企業(yè)采購(gòu)疑點(diǎn)重重　審計(jì)查實(shí)揭示真相

王民榮

案例背景

審計(jì)部根據(jù)A集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)）公司領(lǐng)導(dǎo)指示，對(duì)省外一家食品行業(yè)全資子公司進(jìn)行采購(gòu)管理專項(xiàng)審計(jì)。子公司所處行業(yè)與集團(tuán)截然不同，集團(tuán)僅派駐一名小股東前往子公司分管采購(gòu)工作，對(duì)子公司管理的參與及掌控力度較弱，為此集團(tuán)管理層借助集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)力量，對(duì)子公司開(kāi)展采購(gòu)管理業(yè)務(wù)審計(jì)。審計(jì)部重點(diǎn)針對(duì)子公司2017—2019年各期主要原材料的采購(gòu)及付款管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)變更、詢比價(jià)、合同簽訂、入庫(kù)、領(lǐng)用、貨款支付等方面進(jìn)行檢查。通過(guò)采購(gòu)審計(jì)推動(dòng)子公司降本增效、提升其產(chǎn)品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)及盈利能力，從而進(jìn)一步提升內(nèi)部審計(jì)價(jià)值。

審計(jì)方法

一是了解概況。先對(duì)涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)處理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、流程進(jìn)行了解，訪談、質(zhì)詢有關(guān)人員;翻閱、收集有關(guān)采購(gòu)制度、采購(gòu)合同、明細(xì)賬等數(shù)據(jù)資料;采用問(wèn)卷調(diào)查、調(diào)閱資料、個(gè)別談話、跟班作業(yè)等方法，摸清采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及內(nèi)控現(xiàn)狀，并獲取充分的評(píng)價(jià)依據(jù)。二是編制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。根據(jù)不同物料采購(gòu)大類，從供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和變更、詢比價(jià)、訂單下達(dá)、來(lái)料驗(yàn)收、貨款支付等各采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分別編制業(yè)務(wù)流程圖，并標(biāo)注關(guān)鍵控制點(diǎn);識(shí)別現(xiàn)有采購(gòu)管理流程中存在的設(shè)計(jì)方面的控制缺陷，為下一步的實(shí)質(zhì)性審計(jì)測(cè)試尋找審計(jì)需關(guān)注的重點(diǎn)方向，并提出改善建議。三是穿行測(cè)試。參照流程圖，抽取主要原材料樣本進(jìn)行穿行測(cè)試，對(duì)單據(jù)流、信息流進(jìn)行核對(duì)，并現(xiàn)場(chǎng)觀察來(lái)料質(zhì)檢點(diǎn)收貨情況，證實(shí)其采購(gòu)與付款方面的政策或程序執(zhí)行是否有效，并評(píng)價(jià)其管控政策及程序的健全性和有效性，并作為下一步實(shí)質(zhì)性審計(jì)測(cè)試的重點(diǎn)。四是實(shí)質(zhì)性測(cè)試。針對(duì)流程圖及穿行測(cè)試反映出的采購(gòu)問(wèn)題、暴露的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)一步擴(kuò)大審計(jì)樣本，進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測(cè)試分析。五是分析性復(fù)核。通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的加工分析，識(shí)別出長(zhǎng)期獨(dú)家供貨、價(jià)格長(zhǎng)期未變、現(xiàn)款及預(yù)付款交易的物料等異常及值得關(guān)注的情形，進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)分析此類采購(gòu)物料各年度的采購(gòu)量、采購(gòu)額，獲取更多信息數(shù)據(jù)及需要審計(jì)關(guān)注的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及問(wèn)題疑點(diǎn)，便于進(jìn)一步核查。六是調(diào)查走訪。走訪相關(guān)部門(mén)及人員，聽(tīng)取其對(duì)目前采購(gòu)管理方面的看法及問(wèn)題反映或改善建議。

審計(jì)過(guò)程及結(jié)論

審計(jì)發(fā)現(xiàn)，包裝材料供貨渠道單一，采購(gòu)價(jià)格異常偏高，每年多支付采購(gòu)成本達(dá)300萬(wàn)元以上。

（一）抽絲剝繭，發(fā)現(xiàn)眾多疑點(diǎn)

