醫(yī)院基建檔案歸檔的質(zhì)量問題與對策

王剛

摘 要：基建檔案是醫(yī)院綜合檔案體系的一部分，記錄的是醫(yī)院開展基本建設(shè)項(xiàng)目，整個(gè)過程的數(shù)據(jù)信息，不僅能夠給醫(yī)院的未來發(fā)展建設(shè)提供依據(jù)，還能夠給檔案體系的完善和檔案資料的利用提供必要保障?；?xiàng)目建設(shè)時(shí)間長，有著極強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)涉及到的人員眾多，很容易給實(shí)際的歸檔工作帶來難題，降低歸檔質(zhì)量，給基建檔案的完整性與準(zhǔn)確性帶來影響。醫(yī)院在基建檔案歸檔工作當(dāng)中，需要積極總結(jié)實(shí)際工作當(dāng)中存在的質(zhì)量問題，提出有效的應(yīng)對策略，確保歸檔效果，完善基建檔案體系。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;歸檔;對策

分類號：R197.32;G272

醫(yī)院基建檔案形成于醫(yī)院基本建設(shè)與工程改造過程，從項(xiàng)目提出一直到竣工和交付使用涉及到大量的檔案資料，而這些資料應(yīng)該得到有效的收集整理與合理利用，給接下來的項(xiàng)目建設(shè)與管理提供參考，節(jié)約資金與資源。雖然醫(yī)院在長時(shí)間的檔案管理當(dāng)中，已經(jīng)進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到了基建檔案管理，特別是歸檔的重要性，但是在具體的歸檔工作實(shí)施當(dāng)中還存在一定的問題，需要找到影響歸檔質(zhì)量的問題與不足，并通過提出科學(xué)化的檔案歸檔管理措施解決實(shí)際問題，充分發(fā)揮基建檔案的利用價(jià)值。

一、醫(yī)院基建檔案歸檔的意義

基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工程推進(jìn)過程當(dāng)中形成的檔案資料。，牽涉范圍廣，內(nèi)容復(fù)雜，跨度大，在具體的管理當(dāng)中很容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)不全面等質(zhì)量問題，影響基建檔案的科學(xué)化管理。歸檔是基建檔案管理整個(gè)流程體系當(dāng)中最為關(guān)鍵以及復(fù)雜的環(huán)節(jié)，只有把歸檔工作落到實(shí)處，才可以維護(hù)基建檔案資料的全面、完整以及系統(tǒng)化。醫(yī)院做好基建檔案歸檔工作的意義主要體現(xiàn)在：一是完善醫(yī)院檔案體系。醫(yī)院綜合檔案的一個(gè)重要組成就是基建檔案，記錄的是醫(yī)院基建歷史與現(xiàn)狀資料，不單單可以從靜態(tài)上體現(xiàn)建筑物的發(fā)展與變化，也能夠給醫(yī)院的總體規(guī)劃與維修管理帶來必要的保障，所以必須得到醫(yī)院管理人員的關(guān)注。二是為醫(yī)院開展有效的規(guī)劃、維修、改建、擴(kuò)建等工作提供有效依據(jù)?；n案是基礎(chǔ)建設(shè)工程項(xiàng)目，從規(guī)劃建設(shè)到竣工投入應(yīng)用過程當(dāng)中形成的，擁有極高參考價(jià)值的多元形式的文件資料。這些資料不單單是過去基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目歷史的寫照，也是未來開展維護(hù)改造的寶貴依據(jù)。比方說醫(yī)院要對基建項(xiàng)目進(jìn)行改造和擴(kuò)建時(shí)就可以從過去的基建檔案資料當(dāng)中獲取設(shè)計(jì)圖紙、勘察文件等資料，從而給項(xiàng)目的貫徹落實(shí)奠定基礎(chǔ)，縮短項(xiàng)目建設(shè)工期，節(jié)省資金。三是能夠給審計(jì)工作的開展帶來一手信息?；?xiàng)目是上級部門審計(jì)醫(yī)院財(cái)務(wù)過程當(dāng)中的重點(diǎn)，而在審計(jì)工作的具體實(shí)施當(dāng)中，就可以把收集歸檔的基建檔案作為一手材料，確保審計(jì)的全面性和有效性。

