信息化時代高校財務電子檔案管理思考

郭浩新

2020年新年伊始，突如其來的新冠肺炎疫情爆發(fā)，隨即在不斷蔓延，危害極大。為支持疫情防控工作，各行各業(yè)人們的生產生活方式都發(fā)生了巨大變化，非接觸式網(wǎng)上辦公在當時急迫地情勢下得以迅速大范圍普及，或將成為后疫情時代的常態(tài)。電子化已經(jīng)從生活場景全方位進入人們的工作場景。同時，“大智移云物區(qū)”等新技術的不斷成熟和廣泛應用，越來越多的平臺和系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與融合將是未來發(fā)展的必然趨勢，隨之產生的巨大體量的電子數(shù)據(jù)檔案管理已經(jīng)提上發(fā)展規(guī)劃日程。本文結合高校信息化發(fā)展與財務業(yè)務電子化現(xiàn)狀，借鑒國內先進電子檔案管理經(jīng)驗，提出高校財務電子檔案管理建議。

高校信息化發(fā)展突飛猛進

國家持續(xù)重點支持高校信息化建設

自2013年我國信息化逐步發(fā)展，2019年教育信息化整體市場規(guī)模突破4300億元，2021年將突破5000億元。全國各級各類高校的信息化基礎設施建設和應用能力也在飛速發(fā)展，2012年國家投入了1779億元，2020年已直逼4000億元。

除教育部已經(jīng)制定并印發(fā)的《教育信息化“十三五”規(guī)劃》，《教育信息化2.0行動計劃》，教育信息化“十四五”規(guī)劃已經(jīng)啟動編制工作。

12月2日在深圳舉行的2020中國高校信息化主任論壇作為“中國高校CIO論壇”的分論壇探討了“校園信息化實踐2020“信息化十四五規(guī)劃”的重要話題。

信息技術的日趨成熟助力高校信息化發(fā)展

隨著網(wǎng)絡信息技術的高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、AI人工智能、云計算、區(qū)塊鏈、算法管理等新技術開始嶄露頭角，提升了高校信息化的科技含量，除了稅票電子化，截止到2020年12月，全國29個?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）財政電子票據(jù)改革已全面鋪開，覆蓋了非稅票據(jù)、醫(yī)療票據(jù)、捐贈票據(jù)等所有財政票據(jù)種類。技術的日趨成熟極大地推動了高校的信息化發(fā)展。

疫情時代的現(xiàn)實催生新興信息化需求

疫情時代，很多工作因防控要求無法正常開展，各行各業(yè)紛紛轉戰(zhàn)線上，高校教師也被迫開啟了直播，當起了“網(wǎng)紅”，線上教育如火如荼。全國有600多家互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療上線，各級政府領導都開啟了直播帶貨模式。當人群聚集網(wǎng)絡，對信息互通、軟件使用、管理服務效果、線上線下融合等都帶來了新的挑戰(zhàn)。

高校財務數(shù)據(jù)信息化現(xiàn)狀

教育部《2020年全國普通高等學校名單》顯示，截至2020年6月30日，全國共3005所高校，其中74%為公辦高校，共2231所?！?019年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示，截至2019年底，全國各類高等教育在學生總規(guī)模4002萬人，教職工256.67萬人。平均每所本科院校學生有上萬人，教職工上千人，?？圃盒Ｒ灿薪f名學生，教職工上百人。高校的財務業(yè)務貫穿日常運行的始終，業(yè)務規(guī)模絲毫不遜色上市公司或國企。

高校主要財務業(yè)務及管理平臺

高校核心財務業(yè)務主要概況為：

1.全面預算績效管理業(yè)務，主要分為校內業(yè)務和項目庫管理，綜合預算主要實現(xiàn)全校所有二級單位預算申報、審批、調整、撥款、執(zhí)行、分析等業(yè)務，項目庫管理則實現(xiàn)專項資金項目的上述全部環(huán)節(jié)的全過程預算管理。

