智慧校園引領下的高校智慧檔案館建設路徑

杜勇

一、智慧校園和智慧檔案館的內(nèi)涵

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能設備等的發(fā)展， 2009年 IBM 提出”智慧城市“的理念后，智慧校園是在智慧城市的背景下提出的。宣繼濤認為智慧校園是通過應用現(xiàn)代信息技術(shù)，使高校管理人員通過更加精準的技術(shù)進行智慧判斷，從中篩選出有用的數(shù)據(jù)信息，開展教、學一體化的基本理念，在高校中逐步實現(xiàn)數(shù)字化教學模式，包括利用 SOA 技術(shù)、云計算技術(shù)、云存儲技術(shù)。[1]教育部2012年印發(fā)的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃》中提出“以數(shù)字化校園建設為基礎的智慧校園建設是高等教育信息化建設核心任務之一”。2016年“智慧校園”被寫進全國教育信息化工作要點，智慧校園建設已經(jīng)成為一種時代潮流，眾多的高校都在積極投入智慧校園的建設之中。浙江大學的智慧校園網(wǎng)絡基礎設施建設就將其網(wǎng)絡架構(gòu)細分為：接入網(wǎng)，方便師生上互聯(lián)網(wǎng);教學網(wǎng)，支撐教學活動;科研網(wǎng)，支撐科研活動;資源網(wǎng)，支撐資源沉淀和傳播活動;智能網(wǎng)，支撐和諧、生態(tài)校園建設。[2]智慧校園是一種將人的因素、設備的因素、環(huán)境及資源的因素以及社會性因素，在信息化背景下有機整合的一種獨特的校園系統(tǒng)。

由于”智慧“一詞具有抽象性，對于智慧檔案館的涵義，眾說紛紜，不同的學者給出了不同的理解。楊智勇把智慧檔案館概括為：綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺。[3]楊來青認為智慧檔案館是應用智慧管理技術(shù)的，智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術(shù)的新型信息化形態(tài)檔案館，應在數(shù)字檔案館已有功能的基礎上，創(chuàng)新檔案業(yè)務工作管理模式和檔案信息資源開發(fā)方式。[4]為了使研究具有一定的實踐價值，智慧檔案館的落實還是需要從實踐層面來操作，筆者認為，智慧檔案館是檔案信息化建設的一個新階段，以數(shù)字檔案館為基礎，建構(gòu)部門間系統(tǒng)協(xié)調(diào)、資源共享，實現(xiàn)檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)，提供智能化服務的信息平臺。

二、智慧校園和高校智慧檔案館的關(guān)系

（一）整體與部分的關(guān)系

智慧校園最終的目標是通過智能化的技術(shù)，提供更為便捷的信息服務，檔案館不僅作為儲存保管學校信息數(shù)據(jù)的重要部門，同時也是提供信息服務的部門，是智慧校園建設的重要組成部分，兩者是整體與部分的關(guān)系。

（二）宏觀和微觀的關(guān)系

智慧校園建設是一個頂層設計，對于一個學校而言，它是以信息管理中心為依托，推動學校各個層面智能化建設，它的實現(xiàn)依賴于學校各個微觀層面的推動和支持。檔案館就是其中的一個微觀層面，智能檔案館的實現(xiàn)能更好的推動宏觀層面的智慧校園的實現(xiàn)。

（三）兩者皆是信息化發(fā)展的產(chǎn)物

智慧校園是教育產(chǎn)業(yè)信息化發(fā)展的產(chǎn)物，智慧檔案館是檔案信息化發(fā)展的產(chǎn)物。高校檔案作為記錄學校發(fā)展活動的信息載體，不僅在學校建設和發(fā)展的過程中具有資政啟迪作用，而且還持續(xù)承擔記錄學校發(fā)展變化的重要使命，這使得智慧校園背景下的檔案館不能不緊隨學校發(fā)展的腳步，啟動智慧檔案館建設。

三、智慧校園建設給檔案部門帶來的機遇

（一）經(jīng)費的資助

智慧檔案館的建設需要一定的資金支持，應用系統(tǒng)的引進、硬件的購置、物流系統(tǒng)介入等都需要資金的投入。檔案部門在學校發(fā)展中，一直處于邊緣化的狀態(tài)，它的發(fā)展跟學校領導重視程度與否有極大的關(guān)系。檔案部門的工作性質(zhì)往往不能直接產(chǎn)生一定的社會效益和價值，工作的價值很難被發(fā)現(xiàn)和認可，因此在申請經(jīng)費建設項目時，學校一般會考慮其他部門，忽視檔案部門。檔案館作為學校儲存、保管學校信息的重要部門，智慧校園建設將不可或缺的把檔案館納入建設之中，檔案部門應抓住這個機遇，提出合理有效的建設方案，將其納入智慧校園建設的統(tǒng)一規(guī)劃中。

