縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理分類(lèi)模式探討

吳慧華

在縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)當(dāng)中，有很多重要的工作關(guān)乎到整個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，其中機(jī)構(gòu)檔案的管理工作就是其中非常重要的一項(xiàng)工作。隨著新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，婦幼醫(yī)院也隨之發(fā)生變化，不僅其規(guī)模開(kāi)始不斷擴(kuò)大，新加入了諸多婦幼醫(yī)療項(xiàng)目和相關(guān)設(shè)備，同時(shí)還會(huì)進(jìn)一步豐富醫(yī)院中檔案的主要內(nèi)容以及類(lèi)別，這對(duì)于縣級(jí)婦幼保健醫(yī)院檔案的管理分類(lèi)提出了更高的工作要求?；诖耍疚尼槍?duì)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理分類(lèi)模式進(jìn)行以下相關(guān)的分析和研究。

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理較為混亂

作為婦幼保健機(jī)構(gòu)保障體系建設(shè)中的關(guān)鍵組成部分，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理可以說(shuō)是推動(dòng)?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵，科學(xué)、高效地縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理是促使我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)快速前進(jìn)的保障。在縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的引導(dǎo)下，相關(guān)管理人員能夠?qū)ξ覈?guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)的整體體系構(gòu)建有一個(gè)充分了解，進(jìn)而為我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)提供更為充分的決策依據(jù)。

但是，通過(guò)對(duì)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析發(fā)現(xiàn)，很多縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作開(kāi)展的比較混亂，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，這不僅影響了檔案管理及使用效果，同時(shí)也阻礙了我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性

由于縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的開(kāi)展情況與其運(yùn)行有密切關(guān)系，所以在進(jìn)行縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的過(guò)程中，需要相關(guān)工作人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及能力，以此確?？h級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的科學(xué)高效。

但是，通過(guò)對(duì)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析發(fā)現(xiàn)，有很多縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理人員不具檔案管理意識(shí)，甚至存在臨時(shí)檔案管理人員。另外，檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，也沒(méi)有完善的管理工作開(kāi)展體系給予支撐，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展較為隨意，這就不利于我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定發(fā)展。

開(kāi)展縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案分類(lèi)管理應(yīng)注意的問(wèn)題

進(jìn)一步明確檔案分類(lèi)的目的

通過(guò)進(jìn)一步明確縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案分類(lèi)的目的，理清全員中各個(gè)門(mén)類(lèi)的檔案管理之間存在的關(guān)系，盡最大可能將所有的檔案收集齊全，保證檔案類(lèi)型的完整性；其次，要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的分類(lèi)，確保在查找時(shí)能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的被查找到。

在該種方式下，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理工作會(huì)更加規(guī)范，并且能夠使其利用率得到有效提升，促使其在推動(dòng)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)進(jìn)一步發(fā)展中充分發(fā)揮自身價(jià)值，為婦幼保健機(jī)構(gòu)其他工作的開(kāi)展提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

檔案分類(lèi)整體的思路

進(jìn)行縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案整體分類(lèi)的工作時(shí)，其工作思路主要為：在將醫(yī)院中的病歷檔案進(jìn)行單獨(dú)分類(lèi)后，要將其他剩余檔案全部劃分到綜合檔案管理室中，并要?jiǎng)?chuàng)建綜合性檔案管理庫(kù)房，相關(guān)工作人員及設(shè)施要齊全，以此確保綜合性檔案管理工作順利進(jìn)行；其次，對(duì)于被單獨(dú)劃分出來(lái)的病歷檔案而言，也應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)屬病歷檔案管理的庫(kù)房，并且要為其設(shè)置專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行管理。

明確檔案分類(lèi)管理的模式

關(guān)于縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理室所進(jìn)行管理的檔案，主要是指機(jī)構(gòu)在日常工作中所形成的各類(lèi)檔案，比如保健材料、各類(lèi)報(bào)表、各類(lèi)文件以及相關(guān)視頻、音頻等，都屬于縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理室所管理的檔案范疇。另外，對(duì)于這些檔案，任何科室及人員都不可以將其占為已有，應(yīng)該及時(shí)上交。

