以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作初探

王茜

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給人們的不僅僅有便利性，隨之而來的還有激烈的行業(yè)競爭和對(duì)以往傳統(tǒng)理念的不斷變革。檔案數(shù)字化的管理打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，在當(dāng)前這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利性，但是也為檔案工作人員的管理帶來了不小的考驗(yàn)，鑒于此，本文將對(duì)以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作進(jìn)行深入探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)化

引言

現(xiàn)如今，社會(huì)信息化進(jìn)程速度越來越快，檔案數(shù)字化管理也成為大勢所趨。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有顯著的優(yōu)勢，可以打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補(bǔ)，讓企業(yè)檔案管理部門不再是封閉的狀態(tài)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行采集和管理并具有信息服務(wù)的職能，達(dá)到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。

一、數(shù)字化檔案的基本特點(diǎn)

數(shù)字化檔案是按照檔案管理規(guī)范，有目的地加工、保存起來的具有參考憑證價(jià)值的電子文件，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備將紙質(zhì)文檔使用掃描形式錄入電腦，進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，應(yīng)具備相應(yīng)的軟件支持、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。就目前全球數(shù)字化的概念而言，紙質(zhì)檔案已經(jīng)很難滿足用戶需求，因此，原本的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在都逐漸開始往數(shù)字化檔案的方向走。數(shù)字化檔案是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案存儲(chǔ)和歸檔工作上，數(shù)字化檔案極大地提高了統(tǒng)計(jì)、分析、歸檔等的速度，避免了人工抄錄錯(cuò)誤的幾率，有很大的優(yōu)勢，數(shù)字化檔案管理由于使用電腦作為處理器，進(jìn)而時(shí)效性較強(qiáng)，周期較短，以數(shù)字化方式對(duì)檔案進(jìn)行整理和查閱等，對(duì)于信息的處理上更加方便，簡化檔案管理環(huán)節(jié)，縮短了檔案管理的周期，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用。由于數(shù)字化檔案形式具有實(shí)時(shí)性和網(wǎng)絡(luò)化特征，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的有效利用，促進(jìn)檔案資源的有效共享，有效地提高了數(shù)字化檔案傳輸和通訊的便捷性。

二、檔案管理工作發(fā)展面臨的困境

（一）檔案整理不夠系統(tǒng)化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企業(yè)的檔案管理部門都更像是一間倉庫，堆滿了很多資料，長久不見天日，檔案分類混亂，想要查找自己所需要的文字或者影像資料十分困難。而管理工作人員大多由很多年紀(jì)較大的人擔(dān)任，他們?nèi)狈?duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持沿用傳統(tǒng)的老一套方法，導(dǎo)致檔案管理的效率非常低。到了需要進(jìn)行盤點(diǎn)總結(jié)工作的時(shí)候，往往是部門所有人齊上陣，也仍舊費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以快速整合分析。

（二）檔案管理設(shè)備老舊，無法應(yīng)對(duì)時(shí)代需求

在幾乎人均一部手機(jī)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，越年輕的群體越習(xí)慣在線上處理問題。網(wǎng)絡(luò)世界四通八達(dá)，讓距離不再是距離，人與人之間的溝通也更加有效和及時(shí)。然而在檔案管理部門，企業(yè)卻很少有配備先進(jìn)的設(shè)備，用于管理工作使用。管理工作人員始終采用紙質(zhì)記錄的方式，這種方式很容易出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致檔案丟失后找不到源頭和線索。很多高等學(xué)校的圖書館也是在近兩年才取消了讀書卡，轉(zhuǎn)而采用線上預(yù)約借還的新方式。

三、應(yīng)用數(shù)字化優(yōu)化檔案管理工作的具體方法

（一）強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用

關(guān)于檔案資源智慧收集平臺(tái)，其主要構(gòu)成部分為：數(shù)據(jù)采集管理平臺(tái)、一體化電子文件接收與管理平臺(tái)，前者的主要作用是對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行智能收集并能夠自動(dòng)整理和存儲(chǔ)企業(yè)的檔案信息，后者的主要作用在于對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行智能管理;在檔案資源智慧收集平臺(tái)的建立中，企業(yè)必須高度重視規(guī)范化管理的實(shí)施，通過強(qiáng)化檔案制度建設(shè)，來確保檔案元數(shù)據(jù)收集的規(guī)范性，確保錄入數(shù)據(jù)的正確性;同時(shí)，需借助相一致的題名與分類號(hào)來確保檔案信息檢索的查全率、查準(zhǔn)率，通過強(qiáng)化相關(guān)技術(shù)規(guī)范來統(tǒng)一管理一系列企業(yè)文件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有效性。

（二）制度化建設(shè)保證信息管理規(guī)范

數(shù)字化檔案管理工作依靠應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，需要極高的保密性，建立全面、規(guī)范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。首先需要對(duì)數(shù)字化檔案工作的模式進(jìn)行更好地規(guī)劃，各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案管理規(guī)范，并根據(jù)實(shí)際需求逐步構(gòu)建相對(duì)完善的規(guī)章制度，加強(qiáng)監(jiān)管力度對(duì)數(shù)字化檔案管理工作形成規(guī)范，規(guī)范電子文件的形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證數(shù)字化檔案信息的全面性、完整性和安全性。

（三）推陳出新完善設(shè)備

為優(yōu)化提供堅(jiān)實(shí)保障好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準(zhǔn)備好專業(yè)的最新的設(shè)備。企業(yè)需要改變觀念，意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設(shè)備的采買。我們要把這份工作從線下轉(zhuǎn)移到線上，就要用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備來完成。每一份檔案都要經(jīng)過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實(shí)現(xiàn)雙重保障，避免紙質(zhì)版本丟失。掃描機(jī)器，電腦組建，高功能攝像機(jī)，這些必不可少。只有數(shù)字化設(shè)備到位，環(huán)境適宜，我們才有討論后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)。

（四）提升數(shù)字化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

目前很多單位對(duì)檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度，這就需要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)，數(shù)字化檔案屬于系統(tǒng)技術(shù)工作，負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案工作人員不但要學(xué)會(huì)一般檔案管理的基本要求和常識(shí)，同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)安全等方面知識(shí)。這就需要逐步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，以集中培訓(xùn)、日常學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才等方式提升管理人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代數(shù)字化檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

結(jié)束語：

總而言之，在信息時(shí)代，企業(yè)要想具備較強(qiáng)的市場競爭能力，必須重視檔案數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)，做好前期工作，健全檔案數(shù)字化管理制度，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，并積極建設(shè)檔案數(shù)字化的保密性及數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此來確保企業(yè)檔案數(shù)字化工作高效高質(zhì)地開展。

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中國石化集團(tuán)江漢石油管理局有限公司職工培訓(xùn)中心王 茜