淺談高校軟件外包項目的優(yōu)化管理

王秀梅

[摘? ? 要] 隨著高校信息化建設進程的加快，軟件外包模式因其諸多優(yōu)勢而被高校廣泛運用，同時也暴露出很多外包管理問題。文章分析了高校軟件外包存在的承包商選擇、建設主體責任不明、后期運維不夠重視、知識產(chǎn)權(quán)保護和信息安全等典型問題，針對這些問題，結(jié)合自身崗位的管理經(jīng)驗提出優(yōu)化策略，從而達到軟件外包規(guī)范化管理的目的。

[關(guān)鍵詞] 高校信息化;軟件外包;項目管理

0? ? ? 引? ? 言

2014年，在一份關(guān)于《高等教育信息化發(fā)展狀況》的調(diào)研報告中，通過對全國217所高校的應用信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析得出，各高校信息系統(tǒng)已覆蓋全校各個業(yè)務層面，與此同時，外購與外包的程度也越來越高。[1]由此可見，外購和外包模式如今已在信息化建設中在發(fā)揮重要作用。高校軟件采購主要分為：購買市場上成熟的軟件產(chǎn)品（如：E-mail系統(tǒng)、科研工具軟件等）和采購按需定制開發(fā)的軟件（如：校園一卡通系統(tǒng)、各業(yè)務部門的管理系統(tǒng)等）。從目前高校軟件項目采購數(shù)據(jù)來看，定制開發(fā)項目占80%以上，因此，為確保軟件外包過程順利實施和項目成功交付，各高校在信息化建設中均存在軟件外包項目的管理問題。

1? ? ? 高校軟件外包的現(xiàn)狀和軟件外包概念

高校信息化項目規(guī)劃是從宏觀視角出發(fā)，以教育部的《教育信息化2.0行動計劃》為指導，以應用驅(qū)動，統(tǒng)籌安排項目建設，依托信息化部門牽頭實施的工作機制。高校信息化部門雖然有一定的技術(shù)力量，但隨著信息化程度的提高，軟件外包不僅可以解決自行開發(fā)周期長，成本高的問題，而且可以解決人力資源困境，優(yōu)化資源配置和促進創(chuàng)新，讓信息化部門可以更加專注地為學校更核心的業(yè)務服務。

軟件外包是指企業(yè)為了專注核心競爭力業(yè)務和降低軟件項目成本，將軟件項目中的全部或部分工作發(fā)包給提供外包服務的企業(yè)完成的軟件需求活動。軟件外包內(nèi)容包括產(chǎn)品開發(fā)與運維、產(chǎn)品支持、軟件升級和優(yōu)化等。

2? ? ? 高校軟件外包項目的管理流程

國內(nèi)外不同學者對軟件外包管理過程的劃分不盡相同，大多數(shù)研究是從承包方的角度，而我校信息化部門早在2015年就從發(fā)包方的視角制定了開發(fā)類項目管理試行辦法，將軟件外包項目管理流程劃分為5個階段，即：項目決策階段（S1）、項目招標階段（S2）、項目實施階段（S3）、成果驗收階段（S4）和后期運維階段（S5）。每個階段對應著具體的階段任務。

（1）項目決策階段，根據(jù)高校的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，當各業(yè)務部門提出建設需求時，信息化部門在明確需求基礎上，對功能專業(yè)性和技術(shù)要求較高、時間緊、經(jīng)費大、人力資源占比重的項目，形成外包決策和業(yè)務部門成立外包項目小組，并編制項目可行性研究報告，進行專家論證，完成學校項目審批和立項手續(xù)。

（2）項目招標階段，依據(jù)政府采購制度和學校采購管理辦法，外包項目小組進一步細化需求、主動調(diào)研部分承包商情況和制訂招標文件，對相應的承包商進行資格審查，并組織專家從技術(shù)解決方案的滿意度、開發(fā)進度計劃、性價比等方面進行綜合因素評估，給予競爭力排名，挑選出最合適的承包商，另外就合同主要條款進行商討，達成共識，簽訂委托開發(fā)合同。

