基于信息化時代下高職院校學(xué)生檔案管理工作研究

龔李靜

摘 要：高職院校學(xué)生檔案管理是高職學(xué)生管理工作的重要一環(huán)。本文旨在結(jié)合高職院校的發(fā)展特點，通過分析信息時代背景下各項因素對學(xué)生檔案管理工作所產(chǎn)生影響，著力構(gòu)建完善的學(xué)生檔案信息管理機制，助推高職院校檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;信息化管理;高職

在新時代背景下，高職院校為了提高自身的管理能力，突出信息技術(shù)優(yōu)勢，通過開展有效的創(chuàng)新檔案工作，完善制度，保證各項工作的穩(wěn)步落實，規(guī)范信息化下高職院校學(xué)生檔案管理的方法。在學(xué)生檔案管理中，受到以往管理理念、管理方法滯后等問題的限制，學(xué)生檔案管理工作仍然采用紙質(zhì)化的檔案管理方法，這種檔案管理模式的工作量大，而且信息錄入不及時，降低學(xué)生檔案管理及信息資源的獲取效率。結(jié)合上述問題，在信息時代下的高職院校學(xué)生的檔案管理過程中，從業(yè)工作者需要充分意識采用信息化對檔案進行管理是有優(yōu)勢的，落實有效的管理方案，實現(xiàn)資源共享的目的，節(jié)約成本，實現(xiàn)創(chuàng)新管理工作，為高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新提供充分支持。

一、學(xué)生檔案管理及信息化管理的價值

1.學(xué)生檔案管理

對于學(xué)生檔案管理而言，主要是指學(xué)生在學(xué)校生活中，對學(xué)生在校經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況以及德育能力等信息的真實記錄。結(jié)合高職院校學(xué)生檔案的特點，在實際管理中存在著周期性、廣泛性以及綜合性、分散性的特點。

2.信息化的管理價值

高校學(xué)生檔案的管理過程中，對管理系統(tǒng)進行細致的設(shè)計，其核心價值體現(xiàn)在以下方面：

第一，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的背景下，信息資源作為各個行業(yè)中的主要戰(zhàn)略資源，可以充分提高各項工作的管理效率。在檔案信息化構(gòu)建時需要與學(xué)校檔案工作特點相結(jié)合，收集資源、整理資料，通過信息技術(shù)和計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升數(shù)據(jù)的傳輸率，做好科學(xué)、合理的配置使用，突出數(shù)字化的優(yōu)點。

第二，分析高職院校的學(xué)生檔案管理工作，在實際資源整合及內(nèi)容查詢中，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的融合，可以改變以往單一性的檔案管理方法，提升檔案信息管理價值。和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)特點相結(jié)合，在工作中使用信息技術(shù)，對檔案管理工作做好全新的定位，展現(xiàn)學(xué)生檔案資源管理的有效率，提升檔案管理的實施價值，為學(xué)生檔案信息化管理打下扎實的基礎(chǔ)。

二、學(xué)生檔案信息化管理中的機遇及挑戰(zhàn)

1.機遇

一是對信息技術(shù)開展有效分析，為學(xué)生提供更好的檔案管理服務(wù)，需要注意以下幾點：

（1）以學(xué)生檔案管理特點為基礎(chǔ)，使用創(chuàng)新管理法，把信息化融入檔案資源管理，有效提升數(shù)據(jù)獲取率，滿足學(xué)校對學(xué)生檔案管理的要求。

（2）針對工作者，在實際工作過程中，通過信息化的運用，充分有效采集技術(shù)，做好數(shù)據(jù)檢驗等，可以有效減少工作人員的檔案工作量，節(jié)約時間成本，確保檔案資源在處理時是規(guī)范、合理的。

二是對學(xué)生的檔案進行信息化的管理工作分析，通過各項管理方案的創(chuàng)新，可以將資源共享作為重點，節(jié)約學(xué)生信息的查詢及獲取時間，實現(xiàn)高職院校管理工作的創(chuàng)新目的。比如，在高職院校學(xué)生檔案的信息化管理中，通過網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的構(gòu)建，管理者按照系統(tǒng)指導(dǎo)，會提高電子檔案數(shù)據(jù)的管理效率，有效降低學(xué)生檔案管理的成本支出，展現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

2.挑戰(zhàn)