（二）技術(shù)的支持

高校檔案部門一般很少配有專業(yè)的信息技術(shù)人員，檔案信息化建設大多要依托于學校信息中心。以數(shù)字檔案館為核心的檔案信息化建設距今已有十幾年，數(shù)字檔案館從以檔案數(shù)字化為標志的1.0版發(fā)展到以電子檔案管理和資源共享為標志的2.0版，其技術(shù)基礎是數(shù)字化技術(shù)。[5]而智慧校園所依托技術(shù)則是以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能感應等先進技術(shù)，這些先進技術(shù)正是智慧檔案館建設所必備的。同時，檔案館可以依托智慧校園建設的專業(yè)技術(shù)團隊在應用系統(tǒng)、感知系統(tǒng)、系統(tǒng)安全、技術(shù)參數(shù)等方面獲得技術(shù)支持，給智慧檔案館的建設奠定堅實的技術(shù)基礎。

（三）統(tǒng)籌多方資源

沒有智慧校園引領，學校信息化建設缺乏整體規(guī)劃，各部門應用系統(tǒng)多是隨需而建。一個學校會有十幾個系統(tǒng)，每個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫又是獨立的，數(shù)據(jù)異構(gòu)、關(guān)聯(lián)性不強，信息孤島現(xiàn)象嚴重，各部門系統(tǒng)管理員能力參差不齊，在應用系統(tǒng)的維護和安全管理上存在一定的隱患。由于這些系統(tǒng)與檔案管理應用系統(tǒng)不匹配，數(shù)據(jù)的格式、信息條目的需求、數(shù)據(jù)端口的對接等都存在諸多問題，電子資源不能獲得有效的利用，同時，應用系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)的重復采集，耗費很多人力、物力和財力。在智慧校園的建設下，可以合理規(guī)劃統(tǒng)籌各部門的應用系統(tǒng)，減少不必要的浪費，從而提高工作的質(zhì)量和效率。

四、智慧檔案館建設的路徑

為了滿足高校檔案管理的業(yè)務規(guī)范化、信息一體化、資源集約化、服務優(yōu)質(zhì)化的智慧檔案館建設，把檔案資源、集成平臺、安全監(jiān)控、智能服務等作為建設的重要路徑。

（一）依托學校信息集成服務平臺，拓寬數(shù)字檔案資源

智慧校園的終極目標是追求學校信息資源的智慧化處理和利用，而檔案館作為集學校教學、科研、社會服務等各方面歷史數(shù)據(jù)保管的重要信息資源部門之一，在智慧校園建設的過程中必定發(fā)揮著重要的作用，數(shù)字檔案資源建設是智慧檔案館建設的一個重要基礎。目前高校檔案信息資源來源主要有兩類，一類是館藏檔案資源，另一類是學校各類數(shù)據(jù)庫中的網(wǎng)絡數(shù)字信息資源。

首先，加大館藏檔案的數(shù)字化。在檔案信息化建設的進程中，高校檔案館基本完成了對館藏檔案的數(shù)字化加工處理，這部分檔案信息資源是學校辦學歷史記錄的重要組成部分。

其次，實現(xiàn)學校信息集成服務平臺的對接。學校產(chǎn)生的網(wǎng)絡數(shù)字信息資源主要是指學校科研、電子政務、教務、人事、學生管理等各類系統(tǒng)產(chǎn)生的信息資源。如各類的文本報表、網(wǎng)頁信息、信息服務、網(wǎng)課等大量數(shù)據(jù)信息。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公方式發(fā)生巨大變化，電子化辦公越來越普及，檔案信息的量呈爆炸式增長。高校檔案館大多實現(xiàn)了和學校政務系統(tǒng)的OA對接，但很難做到所有系統(tǒng)的對接，系統(tǒng)的異構(gòu)性增加了對接的困難。信息集成服務平臺是智慧校園建設的基礎項目之一，也是智慧校園建設的重要基礎，信息集成平臺可以整合校內(nèi)不同業(yè)務領域信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而解決系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交互難題。檔案系統(tǒng)可以直接與信息集成平臺對接，將網(wǎng)絡數(shù)字信息資源納入檔案信息資源中，為智慧檔案館服務利用提供豐富的信息資源體系。

