銀行業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部控制研究

楊紹潔

近年來(lái)商業(yè)銀行將非核心業(yè)務(wù)委托給專業(yè)公司、以整合資源，集中精力發(fā)展核心業(yè)務(wù)的現(xiàn)象日益普遍。如何在企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中結(jié)合外包業(yè)務(wù)特點(diǎn)，采取有效手段控制業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢(shì)就成為做好銀行業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)工作的關(guān)鍵。本文擬立足于內(nèi)部控制的基本原理，對(duì)銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行分析，再結(jié)合實(shí)踐，總結(jié)得出存在的主要問(wèn)題，最后嘗試提出解決上述問(wèn)題的對(duì)策，望對(duì)提升我國(guó)銀行業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部控制水平有所裨益。

在銀行業(yè)人力資源稀缺、人力成本逐年上升的現(xiàn)實(shí)背景下，越來(lái)越多的銀行加入了將自身非核心業(yè)務(wù)進(jìn)行外包的行列，銀行業(yè)務(wù)外包已是大勢(shì)所趨。但不可否認(rèn)的是，業(yè)務(wù)外包是一柄雙刃劍，在促進(jìn)銀行成本有效節(jié)約、增強(qiáng)銀行核心競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，也不可避免的帶來(lái)超范圍外包、不誠(chéng)信履約、外包業(yè)務(wù)中斷等諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。為此，需要深入到銀行內(nèi)部控制體系的建設(shè)層面尋求突破。

一、內(nèi)部控制基本原理

（一）概念及目標(biāo)

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)管理層、員工共同實(shí)施的旨在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的各種體系化手段和措施的總和，其主要目標(biāo)就是將企業(yè)各類業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受范圍內(nèi)，不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）與業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，根據(jù)控制對(duì)象、內(nèi)容和層次的不同，可以劃分為內(nèi)部控制建設(shè)的組織形式、企業(yè)層面控制、業(yè)務(wù)層面控制和信息系統(tǒng)建設(shè)，其中業(yè)務(wù)層面控制包含資金活動(dòng)控制、采購(gòu)業(yè)務(wù)控制、研究與開(kāi)發(fā)控制、業(yè)務(wù)外包控制等多種形式。業(yè)務(wù)外包控制作為企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制的具體手段之一，其本質(zhì)仍是一種企業(yè)內(nèi)部控制行為，需要按照內(nèi)部控制建設(shè)理論來(lái)組織實(shí)施。

二、銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）內(nèi)容

銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制活動(dòng)主要包括界定活動(dòng)范圍、明晰管理架構(gòu)、妥善選擇服務(wù)商、加強(qiáng)實(shí)施管理等四個(gè)方面：根據(jù)全行經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)一確定與本行風(fēng)險(xiǎn)管理水平相適宜的業(yè)務(wù)外包范圍，各級(jí)行應(yīng)在總行確定的外包范圍內(nèi)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng);建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制，確保業(yè)務(wù)外包活動(dòng)在科學(xué)合理的管理架構(gòu)下運(yùn)作;在符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)做好盡職調(diào)查，擇優(yōu)選擇服務(wù)商，從源頭上控制外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);從人員安排、明確管理責(zé)任和考評(píng)機(jī)制、加強(qiáng)監(jiān)督和檢查、持續(xù)評(píng)估服務(wù)商履約能力等方面全方位強(qiáng)化對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施的過(guò)程管理。

（二）特點(diǎn)

1.重要性。銀行業(yè)本身就是高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的影響重大，銀行實(shí)施外包業(yè)務(wù)，稍有不慎，就可能對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)乃至整體運(yùn)營(yíng)造成巨大負(fù)面影響。

2.體系性。作為分支機(jī)構(gòu)眾多的統(tǒng)一法人主體，總行層面負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的規(guī)章制度，明確業(yè)務(wù)外包范圍，界定有關(guān)部門(mén)職責(zé)，各分支機(jī)構(gòu)只需在總行搭建的框架內(nèi)實(shí)施業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制。

