淺議"大數(shù)據(jù)"時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及科技水平的不斷提升，促進(jìn)電子檔案建設(shè)工作的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)該項(xiàng)工作的質(zhì)量要求越來(lái)越高，相關(guān)企業(yè)只有加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)的研究分析，才能更好地促進(jìn)電子檔案的建設(shè)質(zhì)量水平。當(dāng)前時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)即電子檔案建設(shè)工作的研究迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案;建設(shè)趨勢(shì)

1前言

當(dāng)前我國(guó)正處于百年未有之大變局的發(fā)展格局下，新冠肺炎疫情加速，這一格局的變化，給各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)帶來(lái)一定的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)電子檔案建設(shè)工作來(lái)說(shuō)也不例外，相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)機(jī)遇的把控，推動(dòng)電子檔案建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，才能促進(jìn)該項(xiàng)工作更好地與時(shí)代發(fā)展相契合?；诖耍恼聦⒑?jiǎn)要分析一下大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案建設(shè)工作。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案建設(shè)現(xiàn)狀

2.1該工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛的發(fā)展，在一定程度上推動(dòng)了電子檔案建設(shè)質(zhì)量水平的提高，在這種時(shí)代背景下，電子檔案建設(shè)工作加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)，云計(jì)算等信息技術(shù)有效應(yīng)用，得到了人們的廣泛的關(guān)注，與此同時(shí)，更多的企業(yè)改變了以往傳統(tǒng)檔案管理方式，將日常的檔案材料進(jìn)行了進(jìn)一步的儲(chǔ)存，掃描到更加安全穩(wěn)定的云端之中，與此同時(shí)，更加科學(xué)合理的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促進(jìn)檔案材料可以不受時(shí)間、地域或者是人員等因素的影響約束，而且通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的預(yù)覽、查詢或者下載傳輸工作，這樣可以提升整個(gè)檔案建設(shè)工作的指效率，而且可以更加迅速的對(duì)檔案進(jìn)行提取對(duì)比工作，除此之外，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)日益成熟的時(shí)代背景下，檔案大數(shù)據(jù)為整個(gè)大資源的有效利用提供了更加有力的支持，這進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)了與各項(xiàng)檔案管理工作的相互促進(jìn)，而且電子檔案建設(shè)工作的進(jìn)步的建設(shè)發(fā)展也在一定程度上豐富了檔案大數(shù)據(jù)，而后者的進(jìn)步的應(yīng)用也強(qiáng)化了電子檔案管理的工作水平。

2.2電子檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展的重要意義

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及時(shí)代的不斷變遷，各行各業(yè)的工作中所涉及的檔案信息的數(shù)量越來(lái)越龐大，而基于電子檔案的大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以使得此類巨大的答案信息得到更加高效的歸納，以及整理。整個(gè)工作在開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，能夠在短時(shí)間內(nèi)得到紙的質(zhì)量方面的迅速提升。與此同時(shí)，目前面對(duì)海量數(shù)據(jù)檔案建設(shè)管理工作的情況不盡人意，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以應(yīng)付當(dāng)前時(shí)代的電子檔案管理要求，而運(yùn)用電子數(shù)據(jù)檔案來(lái)替代傳統(tǒng)的管理方式，不僅可以擺脫了傳統(tǒng)的指導(dǎo)案的年限方面的限制，再一程度上也不需要占據(jù)過(guò)多的空間，以及后期的維修保護(hù)工作，使得檔案的資料再具體的應(yīng)用工作中，其價(jià)值得到大幅的提升，而且在當(dāng)前時(shí)代背景下，對(duì)于各單位職能的進(jìn)一步的發(fā)揮，也產(chǎn)生了幫助作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給電子檔案的建設(shè)提供了多種多樣的幫助，不僅能夠有效的節(jié)約調(diào)動(dòng)各類檔案信息以及資源的時(shí)間，而且也可以快速的完成相應(yīng)的服務(wù)，以及各類職能，更為重要的是，對(duì)降低整個(gè)檔案管理工作的成本的投入，促進(jìn)資金利用效率的提高來(lái)說(shuō)，也有較大幫助作用，這對(duì)于企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升來(lái)說(shuō)有著較大的幫助作用。[1]

