應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案利用服務(wù)研究
——以貴州省為例

韋云花 胡麗娟

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》指出， “ 牢固確立人才培養(yǎng)在高校工作中的中心地位 ” ， “ 把促進(jìn)人的全面發(fā)展、適應(yīng)社會(huì)需要作為衡量教育質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn) ” 。由此可看出，人才培養(yǎng)處于大學(xué)的核心位置，大學(xué)教育的根本目的在于培養(yǎng)全面發(fā)展、適應(yīng)社會(huì)需求的人才。應(yīng)用型本科院校也不例外，需要思考如何培養(yǎng)理想應(yīng)用型人才問(wèn)題。教學(xué)檔案是教學(xué)單位在教學(xué)管理過(guò)程中形成的原始材料，是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要支撐材料，在提高與增強(qiáng)應(yīng)用型本科院校的日常管理、經(jīng)驗(yàn)交流、水平能力等方面發(fā)揮著十分重要的作用[1]48。而這種種的教學(xué)檔案價(jià)值，都需要通過(guò)教學(xué)檔案利用服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。反觀現(xiàn)實(shí)，應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，雖然取得一些成績(jī)，但還存在很多的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)貴州省11 所應(yīng)用型本科院校進(jìn)行調(diào)研，找出應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案存在的主要問(wèn)題，并根據(jù)調(diào)研的實(shí)際情況提出相應(yīng)的策略，為提高應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量提供指導(dǎo)和參考，從而有效地發(fā)揮教學(xué)檔案價(jià)值[2]23。

一、應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀

1.應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案利用服務(wù)取得的成就。應(yīng)用型本科院校是由幾個(gè)地方院校合并升格發(fā)展而來(lái)，在教學(xué)檔案上已有一定的基礎(chǔ)，主要表現(xiàn)如下：一是教學(xué)檔案整理基礎(chǔ)有所加強(qiáng)。應(yīng)用型本科院校在升本前，由于歷史原因，檔案整理基礎(chǔ)較差，有的甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)規(guī)范的整理，這給教學(xué)檔案的查閱利用帶來(lái)了極大的不便。合并升本后，各院校都對(duì)原有的教學(xué)檔案進(jìn)行了規(guī)范的整理，為后續(xù)的教學(xué)檔案利用服務(wù)提供了基礎(chǔ)。二是制定了教學(xué)檔案利用基本制度。要確保教學(xué)檔案能夠提供利用，制度必不可少。通過(guò)調(diào)研，絕大多數(shù)應(yīng)用型本科院校都規(guī)定了教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限，制定了教學(xué)檔案利用制度等。教學(xué)檔案基本制度的確立有效確保了教學(xué)檔案利用的相對(duì)規(guī)范，如明確的歸檔范圍能有效確保教學(xué)檔案常規(guī)收集，利用制度的建立使教學(xué)檔案利用流程的審批有據(jù)可依，促進(jìn)教學(xué)檔案利用服務(wù)工作的開展。三是教學(xué)檔案信息化意識(shí)有所增強(qiáng)。目前，絕大部分應(yīng)用型本科院校已經(jīng)購(gòu)買了檔案管理軟件，由于經(jīng)費(fèi)原因，雖然大多數(shù)購(gòu)買的是單機(jī)版檔案管理軟件，但在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)用型本科院校也積極抓住機(jī)遇，推動(dòng)教學(xué)檔案數(shù)字化。目前，應(yīng)用型本科院校雖然還未實(shí)現(xiàn)全文檢索，但都已經(jīng)在為數(shù)字化掃描工作作準(zhǔn)備，將數(shù)字化工作納入年度檔案工作計(jì)劃，將數(shù)字化經(jīng)費(fèi)納入檔案年度工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

2.應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案利用服務(wù)存在的問(wèn)題。

（1）教學(xué)檔案館藏資源不豐富。檔案資源是開展檔案利用服務(wù)工作的前提條件，是最基本的保障,同樣教學(xué)檔案也是如此。應(yīng)用型本科院校在收集教學(xué)檔案時(shí)，除了以國(guó)家檔案規(guī)定為導(dǎo)向外，還應(yīng)包括一些特色教學(xué)檔案資源，如學(xué)生活動(dòng)剪影、一些重大活動(dòng)的材料等。但根據(jù)圖1 來(lái)看，貴州省應(yīng)用型本科院校中72.2%的院校只收藏了部分教學(xué)檔案，館藏中的教學(xué)檔案還不夠豐富、全面。而教學(xué)檔案的館藏量與教學(xué)檔案利用是息息相關(guān)的，尤其是教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)的重要組成部分，教學(xué)檔案是否能夠發(fā)揮作用，與其館藏量有著密切的聯(lián)系[3]209。若是教學(xué)檔案的數(shù)量較少，用戶就不能從中獲取自己想要的信息。