通過(guò)對(duì)各類主材年采購(gòu)額及供貨渠道排序分析復(fù)核，發(fā)現(xiàn)年采購(gòu)額較大的包材類及原粉、香精等部分物料供應(yīng)渠道單一，長(zhǎng)期由一家供貨，違反供應(yīng)商管理規(guī)定，采購(gòu)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)充分性值得懷疑。采購(gòu)部解釋這些供應(yīng)商是長(zhǎng)期合作方，價(jià)格已經(jīng)很低，供貨能力及質(zhì)量也有保證，食品行業(yè)對(duì)紙箱等包材品質(zhì)有特殊要求，一般供應(yīng)廠家很難達(dá)標(biāo);香精等物料由于存在不同供應(yīng)商口感不同，不會(huì)輕易更換供應(yīng)商;至于原粉等主材，由于常年采購(gòu)量極大，且市場(chǎng)有供貨能力的原粉廠家不多，存在一定的供應(yīng)壟斷性。

審計(jì)擴(kuò)大訪談得知，其他技術(shù)及業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)香精口感特殊性、原粉獨(dú)供性都有一定程度的認(rèn)同，但對(duì)包材的獨(dú)供性并不認(rèn)同，食品行業(yè)包材競(jìng)爭(zhēng)很充分，技術(shù)也很成熟。為提升審計(jì)效率和效果，避免爭(zhēng)議，審計(jì)人員決定從具有充分競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的包材入手，檢查其采購(gòu)價(jià)格的合理性。審計(jì)人員先查看了紙箱類包材庫(kù)，發(fā)現(xiàn)部分品號(hào)積壓很久，庫(kù)管稱存在質(zhì)量問(wèn)題，厚度及強(qiáng)度不夠，也存在每批次來(lái)料數(shù)量遠(yuǎn)超計(jì)劃需求量的現(xiàn)象。采購(gòu)部解釋稱供應(yīng)商在外地，路途遙遠(yuǎn)，所以每批次送貨量較大，因?yàn)橛胁少?gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)指示，所以就照單全收，后期如果存在產(chǎn)品型號(hào)停產(chǎn)或改版，則對(duì)應(yīng)多送的紙箱就會(huì)滯壓。另外，鐵罐類包材也存在類似問(wèn)題。帶著疑問(wèn)，審計(jì)又向質(zhì)檢部門(mén)詢問(wèn)，調(diào)閱相關(guān)包材質(zhì)檢報(bào)告和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并不明確和具體，質(zhì)檢過(guò)程也存在隨意性和主觀性，相關(guān)人員解釋說(shuō)是長(zhǎng)期供戶只要市場(chǎng)沒(méi)有投訴，包材品質(zhì)就沒(méi)問(wèn)題。對(duì)于為何獨(dú)家采購(gòu)、舍近求遠(yuǎn)、超量送貨、滯留積壓，經(jīng)辦人卻閃爍其詞，審計(jì)人員決定以紙箱包材類采購(gòu)價(jià)格合理性為切入點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，繼續(xù)深挖細(xì)究。

（二）克服干擾，尋找新的優(yōu)質(zhì)供戶

接下來(lái)，審計(jì)人員分析匯總紙箱類包材最近三年各品號(hào)的采購(gòu)量、單價(jià)、運(yùn)費(fèi)、采購(gòu)頻次、貨款結(jié)算周期及方式，為下一步市場(chǎng)詢價(jià)作數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)注意到制作紙箱的市場(chǎng)原紙價(jià)格市場(chǎng)波動(dòng)較大，而紙箱采購(gòu)價(jià)格長(zhǎng)期不變，且年底采購(gòu)部還額外向供方支付了一筆近20萬(wàn)元的價(jià)格補(bǔ)差，理由是全年供貨價(jià)格固定，價(jià)格較低，但并不能提供有效的數(shù)據(jù)證明價(jià)格補(bǔ)差額的合理性。對(duì)此，審計(jì)人員決定先單獨(dú)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尋找本地包材供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)。三家供戶網(wǎng)絡(luò)初步報(bào)價(jià)都比公司現(xiàn)有采購(gòu)價(jià)格低25%以上。面對(duì)審計(jì)詢價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部并不認(rèn)同，說(shuō)報(bào)價(jià)雖低，但品質(zhì)達(dá)不到食品行業(yè)要求，存在市場(chǎng)監(jiān)管處罰風(fēng)險(xiǎn)，不可貿(mào)然采用，但采購(gòu)部及質(zhì)檢部又拿不出具體有效的食品行業(yè)紙箱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部門(mén)礙于集團(tuán)股東分管采購(gòu)的身份，不愿過(guò)多向?qū)徲?jì)人員談?wù)摵吞峁┫嚓P(guān)包材類技術(shù)指標(biāo)信息。為此，審計(jì)人員又通過(guò)努力在當(dāng)?shù)卣业綄Ｗ鍪称钒b的紙箱廠家，其客戶對(duì)象都是伊利、康師傅等知名企業(yè)，說(shuō)明供戶的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資質(zhì)、實(shí)力非凡。由于無(wú)法獲得公司明確的技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，為防止抵觸，避免阻撓，審計(jì)人員便暗中直接攜帶各品號(hào)紙箱樣品到廠家洽談，廠家相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)樣品很快做出了檢測(cè)、回應(yīng)和報(bào)價(jià)，表示完全有能力生產(chǎn)，且紙箱品質(zhì)會(huì)高于樣品，報(bào)價(jià)也比公司現(xiàn)有采購(gòu)價(jià)低25%以上。審計(jì)將當(dāng)?shù)貜S家提供的紙箱質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)保證、資質(zhì)能力、報(bào)價(jià)單等資料帶回公司，迅速向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)。

