的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的職業(yè)素養(yǎng)。而且，檔案管理工作對(duì)于他們來說是一份額外的工作，并不是他們的主要職責(zé)，這就導(dǎo)致兼職檔案管理的工作人員積極性大大下降，檔案管理的質(zhì)量和效率不高。由于缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和管理技能，導(dǎo)致檔案管理時(shí)常發(fā)生一些缺失患者病歷的錯(cuò)誤，造成大量醫(yī)患糾紛事件發(fā)生，使醫(yī)患關(guān)系進(jìn)一步緊張。

2.缺少完善的檔案管理制度

信息技術(shù)的融合能夠大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量，信息化檔案管理制度是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一種表現(xiàn)，也是有效開展檔案管理的保障，這就需要醫(yī)院建設(shè)完善的信息化管理模式。但是目前部分醫(yī)院缺少信息化建設(shè)的意識(shí)，甚至連傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作都難以有效開展，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量大大下降。由于很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，導(dǎo)致這些醫(yī)院不愿意投入大量的人力、物力、財(cái)力資源在信息化建設(shè)中，而是將大量資源投入到醫(yī)療科研上面。資源投入的不平衡導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作無法有效開展，發(fā)揮不了醫(yī)院檔案的實(shí)際作用和價(jià)值。

3.管理意識(shí)薄弱，管理內(nèi)容混亂

如今部分醫(yī)院的管理意識(shí)較為薄弱，只重視紅頭文件的收集忽略了其他檔案資料的整理。比如醫(yī)務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的資料、學(xué)術(shù)活動(dòng)的報(bào)告以及醫(yī)護(hù)工作人員發(fā)表的科研成果。很多醫(yī)院也會(huì)收集和整理這些檔案，但是并不夠全面，比較零散，導(dǎo)致這些檔案資料的實(shí)際參考價(jià)值較低。

另外，檔案管理工作通常是由醫(yī)院的行政部門負(fù)責(zé)，但是由于醫(yī)院工作要求，行政部門無法管理所有檔案。通常情況下，行政部門負(fù)責(zé)管理音像檔案、科技檔案以及文書檔案，而醫(yī)療文書檔案則分散在各個(gè)科室部門，檔案管理工作不夠集中。

三、運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的策略

1.全面強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

在信息時(shí)代下，想要提升醫(yī)院檔案管理制度，就需要一支專業(yè)的高質(zhì)量檔案管理人才隊(duì)伍。醫(yī)院檔案管理人員不僅需要具有扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)，還需要擁有正確的檔案管理觀念和豐富的管理技能。首先，醫(yī)院需要組建一支專門的檔案管理人才隊(duì)伍，而不是從其他科室抽調(diào)人員進(jìn)行兼職。醫(yī)院可以通過醫(yī)院網(wǎng)站、新媒體等從社會(huì)中招聘，也可以選擇和相關(guān)高校進(jìn)行合作吸納人才，提高招聘門檻，從根本上提高人才質(zhì)量。其次，醫(yī)院可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的管理理念，提高他們對(duì)檔案管理的重視程度。醫(yī)院可以聘請(qǐng)相關(guān)的檔案管理專家來進(jìn)行定期的系統(tǒng)性培訓(xùn)，加強(qiáng)現(xiàn)有人才隊(duì)伍的理論基礎(chǔ)知識(shí)，有條件的醫(yī)院還可以幫助檔案管理人員去其他醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)。全面強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，是有效開展檔案管理工作的重要前提，也是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的重要途徑。

2.明確檔案管理職責(zé)

“五位一體”協(xié)同機(jī)制包括職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)以及考核，該機(jī)制以明確職責(zé)為管理體系，開展檔案管理工作。因此，醫(yī)院想要提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確管理人員的職責(zé)和義務(wù)，有效落實(shí)《檔案法》和《保密法》，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。

