高校教學(xué)檔案管理工作的思考

倪莉

教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作的重要組成部分，對(duì)高校的教學(xué)工作起到的作用日益突出，只有對(duì)教學(xué)檔案的管理工作予以重視，進(jìn)行改革和建設(shè)，才能充分發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)高校教學(xué)工作的發(fā)展。

一、引言

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學(xué)改革的不斷深入，我們深刻認(rèn)識(shí)到教學(xué)工作檔案在高校整體工作中的作用。高校教學(xué)檔案管理工作是一個(gè)具有內(nèi)在運(yùn)作規(guī)律的嚴(yán)密體系。教學(xué)檔案是反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等教學(xué)過(guò)程的原始資料;是學(xué)校教育活動(dòng)和教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄;以文字材料、圖表、圖片等形式進(jìn)行保存。教學(xué)工作檔案的建設(shè)與發(fā)展需要不斷完善和規(guī)范。

二、教學(xué)檔案的重要性

高校以教學(xué)工作為中心，教學(xué)檔案則是高校教學(xué)工作的重要組成部分。教學(xué)檔案是以文字材料、圖表、視聽影像等形式存在，是具有查考利用價(jià)值的各種資料載體的集合，能為教學(xué)管理和決策提供參考，能為各種教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)估提供原始佐證材料，是學(xué)校能順利發(fā)展的基礎(chǔ)性、必要性材料。

首先，在教學(xué)工作和實(shí)踐中可以認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是反映和考核教職工教學(xué)工作的重要內(nèi)容和依據(jù);是衡量高校教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一;是開展教學(xué)改革、評(píng)估教學(xué)管理工作的重要依據(jù)。

其次，高校教學(xué)檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量，教學(xué)檔案因其廣泛性、通用性、周期性和延續(xù)性等特點(diǎn)是交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成果的重要工具，可以改進(jìn)教學(xué)工作，強(qiáng)化教學(xué)管理。

隨著高校發(fā)展逐漸壯大，教學(xué)工作中形成的檔案材料越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越豐富，應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)工作的持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

三、高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）教學(xué)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不清晰

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、持續(xù)性的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、鑒定和利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)實(shí)施科學(xué)化的管理。

高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中， 經(jīng)常遇到歸檔標(biāo)準(zhǔn)比較模糊的狀況， 致使各教學(xué)部門的教學(xué)檔案殘缺，有的檔案有頭無(wú)尾或有頭有尾卻無(wú)過(guò)程材料，比如質(zhì)量工程項(xiàng)目只有立項(xiàng)材料，沒有過(guò)程材料和結(jié)項(xiàng)材料，就不能體現(xiàn)出此項(xiàng)教學(xué)工作的成果和意義;或者歸檔了不必要的紙質(zhì)版教學(xué)檔案，比如已畢業(yè)四年以上的學(xué)生試卷、畢業(yè)論文等，導(dǎo)致材料太多，無(wú)地存放，造成教學(xué)檔案質(zhì)量粗糙， 利用價(jià)值低。另外，電子版的教學(xué)檔案保存的更加不全面， 基本上散存在每位教學(xué)管理人員的個(gè)人電腦里，如遇電腦故障，有可能電子資料因無(wú)備份而全部丟失。這樣就造成教學(xué)檔案不完整，查補(bǔ)檔案材料困難;同時(shí)也降低了教學(xué)檔案的利用價(jià)值，如果收存檔案后不積極地開展利用工作，也就失去了教學(xué)工作檔案自身的價(jià)值。

（二） 缺少專業(yè)的檔案管理工作人員

如今，各高校基本上都建立了校級(jí)檔案室或者檔案館， 負(fù)責(zé)全校的檔案管理工作， 但是多數(shù)高校二級(jí)教學(xué)部門沒有專職或責(zé)任明確的兼職教學(xué)檔案管理人員。

高校教學(xué)檔案管理工作一般由教務(wù)辦公室工作人員兼任，但其本身的教務(wù)工作量就較大，且沒有受過(guò)專門的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)和意識(shí)，偶有材料錯(cuò)裝、漏裝、材料填寫不完整或填寫錯(cuò)誤等現(xiàn)象，無(wú)人督辦監(jiān)管，在一定程度上影響了教學(xué)檔案歸檔的積極性，教學(xué)檔案的質(zhì)量難以保證。

（三）教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)