3大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的新特點(diǎn)

3.1擁有大量的數(shù)據(jù)資源

我國(guó)需要進(jìn)行檔案管理的行業(yè)有很多，電子檔案管理的數(shù)據(jù)來(lái)源也十分廣泛，檔案管理的形式也多種多樣，主要有兩種形式，一種是由各種企業(yè)的業(yè)務(wù)部門所含的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案信息，另一種是由各種圖片音頻轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案信息，不管是對(duì)于哪一種檔案資源，都需要進(jìn)行妥善的保管和處理。隨著大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的運(yùn)用，通過(guò)建立相關(guān)平臺(tái)，可以加快相關(guān)部門對(duì)于這些信息資源的收集，處理，存儲(chǔ)。

3.2完善的數(shù)據(jù)管理體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過(guò)建立相應(yīng)的平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)連接各個(gè)企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)客戶端，輸入一套檔案管理的模型，在之后的檔案管理工作中，就可以實(shí)現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)的自動(dòng)化處理，不僅可以快速準(zhǔn)確地對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)收集和存儲(chǔ)，還可以通過(guò)相關(guān)模型對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定向的分析，得到想要的結(jié)果，另外還可以通過(guò)云技術(shù)將信息儲(chǔ)存到云端，不僅擴(kuò)大了信息儲(chǔ)存的數(shù)量，而且加強(qiáng)了信息儲(chǔ)存的保密性。

3.3讓檔案資源變得更加實(shí)用

傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，對(duì)于檔案的檢索和提取方面十分不便，所以很多檔案管理場(chǎng)所都存在著重藏輕用的現(xiàn)象，大量的電子檔案資源得不到相應(yīng)的利用，不能發(fā)揮它原本的價(jià)值，就變成了一堆廢棄的信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上建立相應(yīng)的信息檢索窗口，可以很快的對(duì)海量的檔案資源進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，方便了，相關(guān)人員的查閱，提高了工作效率，讓我國(guó)的檔案管理事業(yè)變得更加有意義。

4該項(xiàng)工作的發(fā)展趨勢(shì)

