高職院校檔案信息化管理的對(duì)策

張阿敏

（楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西楊凌 712100）

高職院校內(nèi)部檔案信息是高職建設(shè)及發(fā)展的關(guān)鍵性資源，亦是高職院校教育規(guī)律整理歸納、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定等工作實(shí)施的主要依據(jù)。如今，高職院校飛速發(fā)展以及改革的不斷推進(jìn)，檔案信息在科學(xué)研究、教育活動(dòng)及管理工作中發(fā)揮的作用越發(fā)顯著。電子信息化以及辦公自動(dòng)化的引進(jìn)，推動(dòng)著檔案信息化管理的建設(shè)步伐，傳統(tǒng)檔案管理體系顯然已經(jīng)無法順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息化建設(shè)訴求。因此，在實(shí)際管理當(dāng)中，相關(guān)工作者需融合高職院?，F(xiàn)狀，借助信息化技術(shù)手段與現(xiàn)代化管理形式，促進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理及建設(shè)水準(zhǔn)提高。

一、高職院校檔案信息化管理必要性

（一）有助于提升檔案信息嚴(yán)密性

以前檔案信息保存通常以紙質(zhì)形式為主，但是伴隨時(shí)間推移，漸漸呈現(xiàn)出紙質(zhì)頁面泛黃現(xiàn)象，致使檔案信息字跡模糊，從而造成多數(shù)珍貴檔案信息難以得到良好儲(chǔ)存，甚至?xí)l(fā)生檔案文件丟失的問題，對(duì)檔案管理工作水準(zhǔn)與質(zhì)量提升帶來反向影響。究其原因，檔案管理工作具有繁瑣的特點(diǎn)，難以迅速核對(duì)，然而借助信息技術(shù)手段，可使檔案管理者在實(shí)施檔案管理工作時(shí)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，不但便于管理者查找檔案信息，而且還可快速調(diào)取檔案信息，利用密碼設(shè)置加強(qiáng)檔案信息安全性和保密性，若想調(diào)取相應(yīng)檔案信息必須輸入正確密碼，否則無法得到所需檔案信息，此種方式不但可切實(shí)提升高職檔案信息嚴(yán)密性，也能有效規(guī)避檔案信息被盜取和篡改的現(xiàn)象發(fā)生，[1]同時(shí)，高職檔案管理者在開展檔案管理工作時(shí)更為輕松。

（二）有助于檔案信息檢索與儲(chǔ)存

一般情況下，在開展檔案管理工作時(shí)，往往需要針對(duì)檔案內(nèi)容展開信息分類，便于使用者查找和檢索。因此，高職院校與檔案管理者必須明確學(xué)校內(nèi)部檔案信息內(nèi)容、檔案種類與檔案總量，然后借助信息技術(shù)展開檔案內(nèi)容檢索，其根本目的在于便于進(jìn)行檔案信息查找及儲(chǔ)存。而在具體進(jìn)行檔案內(nèi)容檢索過程中，使用者僅需輸入關(guān)鍵詞和時(shí)間便可迅速查詢檔案內(nèi)容，與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)可有效解決儲(chǔ)存不足等問題，切實(shí)縮小檔案信息內(nèi)存，把檔案文件進(jìn)行壓縮，并存于相應(yīng)文檔當(dāng)中，從而自動(dòng)儲(chǔ)存檔案信息，此過程快速有效且可以節(jié)約大量時(shí)間，改善檔案管理工作質(zhì)效。另外，利用信息技術(shù)還可通過二維碼儲(chǔ)存檔案信息，便于使用者檢索檔案內(nèi)容。

