提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的對策

王曉光 富秀晴 何士文

摘要：眾所周知，事業(yè)單位人事檔案管理屬于國家檔案的重要組成部分，也是事業(yè)單位的一項重要管理工作，其管理的質量能夠影響事業(yè)單位的工作效率，做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以真正意義上體現(xiàn)出人事檔案的價值，對于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有積極的作用。本文就提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的對策做出了詳細的論述，供相關部門參考和借鑒。

關鍵詞：人事檔案 管理利用 創(chuàng)新

前言：事業(yè)單位的人事檔案管理涉及到很多方面的內容，也是對于員工檔案的一種綜合管理的模式，在進行檔案管理的時候，要考慮本單位的實際發(fā)展情況和當時所處的環(huán)境，并且各個管理緩解之間要相互協(xié)調，從而能夠進一步有效地提升事業(yè)人事檔案管理的水平。在進行實際的管理工作中，要根據各個單位不同的發(fā)展情況制定有針對性的措施，這樣能夠保證相關措施實施的落地性，讓員工的優(yōu)勢得到充分的發(fā)揮，促進事業(yè)單位的又好又快發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的概述

在我國的政府職能機構中，事業(yè)單位是重要的組成部分，為我們的政府服務以及社會的發(fā)展與穩(wěn)定做出了巨大的貢獻。尤其是廣大的事業(yè)單位人員，是我們社會穩(wěn)定與發(fā)展的重要基石。在事業(yè)單位中，人事檔案管理是非常重要的一項工作，其直接關系到事業(yè)人員職業(yè)生涯的信息變化與自身發(fā)展，也是事業(yè)單位保持其服務功能的重要基礎，因此，做好人事檔案管理工作對于機關事業(yè)單位而言具有非常重要的現(xiàn)實意義。

人事檔案的管理主要是將事業(yè)單位中的每個員工的一些基本信息來收集起來，包括工作的績效或者是個人的工作變動等，這樣可以讓事業(yè)單位的領導在本單位中更好地對員工進行管理。第二，我們通常所說的檔案管理還具有流動性，這主要是因為人員的工作并不是固定的，隨著自己的職業(yè)生涯的規(guī)劃會發(fā)生一定的變動，不管是升職或者是降職，以及辭職還有退休，在出現(xiàn)這樣的情況的時候，這些單位的員工資料也會發(fā)生一些變化，這也需要專門的人事檔案管理人員對這些檔案進行調整和管理。另一方面，在目前的事業(yè)單位中，每個員工的人事檔案都是統(tǒng)一進行管理的，每個單位都會有專門的檔案管理人員來進行專門的檔案管理工作，并且是嚴格按照國家以及事業(yè)單位的相關法律和制度來進行的。對于員工的信息和資料，都進行絕對性的保密，保證信息和資料的不外漏，以及每個員工的真實性。

在事業(yè)單位進行人事檔案管理也是單位了解員工信息的一種非常重要的方式，對于員工的職業(yè)生涯以及個人的基本信息和社會關系都可以通過檔案所了解清楚，對于單位起著積極的作用，可以幫助事業(yè)單位的管理人員對這一員工進行更好的定位，了解其擅長的領域，更好地做到利用才人和使用人才，讓事業(yè)單位的發(fā)展更加順利。

在事業(yè)單位中，員工都屬于技術性的，并且在實際的工作中也非常重視經驗的積累和自身能力的提升，所以這就要求不斷的創(chuàng)新人事檔案管理，讓員工的檔案都可以與員工的情況所符合。只有將員工本身真實的情況寫入檔案中，才可以有效地激勵員工更好地進行工作，發(fā)揮自己的優(yōu)勢，避免在工作中出現(xiàn)錯誤，員工的服務水平也能夠得到不斷的發(fā)展，員工綜合能力提升了就能夠促進單位的發(fā)展，更好的為社會發(fā)揮作用。

總而言之，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平事業(yè)單位的發(fā)展具有深遠的影響和重要的意義。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理的重視程度不夠

從我國目前的事業(yè)單位人事檔案管理工作來看，很多單位存在著對檔案管理的重視程度不夠的情況，首先是對事業(yè)單位自身不夠重視，有的事業(yè)單位存在職務的變動，但是自己的檔案卻沒有跟著發(fā)生變化，導致在實際工作中需要自己的檔案的時候甚至不知道自己的檔案在哪個地方，嚴重影響到自己的實際工作，還在一定程度上影響本單位的檔案管理工作的開展。另一方面是單位領導對自己所在部門員工的檔案重視程度不夠，我國的事業(yè)單位人事檔案一般都是由領導來寫的，有的領導不明確自己的評語會對自己員工的職業(yè)生涯有著重要的意義，在寫檔案的時候比較隨意，不嚴謹，也影響著員工的工作生涯。

2.2檔案管理者的管理觀念陳舊

我國經濟與社會的加速發(fā)展給事業(yè)單位的認識檔案管理提供了積極的幫助，從目前一些事業(yè)單位的檔案管理情況來看，很多的管理者并沒有提前了解我國有關于檔案管理方面的內容，在進行管理的時候還是采用傳統(tǒng)的管理方式，也沒有掌握社會發(fā)展對其工作所提出的新的要求，甚至有的管理者根本沒有意識到事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展的重要性，所以這樣陳舊的管理觀念和方式也導致檔案管理工作的效率有所降低，無法充分發(fā)揮其價值。除此之外，在管理的方式上，很多領導人員一味地重視單位的發(fā)展利益，對于員工個人的發(fā)展重視程度卻不高，不利于員工工作積極性的發(fā)揮，給事業(yè)單位的檔案管理水平的提高造成了不利的影響。