圖1 教學(xué)檔案收集是否齊全

但由于學(xué)校的教學(xué)方式多種多樣，靈活性較強(qiáng)，相關(guān)制度不夠完善等因素影響，教學(xué)檔案的收集存在一定難度。特別是轉(zhuǎn)型為應(yīng)用型本科院校后，學(xué)校的規(guī)模明顯擴(kuò)大，教學(xué)檔案收集工作也更加困難，使得一些應(yīng)用型本科院校的教學(xué)檔案館藏量不足、不豐富。其次，教學(xué)檔案資源的豐富不僅包括紙質(zhì)資源，還應(yīng)有豐富的數(shù)字資源。在這個(gè)快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，如果想要充分利用檔案，就應(yīng)該完善檔案的數(shù)字化資源，從而提高教學(xué)檔案利用的效率，但根據(jù)圖2 來(lái)看，貴州省11所應(yīng)用型本科院校檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，只有18.2%的應(yīng)用型本科院校開啟檔案數(shù)字化并完成檔案的掃描工作，34.4%的應(yīng)用型本科院校雖開展檔案數(shù)字化，但還沒(méi)開展掃描工作。教學(xué)檔案信息輸出能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶對(duì)教學(xué)檔案信息的需求，從而不能更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。在這樣的情況下，應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案的利用服務(wù)效果并不是很理想。

圖2 是否開展檔案數(shù)字化

（2）檔案信息資源的加工程度較低。82%的貴州省應(yīng)用型本科院校還未開展檔案的編研工作，一些已開展編研的還沒(méi)編研出實(shí)際成果，教學(xué)檔案信息加工程度較低。而教學(xué)檔案編研程度是影響教學(xué)檔案利用率的原因之一。隨著時(shí)代的發(fā)展，教學(xué)檔案利用服務(wù)工作引起越來(lái)越多用戶關(guān)注，人們對(duì)教學(xué)檔案資源的編研工作提出更高的要求，要求檔案部門不僅提供原始的教學(xué)檔案，還應(yīng)該編研出更完善的教學(xué)檔案成果。但是在實(shí)際工作中，由于很多原因，導(dǎo)致檔案工作人員對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行加工的水平不高。一是應(yīng)用型本科院校檔案工作人員的數(shù)量不足。貴州省應(yīng)用型本科院校檔案機(jī)構(gòu)人員大多數(shù)在1—3 人之間，且兼職檔案工作人員變動(dòng)比較頻繁，檔案工作人員大部分時(shí)間在做檔案整理、查閱和歸檔等基礎(chǔ)工作，沒(méi)有時(shí)間開展教學(xué)檔案編研工作。二是檔案工作人員信息開發(fā)意識(shí)不強(qiáng)，還未開展教學(xué)檔案編研工作。三是檔案工作人員的編研能力不足。根據(jù)調(diào)研，大部分檔案工作人員都不是檔案專業(yè)的，沒(méi)有接受過(guò)檔案方面的教育，缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能更快速、更好地開展教學(xué)檔案編研工作，因此對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行二次加工的水平不高，導(dǎo)致教學(xué)檔案信息資源加工程度較低，不能更好地滿足用戶的利用需求。

（3）檔案提供利用水平低。教學(xué)檔案的利用服務(wù)形式隨著時(shí)代發(fā)展在不斷改變。但通過(guò)調(diào)研，貴州省11 所應(yīng)用型本科院校檔案部門均未開啟網(wǎng)上利用服務(wù)，一些院校還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，教學(xué)檔案的利用服務(wù)平臺(tái)還比較單一，提供利用水平低。雖然一些應(yīng)用型本科院校將部分教學(xué)檔案的信息公布在校園網(wǎng)上，但因?yàn)橐恍n案具有的局限性和特殊性，所以不能更好地滿足用戶的利用需求，導(dǎo)致用戶逐漸失去利用教學(xué)檔案的興趣，導(dǎo)致利用率低[4]51。其次，在實(shí)際的教學(xué)檔案管理工作中，依然側(cè)重于教學(xué)檔案的收集、匯總而輕視開發(fā)利用，側(cè)重于對(duì)教學(xué)檔案資源的保管而輕視服務(wù)管理，從而導(dǎo)致應(yīng)用型本科院校的教學(xué)檔案不能更好發(fā)揮其價(jià)值；且服務(wù)內(nèi)容多限于實(shí)體館藏、實(shí)地利用，缺乏異地異質(zhì)的深層次開發(fā)，以及檔案利用手續(xù)較繁瑣與反饋機(jī)制缺失，用戶互動(dòng)性不強(qiáng)等原因，影響著教學(xué)檔案的利用效率，使其利用率較低。