4.1重視檔案的資源收集工作，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

首先，在當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案建設(shè)工作的發(fā)展趨勢(shì)之一便是要重視檔案的資源設(shè)計(jì)工作，與此同時(shí)，要進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容，對(duì)電子檔案介紹工作來(lái)說(shuō)，其本身的價(jià)值不言而喻，而在當(dāng)時(shí)的時(shí)代背景下，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用，對(duì)檔案中所蘊(yùn)含的各類價(jià)值能夠得到更加充分的利用，使其在以往的工作中，所隱藏的價(jià)值可以更加充分的挖掘，用來(lái)服務(wù)于單位日后各方面的發(fā)展，提高單位自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，使其在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中脫穎而出，穩(wěn)固自身的發(fā)展地位，而且對(duì)于檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮，也有著幫助作用。那么為了進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案資源的充分利用，就要對(duì)整個(gè)資源的收集工作引起足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的全面認(rèn)知，意識(shí)到檔案資源的價(jià)值，各單位企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)這些收集工作的重視度，與此同時(shí)，也要幫助相關(guān)工作人員意識(shí)到該項(xiàng)工作開(kāi)展的重要性以及必要性，只有使工作人員在意識(shí)上有一個(gè)足夠的重視，才能進(jìn)行的反應(yīng)行為中，在開(kāi)展相應(yīng)的檔案資源收集工作中，能夠兢兢業(yè)業(yè)，本著認(rèn)真工作的態(tài)度完成各項(xiàng)任務(wù)。只有在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作上，才能更好地配合對(duì)大數(shù)據(jù)特性的正確應(yīng)用，這樣可以進(jìn)一步的發(fā)掘資源優(yōu)勢(shì)。另一方面，對(duì)于這個(gè)檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，使其服務(wù)功能的進(jìn)一步的強(qiáng)化是工作的重點(diǎn)，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，開(kāi)展各項(xiàng)工作的內(nèi)容便是不斷創(chuàng)新檔案的服務(wù)內(nèi)容，為此在工作中就需要將數(shù)據(jù)的挖掘以及分析工作作為日后工作的基以及重點(diǎn)，通過(guò)建立更加全面完善的服務(wù)體系，可以進(jìn)步的保障整個(gè)電子檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新性發(fā)展，比如再進(jìn)行建的檔案的服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新性發(fā)展工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)于云計(jì)算技術(shù)的有效使用，可以使得整個(gè)電子檔案數(shù)據(jù)的資源能夠得到進(jìn)一步的分析挖掘以及應(yīng)用，從而使檔案數(shù)據(jù)的資源價(jià)值得到進(jìn)一步的發(fā)揮，而且工作人員在進(jìn)行日后的創(chuàng)新性發(fā)展中，可以結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況展開(kāi)相應(yīng)的變更升級(jí)，推動(dòng)檔案管理工作的計(jì)算能力以及存儲(chǔ)能力得到大幅的提升，使得電子檔案的服務(wù)內(nèi)容可以更加廣泛以及分豐富化地應(yīng)用與單位的各方面工作建設(shè)中。

4.2加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理方式

其次，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用來(lái)創(chuàng)新電子檔案管理方式也是做好該項(xiàng)工作的關(guān)鍵所在。電子檔案的管理工作過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)工作過(guò)程中所涉及的資源往往具有一定的流動(dòng)性，這就使得在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了進(jìn)一步保障該項(xiàng)工作的質(zhì)量水平，就需要確保整個(gè)管理工作的秩序化，以及可以得到更加有序的開(kāi)展，從而使得整個(gè)工作過(guò)程中，能夠基于對(duì)各類流動(dòng)性資源的高效的處理，整個(gè)電子檔案資源的歸納收集或者整理效率得到一定的保障，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)合理化的管理，來(lái)應(yīng)對(duì)種類越來(lái)越復(fù)雜以及涉及范圍更加廣泛的檔案資源建設(shè)工作。與此同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作的改進(jìn)設(shè)計(jì)工作過(guò)程中，不僅要從該部門出發(fā)，落實(shí)相關(guān)的政策規(guī)定以及管理措施，也應(yīng)當(dāng)從工作人員方面來(lái)入手，不斷提升管理建設(shè)能力以及創(chuàng)新性發(fā)展意識(shí)，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案建設(shè)工作的大數(shù)據(jù)化的趨勢(shì)，使得各單位企業(yè)在進(jìn)行該項(xiàng)工作中，也應(yīng)當(dāng)采取合作互的方式來(lái)與其他的相關(guān)部門或者是單位之間建立起更加高效的平臺(tái)，這樣可以對(duì)整個(gè)檔案的管理情況進(jìn)行及時(shí)的了解掌握，再發(fā)生一些安全問(wèn)題，或者是數(shù)據(jù)差錯(cuò)時(shí)，也能夠可以及時(shí)的采取措施將其解決，避免各類瑕疵問(wèn)題產(chǎn)生，進(jìn)而逐漸擴(kuò)大化，成為影響整個(gè)電子檔案管理工作質(zhì)量水平提升的關(guān)鍵因素，而且各個(gè)部門或單位之間的高效結(jié)合，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案管理的補(bǔ)充以及優(yōu)化，更加適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)電子檔案建設(shè)工作的要求。[2]

4.3加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化工作團(tuán)隊(duì)