3.聯(lián)動(dòng)性。銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制應(yīng)明確界定各外包相關(guān)部門(mén)在外包業(yè)務(wù)管理中的職責(zé)。完善的業(yè)務(wù)外包管理體系涉及到牽頭部門(mén)、主管部門(mén)、法律部門(mén)、風(fēng)險(xiǎn)部門(mén)、內(nèi)控部門(mén)等多個(gè)部門(mén)，需要部門(mén)之間有效聯(lián)動(dòng)，密切配合。

4.專業(yè)性。某些特殊性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理類外包，如票據(jù)交換、自助設(shè)備運(yùn)營(yíng)、現(xiàn)金清分整點(diǎn)，對(duì)外包服務(wù)商的專業(yè)化要求較高。針對(duì)這類外包業(yè)務(wù)的管理，需要在總行配套業(yè)務(wù)管理辦法指引下，由各分行制定專門(mén)的實(shí)施細(xì)則，且外包服務(wù)商須具有銀行同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。

三、、銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的主要問(wèn)題

（一）人為混淆業(yè)務(wù)范圍，逃繞外包業(yè)務(wù)管理

一些基層行本著圖省事、怕麻煩的心理，將原本屬于外包業(yè)務(wù)范圍的服務(wù)需求，如軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)運(yùn)維、咨詢類事項(xiàng)，變相包裝后作為非外包類業(yè)務(wù)管理。該類業(yè)務(wù)長(zhǎng)期游離在有效控制和監(jiān)管之外，存在較高的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（二）管理部門(mén)職責(zé)落實(shí)不到位，難以發(fā)揮管理合力

相關(guān)制度辦法雖然對(duì)各部門(mén)在外包業(yè)務(wù)管理中的職責(zé)作出了全面、明晰的界定，但部門(mén)履職流于形式、走流程走過(guò)場(chǎng)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。如對(duì)存量續(xù)包項(xiàng)目的審查，可能忽視市場(chǎng)外部環(huán)境的最新變化，僅按照常規(guī)審查要點(diǎn)進(jìn)行審查，往往容易得出同意續(xù)包的錯(cuò)誤結(jié)論;又如對(duì)于一些只有個(gè)別支行或網(wǎng)點(diǎn)才發(fā)生的特色外包業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)主管部門(mén)未予以足夠重視，疏于指導(dǎo)，基層行不規(guī)范操作的行為時(shí)有發(fā)生。

（三）服務(wù)商選擇范圍日漸狹窄，銀行逐漸喪失博弈主動(dòng)權(quán)

現(xiàn)有某些比較專業(yè)化的外包業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如押運(yùn)、離行式自助設(shè)備運(yùn)營(yíng)管理、票據(jù)傳遞，因準(zhǔn)入要求較高或區(qū)域化特點(diǎn)比較明顯，外包商的選擇渠道較為有限，甚至有的項(xiàng)目常年僅能從唯一供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)。這種集中化、壟斷化趨勢(shì)必然導(dǎo)致銀行在與外包商的合作過(guò)程中喪失話語(yǔ)權(quán)，不僅外包業(yè)務(wù)成本逐年上升，更為嚴(yán)重的是，過(guò)分遷就外包商，放松履約要求，對(duì)外包商違反合同的行為睜一只眼，閉一只眼。

（四）重采購(gòu)，輕管理，缺乏對(duì)外包業(yè)務(wù)的有效監(jiān)督與管理

一些外包業(yè)務(wù)實(shí)施部門(mén)在引入外包服務(wù)商環(huán)節(jié)非常重視，可一旦簽訂了外包業(yè)務(wù)合同，在日常管理中，卻常常以工作繁忙為借口，疏于對(duì)供應(yīng)商履約進(jìn)行定期監(jiān)管，或基于過(guò)往的長(zhǎng)期合作，一味信任、過(guò)度依賴外包商，沒(méi)有采取有效控制措施確保外包商嚴(yán)格履行合同。外包商違反合同約定、不按規(guī)定流程操作、安排不具備專業(yè)資質(zhì)的外包人員上崗等不合規(guī)現(xiàn)象屢屢發(fā)生，正逐步侵蝕到銀行的根本利益。