（3）項目實施階段，外包項目小組要配合承包商按計劃完成開發(fā)工作（包括詳細需求分析、設計、編碼、模塊測試、集成測試等），設定里程碑，并監(jiān)控外包項目開發(fā)過程，判斷實際進度和計劃是否相符，直至完成開發(fā)任務。

（4）成果驗收階段，對已開發(fā)完成的軟件進行上線試運行，外包項目小組組織召開驗收會，對交付的成果（包括軟件、源代碼、文檔等）進行驗收和歸檔，檢驗成果是否符合需求，形成驗收報告。對存在不足的情況形成協(xié)商意見，要求限期糾正，完成最終驗收后，承包商還需對用戶進行軟件操作的培訓。

（5）運行維護階段，在軟件上線運行后，難免會出現(xiàn)一些漏洞，這就需要承包商對軟件不間斷地進行升級和完善。通常雙方約定第一年的運維技術(shù)服務均屬于免費服務，此后，為繼續(xù)保障系統(tǒng)正常運行，學校還需向承包商采購后續(xù)運維服務。

3? ? ? 高校軟件外包項目管理中存在的問題

隨著信息化建設的不斷深入，高校軟件外包項目的管理制度也在逐步完善，但在項目管理過程中仍存在不少值得重視的問題。

3.1? ?承包商選擇存在風險

高校雖有一些大型開發(fā)項目，但大部分屬于中小型應用開發(fā)項目，預算經(jīng)費少，很難吸引到高端外包公司，[2]而小承包商的資質(zhì)參差不齊，前瞻性發(fā)展理念和集成架構(gòu)的規(guī)劃能力不足，這些給項目建設帶來未知的風險。

3.2? ?與承包商溝通協(xié)調(diào)不充分，項目實施受限

高校在建設一些業(yè)務系統(tǒng)時，職能部門僅提出需求，對軟件項目規(guī)劃設計和建設環(huán)節(jié)參與度不夠，信息化部門往往承擔全面建設的重任。另外，高校與承包商之間溝通不到位，導致建設過程漫長，效率低下，投入使用后效果不理想，難以真正發(fā)揮效能。

3.3? ?項目后期運維管理不足

項目管理小組往往只關(guān)注到項目的啟動、實施過程和交付驗收，卻對運維階段的工作沒有給予足夠重視。在軟件上線后，真正的軟件運行情況和使用數(shù)據(jù)、用戶體驗感和軟件信息更新等方面的運維服務管理還有待改善。

3.4? ?知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益歸屬不明確

外包合同是保護當事雙方權(quán)益，規(guī)避風險，保障項目順利實施的有效手段，但在合約條款中，僅明確服務部分（服務范圍、開發(fā)周期、服務費用等條款）和技術(shù)部分（技術(shù)參數(shù)、性能檢測等），高校作為發(fā)包方不太重視知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益，存在知識產(chǎn)權(quán)歸屬不明確問題。

3.5? ?信息安全存在隱患

高校信息化的安全涉及網(wǎng)絡、系統(tǒng)、應用、用戶等多方面，在軟件外包過程中，承包商不可避免地要接觸到用戶數(shù)據(jù)和信息，如果安全意識薄弱，則存在信息數(shù)據(jù)庫敏感信息泄露隱患。

4? ? ? 軟件外包項目管理的優(yōu)化策略

在實踐中通過對以上管理問題的分析研究，形成了有針對性的優(yōu)化方案。

4.1? ?綜合評估承包商實力

針對不同項目規(guī)模，可通過公開招標方式或競爭性磋商采購方式確定承包商，高校除對承包商的技術(shù)解決方案、開發(fā)計劃、性價比進行評分外，對后期運維、成功案例、公司信譽等綜合因素分析評估。此外，還要對承包商的質(zhì)量保證體系進行考察，要求具有CMM的認證，確保承包商能提供高水平的開發(fā)、有競爭力的價格，選擇出未來有長期合作能力和可持續(xù)的運維升級服務能力的承包商。