（三）有助于加快檔案信息的傳播

在高職院校內(nèi)部檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)，在一定限度上可加快檔案信息的傳播。以三億字文檔為例，若以紙質(zhì)檔案保存，則需通過車輛搬運(yùn)這些文檔資料，而利用信息技術(shù)則可將其存為電子檔案，僅需通過網(wǎng)絡(luò)或者U 盤等工具便可進(jìn)行檔案信息的傳播和應(yīng)用，兩者差距十分明顯，并且后者可以切實(shí)提高檔案信息安全性及傳播速度。在高職學(xué)校中，各部門與教職工均會(huì)時(shí)常應(yīng)用檔案信息，如學(xué)生群體畢業(yè)證書發(fā)放、學(xué)生檔案查詢調(diào)取等，若運(yùn)用紙質(zhì)檔案，只能通過逐一查找與郵寄等形式，但此種檔案應(yīng)用方式較易發(fā)生檔案文件丟失問題，從而對(duì)檔案管理帶來嚴(yán)重影響。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施脫離信息化要求

高職院校教改不斷深化與發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理的信息化建設(shè)已在逐步推進(jìn)，然而在具體建設(shè)及發(fā)展過程中，普遍運(yùn)用打印機(jī)與計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，針對(duì)以往檔案實(shí)施目錄編制等基礎(chǔ)工作，高職檔案管理尚處在信息化建設(shè)發(fā)展初期。部分高職院校盡管已經(jīng)購置先進(jìn)性設(shè)施設(shè)備，檔案信息化管理正在漸漸推進(jìn)，但欠缺校內(nèi)校外聯(lián)動(dòng)發(fā)展，導(dǎo)致其檔案信息化管理發(fā)展水平偏低。基于整體視角而言，高職院校在檔案管理和信息化管理尚存有一定差距，且檔案服務(wù)功能亟需深度開發(fā)，檔案信息共享也有待進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案信息化建設(shè)以及利用程度偏低

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的更新?lián)Q代，促使高職院校正面臨檔案信息化建設(shè)及發(fā)展的新挑戰(zhàn)。但在此環(huán)境下，高職檔案信息化建設(shè)及利用程度存在部分問題。首先，高職院校在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)層面尚未完善，信息化技術(shù)利用程度偏低，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)采集、信息整合與分析帶來不利影響。在進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的錄入時(shí)，欠缺信息內(nèi)容詳細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?duì)，對(duì)后期信息數(shù)據(jù)的修改缺少完整記錄，給檔案信息利用質(zhì)量和效率帶來影響。其次，高職院校在檔案網(wǎng)站建設(shè)層面忽略有關(guān)網(wǎng)站和系統(tǒng)的建設(shè)工作，盡管部分學(xué)校已經(jīng)開發(fā)、建立有關(guān)網(wǎng)站和系統(tǒng)，但也局限在網(wǎng)頁制作與校園內(nèi)網(wǎng)層面，缺乏豐富的檔案資源，欠缺校內(nèi)校外的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)。

（三）檔案信息化管理者綜合素養(yǎng)待提升

伴隨高職院校教改工作的深化，學(xué)校內(nèi)部檔案信息化發(fā)展和建設(shè)過程中需以專業(yè)人才為根本保障和支撐。在新時(shí)代環(huán)境下，高職院校檔案信息化管理和建設(shè)的專業(yè)人才必須擁有夯實(shí)的管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練把握信息化管理所有流程與具體手段，同時(shí)還可嫻熟應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備與信息技術(shù)手段，明確實(shí)踐操作程序。[2]但是，就如今高職院校內(nèi)部檔案信息化管理及建設(shè)人才團(tuán)隊(duì)實(shí)際狀況而言，與高職信息化檔案建設(shè)尚存在較大差距，學(xué)校內(nèi)專業(yè)技術(shù)人才短缺，檔案信息化管理者綜合素養(yǎng)亟待提高。另外，高職檔案信息管理者對(duì)于先進(jìn)設(shè)備設(shè)施及技術(shù)手段利用程度需進(jìn)一步加強(qiáng)。這些問題的存在，給高職院校整個(gè)檔案信息管理質(zhì)量、效率均帶來了不利影響。

三、高職院校檔案信息化管理的對(duì)策

（一）完善檔案信息化設(shè)施建設(shè)

