建筑業(yè)投標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理

摘要：建筑業(yè)工程項(xiàng)目工期長(zhǎng)、金額大，招標(biāo)方為降低投標(biāo)方的違約風(fēng)險(xiǎn)，通常根據(jù)項(xiàng)目估算價(jià)要求參與投標(biāo)的企業(yè)繳納一定比例的保證金。對(duì)于投標(biāo)方企業(yè)來(lái)說(shuō)，投標(biāo)保證金余額太大，不能及時(shí)退回，占用企業(yè)流動(dòng)資金，影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)速度。因此，優(yōu)化投標(biāo)保證金的管理，對(duì)企業(yè)降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理具有重要意義。

關(guān)鍵詞：投標(biāo)保證金;投標(biāo)企業(yè);財(cái)務(wù)管理

一、投標(biāo)保證金管理的重要性

投標(biāo)保證金是指投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求向招標(biāo)人出具的，以一定金額表示的投標(biāo)責(zé)任擔(dān)保，主要起到對(duì)投標(biāo)人的投標(biāo)行為產(chǎn)生約束作用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)實(shí)施條例》第26條，招標(biāo)文件中要求繳納投標(biāo)保證金的，其金額不得超過(guò)項(xiàng)目估算價(jià)的2%，最高不得超過(guò)八十萬(wàn)人民幣。目前的投標(biāo)實(shí)例中，投標(biāo)保證金普遍得到行業(yè)認(rèn)可，絕大多數(shù)項(xiàng)目都要求參與投標(biāo)的企業(yè)繳納投標(biāo)保證金，招標(biāo)文件中會(huì)明確規(guī)定需要繳納的投標(biāo)保證金金額。

雖然投標(biāo)保證金存在多種繳納方式，包括現(xiàn)金、銀行保函、擔(dān)保等，但是在工程實(shí)例中，現(xiàn)金仍然是最主要的繳納方式。由于建筑業(yè)工程項(xiàng)目通常金額較大，單個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)保證金通常在幾十萬(wàn)及以上，且等到投標(biāo)有效期結(jié)束保證金退回存在一定時(shí)間跨度，因此對(duì)于投標(biāo)企業(yè)來(lái)說(shuō)，活躍的市場(chǎng)投標(biāo)活動(dòng)需繳納大量的投標(biāo)保證金，嚴(yán)重占用了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)資金，降低了企業(yè)資金使用效率。加強(qiáng)投標(biāo)保證金管理，及時(shí)清理投標(biāo)保證金，有利于增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)資金使用效率，降低企業(yè)保證金管理風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理具有重要意義。

二、投標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)特點(diǎn)

（一）保證金借款人員多，人員部門變動(dòng)快

投標(biāo)企業(yè)的項(xiàng)目投標(biāo)通常由專人或?qū)ｉT部門負(fù)責(zé)，尤其是建筑業(yè)工程一般均需要通過(guò)招投標(biāo)程序，因此建筑業(yè)企業(yè)的投標(biāo)一般由獨(dú)立部門負(fù)責(zé)，如市場(chǎng)部門、招投標(biāo)部門等。由于投標(biāo)量大、人員流動(dòng)性強(qiáng)等因素，多人經(jīng)手項(xiàng)目投標(biāo)，從而導(dǎo)致賬面核算的投標(biāo)保證金人員出現(xiàn)涉及人員多、人員部門變動(dòng)快等特點(diǎn)。這種情況下，若對(duì)保證金設(shè)置部門輔助核算，則易出現(xiàn)單個(gè)部門保證金核算不準(zhǔn)確的情況。

（二）單筆交易金額相等，款項(xiàng)相似度高

按照相關(guān)規(guī)定，投標(biāo)保證金的收取金額不得超過(guò)項(xiàng)目估算價(jià)的2%，最高不得超過(guò)八十萬(wàn)人民幣。由于建筑業(yè)工程項(xiàng)目的金額大、項(xiàng)目估算價(jià)高，因此大型建筑業(yè)項(xiàng)目的保證金一般都按保證金上限（即八十萬(wàn)元）收取。因此在進(jìn)行財(cái)務(wù)核算時(shí)，單從賬面上看，會(huì)出現(xiàn)多筆同等金額甚至相同首付款單位、相同借款人的保證金款項(xiàng)。這種情況下，如果財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)投標(biāo)保證金未設(shè)置詳細(xì)的輔助信息或備查賬，則從賬面難以區(qū)分保證金對(duì)應(yīng)的投標(biāo)項(xiàng)目，不利于保證金的精細(xì)化管理、精準(zhǔn)化核算和款項(xiàng)催收。