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理室在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理時(shí)，會(huì)根據(jù)檔案的性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，一般會(huì)劃分為以下幾類(lèi)：

1.文書(shū)檔案

關(guān)于文書(shū)類(lèi)檔案，主要是由以下四種組成：

（1）各級(jí)發(fā)來(lái)的一些相關(guān)文件材料。比如，我國(guó)針對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展情況，所下發(fā)的各類(lèi)工作指令、通知等；省級(jí)及以上政府針對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展情況，所下發(fā)的各類(lèi)工作指令、通知等；上級(jí)衛(wèi)生直觀部門(mén)針對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展情況，所提供的一些與其工作需求相關(guān)的文件材料等。

（2）縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在開(kāi)展日常工作的過(guò)程中，所形成的各類(lèi)文件檔案。比如，有本機(jī)構(gòu)所簽發(fā)的文件；機(jī)構(gòu)各部分工作過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)工作總結(jié)、報(bào)告等；再如，機(jī)構(gòu)為推動(dòng)自身發(fā)展所制定的規(guī)章制度等。

（3）會(huì)議文件材料。比如，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在參加或開(kāi)展各類(lèi)會(huì)議時(shí)所產(chǎn)生的文件等。

（4）機(jī)構(gòu)、人事材料。比如，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)人員調(diào)動(dòng)資料；機(jī)構(gòu)自身更名等相關(guān)材料等。

2.基建檔案

該類(lèi)檔案主要是指縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在進(jìn)行擴(kuò)建、采購(gòu)、租賃等工作時(shí)，所形成的各類(lèi)檔案。這些檔案的形式較為多樣，可能是圖紙、圖標(biāo)等，也可能是數(shù)據(jù)、音頻及視頻等。

主要?dú)w檔的范圍包括：項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、和一些可行性的研究文件；機(jī)構(gòu)施工以及竣工過(guò)程中所形成的文件；機(jī)構(gòu)各類(lèi)設(shè)備的管理文件；進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中形成的財(cái)務(wù)相關(guān)文件；機(jī)構(gòu)進(jìn)行購(gòu)置或租賃時(shí)所形成的相關(guān)文件。

3.會(huì)計(jì)檔案

該類(lèi)檔案主要是指，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在運(yùn)行的過(guò)程中，所產(chǎn)生的各類(lèi)會(huì)計(jì)類(lèi)文件和資料，比如會(huì)計(jì)憑證等。

主要?dú)w檔的范圍包括：會(huì)計(jì)的基本憑證；會(huì)計(jì)的賬簿；移交清冊(cè)等一切與財(cái)會(huì)相關(guān)的文件、資料。

4.機(jī)構(gòu)中已故的工作干部、職工的檔案

在縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行過(guò)程中，有一些工作人員在沒(méi)退休室離世，這些工作人員的人事檔案也需要交由縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理室進(jìn)行保管。

5.聲像檔案

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在正常運(yùn)行的過(guò)程中，除了會(huì)生成各類(lèi)數(shù)據(jù)檔案外，還可能形成一些就有利用價(jià)值的聲像檔案，這些聲像檔案也需要交由縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理室進(jìn)行管理。

主要?dú)w檔的范圍包括：機(jī)構(gòu)所參加會(huì)召開(kāi)各類(lèi)會(huì)議的聲像資料；上級(jí)黨政到機(jī)構(gòu)視察時(shí)所形成的聲像資料；醫(yī)院中領(lǐng)導(dǎo)在本院中所舉辦的一些重要工程的項(xiàng)目的口供、驗(yàn)收等聲像資料；機(jī)構(gòu)組織員工進(jìn)行培訓(xùn)所形成的聲像資料等。

6.專(zhuān)業(yè)檔案

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)在正常運(yùn)行的過(guò)程中，所形成的具有較高使用價(jià)值的檔案，并且這些檔案被整體保存管理，具有一定的專(zhuān)業(yè)性。具體如下：

（1）醫(yī)療教學(xué)檔案。比如那些新技術(shù)的培訓(xùn)資料，根據(jù)資料內(nèi)容能夠制定出相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容等。

