基于國家博物館綜合工作平臺系統(tǒng)建設談管理信息化工作的開展

路明

（中國國家博物館，北京 10006）

0 引言

信息化技術的高速發(fā)展給國內外各行業(yè)帶來了前所未有的變革，給筆者感受最為突出的變化是單位里有些部門已經把以前人工的業(yè)務管理模式通過定制化的軟件系統(tǒng)實現了線上的、自動化的方式轉化，給工作帶來了便捷和效率的提升，這種變化是值得肯定的，也是發(fā)展趨勢。信息化深入的同時由于之前軟件系統(tǒng)建設是粗曠的、擴張式的發(fā)展模式，軟件系統(tǒng)工作內容相對獨立，不能充分照顧到各部門、各業(yè)務間深度融合、貫通式的發(fā)展需求，縱向管理、橫向各業(yè)務、各部門三者之間缺乏業(yè)務互動、信息共享和協作功能，形成了“信息孤島”，這是信息化建設過程中的階段性困局[1]。自2018年開始，“智慧國博”整體建設項目提上日程，其中為打通“信息壁壘”，有效開展管理信息化建設，在2019年11月開展以綜合性協同辦公、系統(tǒng)集成為目標的“國家博物館綜合工作平臺”系統(tǒng)項目建設工作，筆者作為該項目的主要實施人，參與了該項目建設全過程。本文結合自己的工作實踐談談基于國家博物館綜合工作平臺系統(tǒng)的管理信息化工作的開展。

1 綜合工作平臺系統(tǒng)

1.1 開發(fā)背景

國家博物館是世界上建筑面積最大的博物館，館內包括35個部門，主要分為綜合協調、核心業(yè)務、運維保障三大類型，工作中涉及到的業(yè)務非常廣泛。為提高工作效率、節(jié)約辦公成本，有些部門根據自身業(yè)務工作建立了各自的應用系統(tǒng)，主要分為行政管理、業(yè)務管理、運維保障管理三類系統(tǒng)。這些系統(tǒng)具有相對獨立、功能簡單、容易維護等特點，在實際運用中對于規(guī)范業(yè)務流程、提高工作效率起到了積極作用。隨著國博業(yè)務范圍的擴展和調整，各部門、各業(yè)務間交流與協作更為頻繁，業(yè)務融合、貫通成為趨勢[2]。各系統(tǒng)間的數據共享、流程協作成為主流需求，業(yè)務相對獨立的軟件系統(tǒng)已經不能滿足目前的工作需要。打破“信息孤島”，利用原有的系統(tǒng)資源建立集行政辦公與綜合業(yè)務于一體的、各部門間、各業(yè)務系統(tǒng)間橫向互聯的協同管理系統(tǒng)成為迫切需求，“國家博物館綜合工作平臺”的概念由此產生。

1.2 建設現狀

國家博物館于2019年11月啟動綜合工作平臺系統(tǒng)建設項目，前期經需求調研確定具有迫切需求的11個部門開展工作，利用現有系統(tǒng)資源為基礎，結合新建系統(tǒng)的形式建立綜合辦公門戶，既要充分保證各部門的實際業(yè)務管理需求，又要考慮平臺門戶的整體性。經歷近一年時間的設計實施工作，由于疫情關系，國家博物館綜合工作平臺于2020年10月上線試運行。平臺采用B/S模式、支持多瀏覽器、支持Windows及Linux系統(tǒng)、采用五層架構設計、支持移動辦公、采用國博云部署、審批流程定制化配置達到自由協同辦公的效果[3]。初步實現了各系統(tǒng)間界面集成、流程集成、數據集成和應用集成，集行政辦公和綜合業(yè)務于一體的，各部門間、各業(yè)務系統(tǒng)間橫向互聯的協同管理體系，達到安全可靠、可管理、可擴展、開放式的質量目標。