四、加強(qiáng)銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制的對(duì)策建議

（一）統(tǒng)一外包目錄，明晰業(yè)務(wù)邊界

首先應(yīng)兼顧監(jiān)管部門(mén)要求和本行實(shí)際，自上而下制定統(tǒng)一的外包業(yè)務(wù)目錄。納入外包目錄管理的事項(xiàng)應(yīng)同時(shí)具有以下特征：符合外部監(jiān)管規(guī)定，外包市場(chǎng)較為成熟，人力資源或?qū)I(yè)技術(shù)能力不能滿足自營(yíng)要求，在全行范圍內(nèi)實(shí)施較為普遍，有利于降低成本或提高效率，風(fēng)險(xiǎn)可控;其次重大外包業(yè)務(wù)除實(shí)行目錄管理外，還應(yīng)一事一議，提交董事會(huì)審議并經(jīng)有權(quán)人審批后執(zhí)行;再次對(duì)年度內(nèi)發(fā)生的業(yè)務(wù)外包事項(xiàng)，嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃管理、立項(xiàng)審批、實(shí)施管理、風(fēng)險(xiǎn)和后評(píng)價(jià)管理等系列規(guī)定動(dòng)作;最后需加強(qiáng)對(duì)特定種類財(cái)務(wù)支出的列支審查與監(jiān)管，追溯至事項(xiàng)管理的源頭，切實(shí)防范逃繞、規(guī)避外包業(yè)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加強(qiáng)部門(mén)協(xié)同，落實(shí)職責(zé)到位

外包項(xiàng)目的具體實(shí)施部門(mén)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)與本級(jí)行財(cái)會(huì)部門(mén)、風(fēng)險(xiǎn)部門(mén)、內(nèi)控部門(mén)、法律部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，各司其職，真正發(fā)揮各部門(mén)在外包業(yè)務(wù)管理過(guò)程中的應(yīng)有作用。一方面條線業(yè)務(wù)主管部門(mén)，在總行已制定業(yè)務(wù)管理辦法的總體框架內(nèi)，因地制宜，針對(duì)性制定出符合業(yè)務(wù)實(shí)際、覆蓋所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則或操作規(guī)程，使之成為銀行和外包商共同遵守的行為指南;另一方面實(shí)施部門(mén)應(yīng)重視已有制度的真正落地，不定期組織業(yè)務(wù)抽查，對(duì)外包商形成足夠威懾，督促其誠(chéng)信履約;對(duì)外包商日常操作不合要求的，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，責(zé)令其限期整改。

（三）廣泛開(kāi)展外包商尋源，創(chuàng)造充分競(jìng)爭(zhēng)條件

銀行要優(yōu)先采取公開(kāi)招標(biāo)或公開(kāi)報(bào)名方式，吸引盡可能多的、滿足資質(zhì)條件的潛在供應(yīng)商參與到競(jìng)爭(zhēng)中，積極打破某些外包業(yè)務(wù)長(zhǎng)期被少數(shù)供應(yīng)商壟斷的不健康局面。外包業(yè)務(wù)潛在供應(yīng)商之間最大程度競(jìng)爭(zhēng)的好處在于，適當(dāng)施壓，為銀行業(yè)務(wù)外包爭(zhēng)取到更為優(yōu)惠的價(jià)格和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)承諾，同時(shí)有助于破除外包商的心理優(yōu)勢(shì)，防范特定部門(mén)、特定人員長(zhǎng)期與特定外包商合作的道德風(fēng)險(xiǎn)。適當(dāng)更換外包商，雖然短期來(lái)看可能增大了管理成本，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，有助于暴露和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷改進(jìn)，探索尋求最佳的合作模式。

