簡(jiǎn)論醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的方法和技巧

摘要：近年來，伴隨著我國(guó)社會(huì)的全面發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域都在積極的進(jìn)行改革，醫(yī)療制度改革也在如火如荼的進(jìn)行著，社會(huì)醫(yī)療保障力度持續(xù)提升增加了人們的幸福感，同時(shí)也提升了人們的生活品質(zhì)。在具體的實(shí)踐中，尤其要重視醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理工作，只有提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理效率，保證其管理質(zhì)量，才能夠促進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)的更好發(fā)展，更好地造福民生。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，圍繞醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的方法與技巧提出了相關(guān)的建議，以便于為行業(yè)相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險(xiǎn);檔案管理;方法技巧

1 前言

伴隨著醫(yī)療保險(xiǎn)制度越來越完善，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)量規(guī)模也越來越大，與此同時(shí)，檔案管理水平也在不斷提升。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理需要，只有與時(shí)俱進(jìn)地融入現(xiàn)代化管理手段，才能夠切實(shí)保障醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理質(zhì)量。當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理情況不容樂觀，存在著諸多弊端，只有在實(shí)踐的過程當(dāng)中不斷采取先進(jìn)的管理方法和管理策略，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的完善與優(yōu)化，凸顯醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的重要作用。

2 醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展，但是相關(guān)的檔案管理工作卻沒有能夠得到足夠的重視。目前我國(guó)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了全民參保，因此醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)量規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，醫(yī)療檔案管理工作作為醫(yī)療保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中的一項(xiàng)前提性、基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)療保險(xiǎn)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，同時(shí)也是我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)部門服務(wù)水平的直接體現(xiàn)，關(guān)乎廣大人民群眾的實(shí)際利益。業(yè)務(wù)檔案作為政府部門寶貴的原始資產(chǎn)，是對(duì)行政績(jī)效的準(zhǔn)確記載，各單位都有檔案部門，涉及到業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的檔案都是由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行分類和編目并儲(chǔ)存，使其最終成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開展決策的重要依據(jù)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資料記錄并真實(shí)反映了參保人員包括家庭情況、工作收入、健康情況等在內(nèi)的全面信息，對(duì)檔案記載的各種信息內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，并加以分析利用有利于為參保人員提供更有針對(duì)性的服務(wù)策略，并提高參保人員的滿意度，有利于相關(guān)的管理決策者制定更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略決策[1]。由于檔案數(shù)量龐大、管理流程繁多，所以檔案管理人員面臨著較大的工作挑戰(zhàn)，由于領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏重視，在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理方面缺乏時(shí)間、人力以及資金投入，導(dǎo)致現(xiàn)階段的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理還存在著諸多的問題。因此，醫(yī)院的醫(yī)療保險(xiǎn)部門常常因?yàn)槿肆唾Y金不足，而導(dǎo)致管理工作的開展陷入混亂。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是相關(guān)辦理機(jī)構(gòu)在辦理工作當(dāng)中形成的各種紙質(zhì)文字、圖表以及電子數(shù)據(jù)等材料，它是具有保存價(jià)值的醫(yī)療保險(xiǎn)原始記錄，是參保單位和個(gè)人以及醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在醫(yī)療保險(xiǎn)工作當(dāng)中會(huì)使用到的原始數(shù)據(jù)，是對(duì)整個(gè)醫(yī)療保險(xiǎn)工作的歷史反映以及真實(shí)流程記錄，對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)待遇支付以及計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入工作產(chǎn)生著重要影響[2]。由此可見，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)于整個(gè)醫(yī)療保險(xiǎn)管理系統(tǒng)的重要作用。我國(guó)相關(guān)的保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定中指出，必須要保證檔案材料的完整性以及安全性，不能夠進(jìn)行人為偽造或者篡改，而保險(xiǎn)類檔案的保管又可分為定期保管和永久保管，總之，都必須依據(jù)相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，因此相關(guān)人員必須要認(rèn)識(shí)到醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重要性，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的科學(xué)管理水平以及服務(wù)工作的能力，推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作朝向更加科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的現(xiàn)代化方向發(fā)展，為本單位以及社會(huì)提供更多具有利用價(jià)值的檔案信息資源。

3 現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作存在的主要問題

從現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作開展的實(shí)際情況來看，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏足夠重視