（2）業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案?？h級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)為了進(jìn)一步提升自身的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)水平，以此確保自身的競(jìng)爭(zhēng)力有所提升，會(huì)組織內(nèi)部工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或外出學(xué)習(xí)，這個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的資料就被劃分為業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案。

（3）科研檔案。對(duì)于縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)而言，其也會(huì)進(jìn)行各項(xiàng)科研活動(dòng)，在這個(gè)過(guò)程中所形成的各類(lèi)檔案都被劃分為科研檔案。

7.病歷檔案

主要是病案科針對(duì)病歷檔案進(jìn)行全員的信息收集、整理、裝訂、編目，并且還要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析出臨床中的醫(yī)療數(shù)據(jù)，為醫(yī)療的一線工作提供查病歷、草考資料以及社會(huì)利用的相關(guān)服務(wù)工作。

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)日常工作中應(yīng)注意的要點(diǎn)

注重對(duì)于特殊檔案的開(kāi)發(fā)

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)的主要工作內(nèi)容為：解決全縣婦幼的健康問(wèn)題，并對(duì)其開(kāi)展有效地保健指導(dǎo)工作，確保全縣婦幼的生活質(zhì)量有所提升。在實(shí)際工作的過(guò)程中，在處于特殊階段時(shí)會(huì)有一些特殊檔案形成，這些特殊檔案會(huì)有專(zhuān)門(mén)的研究和使用的價(jià)值。比如為進(jìn)一步將中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革落實(shí)到位提供材料依據(jù)，以此有效地提升我國(guó)婦女及兒童的健康水平；或者是在縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)進(jìn)行女性宮頸癌、乳腺癌檢查的試點(diǎn)安排時(shí)，檢查的對(duì)象確定是35-59歲之間的女性，之后分時(shí)間段進(jìn)行檢查，之后通過(guò)這樣的試點(diǎn)工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，并一步步形成更具規(guī)范性、制度性以及長(zhǎng)效性的檢查工作機(jī)制，使得農(nóng)村婦女的健康問(wèn)題得到更加有效的保證。

除了上述所提及的問(wèn)題以外，在對(duì)特殊檔案的價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，還應(yīng)該注重計(jì)劃生育檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)相關(guān)檔案，以及資料行業(yè)的商業(yè)賄賂專(zhuān)項(xiàng)治理檔案等，以此確保我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)能夠更好發(fā)展。

注重檔案的收集工作

在對(duì)檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中，會(huì)有一些收集起來(lái)較為困難的檔案，針對(duì)這些檔案，相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合檔案的形成特性，制定相應(yīng)的收集方案，并要定期對(duì)其進(jìn)行收集，避免因未及時(shí)收集而出現(xiàn)檔案丟失等問(wèn)題。比如，一些工作周報(bào)，其收集就比較雜亂、困難，一旦沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行及時(shí)收集，就可能在下周工作周報(bào)生成時(shí)丟失。

通過(guò)定期對(duì)檔案進(jìn)行有效收集，不僅可以及時(shí)的將有價(jià)值的資料進(jìn)行收集歸檔，還可以有效的避免出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，為醫(yī)院檔案的完整性做出了貢獻(xiàn)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)進(jìn)行日常的工作中，檔案管理的分類(lèi)管理模式占據(jù)著重要的工作地位，科學(xué)運(yùn)作的檔案管理工作對(duì)于機(jī)構(gòu)整體的工作具有很大的幫助。保障檔案分類(lèi)類(lèi)別齊全，而且劃分的界限十分清楚，歸檔科學(xué)合理，確保在工作人員使用的時(shí)候也十分方便，可以有效提升婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案整體的使用效率，這些就能夠充分的體現(xiàn)出檔案分類(lèi)管理模式的價(jià)值，且利用效果也會(huì)十分顯著，希望相關(guān)的工作人員可以更加科學(xué)的為醫(yī)院進(jìn)行檔案管理，為縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)提供更好的服務(wù)。

（福建省南平市光澤縣婦幼保健院）