微探技工院校檔案信息化管理的有效途徑

仇宏毅

摘 要：信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要趨勢，目前技工院校招生對象和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，只有通過信息化管理才能提高實(shí)際的管理水平?；诖?，本文主要分析技工院校檔案信息化管理的價值，探索優(yōu)化管理的有效路徑，以提高檔案管理的實(shí)際水平，促進(jìn)教學(xué)檔案與學(xué)生檔案管理水平的全面提升。

關(guān)鍵詞：技工院校;檔案信息;信息化管理

提高信息化的建設(shè)水平可以促進(jìn)現(xiàn)代職業(yè)教育的快速發(fā)展，也是社會進(jìn)步的主要要求之一，進(jìn)入到新時代以來，隨著教育改革的全面進(jìn)行，只有不斷創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，提高實(shí)際的信息技術(shù)水平，優(yōu)化檔案管理的實(shí)際效果，才能夠促進(jìn)信息技術(shù)的利用與整合。

1 開展信息化的檔案管理工作的價值

首先，改革信息化檔案管理工作可以顯著提高教學(xué)檔案管理的效率，為師生提供更加完善的服務(wù)，促進(jìn)技工院校績效評估管理工作的提升。其次，檔案的信息化管理工作還有助于提高課時管理水平，促進(jìn)專業(yè)教師所教課程的科學(xué)編號，對應(yīng)每一個教師的專業(yè)編碼，安排專業(yè)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)的實(shí)時錄入，提供更加規(guī)范化的實(shí)際管理。最后，做好檔案的信息化管理工作，可以全面提高學(xué)生檔案管理的價值，促進(jìn)教學(xué)改革與優(yōu)化管理，為整個教務(wù)系統(tǒng)提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)，根據(jù)實(shí)際的學(xué)生需求確保資料的完整性，注重規(guī)范性建設(shè)，提高文獻(xiàn)資料查找的快速程度[1]。

2 健全信息化檔案管理工作的對策

2.1 完善信息化檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行信息化管理機(jī)制建設(shè)的過程當(dāng)中，要理順管理當(dāng)中存在的難點(diǎn)：一是要明確教學(xué)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類的范圍，細(xì)化到具體的責(zé)任人，避免在信息采集的過程當(dāng)中出現(xiàn)錯誤。二是要明確信息資料的真實(shí)性，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，對于數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的搜集與探討，在填寫數(shù)據(jù)報表的過程當(dāng)中本著嚴(yán)肅、認(rèn)真、仔細(xì)的原則，按照流程來進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，不得對數(shù)據(jù)進(jìn)行干預(yù)，確保填報數(shù)據(jù)的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。三是進(jìn)行數(shù)據(jù)采集之前，要對所有的管理人員進(jìn)行專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，組織工作人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)習(xí)與參觀，到一些重點(diǎn)高校進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時要對所有的數(shù)據(jù)填報工作盡可能熟悉之后才能夠?qū)嶋H上崗工作。要進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)工作團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化，對于一些年紀(jì)較大、學(xué)習(xí)能力較差的檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，并通過柔性化的管理方式，提高其主動學(xué)習(xí)的積極性，并通過傳幫帶制度，方便管理人員進(jìn)行橫向的交流與學(xué)習(xí)。

2.2 建設(shè)集成管理系統(tǒng)

首先，在檔案管理的過程當(dāng)中，技工院校要通過集成化的管理提高實(shí)際的檔案信息管理效果。既要發(fā)揮整合機(jī)制，促進(jìn)不同工作部門之間的融合，也要提高實(shí)際的資源調(diào)動與管理效果，實(shí)現(xiàn)各個部門之間協(xié)作能力的提高，從而全面促進(jìn)檔案信息工作效率的提升。

其次，在檔案管理的過程當(dāng)中，技工院校結(jié)合自己的實(shí)際資源調(diào)動情況以及建設(shè)條件，促進(jìn)集成化信息管理模式的建成。例如，對于崗位實(shí)訓(xùn)建設(shè)基地的檔案管理，就要采用靈活化的管理方式，避免單純注重管理的績效，而是要將檔案管理工作的數(shù)據(jù)分析結(jié)果利用起來，為學(xué)生的崗位實(shí)習(xí)和實(shí)際的技能操作結(jié)合在一起，為學(xué)生提供更多的指導(dǎo)。

最后，在實(shí)際建設(shè)的過程當(dāng)中，要針對原有的一些問題進(jìn)行構(gòu)思與解決，例如在操作系統(tǒng)簡化的過程當(dāng)中，可以通過智能化操作技術(shù)對于一些復(fù)雜的流程進(jìn)行簡化;在資料進(jìn)行共享建設(shè)的過程當(dāng)中，可以通過遠(yuǎn)程信息技術(shù)、移動通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，對于資料進(jìn)行共建與共享，還可以通過云計(jì)算技術(shù)對于資料進(jìn)行全面的整合，方便不同的教師和學(xué)生在不同的地點(diǎn)登錄自己的學(xué)生賬號來進(jìn)行檔案信息的查找。在系統(tǒng)不兼容問題解決的過程當(dāng)中，可以通過同一套操作規(guī)范與模板來對兼容的問題進(jìn)行解決，再對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚?，從而促進(jìn)改進(jìn)工作的深化，進(jìn)行整個信息化的建設(shè)要符合學(xué)校的辦學(xué)要求以及辦學(xué)理念，使得教學(xué)的結(jié)構(gòu)可以得到優(yōu)化升級。

