淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

張迪

摘要：檔案是歷史真實的記錄，傳統(tǒng)檔案的記錄載體主要是紙質(zhì)，在科學技術不斷發(fā)展下，檔案保存的方式也從單一的紙質(zhì)保存，轉(zhuǎn)變成自動化和電子化的保存方式，在形成紙質(zhì)檔案和電子檔案的同時管理過程中，將其兩種管理模式進行長期的共存。因為紙質(zhì)檔案和電子檔案的各自優(yōu)勢，管理方式的不同，還需做好管理利用的工作。本文主要從作者實際工作經(jīng)驗入手，簡要的分析紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理工作的融合，希望對有關從業(yè)人員帶來幫助。

關鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;管理

前言：電子檔案因為自身的便捷性，成為社會發(fā)展過程必然的趨勢，所以還需按照兩種檔案優(yōu)勢進行合理使用，使得檔案管理的合理、兼容，實現(xiàn)共同的發(fā)展。下面就對其進行探討。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點分析

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點

1.1.1電子檔案的優(yōu)點

電子檔案管理越來越受到歡迎，除了順應時代發(fā)展之外，其自身也存在許多優(yōu)勢：第一，電子檔案能夠利用多媒體的形式，將檔案的圖片、聲音等形象地展現(xiàn)出來，也更方便搜索和查詢所需內(nèi)容。第二，電子檔案所需要的空間較小，但卻能夠存儲大量的信息。第三，電子檔案可以隨時歸檔。隨時歸檔的好處是可以避免檔案的丟失和破壞。

1.1.2電子檔案的缺點

電子檔案雖然能夠存儲大量的信息，但是存儲信息的載體卻存在不穩(wěn)定性，如果在存放過程中，受到外界環(huán)境影響而導致載體損壞，那么檔案信息將一并損毀。此外，電子檔案的安全性不如紙質(zhì)檔案，如果計算機遭到病毒或者黑客入侵，可能會出現(xiàn)檔案信息被修改或者刪除，并且很容易消除修改痕跡，檔案信息的真實性受到考驗。

1.2 紙質(zhì)檔案管理

首先，在紙質(zhì)檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)，歸檔規(guī)范性和工作人員工作素質(zhì)也會影響歸檔工作質(zhì)量，由于歸檔范圍不明確以及工作人員工作責任感不高，缺少歸檔意識，使部分單位的檔案管理工作不規(guī)范，紙質(zhì)檔案不齊全。

其次，在紙質(zhì)檔案保管環(huán)節(jié)中，工作單位對檔案保管工作沒有足夠的重視，“九防”措施不到位，而且檔案保存工作人員缺少必備的管理理念以及專業(yè)知識，導致檔案管理過程中，很容易出現(xiàn)酸化、蟲蛀以及鼠啃等問題，嚴重影響紙質(zhì)檔案儲存質(zhì)量。

第三，在紙質(zhì)檔案利用環(huán)節(jié)中也存在一定的問題。檔案的目的就是為了進一步開發(fā)利用，檔案在借閱、復制時，很容易存在損壞的情況，甚至出現(xiàn)竊取、丟失等問題。而紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變時，如果檔案掃描參數(shù)設施不合理，在檔案管理中會出現(xiàn)模糊以及漏掃等現(xiàn)象，影響紙質(zhì)檔案的使用，而受損嚴重的紙質(zhì)檔案很難實現(xiàn)數(shù)字化。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的發(fā)展方向

電子檔案的不穩(wěn)定性體現(xiàn)在修改以及載體選擇上，首先電子檔案管理能夠方便的實現(xiàn)數(shù)據(jù)分離，將不同設備上的數(shù)據(jù)共享到一起。

但是隨著惡意攻擊的頻繁出現(xiàn)，電子檔案中數(shù)據(jù)也很容易遭到攻擊，在折彎、擠壓等不同外力影響下，紙質(zhì)檔案的儲存更加危險。紙質(zhì)檔案如果存在一定的規(guī)模的數(shù)據(jù)，信息就不會被輕易改動，因此檔案工作仍然要以紙質(zhì)文件為重要的工作方式。

從檔案利用效果來看，電子檔案具有傳輸方便、傳輸快捷等問題，可以提高檔案管理工作速度，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理利用了檔案文本，需要使用者前往檔案館尋找并利用，這種檢索效率較低，而且面對的工作量較大。與電子檔案管理方式相比，電子檔案管理的信息穩(wěn)定性以及存儲設備依賴性較高，被入侵計算機后很容易泄露檔案秘密。紙質(zhì)檔案的載體為紙，從墨跡上來看，能夠輕易分別出新筆跡以及舊筆跡，通過分辨墨跡能夠有效識別檔案是否被改動過，紙質(zhì)檔案管理的穩(wěn)定性較強，使檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理無法被替代。

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理各有優(yōu)勢，電子檔案管理在利用、檢索以及傳輸?shù)确矫婢哂忻黠@的優(yōu)勢，檔案管理工作人員可以更方便的進行操作，保存電子檔案并且滿足不同使用的需求。而紙質(zhì)檔案最明顯的優(yōu)勢就是紙質(zhì)檔案的可靠性。因此電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管兩種檔案管理方式互相彌補缺點，形成良性循環(huán)系統(tǒng)，推動檔案工作開展。

3 加強結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

加強電子文件的歸檔工作，歸檔工作人員需要轉(zhuǎn)換自己的思想觀念，加強宣傳，提高電子檔案管理的工作質(zhì)量，為檔案管理工作提供良好的工作環(huán)境以及基本保障。還需要建立完善的電子檔案管理制度。對電子檔案管理制度的薄弱環(huán)節(jié)，需要進一步完善制度，規(guī)范電子檔案管理各環(huán)節(jié)操作質(zhì)量，明確工作人員在每個環(huán)節(jié)中應盡的職責。

3.2 加強隊伍建設

電子技術為檔案管理帶來新的發(fā)展方向的同時，也為檔案管理帶來新的困難，需要一批專業(yè)人才，需要對工作人員進行技能以及素質(zhì)培訓，不斷提升檔案管理專業(yè)知識和相關信息技術，成為檔案管理工作的復合型人才。這就需要建立一套完善的方案，開展電子檔案的歸檔工作，保證各方面的工作質(zhì)量達到標準，而且也要提高自己計算機技術水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化計算機操作，還要學習有關傳輸、多媒體以及管理等多方面的基礎理論，能夠熟練掌握電子文件的形成以及保管環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，促進工作的順利開展。

3.3 檔案數(shù)字化建設

檔案數(shù)字化建設的主要目的就是實現(xiàn)信息化管理，雖然目前紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主導地位，但是未來發(fā)展的主要趨勢仍然是數(shù)字化管理，因此需要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎上，不斷加強現(xiàn)代化管理質(zhì)量以及信息化水平，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的同步管理，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進行檢查，通過掃描等手段將紙質(zhì)檔案管理變成電子文件，在實現(xiàn)數(shù)字化的基礎上，搭建管理平臺，滿足用戶對檔案管理的需求。

結(jié)束語：

總之， 檔案管理工作應當搭建完善的管理體系，從創(chuàng)新檔案管理工作到檔案的回收，以完善的制度，解決檔案管理過程中存在的問題，使導管管理的有效性得到提高，靈活解決檔案管理中的問題。

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