高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系探析

郭 萍

一、引言

開發(fā)人事檔案信息資源的潛在價值，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是人事檔案工作的根本目的。2018年10月，國家檔案局在第13 號令《機關檔案管理規(guī)定》中指出，機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，發(fā)揮檔案價值[1]。中共中央辦公廳在2018年11月發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》中也明確指出，人事檔案部門要加強對人事檔案信息資源的開發(fā)與管理，提升人事檔案信息資源的利用能力[2]。對高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的評估，既是上級管理的要求，又是檔案部門提升檔案開發(fā)利用水平的重要途徑。對檔案開發(fā)利用的評估研究，能全面掌握檔案信息資源開發(fā)利用的情況，為人事檔案部門提升檔案信息資源開發(fā)利用水平提供參考依據(jù)。

國內(nèi)對于人事檔案信息資源開發(fā)利用已有較多的探討，例如占生富認為要從更新理念、整體規(guī)劃、優(yōu)化環(huán)境、加強培訓、打造新媒體平臺等方面提升人事檔案開發(fā)利用水平[3]；賈艷云從豐富人事檔案內(nèi)容、提升檔案工作人員素質(zhì)等方面論述高校人事檔案開發(fā)與利用的策略[4]；閉線林等認為要從建立高校人事檔案工作網(wǎng)絡、拓寬檔案信息利用途徑等方面加強對高校人事檔案的開發(fā)與利用[5]。綜上，盡管國內(nèi)學者對于人事檔案的信息資源開發(fā)利用研究有一定基礎，但是已有研究都是定性研究，缺乏對檔案信息資源開發(fā)利用的定量研究。

基于此，本文擬采用層次分析法，定性與定量相結(jié)合，構(gòu)建高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系，對指標權重進行計算，找出檔案信息資源開發(fā)利用的關鍵因素，以期為更好地開發(fā)利用高校人事檔案信息資源提供依據(jù)。

二、人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系的構(gòu)建過程

1.構(gòu)建原則。（1）科學性原則。評估指標含義明確，要能覆蓋人事檔案信息資源開發(fā)利用的各主要方面，能夠合理按照層級層層分解，各指標之間緊密銜接的同時，又要避免交叉重疊現(xiàn)象，準確反映評估對象的實際情況。（2）全面性原則。評估指標要涵蓋高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的各個方面，既要包括對檔案信息資源開發(fā)的基礎建設的評估，又要包括對檔案信息資源開發(fā)程度和信息利用程度的評價，全面反映人事檔案信息資源開發(fā)利用的狀況。

2.評估層次模型構(gòu)建。筆者基于已有研究，并結(jié)合專家意見，最終確定了包含三個一級指標，九個二級指標的人事檔案信息資源開發(fā)利用評估層次模型，具體見表1。

一級指標A1 基礎建設A 高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系A2 資源開發(fā)A3 信息利用二級指標B1 硬件建設B2 軟件建設B3 人才隊伍B4 標準與規(guī)范B5 數(shù)字化處理B6 數(shù)據(jù)庫建設B7 信息服務B8 信息共享B9 安全保障

（1）基礎建設?；A建設是高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的重要條件和基礎，因此筆者將 “ 基礎建設 ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系的第一個一級指標，下設三個二級指標：硬件建設、軟件建設和人才隊伍。在硬件建設方面，評估的主要內(nèi)容包括數(shù)字化辦公場所、計算機設備、掃描儀、移動硬盤等實現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用的基礎設施建設情況；對軟件建設的評估主要指高校人事檔案軟件系統(tǒng)的研發(fā)和功能完善情況；人才隊伍的建設直接影響著人事檔案信息資源開發(fā)的成效，是實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的關鍵所在，因此筆者將人才隊伍作為基礎建設中的二級指標，對人才隊伍的評估主要包括對人才的選拔、培訓等情況。

（2）資源開發(fā)。人事檔案信息資源的開發(fā)是檔案信息資源利用的前提，因此筆者將 “ 資源開發(fā) ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系的第二個一級指標，下設三個二級指標：標準與規(guī)范、數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫建設。人事檔案信息資源的開發(fā)首先要建立行業(yè)標準與規(guī)范，對標準與規(guī)范的評估主要指高校人事檔案信息資源開發(fā)的標準與規(guī)范等各項規(guī)章制度的制定和執(zhí)行情況；對數(shù)字化處理的評估主要指采用現(xiàn)代信息技術手段，將紙質(zhì)的人事檔案材料通過掃描和錄入等方式，轉(zhuǎn)換成電子化的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化加工存儲和管理，主要包括對人員基本情況、學習培訓、工作經(jīng)歷、表現(xiàn)情況和其他與本人相關的數(shù)據(jù)的處理；對人事檔案數(shù)據(jù)庫建設的評估主要包括對人事檔案全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫的建設情況的評價。

