基于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理研究

楊閆慧杰

摘要：時(shí)代發(fā)展日新月異，如何在大數(shù)據(jù)背景下轉(zhuǎn)變管理思路，尋求現(xiàn)代企業(yè)檔案資源的信息化建設(shè)與發(fā)展，是每一位檔案工作者面臨的考驗(yàn)。本文通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理面臨的困難，進(jìn)而探尋企業(yè)檔案信息化管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;信息管理;

企業(yè)檔案作為企業(yè)歷史發(fā)展的見證者，是一種寶貴的信息資源。對企業(yè)經(jīng)營管理具有重要的支撐作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)跨越式發(fā)展，檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的有力支撐，需轉(zhuǎn)變管理模式，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以適應(yīng)蓬勃發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的重要意義

提升檔案管理工作質(zhì)量與效率

大數(shù)據(jù)背景下，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)能夠更高效的處理企業(yè)運(yùn)營所需的信息數(shù)據(jù)，提升工作效率和管理成效。相較于傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為媒介的檔案管理模式，對檔案資源進(jìn)行信息化加工與管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，及時(shí)存儲在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，通過檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行快速、識別、提取、分析，能夠極大減輕人員工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

促進(jìn)檔案資源整合、利用與共享

企業(yè)檔案資源是企業(yè)資源的重要組成部分，對企業(yè)檔案資源進(jìn)行信息化處理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的整合與共享。通過掃描、微縮等方式，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)化為信息資源，改變原本紙質(zhì)檔案龐大、分散的狀況。構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)共享至信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息資源加工。針對不同部門的業(yè)務(wù)需求，明確員工的知悉范圍，有針對性的開設(shè)權(quán)限，簡化檔案借閱和檔案工作流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享，使企業(yè)檔案最大效益的發(fā)揮其價(jià)值。

提高企業(yè)經(jīng)營水平，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力

企業(yè)檔案承載著經(jīng)營發(fā)展脈絡(luò)。提升企業(yè)檔案信息化管理水平，可以及時(shí)、有效收集生產(chǎn)經(jīng)營所需的信息，為企業(yè)的改革和發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。利用企業(yè)檔案信息化管理方式，更加快速的提取有效信息，能夠規(guī)避生產(chǎn)運(yùn)營過程中可能存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和管理漏洞，幫助企業(yè)決策者及時(shí)掌握公司生產(chǎn)運(yùn)營的狀況，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)收益。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理面臨的困境

（一）信息技術(shù)配置落后，資金技術(shù)支持不足

大數(shù)據(jù)背景下，先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備是提升企業(yè)檔案信息化技術(shù)水平的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化加工需要現(xiàn)代化的掃描設(shè)備，檔案數(shù)字化管理需要軟硬件設(shè)備的及時(shí)更新和采購。一方面，原有的檔案管理設(shè)備可能存在芯片處理速度緩慢、存儲空間不足等問題，這些狀況影響著檔案系統(tǒng)的運(yùn)行效率。另一方面，需要購買或研發(fā)適合企業(yè)發(fā)展的軟件系統(tǒng)，對系統(tǒng)進(jìn)行定期升級，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)始終處于安全可靠的運(yùn)行環(huán)境中。但檔案部門在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)中，并不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，缺乏相應(yīng)的資金和技術(shù)支撐，制約著檔案部門的改革與發(fā)展。

（二）部門相對孤立，缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃指導(dǎo)

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不是一朝一夕能夠完成的，更不是一個(gè)部門能夠獨(dú)立操作的，需要各業(yè)務(wù)部門之間的通力合作，將各部門的具體業(yè)務(wù)細(xì)化到企業(yè)的規(guī)章流程中，明確責(zé)任主體，合力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。缺乏規(guī)劃意識，盲目開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，片面的將檔案信息化理解為網(wǎng)絡(luò)化管理，不考慮軟件系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展是否協(xié)調(diào)，也不考慮各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口處理，容易導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)資料無法及時(shí)上傳與轉(zhuǎn)化，只能依靠檔案管理人員重新進(jìn)行手工錄入。檔案部門缺乏對其他業(yè)務(wù)部門歸檔資料的及時(shí)監(jiān)督，檔案部門未能及時(shí)參與項(xiàng)目自立項(xiàng)至驗(yàn)收的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，在項(xiàng)目資料的審核中缺乏話語權(quán)，未能將檔案收集工作前置，很容易造成重要檔案資料的缺失，使檔案收集工作無法順利開展。