（三）借用外力，成功導(dǎo)入新的優(yōu)質(zhì)低價(jià)供戶

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審計(jì)人員匯報(bào)的情況，決定啟動(dòng)新的招投標(biāo)程序，最終引入了新的紙箱供戶。為避免阻力及便于后續(xù)審計(jì)工作開(kāi)展，也考慮到分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)的感受，建議以集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的名義進(jìn)行詢價(jià)，并將新的紙箱供戶報(bào)價(jià)情況由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)直接反饋給食品公司采購(gòu)部，指示其積極接洽導(dǎo)入，并由審計(jì)人員全程介入監(jiān)督。最終，采購(gòu)部根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示，牽頭組織相關(guān)人員成功導(dǎo)入了紙箱新供戶。品質(zhì)也完全滿足公司要求，采購(gòu)降價(jià)幅度達(dá)到25%，年節(jié)省采購(gòu)成本達(dá)120萬(wàn)元。

（四）舉一反三，審計(jì)提報(bào)類似高價(jià)采購(gòu)疑點(diǎn)物料

集團(tuán)據(jù)此出面牽頭組織詢比價(jià)，引入新供戶，大幅度降低采購(gòu)成本額近200萬(wàn)元。包材審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，包材鐵罐采購(gòu)也存在與紙箱采購(gòu)的類似問(wèn)題，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模糊、長(zhǎng)期單一供戶、供戶遠(yuǎn)在外省、價(jià)格長(zhǎng)期不變。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)以審計(jì)人員提供的數(shù)家供戶的市場(chǎng)報(bào)價(jià)為參考，派人牽頭組織詢比價(jià)，引入新供戶，鐵罐包材年采購(gòu)降本近80萬(wàn)元。后期又組織對(duì)其他編織袋等包材進(jìn)行供應(yīng)商更換，年降本100多萬(wàn)元。

審計(jì)還發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理中存在的其他問(wèn)題：一是采購(gòu)來(lái)料存在虛假收料重大控制漏洞和嫌疑。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，包材普遍存在超量送貨接收現(xiàn)象，倉(cāng)庫(kù)積壓較多，且時(shí)常進(jìn)行報(bào)廢銷賬處理。為此，審計(jì)人員針對(duì)各類產(chǎn)成品年生產(chǎn)入庫(kù)量，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包材耗用數(shù)測(cè)算出實(shí)際應(yīng)領(lǐng)用的包材數(shù)量，再考慮到賬面報(bào)廢量和年初年末盤(pán)存數(shù)，與賬面全年采購(gòu)入庫(kù)量進(jìn)行比對(duì)分析，發(fā)現(xiàn)存在較大數(shù)量缺口，包材采購(gòu)來(lái)料入賬數(shù)遠(yuǎn)高于生產(chǎn)領(lǐng)用理論耗用量，涉及金額近30萬(wàn)元/年。二是相關(guān)采購(gòu)人員及倉(cāng)庫(kù)收料員等崗位未實(shí)施崗位定期輪換制度，增大了風(fēng)險(xiǎn)。三是公司治理結(jié)構(gòu)不合理。集團(tuán)派駐的小股東直接參與運(yùn)營(yíng)管理，分管采購(gòu)工作，相關(guān)部門(mén)礙于其集團(tuán)代表及股東身份，相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)及行為失去應(yīng)有的監(jiān)管，內(nèi)控流程流于形式。四是公司采購(gòu)管理制度不健全，已有的制度及流程形同虛設(shè)。