當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作整體水平低下，一個(gè)很重要的原因是相關(guān)人員重視程度不高。由于對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性缺乏全面的認(rèn)識(shí)，所以導(dǎo)致相關(guān)工作人員并沒有重視其檔案管理工作，工作態(tài)度消極懈怠，在數(shù)據(jù)記錄收集及整理方面很容易造成疏忽和錯(cuò)誤，影響到各項(xiàng)醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的正常開展。有一部分醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員不僅意識(shí)比較淡薄，專業(yè)理論素養(yǎng)和技術(shù)能力也比較低下，這就導(dǎo)致醫(yī)療檔案管理工作步入困境，既缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，又缺乏專業(yè)管理人員的支持[3]。

3.2 管理制度不完善

從當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作開展的整體情況來看，由于沒有制定健全的管理制度，所以導(dǎo)致管理工作的開展缺乏規(guī)范性，很大程度上影響到了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。目前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)管理工作并沒有科學(xué)的劃分相關(guān)人員的責(zé)任以及具體權(quán)限，沒有對(duì)工作人員職能范圍進(jìn)行明確劃分，這導(dǎo)致內(nèi)部管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)極其不合理，人員配置效率低下，工作量繁重，冗雜的問題非常突出，這使得醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的正常開展受到了極其不利的影響。除此以外，由于缺乏完善的管理制度，使得一些工作細(xì)節(jié)沒能夠得到有效規(guī)范，在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的儲(chǔ)存管理過程中，工作人員缺乏保密意識(shí)，導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)丟失，釀成嚴(yán)重的后果，給相關(guān)醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開展造成嚴(yán)重影響[4]。

3.3 管理手段落后，信息化水平低下

管理手段單一落后，信息化水平低下是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作存在的一個(gè)主要問題。由于缺乏資金投入，沒有為醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作配備足夠的、先進(jìn)的設(shè)備，導(dǎo)致工作效率低下。而信息化建設(shè)水平低下，導(dǎo)致醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理依然沿用過去的落后工作模式，無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，甚至使得醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)處于停滯狀態(tài)。由于缺乏高效的信息手段來輔助檔案管理工作的開展，導(dǎo)致醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理過程中各種問題頻發(fā)，極大的影響了工作開展的質(zhì)量以及效率[5]。由于檔案信息化水平較低，領(lǐng)導(dǎo)不能夠及時(shí)有效的利用檔案，從而難以為準(zhǔn)確決策提供依據(jù)。同時(shí)檔案管理依賴于人工，一方面容易造成管理工作中出現(xiàn)各種差錯(cuò)，另一方面則影響了群眾服務(wù)的高效性。

4 提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平的方法技巧

4.1 高度重視醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作

為了從根本上提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作水平，就務(wù)必要增強(qiáng)對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作的重視。醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，爭(zhēng)取在這方面投入更多精力、人力以及資金。醫(yī)療保險(xiǎn)管理工作人員必須對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的重要作用有正確認(rèn)識(shí)，只有從思想上認(rèn)識(shí)到醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，才可能在日常工作當(dāng)中按部就班的完成相關(guān)的任務(wù)，減少因懈怠敷衍而帶來的各種后果和問題?；诋?dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際狀況，強(qiáng)化管理，使醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的內(nèi)容和形式進(jìn)一步規(guī)范化[6]。醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化員工的技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與實(shí)踐能力，使他們能夠處理好檔案管理工作中遇到的各類問題，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，獲得參保人員的信任，同時(shí)也使整個(gè)檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)更加順利。除此之外，還應(yīng)當(dāng)借助有效的宣傳手段以及教育手段增進(jìn)人們對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2 建立健全醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度