教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)是比較容易發(fā)生的現(xiàn)象。教學(xué)管理工作人員忙于自己的日常事務(wù)性工作，對(duì)教學(xué)檔案不夠重視，認(rèn)為工作做完即可，很多教學(xué)資料沒有在完成一件工作時(shí)就及時(shí)歸檔，而是在學(xué)期末或者新學(xué)期開始再進(jìn)行統(tǒng)一歸檔工作，這樣往往會(huì)導(dǎo)致某些資料收集的不全面或不系統(tǒng)。教學(xué)檔案沒有及時(shí)的進(jìn)行歸檔，在需要使用時(shí)才發(fā)現(xiàn)有部分缺失，卻又沒有認(rèn)真處理，或者臨時(shí)編造或者放任不管，而這將導(dǎo)致檔案與事實(shí)偏離，形成不夠嚴(yán)肅的工作作風(fēng)，最終影響民辦高校教育事業(yè)的發(fā)展。

教學(xué)檔案的歸檔工作是依賴于平時(shí)工作的一點(diǎn)一滴的日積月累，歸檔的滯后容易將材料散亂丟失，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。

（四）教學(xué)檔案管理方法陳舊

高校教學(xué)管理檔案隨著高校建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教職工、學(xué)生數(shù)量逐年增加，致使教學(xué)檔案材料的收集、歸檔工作量也日趨龐大，因計(jì)算機(jī)檔案管理專業(yè)人員和專業(yè)檔案系統(tǒng)的缺乏，大部分高校的教學(xué)檔案管理還停留在人工紙質(zhì)檔案的管理階段，且存在沒無(wú)邏輯、無(wú)系統(tǒng)的擺放存檔的現(xiàn)象，如不同類型的材料夾雜放在一起，管理方法陳舊，查閱起來(lái)比較困難，也容易發(fā)生紙質(zhì)檔案年久失真或丟失的現(xiàn)象。

在校園網(wǎng)信息技術(shù)普及的當(dāng)下，沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)多媒體在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)有的作用，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法也需要持續(xù)改進(jìn)才能更好的發(fā)揮教學(xué)檔案的實(shí)際作用。

四、高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）提高重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度

要改變高校教學(xué)檔案管理中的不良現(xiàn)狀，必須要從高校校領(lǐng)導(dǎo)層面開始予以重視，將檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計(jì)劃，確立教學(xué)檔案核心機(jī)構(gòu)，對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)和管理投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備足夠的檔案用房、相應(yīng)設(shè)備及檔案管理的專兼職隊(duì)伍，不定期地對(duì)管理隊(duì)伍進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，使其具有現(xiàn)代化檔案資料管理的水平，并建立有效的監(jiān)督管理機(jī)制。樹立先進(jìn)的教學(xué)檔案管理意識(shí)，建立健全一整套科學(xué)的、規(guī)范的、行之有效的既符合國(guó)家《檔案法》要求又適應(yīng)學(xué)校實(shí)際的教學(xué)檔案管理制度。在檔案管理制度中，要明確檔案管理人員的工作任務(wù)和職責(zé)，對(duì)教學(xué)檔案的收集、分類、保管、查詢、借閱、交接等工作流程及歸檔要有詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則，使教學(xué)檔案管理做到有規(guī)可循、有規(guī)必循、客觀準(zhǔn)確、完整連續(xù)。

各教學(xué)部門要充分重視，樹立全員檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)督辦監(jiān)管力度，自覺、積極、主動(dòng)地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有依有據(jù)的統(tǒng)一管理。

（二）教學(xué)檔案的保管

1.教學(xué)檔案設(shè)專人負(fù)責(zé)

由于檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，教學(xué)管理信息的形式與內(nèi)容復(fù)雜多樣，因此，各教學(xué)部門應(yīng)設(shè)有較高的業(yè)務(wù)水平和管理能力的專人負(fù)責(zé)保管教學(xué)檔案，建立多層次教學(xué)檔案管理隊(duì)伍來(lái)管理本部門的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案管理人員一是要有高度的責(zé)任心、較強(qiáng)的專業(yè)性和程序性，要熟悉檔案管理的管理制度和工作流程;二是要不斷學(xué)習(xí)、更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體參與檔案管理、數(shù)據(jù)分析工作;三是要掌握教學(xué)檔案的多樣化、歸檔時(shí)間等特點(diǎn)，嚴(yán)把檔案歸類關(guān)，如有非常重要的檔案應(yīng)定期向?qū)W校院檔案室或檔案館移交。

教學(xué)檔案管理工作人員如遇工作職責(zé)調(diào)整或人事變動(dòng)時(shí)，應(yīng)做好紙質(zhì)版和電子版檔案資料的工作交接，并列出交接清單，雙方簽字后，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，以確保教學(xué)檔案準(zhǔn)確、完整的移交和保管。