2.3 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

教學(xué)檔案管理最大的特點(diǎn)就是涉及的門類眾多，細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)比較繁瑣，信息體量也比較大，只有進(jìn)行分門別類的管理工作，提高對于信息處理的實(shí)際速度，才能夠在短時間內(nèi)進(jìn)行高效的信息化建設(shè)。

一方面，技工學(xué)?？梢砸爰脊ぬ幚碥浖?，尤其是信息化檔案管理軟件，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際優(yōu)點(diǎn)，取代傳統(tǒng)的人工檔案管理的辦法。該軟件可以從外部購得，盡量選擇信譽(yù)好、規(guī)模大、實(shí)力強(qiáng)的合作單位與對象，并做好軟件的安裝培訓(xùn)工作，避免工作人員不會使用，造成信息化檔案管理軟件的閑置，也要做好軟件的更新與運(yùn)營管理工作，及時與軟件的供應(yīng)商獲得聯(lián)系，避免軟件落后過時，無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求，造成工作人員的工作效率受到影響。

另一方面，技工院?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，在原有的檔案管理軟件當(dāng)中，通過電子數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化的各種材料，方便檔案管理工作的調(diào)閱工作，實(shí)現(xiàn)一體化的信息處理。

除此之外，檔案信息人員還可以通過移動通信技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫建成的過程當(dāng)中，對于信息進(jìn)行逐項(xiàng)審核。技工院校要加強(qiáng)對于檔案管理工作的監(jiān)督，制定完善細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，每一項(xiàng)教學(xué)工作都要對應(yīng)一個相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，提高實(shí)際檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.4 完善檔案信息分類

1）優(yōu)化信息分類流程。技工院校要對檔案的信息化流程進(jìn)行分類，處理好教學(xué)檔案管理工作，針對技工院校的實(shí)際需求，面向師生的實(shí)際發(fā)展，制定更加完善的檔案信息化管理評估標(biāo)準(zhǔn)。例如在課時管理方面，可以根據(jù)專業(yè)教師的不同編號制定相應(yīng)的學(xué)號編制系統(tǒng)，給予每一位任課教師一個專業(yè)化的編碼，方便具體的負(fù)責(zé)人運(yùn)用計(jì)算機(jī)的相關(guān)程序管理技術(shù)，對于教學(xué)工作當(dāng)中的一些信息進(jìn)行及時的記錄、收集并納入到后續(xù)的規(guī)范化管理流程當(dāng)中。

2）優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作。在學(xué)生檔案管理過程當(dāng)中，技工院校要通過學(xué)生的管理和調(diào)閱制度的創(chuàng)建，開展真實(shí)、高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。尤其是要適應(yīng)技工學(xué)校的發(fā)展特點(diǎn)，例如超過60%的技工院校學(xué)生可能會在外進(jìn)行實(shí)習(xí)，大部分的時間學(xué)生都在企業(yè)和工廠當(dāng)中參加相關(guān)的工作實(shí)踐，這部分學(xué)生的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)檔案就要進(jìn)行分門別類的管理。學(xué)校可以通過在線的檔案管理技術(shù)，為每一個學(xué)生創(chuàng)建一個檔案管理的賬號，方便學(xué)生不在校期間上傳自己的學(xué)習(xí)信息以及實(shí)習(xí)當(dāng)中的表現(xiàn)。這樣的方法可以大大降低采集管理工作的難度，提高數(shù)據(jù)收集的全面性。

3）提高資料錄入的完整性。大部分技工院校的日常檔案信息管理都具有較高的標(biāo)準(zhǔn)，需要同時處理大范圍的信息，工作人員不得不閱讀大量的文獻(xiàn)資料進(jìn)行管理和審核，在未來自動化管理的過程當(dāng)中，信息管理人員可以建立相關(guān)的評估報告標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合院校的實(shí)際情況，確立一個合理的打分標(biāo)準(zhǔn)，再按照資料查找的實(shí)際結(jié)果，提高信息錄入的完整性，對于一些需要標(biāo)簽、資料盒的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的要求，方便后續(xù)的評估工作順利進(jìn)行[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，技工院校檔案信息化管理水平的提高，離不開辦公軟件系統(tǒng)的優(yōu)化以及自動化技術(shù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。從本文的分析可知，研究技工院校檔案管理信息化的有效途徑，有利于我們從發(fā)展的角度看待目前學(xué)校檔案集成化管理的進(jìn)步。因而我們要加強(qiáng)系統(tǒng)性研究，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)程序，提高實(shí)際的信息化管理水平，為后續(xù)的檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策[J].黑河學(xué)刊，2019（06）：171-172.

[2]趙東龍.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（05）：47-49.