高職院校學(xué)生檔案中，信息技術(shù)對檔案管理帶來一定挑戰(zhàn)。第一，在信息技術(shù)使用中，為了保證學(xué)生檔案管理的規(guī)范性，通常需要將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為虛擬的電子檔案，這種背景下，檔案管理者需要具備專業(yè)的信息技術(shù)，為檔案管理者的職能轉(zhuǎn)化增加難度;第二，由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與紙質(zhì)檔案管理呈現(xiàn)出分離的狀態(tài)，高職院校在學(xué)生檔案管理中，為了提高不同檔案資源的管理效率，應(yīng)該落實雙重管理制度，這種現(xiàn)象在一定程度上增加了檔案管理難度;第三，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點，檔案管理工作主要由學(xué)生工作辦公室執(zhí)行，并在輔導(dǎo)員協(xié)助的同時落實各項工作，在這種檔案資源管理中，雖然可以保證檔案資源的科學(xué)保存，但是受到不同工作者工作職能的限制，讓歸檔難度不斷增加。故在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代下，創(chuàng)新管理方式一定要融入學(xué)生檔案的特點，實現(xiàn)信息技術(shù)的融入價值。因此，在高職院校發(fā)展中，需要將學(xué)生檔案管理作為重點，針對學(xué)生檔案的特點、檔案管理的需求等，完善管理制度，突出工作的科學(xué)與規(guī)范。

三、分析高職院校在信息化時代下學(xué)生檔案管理遇到的問題

1.薄弱的信息意識

高職學(xué)生的檔案管理過程中，有的管理人員未能意識到檔案管理是十分重要的，同時受到信息檔案資源投入不足以及資金匱乏的限制，造成檔案管理過于形式化，減少檔案管理效果。對于一些管理人員而言，在具體的工作實踐中，由于受到管理制度的約束，導(dǎo)致信息化檔案方法流于形式，認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作相對簡單，只需要對學(xué)生檔案進行妥善保管即可，只提供相關(guān)的查詢服務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作缺少信息化，降低學(xué)生檔案信息的使用價值。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展中，為實現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，細化信息化的學(xué)生檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理的目的。

2.學(xué)生檔案管理模式缺少科學(xué)性

首先，在以往的高職院校學(xué)生檔案管理中，主要采用紙質(zhì)化的檔案管理模式，這種管理模式無法實現(xiàn)對檔案的快速調(diào)閱，影響信息資源的共享性，而且，在這種因素的影響下，減少檔案獲得率，未能滿足高職院校的管理創(chuàng)新。其次，在學(xué)生檔案管理工作時，數(shù)據(jù)庫不專業(yè)，導(dǎo)致各項數(shù)據(jù)的查詢及獲取相對有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的價值。

3.管理隊伍專業(yè)能力不足

高職院校信息化檔案管理過程中，把信息技術(shù)和學(xué)生的檔案管理工作相結(jié)合，可以有效提升學(xué)生信息收錄的效率，通過信息查詢、調(diào)閱等等，提升檔案使用率，滿足高職院校對于人員的管理。但是在具體的工作實踐中，受到專業(yè)隊伍素質(zhì)不足的影響，雖然部分檔案管理者認(rèn)識到信息化技術(shù)融入的重要性，但是受到工作內(nèi)容以及工作職能的限制，部分檔案管理者沒有及時提高自身的專業(yè)水平，人員配置不充分，管理者在工作時遇到較大的阻礙。在管理工作過程中，造成檔案管理團隊以及專業(yè)的素養(yǎng)不充分，對于檔案管理信息化發(fā)展有一定影響。

四、信息化時代下高職院校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.增強檔案管理者的信息化意識

高職院校的管理過程中，需要重視學(xué)生檔案的管理工作。在學(xué)生的檔案管理過程中，其質(zhì)量關(guān)系著院校發(fā)展，因為檔案需要記錄學(xué)生的信息，同時把學(xué)生的情況、能力向社會展示。因此，在信息化時代背景下，為了創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容應(yīng)該做到：第一，院校管理者需要結(jié)合時代的發(fā)展，積極加快檔案信息化建設(shè)，并在最大限度上發(fā)揮高職院校檔案管理的優(yōu)勢，提高學(xué)生檔案信息的管理效率。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展中，為實現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，結(jié)合以往學(xué)生檔案管理中存在的問題，細化信息化的學(xué)生檔案管理工作。第二，創(chuàng)新檔案的信息化服務(wù)觀念。在信息時代發(fā)展背景下，高職院校為了滿足自身的發(fā)展需求，會通過擴大招生、擴大規(guī)模等方法，提高院校的核心競爭力，這種理念下為實現(xiàn)院校的規(guī)范發(fā)展，應(yīng)該將學(xué)生檔案管理作為重點，并及時避免檔案管理中存在的限制因素，展現(xiàn)學(xué)生檔案管理的資源共享優(yōu)勢，并實現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理的優(yōu)勢。第三，保證信息檔案管理的安全性。根據(jù)高職院校學(xué)生檔案管理的特點，為了更好的實現(xiàn)信息化技術(shù)的使用目的，在檔案管理中，需要落實安全監(jiān)督機制，避免網(wǎng)絡(luò)病毒對學(xué)生檔案管理造成的影響，提高信息化學(xué)生檔案管理的效率。