（三）退款不及時(shí)，保證金掛賬時(shí)間長(zhǎng)

《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第57條第2款規(guī)定“招標(biāo)人最遲應(yīng)當(dāng)在書(shū)面合同簽訂后5日內(nèi)向中標(biāo)人和未中標(biāo)的投標(biāo)人退還投標(biāo)保證金及銀行同期存款利息?！眳⒄掌髽I(yè)投標(biāo)實(shí)例，投標(biāo)保證金通常應(yīng)于3-4月內(nèi)退回，最長(zhǎng)掛賬時(shí)間不應(yīng)超過(guò)半年。但是由于多種原因，如招標(biāo)企業(yè)遲遲未退還款項(xiàng)、投標(biāo)保證金管理核算混亂、投標(biāo)企業(yè)違約投標(biāo)保證金罰沒(méi)、投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)中標(biāo)服務(wù)費(fèi)未及時(shí)取得發(fā)票等，企業(yè)投標(biāo)保證金常出現(xiàn)一年以上賬齡，甚至有的款項(xiàng)掛賬時(shí)間更長(zhǎng)，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金管理產(chǎn)生惡劣影響，極大影響了企業(yè)資金使用效率。

三、投標(biāo)保證金管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

目前投標(biāo)保證金一般是由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行收繳和退還，在投標(biāo)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，仍存在以下問(wèn)題：

（一）投標(biāo)保證金欠款人員核算混亂

工程項(xiàng)目的投標(biāo)工作通常由市場(chǎng)部或其他招投標(biāo)部門負(fù)責(zé)，由專人負(fù)責(zé)跟蹤不同項(xiàng)目，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的標(biāo)書(shū)制作、投標(biāo)保證金支付等。但由于人員出差參加投標(biāo)、投標(biāo)時(shí)間緊、工作分配等原因，投標(biāo)保證金借款常由其他人員代為發(fā)起流程，從而導(dǎo)致借款人和實(shí)際支付人不一致。財(cái)務(wù)在賬面核算時(shí)，投標(biāo)保證金計(jì)入其他應(yīng)收款，只能根據(jù)借款單上登記的借款人進(jìn)項(xiàng)掛賬處理，而在后期清欠款項(xiàng)時(shí)，若欠款時(shí)間較長(zhǎng)，賬面記錄的借款人由于沒(méi)有負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的投標(biāo)，會(huì)對(duì)該筆借款產(chǎn)生疑異，產(chǎn)生核對(duì)障礙，造成清欠困難。

（二）借款項(xiàng)目核算不明

投標(biāo)保證金一般由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行收繳，大型項(xiàng)目選用的主流招標(biāo)公司分布較為集中，因此會(huì)產(chǎn)生同一招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)多個(gè)項(xiàng)目及多個(gè)借款人的情況。針對(duì)上述情況，一方面由于企業(yè)對(duì)投標(biāo)保證金的核算認(rèn)識(shí)不到位，只記錄了保證金的收支和結(jié)余情況，沒(méi)有對(duì)投標(biāo)保證金的其他信息如項(xiàng)目信息、交易時(shí)間、支付方式等做詳細(xì)記錄;另一方面，受制于財(cái)務(wù)核算軟件的限制，財(cái)務(wù)賬面可以簿記核算的信息有限，尤其是采用用友等財(cái)務(wù)軟件的單位，只能通過(guò)輔助項(xiàng)對(duì)借款人、招標(biāo)單位進(jìn)行區(qū)分，出于日常核算效率、核算成本等方面的考慮，財(cái)務(wù)賬面無(wú)法對(duì)投標(biāo)保證金借款和支付信息進(jìn)行全面登記，因此僅從財(cái)務(wù)賬面難以區(qū)分各項(xiàng)目投標(biāo)保證金借款情況，不利于投標(biāo)人員進(jìn)行投標(biāo)保證金借款核對(duì)，不利于投標(biāo)保證金的精細(xì)化管理，造成了保證金后期管理核對(duì)困難，出現(xiàn)問(wèn)題后難以對(duì)賬理清等后果。