（二）借助學校智能平臺的搭建，加強設施設備智能化建設

智慧檔案館的設備設施主要包括物聯(lián)網(wǎng)設施、管理服務器、云存儲設備以及網(wǎng)絡系統(tǒng)配置四個部分。物聯(lián)網(wǎng)設施是實現(xiàn)物物相連的網(wǎng)絡設備，它是通過射頻識別（RFID）裝置、二維碼、GPS、激光掃描器等裝置與互聯(lián)網(wǎng)或無線網(wǎng)絡相連而形成的一個巨大網(wǎng)絡。[6]物流網(wǎng)設施是為了實現(xiàn)智能庫房管理的一個最基礎的設備。檔案館的服務器一般依托學校的信息管理中心，智慧校園的服務器在處理器、內(nèi)存、IO槽、網(wǎng)絡、存儲空間等方面做了充分的準備，檔案館可以搭乘上這趟快車，因地制宜的依托學校服務器。云存儲設備是指將數(shù)據(jù)存儲在第三方服務器上，這樣可以減少存儲的空間，隨著5G時代的到來，數(shù)據(jù)量越來越大，云儲存設備的功能要求就越來越高了，在性能和安全保障方面需要更高的要求。網(wǎng)絡系統(tǒng)配置是基于智慧校園建設中的高速、快捷、共享、安全的網(wǎng)絡通信設施。智慧校園建設，必然會構(gòu)建或者更新以上四個部分的配置和平臺，檔案館可以依托這些先進的設備和平臺，推動智慧檔案館的建設。

（三）引進專業(yè)人才，打造檔案信息技術(shù)專業(yè)團隊建設

高校檔案館長期以來處于邊緣位置，很多工作人員并不是檔案專業(yè)出身，大多數(shù)工作人員都是在實踐中摸索、學習，專業(yè)理論知識略顯不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設的進程不斷加快，檔案部門又急需信息技術(shù)人才。因此，信息技術(shù)知識與檔案知識相結(jié)合的復合型人才是智慧檔案館發(fā)展的支柱，然而，這種復合型人才是少之又少，檔案部門由于待遇低、邊緣化等原因很難引進到這些人才。在現(xiàn)有的條件下，檔案部門通過培養(yǎng)自己的隊伍來改善專業(yè)團隊建設。智慧校園建設的過程中，可以派出一到兩名工作人員去學習信息技術(shù)，緊跟智慧校園的步伐，推動智慧檔案館建設。

（四）遵循檔案行業(yè)標準，因地制宜的建立一整套政策法規(guī)和規(guī)章制度

高校智慧檔案館的建設需要一系列的政策法規(guī)和規(guī)章制度的支撐。當前，智慧檔案館建設以“星星之火可以燎原”之勢不斷增多，館與館之間在技術(shù)層面不斷學習效仿，存在一定相通性。國家在智慧檔案館制度建設方面，還未制定出相關(guān)的管理標準、業(yè)務標準等，很多都是在《數(shù)字檔案館建設指南》的基礎上來建設智慧檔案館。在制度保障這一塊，各館還屬于各自摸索的階段。高校應依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》以及各省市制定的地方規(guī)章，結(jié)合本校智慧檔案館建設的實際制定一系列政策法規(guī)和規(guī)章制度，來保障智慧檔案館的順利實施。

參考文獻：

[1]宣繼濤.大數(shù)據(jù)背景下高校智慧校園信息化建設分析[J].中 國 管 理 信 息 化.2019（12）：145。

[2]吳穎駿.浙江大學：基于“云”的智慧校園[J].中國教育網(wǎng)絡，2010（11）：25-26。

[3] 楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展[J]，檔案學通訊 ，2015（4）： 46。

[4] 楊來青，李大鵬.智慧檔案館功能及體系結(jié)構(gòu)[J]，中國檔案，2015（7）：59。

[5]陳勇、廖瓊、崔葳.智慧城市背景下我國智慧檔案館建設研究[J]，中國檔案研究，2018（6）：240。

[6]劉遷.智慧城市視域下智慧檔案館建設研究[D]，蘇州大學，2016年：27。

基金項目：2021年安徽省高校檔案工作協(xié)會基金一般研究項目（2021yb08）

作者單位：安徽師范大學檔案館