（3）信息利用。人事檔案信息資源的利用是檔案資源開發(fā)的最終目的，是實現(xiàn)高校人事檔案服務功能，體現(xiàn)人事檔案價值的根本途徑，因此筆者將 “ 信息利用 ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系的第三個一級指標，下設三個二級指標：信息服務、信息共享和安全保障。對信息服務的評估主要指對利用人事檔案信息系統(tǒng)給特定人群分配一定的權限，方便其對檔案信息服務進行評價。信息共享也是人事檔案信息資源開發(fā)利用中需要關注的問題。在檔案轉(zhuǎn)遞到新單位時，新單位需要重新錄入檔案基本信息，既重復勞動又容易出現(xiàn)差錯。信息的共享能夠使新單位直接采用原單位的檔案信息數(shù)據(jù)，既減輕了工作量，又可以保持數(shù)據(jù)的一致性，提高工作效率，因此對信息共享的評估主要指對檔案信息統(tǒng)一共享平臺建設情況的評估。在檔案信息資源利用的過程中，如何加強數(shù)據(jù)的安全性，防止信息的泄露是檔案信息資源利用的關鍵，因此對信息安全保障的評價主要包括對數(shù)據(jù)庫的功能設置、規(guī)范數(shù)據(jù)庫的管理等的評價。

3.構(gòu)造判斷矩陣。筆者共邀請七位安徽省高校人事檔案領域的領導與專家分別填寫了依據(jù)Saaty 教授1-9標度法[6]（見表2）設計的高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的調(diào)查問卷。排除其中一份未通過一致性檢驗的問卷，剩余六份有效問卷。依據(jù)各位專家領導在調(diào)查問卷中給出的指標間相對重要程度，本文構(gòu)建了兩兩比較的判斷矩陣。

表2 1-9 標度法

分別對六份有效問卷進行梳理，共得到四個判斷矩陣，包括一個一級指標和三個二級指標的判斷矩陣。判斷矩陣A、A1、A2、A3如下圖。

4.判斷矩陣權重計算和一致性檢驗。本文使用幾何平均法來計算判斷矩陣的權重，四個判斷矩陣的權重計算結(jié)果詳見表3 至表6。

表3 判斷矩陣A 權重計算結(jié)果

表4 判斷矩陣A1 權重計算結(jié)果

表5 判斷矩陣A2 權重計算結(jié)果

表6 判斷矩陣A3 權重計算結(jié)果

表7 判斷矩陣的RI 數(shù)值

為避免主觀因素造成的結(jié)果偏差，需要對結(jié)果進行一致性檢驗。第一步計算最大特征根第二步計算一次性指標再根據(jù)平均隨機一致性指標RI（見表7），可得隨機一致性比率CR=CI/RI。A、A1、A2、A3四個判斷矩陣的隨機一致性比率CR 值均遠小于0.1（具體值見表3 至表6），這說明A、A1、A2、A3四個判斷矩陣一致性較高。

5.指標總權重計算與排序。對每個評價指標的總權重進行計算，并對總權重的計算結(jié)果進行排序，詳見表8。

表8 高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標權重和排序

三、結(jié)論

根據(jù)以上研究結(jié)果可得，在高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標體系中，B6數(shù)據(jù)庫建設、B9安全保障、B5數(shù)字化處理三項指標位居前三位，在評估體系中需要重點關注。其中數(shù)據(jù)庫的建設具有最重要的作用，是評價高校人事檔案信息資源開發(fā)利用水平的最重要因素，因此要重點加強對人事檔案全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫的建設并及時更新，提高人事檔案資源開發(fā)利用的準確性和便捷性；數(shù)字化處理是人事檔案信息資源開發(fā)利用的首要任務，應采取有效的管理和技術手段，確保數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等各環(huán)節(jié)的質(zhì)量；安全保障是人事檔案信息資源開發(fā)利用的重要前提，要切實提高技術應用程度，完善安全認證系統(tǒng)等功能開發(fā)，不斷更新和完善硬件和軟件系統(tǒng)，規(guī)范工作人員的管理行為，防范和降低資源開發(fā)利用的風險問題，不斷加強安全性建設，充分保障高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的健康發(fā)展。