（三）退款不及時(shí)，資金占用時(shí)間長(zhǎng)

項(xiàng)目投標(biāo)有效期過(guò)后，招標(biāo)代理單位應(yīng)根據(jù)企業(yè)中標(biāo)情況，退還投標(biāo)企業(yè)繳納的保證金。根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》，招標(biāo)人最遲應(yīng)當(dāng)在書(shū)面合同簽訂后5日內(nèi)向中標(biāo)人和未中標(biāo)的投標(biāo)人退還投標(biāo)保證金及銀行同期存款利息。然而在企業(yè)實(shí)踐中，由于招標(biāo)公司業(yè)務(wù)量大、投標(biāo)人追繳不及時(shí)或到賬后未及時(shí)告知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行清賬等原因，產(chǎn)生投標(biāo)保證金逾期未退還的情況，而支付利息的招標(biāo)單位更是少之又少，無(wú)形中增加了企業(yè)資金占用成本，降低了資金使用效率。更有甚者，還會(huì)出現(xiàn)部分招標(biāo)代理公司由于種種原因，在支付保證金后付款企業(yè)或再也無(wú)法取得聯(lián)系，或發(fā)現(xiàn)招標(biāo)公司已經(jīng)人去樓空，投標(biāo)企業(yè)白白遭受損失，投標(biāo)人利益受到極大損害。

（四）還款核算不清

項(xiàng)目定標(biāo)后，保證金由招標(biāo)代理公司進(jìn)行退還，由于同一招標(biāo)公司代理了多個(gè)工程項(xiàng)目，而許多大型項(xiàng)目的投標(biāo)保證金都是保證金的上限即八十萬(wàn)元，投標(biāo)企業(yè)會(huì)收到同一家招標(biāo)公司退還的多筆同等金額的保證金退款，若招標(biāo)公司打款時(shí)未在銀行備注該筆款項(xiàng)有關(guān)項(xiàng)目信息，則投標(biāo)企業(yè)難以區(qū)分該筆款項(xiàng)的借款人、借款項(xiàng)目，導(dǎo)致賬務(wù)核算不清、借款人借款額不準(zhǔn)確，不利于企業(yè)日常投標(biāo)保證金管理及企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金管理。

四、改善建議

針對(duì)以上問(wèn)題，考慮到企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)操，提出以下改善建議：

（一）規(guī)范投標(biāo)保證金借款和支付

首先，在進(jìn)行投標(biāo)保證金借款時(shí)，應(yīng)固定借款人，按照誰(shuí)的項(xiàng)目誰(shuí)借款、誰(shuí)付款誰(shuí)借款的原則，借款應(yīng)以保證金實(shí)際使用人名義發(fā)起，同時(shí)，借款人應(yīng)自己建立個(gè)人保證金借款情況臺(tái)賬，以便和財(cái)務(wù)部門核對(duì)個(gè)人投標(biāo)保證金借款及還款情況。其次，在支付投標(biāo)保證金時(shí)，盡量使用同一銀行賬戶進(jìn)行繳納，最好可以做到?？顚?，對(duì)投標(biāo)保證金進(jìn)行單獨(dú)管理;這樣一來(lái)，投標(biāo)結(jié)束后，保證金也會(huì)退回原賬戶，有利于投標(biāo)保證金的歸集和管理。

（二）細(xì)化核算會(huì)計(jì)科目，詳細(xì)轉(zhuǎn)賬信息

投標(biāo)保證金按規(guī)定計(jì)入其他應(yīng)收款，應(yīng)在其他應(yīng)收款下設(shè)二級(jí)保證金科目，若企業(yè)涉及的保證金類型較多，還可進(jìn)一步設(shè)立三級(jí)科目，即使用獨(dú)立科目核算投標(biāo)保證金。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)使用的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，進(jìn)一步細(xì)化核算內(nèi)容。如使用用友NC的企業(yè)，可通過(guò)設(shè)置輔助核算項(xiàng)的方式進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，可設(shè)置的輔助項(xiàng)可有借款人、借款單位、歸口責(zé)任部門、投標(biāo)項(xiàng)目等。但是，考慮到日常核算效率和核算成本等因素，不宜設(shè)置過(guò)多輔助項(xiàng)，不在賬面中體現(xiàn)的其他信息，如投標(biāo)借款時(shí)間、借款單號(hào)、賬齡等其他信息，應(yīng)建立線下投標(biāo)保證金臺(tái)賬并進(jìn)行詳細(xì)登記，以供備查。