2.圍繞全面預算展開的外圍業(yè)務，主要有：招標采購、資產管理、收費業(yè)務、報銷業(yè)務、薪資核算、稅務申報、財務共享、科研管理、合同管理、報表報送、開票業(yè)務、各類審計等大類業(yè)務。

為實現(xiàn)財務與人事、教務、學生、國資、科研、黨辦等各管理系統(tǒng)的融合與數(shù)據(jù)共享，根據(jù)學校的規(guī)模大小和特色，也不斷涌現(xiàn)出針對大體量業(yè)務的管理平臺，例如：網(wǎng)上審批、智能移動報銷、支付平臺、自助投遞、公務卡管理、智能憑證、財務信息通知、數(shù)據(jù)監(jiān)控稽核、RPA財務智能機器人。

2016年新的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案內容、效率等做出了明確及詳盡的規(guī)定。在實踐中，上述各種平臺的數(shù)據(jù)都是相關信息，也會產生查詢需求及數(shù)據(jù)價值，一般都會進行儲存管理，應當在財務電子檔案的廣義范圍內。

高校財務電子數(shù)據(jù)規(guī)模激增

2019年政府會計制度改革完成，執(zhí)行新的行政事業(yè)單位會計制度，對高校、醫(yī)院等事業(yè)單位的會計核算提出了財政預算與財務管理雙重目標要求，過去游離在核算之外的全面資產管理與成本核算將徹底成為歷史，高標準管理比企業(yè)會計核算更嚴格規(guī)范，計算統(tǒng)計數(shù)據(jù)更廣泛精細化。

據(jù)了解截止到2020年，財務信息化的頂尖高校清華大學的數(shù)據(jù)基本概況：50臺服務器，200臺以上計算機，80個應用程序，21個跨部門數(shù)據(jù)實現(xiàn)同步任務，78個財務系統(tǒng)間完成數(shù)據(jù)轉換任務，擁有2套防護墻，2個數(shù)據(jù)中心，1個微信平臺，1個辦公內網(wǎng)，4家銀行專線記錄年56萬條網(wǎng)銀支付，2套自動檢測程序，對接10個部門的13個業(yè)務系統(tǒng)，核算財務平臺對接54家單位，每年共產生79萬張憑證，716萬條會計分錄，18.9萬個項目，數(shù)據(jù)備份約8.4T/年。參考這些數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的電子檔案體量，高校隨著各種系統(tǒng)融合、數(shù)據(jù)共享、業(yè)務持續(xù)不斷增加，數(shù)據(jù)體量只會幾何倍數(shù)級與日俱增，甚至需要開發(fā)或購買云端儲存服務。

高校財務電子檔案管理普遍落后

在高校普遍存在的情況是，電子檔案管理普遍不被重視，現(xiàn)有從業(yè)人員、設備老化，思維陳舊，知識結構更新程度低。管理層對信息化建設多是被動支持，使用評價不高，不能有效深挖信息化管理效能，使得發(fā)展落后。

1.從整體宏觀來看，管理運行機制不暢。內部各機構仍存在各自為政、協(xié)調溝通難，信息融合共享度低等情況。一方面機構人員冗余，管理效率低，長期缺乏溝通交流導致整體規(guī)劃布局耗時長，全面推動溝通成本高，阻力大，時效性差。另一方面，信息化管理方式方法創(chuàng)新多呈現(xiàn)個體性，較多出現(xiàn)在基層一線，然而不同部門間孤島化使得這些創(chuàng)新僅僅是局部開花，碎片化。其他部門漠不關心，置身事外，甚至在領導層那里，極有可能是外行領導內行，容易被止步于萌芽狀態(tài)，難以形成推廣規(guī)模效應。管理的垂直化與信息的扁平化之間呈現(xiàn)出日益突出的矛盾。

2.在高校日常工作中，缺乏符合實踐管理要求的相關人才。精通信息化的專業(yè)人員多數(shù)不具備會計與檔案管理專業(yè)知識。而財務會計與檔案管理專業(yè)技術人員又不具備專業(yè)計算機信息技術知識與技能。同時，受專業(yè)、以及事業(yè)單位制度管理的要求限制，高校多重視招錄學術理論知識型教師人才，對于財務、信息化、檔案管理等行政服務技能型人才限制招錄，就連一線城市的原985、211類雙一流高校都難以招到及留住這種管理實踐性強的高層次人才，這就導致業(yè)務及實踐管理各方面水平不高。

