當(dāng)前新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化討論

劉亞偉

摘要：現(xiàn)階段，隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域均得到了很好的發(fā)展。人事檔案能夠準(zhǔn)確反映出每位員工的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系以及學(xué)習(xí)情況等基本信息，在人事管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。因此，用人單位要從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，采取有效的途徑不斷優(yōu)化人事檔案管理水平，通過完善的人事檔案管理工作，為用人單位人才選拔提供檔案支撐，為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);人事檔案管理;優(yōu)化

引言

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的工作實(shí)踐的歷史記錄，其記錄著個(gè)人的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及其成長(zhǎng)過程的真實(shí)寫照。其是既能反映出個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷及技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系及獎(jiǎng)懲等情況的基礎(chǔ)資料。人事檔案管理既是一項(xiàng)政治性的工作，又是一項(xiàng)專業(yè)性的工作;既是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，又是一項(xiàng)機(jī)密性的工作。其工作質(zhì)量的好與壞，直接關(guān)系到整個(gè)單位的工作效率與質(zhì)量，是衡量一個(gè)單位工作的重要條件之一。

1人事檔案管理工作中的不足

1.1沒有給予現(xiàn)代人事檔案管理足夠的重視

相對(duì)而言，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的枯燥性，有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分，與其他部門檔案管理工作的性質(zhì)與業(yè)績(jī)不同，致使管理人員出現(xiàn)消極的情緒。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也未注意到人事檔案管理工作開展的重要性，因?yàn)闄n案管理技術(shù)性不強(qiáng)，只是單一地整理文件，記錄文字，因此，致使諸多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽略人事檔案管理工作，讓人事檔案管理工作水平停滯不前。

1.2管理制度相對(duì)落后

當(dāng)前，隨著人事制度的不斷深化和改革，人才的流動(dòng)性更加的頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續(xù)得到了不斷簡(jiǎn)化。但由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規(guī)定，致使個(gè)人的檔案得不到及時(shí)的補(bǔ)充、存檔和修正，這種形式大大的阻礙了人才的流動(dòng)以及檔案的完整性。這種情況的出現(xiàn)，容易導(dǎo)致人才在調(diào)崗、“跳槽”、再就業(yè)時(shí)由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時(shí)，也容易出現(xiàn)虛假檔案，個(gè)別人員為謀求更好的個(gè)人利益，弄虛作假，還有相關(guān)人員會(huì)通過偽造檔案來實(shí)行打擊報(bào)復(fù)，給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性。

1.3檔案管理人員專業(yè)能力不足

檔案管理人員的專業(yè)能力決定著人事檔案工作進(jìn)行的深度與廣度，人事檔案內(nèi)容貫穿過去與未來，應(yīng)用涉及生活工作多個(gè)方面，記錄大量個(gè)人重要信息，對(duì)使用及保密性具有較高要求。人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)能力。計(jì)算機(jī)信息化發(fā)展的逐漸深入對(duì)檔案工作者計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的能力有了新的要求。當(dāng)前的檔案管理人員工作仍以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)為主，遵照檔案管理理論知識(shí)工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)不足，檔案管理人員的不穩(wěn)定性及檔案工作對(duì)年輕人不強(qiáng)的吸引力影響著人事檔案工作的深入開展。

2新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

企業(yè)人事檔案是每位員工資歷的重要證明，是選拔人才的有力憑證。企業(yè)人事檔案管理工作能夠提升企業(yè)人力資源競(jìng)爭(zhēng)力，助推企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。在企業(yè)運(yùn)行的過程中，企業(yè)不同工作崗位分工日漸明確，效率也不斷提升。企業(yè)人事管理部門也要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的巨大價(jià)值，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，運(yùn)用科學(xué)的管理方法不斷提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，全力維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

2.2不斷完善檔案管理制度

在新時(shí)代背景下，想要有效提升人事檔案管理質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。人事檔案管理制度需要結(jié)合《人事檔案管理法》，遵循國(guó)家頒布的法律規(guī)定，進(jìn)而有效提升人事檔案管理的法制性、程序性、標(biāo)準(zhǔn)性。在實(shí)際工作中，需要嚴(yán)格根據(jù)管理活動(dòng)程序?qū)嵤?，把人事檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人頭上，強(qiáng)化責(zé)任連帶作用，使檔案管理人員之間可以相互監(jiān)督，進(jìn)而有效提升其綜合素質(zhì)和政治覺悟。如果發(fā)生違法亂紀(jì)的問題，需要嚴(yán)厲懲罰，對(duì)其法律責(zé)任進(jìn)行追究。此外，企業(yè)可以創(chuàng)建人事檔案管理系統(tǒng)，把人事檔案管理和信息技術(shù)進(jìn)行充分融合，進(jìn)而有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升

人事檔案中不同時(shí)間段的材料具有其時(shí)代的特殊性，需要檔案管理人員熟悉人事檔案使用期間的相關(guān)政策要求及變動(dòng)，檔案管理人員自身專業(yè)性應(yīng)該得到重視，人事檔案材料收集，檔案審核，檔案查詢使用等都是檔案管理人員應(yīng)該關(guān)心的，人事檔案管理人員應(yīng)針對(duì)人事檔案工作涉及的常規(guī)方面開展深入交流學(xué)習(xí)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際與未來發(fā)展方向推陳出新，檔案工作人員隊(duì)伍應(yīng)吸納新鮮血液，通過經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的結(jié)合，更好地順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展，推動(dòng)人事檔案整體工作的發(fā)展。檔案管理人員在提升自身業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，也應(yīng)該重視后續(xù)工作人員的培養(yǎng)，尤其是在檔案工作交接過程中，涉及交接的雙方檔案管理人員不應(yīng)僅僅關(guān)注檔案數(shù)量等基礎(chǔ)問題，還應(yīng)對(duì)涉及檔案材料中的政策變動(dòng)導(dǎo)致的歷史問題進(jìn)行詳細(xì)對(duì)接，使后續(xù)工作開展順暢，減少由于管理人員變更信息斷層造成前期檔案問題無法解決，加大后續(xù)工作量的情況發(fā)生。

結(jié)語

人事檔案管理工作的重要意義不言而喻，重視人事檔案管理工作的進(jìn)行與改進(jìn)是必行之義。從目前的情況來看，人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決，但是，通過研究與探討，這些問題都將會(huì)被逐個(gè)擊破，人事檔案管理這項(xiàng)工作將會(huì)發(fā)揮其更好的作用。

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