首先，醫(yī)院應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員深入分析“五位一體”協(xié)同機(jī)制，將其與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況有效開展檔案管理工作[2]。醫(yī)院檔案的管理需要規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，這不僅需要管理人員擁有扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)和有效的管理手段，還需要檔案管理人員擁有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，明確自己的職責(zé)義務(wù)。

其次，為了激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)一步完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，樹立良好的榜樣；對(duì)那些工作態(tài)度消極，頻繁發(fā)生檔案錯(cuò)誤管理情況的管理人員給予合理的懲罰，約束整個(gè)管理隊(duì)伍的不當(dāng)行為。

3.檔案管理流程精細(xì)化

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作流程過于煩瑣，效率不高，很多環(huán)節(jié)起到了重復(fù)的作用，很容易發(fā)生信息錯(cuò)誤記錄的情況?；凇拔逦灰惑w”協(xié)同機(jī)制，醫(yī)院應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理流程，細(xì)分流程找出其中需要管理的重點(diǎn)內(nèi)容，提升整體的管理效率。

4.加強(qiáng)安全管理減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生

雖然很多醫(yī)院開始著手進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是依然有大量檔案資料仍舊以紙質(zhì)形態(tài)保存，而且就算是電子檔案也會(huì)發(fā)生一定的損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而給醫(yī)院造成巨大的損失。醫(yī)院需要培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的安全管理，減少意外風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，提升檔案管理的質(zhì)量。

首先，檔案管理人員應(yīng)該制定好風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃，對(duì)那些可能發(fā)生意外風(fēng)險(xiǎn)的檔案管理環(huán)節(jié)提高重視，完善應(yīng)急方案，當(dāng)意外風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候按照方案的流程解決風(fēng)險(xiǎn)。其次，對(duì)重點(diǎn)檔案要做好防火、防水、防盜和防蟲的工作，并阻止非檔案管理人員的其他人員進(jìn)入檔案存放室，有效保障檔案的安全性。

5.加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作質(zhì)量

醫(yī)院檔案管理工作的流程應(yīng)該更加形象化、具體化，并量化最終的管理結(jié)果，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作質(zhì)量。一方面，檔案管理人員應(yīng)該做好檔案的歸納、整理和分類工作，并設(shè)置檔案借閱登記表格，完善基礎(chǔ)檔案管理工作。檔案的分類要細(xì)致明確，例如聲音資料、圖像資料、實(shí)物資料、醫(yī)院發(fā)展歷程、重大醫(yī)療事故、醫(yī)療技術(shù)研發(fā)等等，細(xì)致明確的分類能夠幫助醫(yī)院在需要的時(shí)候快速找到自己需要的檔案資料，節(jié)省尋找時(shí)間提高效率。另一方面，檔案管理人員還應(yīng)該重視收集活動(dòng)檔案資料，例如醫(yī)務(wù)活動(dòng)、科室工作人員的科研活動(dòng)及成果、學(xué)術(shù)報(bào)告等等，來豐富醫(yī)院檔案的內(nèi)容。

6.加強(qiáng)與各科室的溝通交流

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作，也是醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中重要基礎(chǔ)工作，因此，檔案管理質(zhì)量的高低不僅與檔案管理人員有一定的聯(lián)系，同時(shí)，也和醫(yī)院各個(gè)科室有著緊密的聯(lián)系[3]。醫(yī)院檔案管理人員在完善管理制度，規(guī)范管理流程的同時(shí)，還需要走出自己的思維限制，加強(qiáng)與各個(gè)科室之間的溝通交流。建立緊密的合作關(guān)系之后，檔案管理人員才能夠根據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況來收集整理醫(yī)院檔案資料，滿足各個(gè)科室的不同需求，從而促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，醫(yī)院需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升檔案管理的整體質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)該運(yùn)用“五位一體”協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)、完善制度、規(guī)范管理流程，確保檔案管理工作有效開展。醫(yī)院需要在新時(shí)代下迎接挑戰(zhàn)，克服困難，才能夠不斷提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院整體工作水平的提升。