2.教學(xué)檔案的保管期限

高校教學(xué)檔案根據(jù)其特點(diǎn)，保管期限也應(yīng)各有不同，有的需要永久保存，有的需要長(zhǎng)期保存，有的則短期保存。例如，學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、畢業(yè)學(xué)位審核檔案、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表需要永久保存;上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料，教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格等指示規(guī)定、教學(xué)管理規(guī)章制度、實(shí)施規(guī)劃，人才培養(yǎng)方案等需要長(zhǎng)期保存;學(xué)生考試試卷、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)材料等可考慮短期保存，在學(xué)生畢業(yè)四年后，則可向?qū)W校申請(qǐng)對(duì)短期保存的紙質(zhì)材料，進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。這樣既可保證教學(xué)檔案材料的價(jià)值，又可節(jié)省紙質(zhì)材料的放置空間。

3.教學(xué)檔案的保管模式

教學(xué)檔案要根據(jù)其類別、特點(diǎn)進(jìn)行分類裝盒、集中統(tǒng)一的管理。高校教學(xué)檔案主要可分為：教學(xué)綜合檔案、日常辦公檔案、日常教務(wù)運(yùn)行檔案、教材檔案、各類考試檔案、本科插班生檔案、學(xué)籍學(xué)位檔案、成績(jī)檔案、實(shí)踐教學(xué)檔案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案、教研教改檔案等等。對(duì)教學(xué)檔案的紙質(zhì)版檔案和電子版檔案要同時(shí)進(jìn)行歸檔管理，并注重電子檔案的同步備份。在每一項(xiàng)教學(xué)工作完成的過(guò)程中，要做到邊做邊歸檔，這樣可有效的避免檔案資料的丟失。

紙質(zhì)版檔案材料，要求圖文清晰、內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，原則上不能進(jìn)行手工涂改，按學(xué)期或?qū)W年度分類裝訂成冊(cè)，按檔案類別制作檔案封面、目錄，裝入文件盒并在文件盒側(cè)面貼上標(biāo)簽，按學(xué)年度順序排列放入檔案柜管理存檔。為使教學(xué)檔案更加整齊美觀，可統(tǒng)一制作檔案封面、目錄及文件盒標(biāo)簽的模板。如某項(xiàng)工作檔案只有紙質(zhì)版，則應(yīng)將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行拍照或掃描成電子版檔案進(jìn)行存檔。電子版檔案材料，同樣按檔案類別，每一類建立電子文件夾，進(jìn)行電子資料歸檔和備份。

確立明確的檔案保管模式可確保教學(xué)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，及時(shí)收集，隨時(shí)歸檔，以防錯(cuò)漏，便于利用。

（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)

隨著高校校園網(wǎng)的建設(shè)和不斷完善，教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化已勢(shì)在必行，各種教學(xué)文件、教學(xué)信息等的上傳、簽收與下載，無(wú)紙化辦公可提高工作效率。為更高效的做好教學(xué)檔案的管理工作，可建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，具備檔案分類管理、保管、檢索的功能，并納入全院信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理，與學(xué)校信息化建設(shè)接軌，使教學(xué)信息資源達(dá)到共享，用最便捷、最快速的方式給予教學(xué)檔案最有效的利用。

教學(xué)檔案從人工管理逐漸過(guò)度到信息化管理，以數(shù)字信息的形式存儲(chǔ)檔案資料、研究規(guī)律，利用計(jì)算機(jī)多媒體等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理、全面統(tǒng)計(jì)和分析，可提高工作效率，增強(qiáng)檔案信息的安全性，提高教學(xué)檔案管理的水平，提升教學(xué)檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

高校需要不斷探索和進(jìn)取，教學(xué)檔案工作也一樣，需要認(rèn)真對(duì)待，不斷完善、不斷規(guī)范，采用針對(duì)性的方式進(jìn)行科學(xué)的管理，為學(xué)校管理、領(lǐng)導(dǎo)決策及教學(xué)評(píng)估等工作提供完整、系統(tǒng)、真實(shí)的教學(xué)信息和原始數(shù)據(jù)。讓其為高校培養(yǎng)高質(zhì)量的人才奠定基礎(chǔ)，確保民辦高校的健康的可持續(xù)的發(fā)展。

高校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)有重要和特殊作用的工作，繁瑣而細(xì)致。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工要從思想上增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，提高檔案管理的自覺性和責(zé)任心;要制定科學(xué)規(guī)范的教學(xué)檔案管理制度;要不斷更新管理觀念、管理手段，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利用先進(jìn)的管理技術(shù)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的利用，使高校教學(xué)管理更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使教學(xué)檔案管理工作在高校教學(xué)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：廣州大學(xué)松田學(xué)院）