2 管理信息化工作

2.1 承擔的工作任務

管理信息化工作主要是為綜合管理部門和運維保障部門提供信息化支撐，承擔行政管理、資產財物、運維保障類部門的信息化建設任務，服務于“智慧國博”整體項目建設。

2.2 我館實際情況

國家博物館管理信息化工作涉及行政審批、資產財務、人力資源、黨建、科研工作、新聞傳播、信息技術、數據管理、設備管理、安全保衛(wèi)、后勤等相關工作，業(yè)務面很廣、種類很多。在日常工作中，各部門與各業(yè)務間是通過館內各級“縱向審批”和各部門、各業(yè)務“橫向協作”的方式進行的，其中“縱向審批”可以通過無紙化辦公系統(tǒng)（OA）提供支撐，但是“橫向協作”是通過紙質單據（工作聯系單）逐級簽字確認的方式辦理的，在這個辦理過程中有的部門依靠以前自己部門擁有的業(yè)務系統(tǒng)可以提供線上支持，有的部門因為沒有軟件系統(tǒng)只能走紙質單據，尤其是一個辦理流程涉及到幾個部門或業(yè)務時，往往一個辦理流程下來需要線上、線下的反復辦理才能完成。甚至有些審批流程的關鍵人員由于不在現場，無法簽字辦理的情況屢有發(fā)生。如何打通縱向的行政審批與橫向的各部門、各業(yè)務間協作的通道，使各類管理工作上下聯動、左右聯通、協調穩(wěn)步進行、突破辦公地點和時間的限制是本文重點討論的內容[4-5]。

3 問題分析與設計

管理信息化工作現階段的工作任務是為解決以前行政審批與各部門、各業(yè)務系統(tǒng)間橫向互聯、協同辦公的難題，達到數據充分共享、不受辦公地點時間甚至人員限制的效果。以綜合工作平臺系統(tǒng)為例，它針對突出問題做出了相應的分析與設計。

3.1 統(tǒng)一人員、統(tǒng)一認證

（1）對于要實現多系統(tǒng)集成的綜合工作平臺系統(tǒng)而言，統(tǒng)一人員是第一步。我館具有權威性的人員信息和組織架構信息來源是人力資源管理系統(tǒng)，人員主要分為在編人員、編外人員兩個部分。綜合工作臺與人力資源管理系統(tǒng)實現對接后，人員信息和組織架構信息均來自該系統(tǒng)，實現實時數據同步更新。（2）我館采用物理鑰匙（USB Key）作為證書載體，用戶插入鑰匙后綜合工作平臺將讀取并確認用戶合法性，并與統(tǒng)一人員管理系統(tǒng)確認當前用戶權限后提供單點登錄入口，同時發(fā)送臨時令牌，此后每一次從門戶發(fā)起的單點登錄或數據請求都將重新驗證合法性[6]。

3.2 統(tǒng)一門戶、單點登錄

為了實現多個業(yè)務系統(tǒng)集成，同時為各業(yè)務系統(tǒng)提供單點登錄入口、身份認證機制、消息待辦的集中展現，以及通知公告、會議、郵件、新聞展示、內參資料展示等功能，綜合工作平臺采用了統(tǒng)一門戶的方式。單點登錄SSO采用CAS架構，從用戶機數據請求開始到CAS客戶端重定向到CAS服務端驗證用戶證書，驗證通過后發(fā)放ticket令牌到CAS客戶端，CAS客戶端與服務端完成驗證并取得用戶名返回客戶端，同時允許用戶機訪問頁面服務。

3.3 應用系統(tǒng)集成

綜合工作平臺對于各業(yè)務系統(tǒng)的集成模式采用門戶Portal的模式，以portlet的形式展現。平臺服務層提供接口與分布的或異構的系統(tǒng)資源進行接入，以portlet形式展現在門戶頁面中。這樣在平臺門戶頁面中對各個業(yè)務系統(tǒng)以相同的形式進行展現，形成統(tǒng)一的資源視圖[7]。