（三）檔案數(shù)據(jù)安全問題面臨挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代信息化建設(shè)中，海量的數(shù)據(jù)信息資源流轉(zhuǎn)于企業(yè)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)的安全問題是電子檔案的第一條防線。檔案數(shù)據(jù)的管理需要確保對電子檔案安全性進(jìn)行檢測。電子檔案安全性檢測包含信息包安全檢測、歸檔載體安全性檢測及歸檔過程安全性檢測。信息包安全檢測主要是檢測檔案是否感染病毒;歸檔載體安全檢測主要是檢測是否有非歸檔文檔及讀寫的速度、外觀、質(zhì)量;歸檔過程安全性檢測是檢測電子檔案在歸檔過程中是否安全?？紤]到大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用中的安全隱患問題，要在安全保障下開展檔案管理信息化建設(shè)。從技術(shù)層面確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息資源安全，也是當(dāng)前企業(yè)檔案管理面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)檔案信息化管理轉(zhuǎn)型建設(shè)策略分析

（一）明確歸檔接口的業(yè)務(wù)需求，提升歸檔文件質(zhì)量

歸檔接口作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的連接紐帶，主要目的是保證電子檔案在歸檔時(shí)具備真實(shí)性、完整性、安全性及可用性。公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)生成的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成檔案文件之前，需要明確電子文檔的歸檔要求，包括格式、大小、主題、主要?dú)w檔字段等。從收集工作的前端明確歸檔文件要求，能夠更準(zhǔn)確的在系統(tǒng)內(nèi)抓取有用信息，提高歸檔資料的質(zhì)量和歸檔效率，化檔案收集工作由被動為主動。同時(shí)，常規(guī)的數(shù)據(jù)接口因不能檢測數(shù)據(jù)是否正常，需要在歸檔接口中加入“四性”檢測。在文件由業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的過程中，設(shè)立中間庫，電子檔案歸檔系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳送到中間庫時(shí)，接口可以采集到中間庫的數(shù)據(jù)，并對中間庫數(shù)據(jù)進(jìn)行“四性檢測”，及時(shí)反饋檢測結(jié)果，最終按系統(tǒng)要求將歸檔文件存儲于中間庫，對信息采集失敗的數(shù)據(jù)，及時(shí)反饋并重新歸檔。

重視對電子檔案進(jìn)行“四性檢測”

“四性”是指文件檔案的安全性、完整性、真實(shí)性及可用性。為保證后續(xù)電子文件的有效性，提高電子文件的歸檔質(zhì)量，“四性檢測”十分必要。電子文件檔案的真實(shí)性檢測是保障電子檔案歸檔質(zhì)量的重要方面，電子文件檔案歸檔的真實(shí)性檢測，一方面要檢查元數(shù)據(jù)和歸檔文件數(shù)據(jù)是否關(guān)聯(lián)，存儲位置和實(shí)際元數(shù)據(jù)存儲位置是否一致;另一方面要看數(shù)據(jù)類型與長度、格式是否符合規(guī)定要求?？捎眯詸z測包含元數(shù)據(jù)可用性檢測、目錄可用性檢測、內(nèi)容可用性檢測、信息包可用性檢測、電子檔案軟硬件環(huán)境檢測。其中要檢測電子檔案中的數(shù)據(jù)存放信息是否能夠正常解析、讀取;歸檔文件是否可以正常打開，歸檔文件是否加密、壓縮，以及歸檔文件中的軟硬件環(huán)境是否符合要求。電子文件歸檔的完整性檢測則要考慮到對數(shù)據(jù)總量的檢測、元數(shù)據(jù)完整性的檢測、電子文件內(nèi)容完整性的檢測以及電子文件歸檔信息完整性的檢測。

建立健全檔案信息化管理制度及標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化資源要想做到規(guī)范化管理，既需要國家層面出臺相應(yīng)的法律法規(guī)，從頂層設(shè)計(jì)上規(guī)范檔案信息資源，同時(shí)也需要行業(yè)和企業(yè)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)的電子檔案管理做到有據(jù)可依。2021年修訂實(shí)施的新《檔案法》，從頂層設(shè)計(jì)的層面，將檔案的信息資源納入檔案事業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃。加快企業(yè)的檔案信息化管理，一方面，應(yīng)圍繞日常的檔案工作，完善企業(yè)規(guī)章制度，分環(huán)節(jié)細(xì)化檔案信息管理工作，不斷在工作實(shí)踐中優(yōu)化檔案收集、整理、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的網(wǎng)上流程。另一方面，設(shè)置檔案信息查閱、共享、移交等工作的管理制度，使檔案信息化管理工作有章可循。除此之外，要全面提升制度執(zhí)行的督管力度，切實(shí)將標(biāo)準(zhǔn)制度落實(shí)到位。讓企業(yè)在合法合規(guī)的框架下開展檔案管理信息化建設(shè)，以制度方式提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)

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