3.缺乏專業(yè)人員的系統(tǒng)維護，高校財務電子數(shù)據(jù)安全事故易發(fā)。2017年被大眾熟知的勒索病毒成為近年來發(fā)展最快的網(wǎng)絡安全威脅之一，當年國內清北深大哈工大等眾多高校紛紛中招，一時間成為網(wǎng)絡熱搜。在后疫情時代，勒索病毒日趨成熟，已經(jīng)具備了愈發(fā)隱蔽、復雜的“進化”能力，“重裝上陣”瘋狂發(fā)展。然而甚至到了2020年，財政電子票改革全國推廣期間，仍然有高校的服務器居然沒有防火墻，裸露在外網(wǎng)，嚴重缺乏網(wǎng)絡安全管理能力。

高校財務電子檔案管理實施策略

針對高校財務電子數(shù)據(jù)信息的高速增長，而檔案管理仍停留在紙質會計檔案為主，電子檔案為輔，且各項審計檢查必須現(xiàn)場調閱資料，耗費大量人力物力，缺乏系統(tǒng)化，精細化等問題，應立足未來發(fā)展，借鑒國內外先進的管理實踐經(jīng)驗，著手規(guī)劃科學合理、實用強大的財務電子檔案管理。主要有以下幾個方面：

規(guī)劃先行，完善制度，促進管理

高校財務電子檔案的盛行因疫情的突發(fā)和蔓延從可預見的后天逼近為近在咫尺的明天，也是對現(xiàn)有高校財務及檔案管理模式的挑戰(zhàn)。應及早預判，造作布局謀劃，以免屆時捉襟見肘。

應提前規(guī)劃，明確高校財務電子檔案的范圍，管理標準，運行體制。針對紙質、電子檔案不同類型的特點，設計合適的業(yè)務運行流程，管理制度，以此來保障財務電子檔案管理的規(guī)范性、科學性。

應加大投入各項資源，從電子檔案管理人員的培養(yǎng)，新技術新技能的管理理念到實操環(huán)節(jié)都是應補足的短板；到基礎設施建設，例如高速掃描儀，紙質資料的影像化，虛擬化技術，存儲空間等，提高電子檔案管理的可行性。

以先進技術實現(xiàn)管理精細化

1.自動化檔案數(shù)據(jù)采集與加工

升級改造現(xiàn)有財務系統(tǒng)，對接統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)，集成一體式管理，在財務電子數(shù)據(jù)，包括憑證、電子發(fā)票、會計賬簿、報表等生成時已完成事前事中事后數(shù)據(jù)風險稽核，生成電子影像庫中，而紙質資料的數(shù)據(jù)采集則采用多臺高速掃描儀器，可實現(xiàn)每日萬余份的資料的數(shù)據(jù)采集工作，經(jīng)過加工生成版式文件，即電子簽章后可歸檔，生成具有完備索引的財務電子檔案庫。

2.先進技術提升電子數(shù)據(jù)存儲與應用

依托云計算的大數(shù)據(jù)應有，具有可擴展云存儲空間、虛擬化等技術，保障了電子檔案同紙質檔案一致的10年、30年或永久保存的保管要求，并可實現(xiàn)分級管理，超過一定年限則采用離線方式保存等。同時分布式處理、數(shù)據(jù)庫具備海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速流轉、多樣數(shù)據(jù)類型的處理能力能很好地實現(xiàn)電子檔案的類別權限管理、借閱、銷毀、重建、分析等應用。

結 語

信息化時代，高校在加速擁抱新技術以適應變化，財務電子檔案管理是應有環(huán)節(jié)，應從規(guī)劃、制度、技術等各方面共同努力實現(xiàn)。

（河南推拿職業(yè)學院）