要想促進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度的開展，就必須建立健全的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度，健全的制度是保證行為規(guī)范的重要前提。建立完善的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，才能夠使相關(guān)的管理人員在開展管理工作的過程中能夠以高度的責(zé)任心去保證工作開展的有效性。現(xiàn)階段從我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)管理制度制定的實(shí)際情況來看，許多醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的管理制度都不完善，很多細(xì)則沒有進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)管理制度常常流于形式，并沒有在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作開展的實(shí)際過程中得到落實(shí)[7]。所以要想保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作更加有序的進(jìn)行，就必須構(gòu)建完善的管理制度，根據(jù)不同的崗位需求設(shè)置崗位的責(zé)任內(nèi)容，要明確權(quán)責(zé)劃分，建立完善的責(zé)任制度，每一個(gè)崗位都要有專門的負(fù)責(zé)人，這樣才能夠保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的成效。在檔案管理制度中，應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，關(guān)于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案儲(chǔ)存保管的制度。要注意保證資料的完善性、規(guī)范性以及保密性，不能向無關(guān)的人員透露。在保管過程中為了方便查找，需要對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行登記以及編號(hào)，由專人進(jìn)行保管，保存過程中還要注意做好防蟲防潮措施，除此以外，機(jī)密文件必須做好保密處理，未經(jīng)上級(jí)允許，不能夠擅自打開。第二，檔案外借或者是查閱都必須經(jīng)過有關(guān)部門的同意，按照相關(guān)流程履行外借手續(xù)以及歸還手續(xù)，如果在這個(gè)過程當(dāng)中發(fā)生檔案遺失，那么相關(guān)責(zé)任人必須承擔(dān)責(zé)任;第三，投訴以及處理制度。這一制度主要是針對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案在登記以及儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)的處理辦法，在管理工作開展過程中，如果發(fā)現(xiàn)紕漏和錯(cuò)誤或者已經(jīng)導(dǎo)致了相關(guān)事故的產(chǎn)生那么要及時(shí)的進(jìn)行上報(bào)，采取補(bǔ)救措施。發(fā)生差錯(cuò)和事故需要進(jìn)行及時(shí)登記，對(duì)處理結(jié)果也要做好記錄[8]。

4.3 加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)

如今各行業(yè)的發(fā)展幾乎都離不開信息技術(shù)的推動(dòng)，信息技術(shù)的融入給各行業(yè)帶來了嶄新的發(fā)展面貌，尤其是在各種管理活動(dòng)中的應(yīng)用，大大提高了管理效率和管理水平。當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理整體來看，信息化水平還比較低，因此務(wù)必要強(qiáng)化信息化建設(shè)，科學(xué)應(yīng)用各種現(xiàn)代化先進(jìn)的技術(shù)手段，以保證相關(guān)管理人員職能的順利履行以及管理效果的達(dá)成，同時(shí)有利于拓展多元化的管理渠道和管理范圍。要建立基于醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)的信息管理系統(tǒng)，相比于傳統(tǒng)的管理模式來說，實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠大大提高信息查詢和利用的效率，方便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，同時(shí)也為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。在傳統(tǒng)的員工管理模式下，檔案的收集保存利用有著巨大的工作量，管理效率也非常低下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，能夠融入現(xiàn)代化科技成果和管理理念，滿足信息社會(huì)對(duì)于醫(yī)療檔案管理工作的新要求。打造檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案，能夠通過計(jì)算機(jī)快速的對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，并且信息化管理方式杜絕了人工管理過程中可能出現(xiàn)的紙質(zhì)檔案遺失、檔案受潮等問題，保證了檔案的安全性，也使得檔案管理工作人員能夠從繁重的手工勞動(dòng)當(dāng)中解脫出來，提高工作效率的同時(shí)也大大保障了工作質(zhì)量。

5 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的開展對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行有著直接的影響，所以在當(dāng)前醫(yī)療制度改革的背景下以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的環(huán)境下，需要對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行完善和解決，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，提升其綜合素質(zhì)能力。還應(yīng)構(gòu)建起完善的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理體系，規(guī)范各項(xiàng)管理工作的內(nèi)容以及規(guī)則，使醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作開展有據(jù)可依。此外，還需大力推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，使其朝著智能化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 時(shí)靜.淺析提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平和服務(wù)能力的具體策略[J].管理觀察，2019（34）.

[2] 高陽.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在新形勢(shì)下的強(qiáng)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）.

[3] 董啟華.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在新形勢(shì)下的強(qiáng)化策略[J].科技展望，2020（21）.

[4] 李冬.淺析醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].讀天下，2018（22）.

[5] 高國(guó)湘.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平和服務(wù)能力提升策略[J].黑龍江檔案，2020（05）.

[6] 馮麗.增強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的探討[J].蘭臺(tái)世界，2019（S2）.

[7] 李莉.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在新形勢(shì)下的強(qiáng)化策略[J].中外企業(yè)家，2020（17）.

[8] 鄭德利.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在新形勢(shì)下的強(qiáng)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）.