二、醫(yī)院基建檔案歸檔的質(zhì)量問題

基建檔案是醫(yī)院綜合檔案管理過程當(dāng)中不可忽視的內(nèi)容，貫穿基建項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程，是一整套項(xiàng)目流程材料。只有保證基建檔案的歸檔質(zhì)量，才能夠得到更加完整的檔案信息，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。不過從當(dāng)前醫(yī)院基建檔案的歸檔方面進(jìn)行分析，實(shí)際工作質(zhì)量并不理想，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：一是歸檔制度不夠完善，缺少有效的制度約束。歸檔的全面性和完整性和制度的約束與管理存在著密切關(guān)系，不過醫(yī)院沒有專門針對基建項(xiàng)目檔案資料設(shè)置歸檔制度，因此不能夠?qū)ぷ魅藛T和具體的歸檔行為進(jìn)行約束，導(dǎo)致基建檔案歸檔的規(guī)范性降低。二是欠缺良好的歸檔意識(shí)，做好相應(yīng)的宣傳工作。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是廣大檔案管理人員，都沒有認(rèn)識(shí)到基建檔案歸檔工作的重要性，導(dǎo)致在檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)思想認(rèn)識(shí)和具體行動(dòng)方面的缺失，無法落實(shí)相關(guān)責(zé)任，也由此影響基建檔案的歸檔質(zhì)量。三是缺少專職檔案管理人員，無法確保歸檔全面完整。如今負(fù)責(zé)基建檔案管理的工作人員往往欠缺專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，無法實(shí)現(xiàn)對基建檔案的整體把握，在歸檔環(huán)節(jié)往往出現(xiàn)人為失誤。四是歸檔工作方法比較落后，忽視現(xiàn)代科技手段的運(yùn)用。時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步給醫(yī)院基建檔案管理提出了新要求，也需要靈活運(yùn)用先進(jìn)科技手段確保檔案管理效果，但是目前歸檔工作以人力處理為主，沒有做好先進(jìn)技術(shù)方法的運(yùn)用，給歸檔完整率帶來了影響。

三、提升醫(yī)院基建檔案歸檔質(zhì)量的方法

1.加強(qiáng)歸檔制度建設(shè)

基建檔案是基建項(xiàng)目建設(shè)與管理環(huán)節(jié)形成的原始記錄，在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，對基建檔案進(jìn)行有效歸檔，做好檔案資料的整理和利用，將會(huì)給醫(yī)院的整體建設(shè)帶來良好的保障。面對當(dāng)前基建檔案歸檔當(dāng)中的不規(guī)范問題，首先需要從加強(qiáng)歸檔制度建設(shè)著手，落實(shí)歸檔責(zé)任，并確定有效的約束機(jī)制。醫(yī)院在以往的檔案管理當(dāng)中，雖然已經(jīng)形成了一定的歸檔制度，但是制度當(dāng)中存在很多的空白點(diǎn)，無法實(shí)現(xiàn)對歸檔工作過程的全面約束，所以在實(shí)際工作當(dāng)中要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)彌補(bǔ)制度當(dāng)中的缺陷，指出各個(gè)部門和工作人員在基建檔案歸檔當(dāng)中要承擔(dān)的責(zé)任，同時(shí)積極落實(shí)監(jiān)督檢查制度，讓歸檔工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有法可依。

2.樹立正確歸檔意識(shí)

基建工程是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的組成部分，在工程建設(shè)的過程中，會(huì)形成大量的基建檔案資料，對檔案進(jìn)行歸檔是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)該積極履行的責(zé)任。但是實(shí)際情況卻并不樂觀，主要表現(xiàn)在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員，沒有建立正確的歸檔意識(shí)，不重視歸檔工作，也不能夠積極承擔(dān)歸檔責(zé)任，也因?yàn)闆]有建立正確的思想認(rèn)識(shí)，而影響到具體行動(dòng)的落實(shí)。為了徹底改變這樣的局面，醫(yī)院需要面向領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員做好基建檔案的宣傳教育，使得他們能夠從根本上認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理，特別是歸檔工作的價(jià)值，指明歸檔質(zhì)量要求，使得檔案管理者在正確思想意識(shí)和質(zhì)量觀念的指導(dǎo)之下，從不同角度出發(fā)維護(hù)基建檔案的完整性。

3.培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才

基建檔案的完整性以及質(zhì)量提高離不開檔案管理人員的參與和積極付出，而且每一個(gè)檔案管理人員都需要具備極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，能夠在正確歸檔觀念的指導(dǎo)之下積極履行工作責(zé)任。面對專職檔案管理人員不足且無法滿足歸檔工作高要求的實(shí)際情況，醫(yī)院需要對優(yōu)秀的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，特別是建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍，提高歸檔率以及歸檔質(zhì)量。在專職人才的教育培養(yǎng)當(dāng)中，醫(yī)院需要完善教育培訓(xùn)制度，及時(shí)補(bǔ)充培訓(xùn)內(nèi)容，采用多元化的培訓(xùn)方法，使得檔案管理人員能夠牢牢把握基建工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，憑借較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)以及良好的責(zé)任意識(shí)，履行各自的職責(zé)，發(fā)揮專業(yè)人員的優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]田濱海.基建檔案管理工作芻議[J].黑龍江檔案，2019（10）：78.

2101500520278