在當(dāng)前國(guó)家大力強(qiáng)調(diào)人才強(qiáng)國(guó)的時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化的管理隊(duì)伍，對(duì)整個(gè)電子檔案管理工作水平的提升來(lái)說(shuō)起著事半功倍的作用，單位對(duì)人員方面的培訓(xùn)與引進(jìn)要引起足夠的重視。一方面企業(yè)可以聘請(qǐng)電子檔案管理方面的專家，采用定期開(kāi)展講座的方式來(lái)豐富管理人員的理論知識(shí)，使其進(jìn)一步了解當(dāng)前時(shí)代對(duì)該類型檔案管理的各項(xiàng)要求，以及做好檔案管理工作的方式方法，與此同時(shí)，加強(qiáng)工作人員的實(shí)踐培訓(xùn)力度，豐富工作人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這樣才能進(jìn)一步的帶動(dòng)工作人員將已有的理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐輸出，理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的高效結(jié)合，可以創(chuàng)造出更加符合單位自身的管理方案。另一方面，單位可以加強(qiáng)與科研院校和高等院校和高等院校合作，通過(guò)與高等院校的交流，與可以為專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)的擴(kuò)建提供人才保障，通過(guò)這種方式，不僅可以在一定程度上緩解高校就業(yè)壓力，而且也可以降低單位在人才培養(yǎng)與引進(jìn)方面的資金投入，最大化的提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)引進(jìn)更加高素質(zhì)、高水平的人才的同時(shí)增加經(jīng)濟(jì)效益大有裨益。隨著時(shí)代的發(fā)展變化，電子檔案建設(shè)工作必然日益復(fù)雜、精細(xì)化，對(duì)人員方面的要求也日益高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，只有不斷加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)并且為整個(gè)工作隊(duì)伍輸入新鮮血液，引起高素質(zhì)人才，才能保障各單位電子檔案建設(shè)工作更好符合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，提高二者契合度，從而進(jìn)一步幫助各單位企業(yè)可以增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)為日后各項(xiàng)工作的改進(jìn)升級(jí)奠定人才基礎(chǔ)。

4.4建立健全檔案管理機(jī)制與安全管理措施

我國(guó)的有關(guān)部門一定要加快檔案管理相關(guān)機(jī)制的建立，健全公布出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)以及工作流程，嚴(yán)格要求各單位按照相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，減少檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)的檔案丟失等情況，保證檔案管理工作的有效性和科學(xué)性，還要加快完善相應(yīng)的檔案管理校準(zhǔn)機(jī)制，確保輸入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確有效的，以免出現(xiàn)個(gè)人檔案以及企業(yè)檔案錯(cuò)誤的情況。其次，采用大數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行云端的處理和儲(chǔ)存，一定要確保數(shù)據(jù)在儲(chǔ)存過(guò)程中的安全性，防止信息的泄露，各單位應(yīng)不斷地培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)，再次，還要在檔案管理過(guò)程中安裝相應(yīng)的安全保護(hù)機(jī)制。比如說(shuō)防火墻等機(jī)制，減少因黑客入侵所造成的檔案泄露的現(xiàn)象。

5結(jié)束語(yǔ)

總而言之，目前電子檔案建設(shè)工作過(guò)程中所產(chǎn)生的問(wèn)題較為多樣化，各方面的因素阻礙了電子檔案建設(shè)工作的進(jìn)一步開(kāi)展，對(duì)企業(yè)的信息管理工作方面也產(chǎn)生不利影響，在建湖工作中，要加強(qiáng)燦烈的大建設(shè)，問(wèn)題的研究分析，并將不斷妥善解決，以此來(lái)提升列的檔案建設(shè)質(zhì)量水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉俊.“大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)”研討會(huì)召開(kāi)[J].上海檔案，2019（01）.

[2]徐佳.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文書檔案的信息化管理探究[J].卷宗，2018（07）.

作者簡(jiǎn)介：李喜梅，（1972.12-），女，漢族，山東單縣，學(xué)歷本科，從事檔案管理。