（三）對(duì)投標(biāo)保證金退款進(jìn)項(xiàng)電子化管理

企業(yè)應(yīng)充分利用電子信息手段進(jìn)行投標(biāo)保證金管理，由于企業(yè)常常面臨同一家招標(biāo)公司退回同樣金額的多筆投標(biāo)保證金，從而出現(xiàn)無(wú)法準(zhǔn)確區(qū)分該筆退款應(yīng)沖銷的借款的情況。為了解決投標(biāo)保證金到賬沖銷問(wèn)題，企業(yè)可充分利用信息化手段，建立投標(biāo)保證金退款認(rèn)領(lǐng)系統(tǒng)，對(duì)退回的保證金進(jìn)項(xiàng)信息發(fā)布，督促市場(chǎng)部的有關(guān)投標(biāo)負(fù)責(zé)人查閱招標(biāo)公司的保證金退回公告，并及時(shí)進(jìn)行保證金認(rèn)領(lǐng)。投標(biāo)人在認(rèn)領(lǐng)保證金時(shí)，需將該筆退款與其對(duì)應(yīng)的借款單、投標(biāo)項(xiàng)目、借款時(shí)間等信息相關(guān)聯(lián)。這樣一來(lái)，對(duì)于轉(zhuǎn)賬信息不全的轉(zhuǎn)賬，財(cái)務(wù)人員可及時(shí)催促有關(guān)投標(biāo)人員與招標(biāo)公司取得聯(lián)系，進(jìn)一步取得詳細(xì)信息。財(cái)務(wù)部門以業(yè)務(wù)部門認(rèn)領(lǐng)的投標(biāo)保證金結(jié)果作為依據(jù)做賬，即可準(zhǔn)確記錄退回保證金的有關(guān)信息，提高保證金核算的準(zhǔn)確性，也有利于和投標(biāo)部門進(jìn)行保證金的核對(duì)，有利于投標(biāo)保證金清欠工作的開(kāi)展。

（四）注意系統(tǒng)安全，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

對(duì)投標(biāo)保證金有關(guān)信息化系統(tǒng)，第一，企業(yè)應(yīng)明確權(quán)責(zé)部門，明確規(guī)定該系統(tǒng)的維護(hù)責(zé)任部門和信息使用部門，根據(jù)歸口部門權(quán)責(zé)設(shè)置系統(tǒng)的使用權(quán)限。如由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保證金到賬信息的發(fā)布和日常維護(hù)，投標(biāo)部門進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)及本部門余額查詢等。第二，要做好定期數(shù)據(jù)更新及日常數(shù)據(jù)維護(hù)，對(duì)長(zhǎng)時(shí)間未認(rèn)領(lǐng)的保證金進(jìn)行重點(diǎn)提示預(yù)警。第三，注重系統(tǒng)安全，及時(shí)處理異常信息，做好數(shù)據(jù)備份。第四，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，進(jìn)行制度宣貫，提高有關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在實(shí)踐中，應(yīng)重視投標(biāo)保證金的管理，及時(shí)清收賬齡較長(zhǎng)的保證金款項(xiàng)，確保資金回籠，降低資金占用成本，提高資金使用效率;應(yīng)在成本效益原則下細(xì)化保證金核算，并結(jié)合信息化手段不斷完善投標(biāo)保證金的管理。

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作者簡(jiǎn)介：

左辰（1988-），女，漢族，山東樂(lè)陵人，單位：中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)華北電力設(shè)計(jì)院有限公司，大學(xué)本科，會(huì)計(jì)師，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國(guó)際商學(xué)院在職人員高級(jí)課程研修班學(xué)員。

對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)左辰