3.4 統(tǒng)一風格

對于以門戶中portlet形式展現的各個業(yè)務系統(tǒng)頁面而言，形成統(tǒng)一的頁面風格，給用戶統(tǒng)一的風格體驗。

3.5 審批流程集成

（1）在綜合工作平臺上線之前，我館審批流程主要以自上而下的“縱向審批”為主，采用線上模式。對于各部門間“橫向協作”大多采用線下紙質審批形式。自2008年起至綜合工作平臺上線前“縱向審批”的文件類型只有三種，其它文件類型均采用線下紙質形式辦理，平臺上線后審批文件類型達到了九種，且均以線上模式運行。平臺上線后對各部門“橫向協作”審批也采用線上審批模式。由于以前各部門業(yè)務協作過程中積攢的各類型審批單據種類、數量過于龐大，平臺對館內各部門采取了大量的調研重新梳理、重新設計審批流程的辦法，對流程重復的情況進行了合并、對復雜的流程進行了簡化、對需要整合的流程進行了整合。所有審批流程都集中在審批管理模塊中，實現統(tǒng)一管理和配置。

（2）對于已經集成到平臺門戶中的各個業(yè)務系統(tǒng)中產生的審批流程，綜合工作平臺采用在各業(yè)務系統(tǒng)中填寫審批單據，然后以接口的形式推送到綜合工作平臺中進行審批，審批結束后將審批狀態(tài)推送回各業(yè)務系統(tǒng)中。實現各業(yè)務系統(tǒng)產生的審批流程在綜合工作平臺內管理，而審批結果在各業(yè)務系統(tǒng)中呈現的形式[8]。

3.6 待辦、消息集成

綜合工作平臺將各業(yè)務系統(tǒng)中建立的審批待辦信息集中在綜合工作平臺門戶頁面中分類顯示，在平臺門戶中點擊待辦信息后可在綜合工作平臺中完成審批過程，并將審批狀態(tài)推送回業(yè)務系統(tǒng)。

3.7 部門協作

綜合工作平臺將包括行政審批、資產財務、人力資源、黨建、科研工作、新聞傳播、信息技術、數據管理、設備管理、安全保衛(wèi)、后勤工作中涉及行政審批的環(huán)節(jié)進行了重點調研，各部門對于部門間協作的主要模式以紙質的“工作聯系單”為主，通過部門主管領導審批后進行協作。由于以前各部門業(yè)務協作過程中積攢的各類型工作聯系單種類、數量過于龐大，平臺進行了重新梳理、重新設計審批流程的辦法，對重復的流程進行了合并、對復雜的流程進行了簡化、對需要整合的流程進行了整合。平臺將線下紙質的“工作聯系單”協作模式實現了線上填報審批模式[9]。

3.8 數據共享

平臺利用協同業(yè)務運作，在保障信息安全的情況下與業(yè)務系統(tǒng)、平臺、通訊通道、終端設備整合起來，實現各級跨層次的、跨地區(qū)的交流共享和利用，建立資料管理的共享機制，保證數據的互通互聯，為割裂的業(yè)務提供完整、統(tǒng)一和準確的數據支持。系統(tǒng)根據分配相應的權限可以查詢和調用系統(tǒng)中的相應信息“為我所用”，避免重復的錄入，提高資源利用率[10]。

3.9 移動辦公與即時通訊

綜合工作平臺移動辦公是基于APP的方式實現的非涉密功能，在保證安全的情況下獨立部署移動服務。是為解決日益增長的突破時間、地點的辦公需求安排的，其目的是為提高辦公效率。目前平臺將各業(yè)務系統(tǒng)的公文審批、待辦處理、通知公告、公共服務、部門協作、即時通訊等功能放在移動端，是一個微縮版的綜合工作平臺[11-12]。

3.10 使用環(huán)境及國產化

為響應國家號召考慮國產化環(huán)境，綜合工作平臺項目建設支持國產中標、銀河操作系統(tǒng)，支持國產達夢、神通數據庫，支持金蝶等中間件，支持曙光、長城、浪潮、聯想硬件架構，支持兆心、龍芯、飛騰處理器等。

4 結語

目前，國家博物館綜合工作平臺已完成一期開發(fā)任務上線運行，通過綜合工作平臺系統(tǒng)建設確實為管理信息化工作提供了一條很好的途徑。館內各部門、各業(yè)務間實現管理信息化依然需要做大量的工作，每一個問題都需要根據館內實際情況去解決。