2.構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理模式

與高職院校管理工作特點有機結(jié)合，提升學(xué)生的檔案管理規(guī)范性，通過科學(xué)化檔案管理要做到以下幾點：

第一，明確學(xué)生檔案管理人員的職責(zé)制度。在學(xué)校發(fā)展過程中需要實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)化，提升管理者對于工作的認(rèn)知，同時把檔案工作劃至到學(xué)校管理工作中，突出管理工作的規(guī)范性。在具體工作過程中要根據(jù)檔案內(nèi)容、特點，構(gòu)建合理化檔案以及層次化的管理規(guī)范，實現(xiàn)學(xué)生的檔案工作的全面發(fā)展。在檔案管理創(chuàng)新過程中，信息技術(shù)是管理者的重點，通過完善并執(zhí)行規(guī)范的管理制度，確保各工作的穩(wěn)定開展。第二，學(xué)生檔案管理需要不斷完善、落實。通過高職院校學(xué)生的管理工作，在制度落實中需要遵循以下內(nèi)容：首先，通過信息化技術(shù)的運用，規(guī)范檔案管理工作的基本內(nèi)容，并按照紙質(zhì)檔案、音頻檔案以及文檔檔案的類型，細化檔案信息的歸檔方案，保證各個資源的科學(xué)分類，提高學(xué)生檔案資源的處理效率;其次，針對學(xué)生信息的不同特點，需要結(jié)合計算機技術(shù)，建立學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過各項信息資源以及檔案資源的科學(xué)管理，保證學(xué)生檔案信息有效歸類，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化的管理目的;再次，相關(guān)管理部門需要根據(jù)檔案工作的特點，細化資源的共享及查詢機制，加強對文檔的歸類處理，有效提高學(xué)生檔案資源的使用效率。最后，電子檔案及文檔資源一體化整合。與電子檔案管理有機結(jié)合在一起，在資源管理過程中，把信息技術(shù)及文檔的一體化管理作為中心，將計算機作為基礎(chǔ)，并通過學(xué)生檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化處理，充分滿足學(xué)生檔案資源的一體化管理需求。如在學(xué)生檔案一體化建設(shè)中，需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，對學(xué)生的檔案進行歸檔處理，整個過程中，應(yīng)該有專業(yè)的人員進行監(jiān)督，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。

3.強化檔案人員的綜合素養(yǎng)

在檔案管理工作的創(chuàng)新過程中，檔案管理人員需要根據(jù)時代變化不斷發(fā)展，把學(xué)生檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新作為重點，明確工作的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、信息化。

第一，提升學(xué)生檔案管理人員的素養(yǎng)。在學(xué)生檔案管理中，其內(nèi)容關(guān)系到學(xué)生的隱私，也就是說檔案內(nèi)容存在著保密性的特點，檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識到這一方面，在日常的工作中學(xué)習(xí)相關(guān)的政治知識，以增強自身的政治素養(yǎng)，實現(xiàn)自身職能的展現(xiàn)，從而為學(xué)生檔案管理新的規(guī)范進行奠定基礎(chǔ)。第二，增強檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。結(jié)合高職院校學(xué)生檔案管理工作的特點，在檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升中，需要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案文化、檔案管理理論以及檔案科技知識等，通過各類檔案的合理分類、科學(xué)管理，逐漸形成系統(tǒng)化的檔案管理理論，以便全面提高檔案管理的專業(yè)性。第三，學(xué)習(xí)信息化的檔案管理知識。信息技術(shù)快速發(fā)展，高職學(xué)生在檔案管理中，工作人員需要意識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，與工作需求相結(jié)合，優(yōu)化單一的檔案管理方法。比如，在檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提升中，院校需要定期構(gòu)建專業(yè)人才的培訓(xùn)方案，通過檔案管理內(nèi)容、計算機技術(shù)以及專家講座等活動的構(gòu)建，加強管理者對檔案信息化的管理重視，并逐漸提高自身的專業(yè)性。第四，強調(diào)檔案管理人員的服務(wù)素養(yǎng)。在學(xué)校檔案管理人員中提高素養(yǎng)，強化服務(wù)意識是極為重要的。檔案管理者可以通過學(xué)生信息的收集及匯總，確保存檔是規(guī)范的，同時優(yōu)化查詢手續(xù)，提高學(xué)生檔案資源的管理效率。

五、結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展中，為實現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，并結(jié)合以往學(xué)生檔案管理中存在的問題，細化信息化的學(xué)生檔案管理工作，展現(xiàn)信息化學(xué)生檔案管理的優(yōu)勢。對于專業(yè)的檔案管理人員，需要在信息時代背景下發(fā)揮自身的職能，通過學(xué)習(xí)信息化檔案管理內(nèi)容、方法，提升對各數(shù)據(jù)信息管理效率，推進檔案管理工作的有效發(fā)展。

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（作者單位：山西藥科職業(yè)學(xué)院）