若想有效開展檔案信息化管理，需以基礎(chǔ)設(shè)施完善建設(shè)為基準(zhǔn)，針對(duì)現(xiàn)階段高職院校在檔案管理工作的薄弱之處，優(yōu)化檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施，并在實(shí)施管理工作時(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)投入力度，借助此種方式為檔案信息化管理提供必要支撐，同時(shí)基于硬件及軟件兩個(gè)層面協(xié)同展開檔案信息化管理設(shè)施的完善建設(shè)。首先，基于硬件層面，應(yīng)采購打印機(jī)和激光掃描儀等信息化檔案管理必備的輸出性設(shè)備設(shè)施，以此來落實(shí)檔案管理信息化。[3]其次，基于軟件層面，應(yīng)構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理趨于信息化發(fā)展，同時(shí)還應(yīng)搭建專業(yè)且完善的局域網(wǎng)，亦或構(gòu)建專業(yè)化檔案管理平臺(tái)，利用軟件設(shè)施設(shè)備建設(shè)有效加快檔案管理信息化進(jìn)度。在高職院校實(shí)施檔案管理信息化工作，還應(yīng)構(gòu)建配套的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫和紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行充分對(duì)接。數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有文檔均可對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存位置。唯有構(gòu)建科學(xué)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，才可確保檔案檢索的有效性及快捷性。

（二）構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系

應(yīng)注重構(gòu)建完善且科學(xué)的高職院校檔案管理信息化管理體系，充分掌握檔案管理工作制度與工作手段，把規(guī)范化建設(shè)視作根本目標(biāo)，切實(shí)統(tǒng)一電子文件與信息傳播模式，保證校園網(wǎng)絡(luò)與有關(guān)檔案信息系統(tǒng)高效銜接、聯(lián)動(dòng)。另外，還應(yīng)構(gòu)建信息安全防護(hù)與信息應(yīng)用制度體系，為檔案管理信息化建設(shè)提供安全保障，在信息資源開發(fā)過程必須高度重視隱私權(quán)保護(hù)，規(guī)避重要檔案內(nèi)容泄露問題出現(xiàn)，積極建設(shè)科學(xué)的檔案管理形式與體系，有效落實(shí)檔案信息共享。

（三）提升檔案管理者綜合素養(yǎng)

針對(duì)檔案管理者綜合素養(yǎng)較低的問題，應(yīng)采取多元化方法提高檔案管理者綜合素養(yǎng)，從而滿足高職院校檔案管理信息化發(fā)展要求。一方面，提升檔案管理者專業(yè)化培訓(xùn)、教育力度。比如，學(xué)?？山柚ㄆ诮M織校園主題講座，或者面向教職工群體展開定期入職教育和培訓(xùn)，以此提升高職院校內(nèi)部檔案管理者專業(yè)技術(shù)水平。另一方面，學(xué)?？烧袖浾莆招畔⒓夹g(shù)，且具有檔案管理能力的人才從事該項(xiàng)工作?，F(xiàn)階段，高職院校檔案及文件管理工作均隸屬文職崗位，因此，在文職工作者招錄過程中，應(yīng)招錄專注于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)領(lǐng)域的人才。除此之外，學(xué)?？砂崖毠n案信息管理水平視作其工作評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)，同時(shí)針對(duì)職工所具有的信息技術(shù)水平和實(shí)踐應(yīng)用能力實(shí)施薪酬待遇調(diào)節(jié)，以此激發(fā)檔案管理者工作自覺性及積極性，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量與管理水平。

信息技術(shù)迅速發(fā)展，可切實(shí)推動(dòng)社會(huì)各領(lǐng)域轉(zhuǎn)型升級(jí)，在高職院校中及時(shí)引進(jìn)信息技術(shù)有助于推動(dòng)檔案管理趨于信息化方向發(fā)展。高職院校內(nèi)部檔案信息作為學(xué)校運(yùn)行的基礎(chǔ)資源信息，在具體建設(shè)及發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)注重檔案管理信息化重要價(jià)值，基于目前發(fā)展現(xiàn)狀，制定信息化管理對(duì)策，促進(jìn)高職院校內(nèi)部檔案管理信息化發(fā)展。