4.2? ?采用多主體建設機制，完善項目管理體系

高校應以需求為牽引，以用促建，統(tǒng)籌部署，合理確定項目定位，避免盲目建設。職能部門和信息化部門要明晰責任，達成共識，職能部門除提出需求，信息化部門負責搭建技術(shù)支撐平臺外，還要共同梳理項目業(yè)務和邏輯、評估承包商、協(xié)同參與軟件外包事務[3]，建立有效的多主體建設機制。在軟件整個開發(fā)周期，信息化部門起到協(xié)調(diào)承包商和職能部門的橋梁和紐帶作用，形成內(nèi)、外部雙向協(xié)同協(xié)作工作流，實現(xiàn)信息共享，既共享外包收益，也共擔外包風險，有效地推動項目實施，實現(xiàn)高校和承包商雙贏。為提高項目成功率，還需完善項目管理體系，健全項目管理制度，組建優(yōu)質(zhì)項目管理團隊，做好決策管理、開發(fā)維護管理和應用管理，提升管理效益。建立定期溝通機制，通過會議、狀態(tài)報告等途徑及時跟蹤進度，監(jiān)控外包項目的執(zhí)行過程，檢查和考核里程碑階段的交付物，進度偏離時及時糾偏，控制變更，并實時提供應急預案，直至按時按質(zhì)完成項目。

4.3? ?重視項目運維管理

在軟件運維階段，承包商除制定基本運維方案外（如：性能分析和優(yōu)化、系統(tǒng)巡檢、應急故障處理、系統(tǒng)安全檢查等方面），另就軟件使用狀態(tài)、資源使用情況形成運維分析報告，作為軟件升級依據(jù)。而高校項目管理員不僅配合和監(jiān)督承包商的運維工作，還應積極跟蹤問題，增強運維的主動性，進一步分析用戶數(shù)據(jù)，提升用戶體驗，實現(xiàn)功能擴展，提供人性化、個性化服務。

4.4? ?加強權(quán)益保障意識

合理的合同是高校軟件外包成功的關(guān)鍵，合同中除要明確服務部分和技術(shù)部分外，還要明確商務部分。例如，保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和違約責任等，對項目產(chǎn)生的全部研究成果（不限于軟件代碼和文檔）的知識產(chǎn)權(quán)和軟件著作權(quán)約定歸高校所有。

4.5? ?強化安全保護，提升安全保障能力

建立安全管理制度，重視數(shù)據(jù)保護，制定信息采集、存儲、傳輸、刪除等管理規(guī)則，完善安全事件預警預防及應急處置機制。在項目開發(fā)建設階段提供安全檢測和建議，當發(fā)現(xiàn)存在安全風險時，第一時間調(diào)整改進，避免項目定型后再修改而增加二次開發(fā)成本，影響開發(fā)時效。對承包商在項目實施過程中接觸到的所有數(shù)據(jù)信息和資料要求嚴格保密，并簽訂保密協(xié)議;另外，可適時對承包商進行信息安全審計。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

學校信息化建設的目標是以信息技術(shù)提升教學、科研和管理服務質(zhì)量和水平，提高學校的整體軟實力，為推進高?！半p一流”建設做出貢獻。對信息化部門而言，既要立足師生需求，提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡環(huán)境，又要從廣度和深度方面提供高效、優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的信息化服務。作為外包方，我們要在外包項目全生命周期中，實施規(guī)范化的項目管理，對項目的工期、進度、質(zhì)量和風險進行追蹤，確保每個外包項目的質(zhì)量。

主要參考文獻

[1]中國教育網(wǎng)絡編輯部.高校IT投入與外包狀況調(diào)研分析[J]. 中國教育網(wǎng)絡，2014（8）：24-25.

[2]陳光欣.高校信息系統(tǒng)外包的風險及對策研究[J].中國教育信息化，2009（11）：4-6.

[3]桂銀生.中國農(nóng)業(yè)大學：八成項目外包之經(jīng)驗[J].中國教育網(wǎng)絡，2014（8）：14-16.