（四）加強(qiáng)合同履約管理，嚴(yán)格把控運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

一是全面梳理合同履約過(guò)程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，開(kāi)展涵蓋培訓(xùn)會(huì)議、檔案保管、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)、付款審核、驗(yàn)收評(píng)價(jià)等全過(guò)程的控制活動(dòng);二是探索實(shí)施對(duì)外包人員的雙重管理，保持外包人員的穩(wěn)定性和專業(yè)性，避免外包商“掛羊頭、賣(mài)狗肉”;三是建立聯(lián)席會(huì)議制度，加強(qiáng)溝通交流，定期反映問(wèn)題，跟蹤解決，建立起長(zhǎng)效的信息溝通機(jī)制;四是充分利用考核評(píng)價(jià)的利器，將外包商服務(wù)質(zhì)量與合同款項(xiàng)支付、是否續(xù)包和后續(xù)采購(gòu)加減分等現(xiàn)實(shí)利益相掛鉤，對(duì)陰奉陽(yáng)違、不誠(chéng)信的外包商，還應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重，對(duì)其作出關(guān)注、警告、有限或無(wú)限期禁入等處分，隨時(shí)掌握外包業(yè)務(wù)主動(dòng)權(quán)，有效約束外包商行為;四是建立外包業(yè)務(wù)有序退出的機(jī)制。再?gòu)?qiáng)大的外包商均可能因經(jīng)濟(jì)環(huán)境或投資、決策失敗等因素導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)狀況發(fā)生不利變化，無(wú)法正常提供外包服務(wù)。作為外包服務(wù)的接受方，銀行應(yīng)提前準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)方案，做到心中有數(shù)，盡可能減少外包商變動(dòng)對(duì)外包業(yè)務(wù)甚至銀行主營(yíng)業(yè)務(wù)的沖擊。

（五）日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督并行，構(gòu)建常態(tài)化內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

開(kāi)展外包業(yè)務(wù)監(jiān)督，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制手段的有效性，是外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作中最關(guān)鍵的一環(huán)。銀行應(yīng)大力構(gòu)建外包業(yè)務(wù)常態(tài)化監(jiān)督機(jī)制的三道防線：第一道防線是實(shí)施部門(mén)根據(jù)合同約定的外包服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)對(duì)外包商工作質(zhì)量的監(jiān)督檢查，確保外包商嚴(yán)格按照合同約定提供服務(wù);第二道防線是條線業(yè)務(wù)主管部門(mén)，利用其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，定期組織開(kāi)展對(duì)基層行外包業(yè)務(wù)的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，以查代培，及時(shí)發(fā)現(xiàn)外包工作中存在的問(wèn)題;第三道防線是內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)采取日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合的方式，在常態(tài)監(jiān)督的基礎(chǔ)上，按年度定期開(kāi)展外包業(yè)務(wù)專項(xiàng)監(jiān)督，對(duì)外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的缺陷，即形成改進(jìn)內(nèi)部控制的書(shū)面報(bào)告，充分溝通和傳導(dǎo)到各相關(guān)部門(mén)和決策層，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督效力。

五、結(jié)語(yǔ)

本文主要研究銀行業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制容易產(chǎn)生問(wèn)題的領(lǐng)域，并針對(duì)性提出解決對(duì)策，具有一定的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。筆者認(rèn)為現(xiàn)行條件下，最大的難點(diǎn)在于加強(qiáng)部門(mén)間協(xié)同，督促業(yè)務(wù)主管部門(mén)和其他外包管理部門(mén)切實(shí)履行管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理效能最大化。因篇幅有限，本文僅提出了解決問(wèn)題的總體方向，未深入挖掘如何提升解決對(duì)策的實(shí)操性，后續(xù)有必要加強(qiáng)該方面研究。

（作者單位：中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行股份有限公司深圳市分行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部）