二、完善教學(xué)檔案利用服務(wù)的對(duì)策

1.豐富教學(xué)檔案館藏。增加教學(xué)檔案的館藏量，開發(fā)更多有特色、有創(chuàng)意的教學(xué)檔案。提高收集教學(xué)檔案的水平，從而提高利用效率，充分發(fā)揮教學(xué)的作用，進(jìn)一步推動(dòng)應(yīng)用型本科院校的發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，教學(xué)檔案的利用趨勢(shì)逐步由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。應(yīng)用型本科院校應(yīng)緊緊追隨時(shí)代的步伐，豐富、完善教學(xué)檔案的數(shù)字化資源。應(yīng)加大對(duì)檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，構(gòu)建教學(xué)檔案數(shù)字化資源。鑒于教學(xué)檔案的數(shù)量多、種類雜、開展數(shù)字化過(guò)程的時(shí)間緊等特征，各院校應(yīng)劃分好輕重緩急、主次等級(jí)，確保數(shù)字化資源建設(shè)的有序?qū)嵤Ｔ诮ㄔO(shè)數(shù)字化資源的同時(shí)，也要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，設(shè)置相應(yīng)的安全保護(hù)設(shè)備，提高安全等級(jí)；也可以利用校園網(wǎng)等平臺(tái)豐富教學(xué)檔案數(shù)字化資源，更好地滿足廣大用戶對(duì)教學(xué)檔案的利用需求。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案編研工作。檔案編研是教學(xué)檔案利用服務(wù)工作中的一項(xiàng)重要工作。檔案編研主要是對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)，將一些 “ 死檔案 ” 轉(zhuǎn)變?yōu)橛杏玫?“ 活檔案 ” 。首先，通過(guò)挖掘教學(xué)檔案內(nèi)容和用戶需求，對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行分析、篩選、加工，將相關(guān)材料系統(tǒng)化，整理匯編成冊(cè)，如《歷年學(xué)生名冊(cè)匯編》、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀課件、教研成果等等。再比如說(shuō)，在管理學(xué)生畢業(yè)論文時(shí)，不僅應(yīng)該保留論文題目，還應(yīng)該保留其內(nèi)容，這樣其他學(xué)生在寫畢業(yè)論文時(shí)可以對(duì)其進(jìn)行借鑒、學(xué)習(xí)。其次，檔案工作人員是檔案編研工作的前提，針對(duì)檔案工作人員不足的問(wèn)題，應(yīng)用型本科院校應(yīng)落實(shí)部門立卷制度，配備一些兼職檔案人員，讓專職檔案人員有更多的時(shí)間開展教學(xué)檔案編研工作。針對(duì)教學(xué)檔案編研意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，應(yīng)用型本科院校應(yīng)增強(qiáng)檔案信息開發(fā)能力，擬訂計(jì)劃，由簡(jiǎn)單到深入，逐步開展教學(xué)檔案編研。還可以向做得好的院校學(xué)習(xí)、借鑒并定期開展一些培訓(xùn)，使教學(xué)檔案編研工作能做得更好，更好地滿足用戶的利用需求，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

3.豐富教學(xué)檔案利用方式。教學(xué)檔案信息化是推動(dòng)教學(xué)檔案利用服務(wù)的動(dòng)力，直接影響教學(xué)檔案的利用服務(wù)水平[5]21。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和時(shí)代發(fā)展，檔案的載體逐漸從單一的紙張向多形式的檔案載體轉(zhuǎn)變。應(yīng)用型本科院校的教學(xué)檔案工作應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案的利用模式，提高教學(xué)檔案的利用率。檔案部門應(yīng)依據(jù)本校教學(xué)檔案檢索記錄的實(shí)際情況及利用者的需求，改變教學(xué)檔案利用服務(wù)平臺(tái)單一的情況，開拓多種檢索的渠道，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，滿足不同用戶層次的需求。

為了提高教學(xué)檔案利用效果，首先，檔案工作者必須轉(zhuǎn)變以前的服務(wù)觀念，提高教學(xué)檔案的服務(wù)意識(shí)。在工作過(guò)程中，要主動(dòng)了解廣大師生對(duì)教學(xué)檔案的利用需求，不斷探索教學(xué)檔案利用服務(wù)形式的新點(diǎn)子，推動(dòng)教學(xué)檔案的發(fā)展。其次是簡(jiǎn)化利用手續(xù)，改變利用的方式。可以根據(jù)應(yīng)用型本科院校檔案部門的實(shí)際情況，采用多元化利用服務(wù)模式，如咨詢服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)等多樣化服務(wù)形式，并不斷開發(fā)多種服務(wù)渠道[6]28。

綜上所述，轉(zhuǎn)型后的應(yīng)用型本科院校需要高質(zhì)量、快速的發(fā)展。在這樣的背景下，教學(xué)檔案利用服務(wù)工作逐漸凸顯出來(lái)，通過(guò)充分利用教學(xué)檔案資源，發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，使教學(xué)檔案圍繞學(xué)校應(yīng)用轉(zhuǎn)型，順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估，提升學(xué)校綜合實(shí)力，進(jìn)一步發(fā)揮教學(xué)檔案對(duì)高等學(xué)校人才培養(yǎng)的作用。