2.3不健全的事業(yè)單位文化

事業(yè)單位文化也在一定程度上影響著相關工作人員對于人事檔案管理的水平，能夠影響員工的思想以及價值觀，也可以反映出單位里員工的精神等，但是現(xiàn)在的事業(yè)單位的文化并沒有針對性，沒有將本單位的特征在文化里顯示出來，事業(yè)單位的人事檔案管理人員在進行檔案管理的時候也沒有方向，不知道怎么與本單位的單位文化所結合，導致進行的檔案管理相對來說比較的大眾化，雖然檔案管理聽起來是一項比較簡單的工作，但是其過程很繁瑣，要與員工本身的發(fā)展所密切相關，但是在如今的檔案管理工作中，有的事業(yè)單位文化過于落后，無法適應時代的發(fā)展，導致員工的思想比較僵硬，無法將最新的人事檔案管理理念應用到其日常的工作中去，造成這一現(xiàn)象的一個最重要的原因就是事業(yè)單位的相關部門沒有將事業(yè)單位文化的建設納入到日常的管理當中去，讓員工缺乏歸屬感，認為自己不是真正的加入到這個單位中，覺得自己還是個“外人”。在工作當中的主動性也難以充分地發(fā)揮出來，影響事業(yè)單位的發(fā)展，也在一定程度上影響事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、事業(yè)單位人事檔案管理與利用的創(chuàng)新措施

3.1加強檔案管理工作重要性的宣傳，提高對其重視程度

各單位的領導首先就要重視起事業(yè)單位人事檔案的管理工作，只有領導足夠重視，實際的管理工作才可以得到進一步的創(chuàng)新和改革，因此，要全面加強對檔案管理工作重要性以及基礎知識的宣傳工作，對單位的工作人員以及專門的檔案管理工作人員開展專門的專題講座，在專題講座中能夠對進行人事檔案管理所需要具備的能力以及工作的能力進行明確，讓每個員工自身的硬性素質都可以得到提升，這樣也可以讓員工對于自身所要從事的這一份工作更加重視。

3.2加強對事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

事業(yè)單位人事檔案完整地記錄著事業(yè)單位的整個職業(yè)生涯以及工作期間的全部經歷，單位的領導以及相關人員可以根據事業(yè)單位的檔案對事業(yè)單位進行提拔和任用，隨著經濟和社會的發(fā)展，對于事業(yè)單位人事檔案管理的重視程度也不斷地提高，傳統(tǒng)的陳舊的管理方式已經無法適應新時期下對檔案管理的新要求，因此我們必須要借助現(xiàn)代的力量，利用現(xiàn)代化技術和設備來創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的方式，能夠建立完善的事業(yè)單位人事檔案數據庫系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質化與電子化的雙重管理，從而最大程度的提高事業(yè)單位人事檔案管理的利用率，更好地為單位的發(fā)展奠定良好的基礎。

3.3建設更合理的人才梯隊

大到一個國家，小到一個企業(yè)，要想保持長久的穩(wěn)定發(fā)展，人才梯隊的建設至關重要。尤其是在事業(yè)單位這種國家服務職能的機構中，人才梯隊的建設是保持其持續(xù)為人民服務的重要基礎。人事檔案管理要積極從社會中吸引人才，并且為職工提供公平透明的競爭環(huán)境與晉升體系，構建完整的人才梯隊，以保持事業(yè)單位人事檔案管理水平的穩(wěn)定性與持續(xù)性。

3.4加強員工的培訓，提高員工的綜合素質

培訓工作是職員在職學習提升的重要途徑，對于提高職員的工作能力與自身素質而言是重要的手段。要想提高人事檔案管理的水平，也要相應的建立科學合理的培訓體系，以為機關事業(yè)單位源源不斷的提供優(yōu)質的人才。要做到如下幾點：（1）要豐富培訓內容，改變傳統(tǒng)的以政策學習和思想道德為主的培訓內容，增加崗位技能、知識提升等相關的培訓內容，切實提高職員的工作能力;（2）制定合理的培訓目標，進行培訓后要定時進行考試，檢驗培訓效果，并針對考試成績進行一定的考核，提高職員學習的積極性;（3）完善培訓的形式，改變傳統(tǒng)照本宣科式的說教培訓，通過視頻教學、情境模擬、案例分析以及實踐教學等形式進行培訓，怎么進行專業(yè)的檔案管理工作，以及檔案管理工作所涉及的各個環(huán)節(jié)，都要進行明確，增加職員學習的興趣，提高培訓的效果。

四、總結

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理問題已經限制了其在社會中發(fā)揮更好的職能，難以適應形勢的變化與相關職能的轉變需求。一定程度上對于國家與社會的發(fā)展也有所不利，因此就要對人事檔案管理工作方式進行創(chuàng)新和改革，從而適應社會的需要，因此在實際的工作中要創(chuàng)新觀念，摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來的弊端，積極利用現(xiàn)代化的管理設備，建立完善的事業(yè)單位人事檔案數據庫系統(tǒng)等保證其工作的順利開展，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。

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作者簡介：王曉光，1972年9月出生，男，滿族，籍貫：河北省承德市，本科，研究方向：檔案管理

課題名稱：事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化研究 ?課題編號：202109A149