審計(jì)建議

一是成立采購(gòu)管理委員會(huì)，集團(tuán)派駐的股東代表不再直接分管采購(gòu)部工作，由集團(tuán)監(jiān)事會(huì)、派駐的股東代表及子公司主要負(fù)責(zé)人組建食品公司采購(gòu)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)原粉、包材等主要原料重大采購(gòu)業(yè)務(wù)的集體決策，新供戶開(kāi)發(fā)選定，對(duì)大宗原材料的采購(gòu)招投標(biāo)管理，對(duì)其他物料采購(gòu)的監(jiān)督、指導(dǎo)。

二是完善采購(gòu)制度流程。由采購(gòu)部牽頭，財(cái)務(wù)部、技術(shù)質(zhì)控部等部門(mén)參與，根據(jù)現(xiàn)行組織架構(gòu)、生產(chǎn)特點(diǎn)、存在的問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)，重新制定《供應(yīng)商管理制度》《采購(gòu)詢比價(jià)管理制度》《采購(gòu)合同管理制度》等，規(guī)范相應(yīng)表單，健全完善采購(gòu)業(yè)務(wù)制度流程，并嚴(yán)格執(zhí)行到位。新的制度流程報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批后發(fā)布實(shí)施。

三是建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期分析市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)。定期開(kāi)展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析，定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格，報(bào)批采購(gòu)管理委員會(huì)。

四是加強(qiáng)物料耗用監(jiān)管，杜絕采購(gòu)虛假收料。技術(shù)部門(mén)牽頭制定各產(chǎn)品物料消耗定額標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)物料損耗率，出臺(tái)制度規(guī)定，利用信息化平臺(tái)，嚴(yán)格按定額領(lǐng)料，定期對(duì)物料消耗情況進(jìn)行檢查考核。

審計(jì)啟示

一是從流程內(nèi)控入手，識(shí)別關(guān)鍵業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。審計(jì)工作開(kāi)展必須有章法，對(duì)標(biāo)業(yè)務(wù)流程內(nèi)控規(guī)范，梳理實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作流程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)及執(zhí)行上的疏漏，據(jù)此為風(fēng)險(xiǎn)指引，進(jìn)一步深入檢測(cè)，查證關(guān)鍵控制點(diǎn)存在的重大風(fēng)險(xiǎn)及漏洞。

二是不但要關(guān)注形式的合規(guī)，更要注重實(shí)質(zhì)的效果與效率。比如本次采購(gòu)審計(jì)，不但要關(guān)注供應(yīng)商管理、詢比價(jià)管理、驗(yàn)收入庫(kù)管理等業(yè)務(wù)處理是否符合相關(guān)采購(gòu)管理規(guī)定，更要關(guān)注執(zhí)行效果是否做到優(yōu)質(zhì)低價(jià)、采購(gòu)收料真實(shí)，要從實(shí)質(zhì)上檢查各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)辦理是否流于形式，是否達(dá)到內(nèi)控的本源效果并實(shí)現(xiàn)效率最大化。

三是問(wèn)題處理與整改要有高度，注重實(shí)效。針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或疑點(diǎn)，要進(jìn)一步進(jìn)行追贓挽損或提出查處、整改意見(jiàn)，不能理想化，也不能生硬，要站在公司管理層面考慮問(wèn)題，要有高度，結(jié)合問(wèn)題產(chǎn)生的背景及具體環(huán)境，提出切實(shí)可行的審計(jì)舉措及意見(jiàn)，既能解決問(wèn)題，又要避免大的沖突或管理內(nèi)耗。有的問(wèn)題查處需要借助外力協(xié)助，有的需要請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理解決，有的需要審計(jì)人員直接應(yīng)對(duì)，靈活處置。

四是舉一反三，全面梳理，系統(tǒng)性整改。為防范和識(shí)別采購(gòu)其他環(huán)節(jié)存在類似瀆職、舞弊等風(fēng)險(xiǎn)，后期子公司采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)審計(jì)意見(jiàn)，對(duì)其他原粉等主材實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)價(jià)談判等方式，均達(dá)到了可觀的降價(jià)幅度，降本增效顯著。隨后子公司逐步對(duì)采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面整改，細(xì)化出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)章制度。這期間，審計(jì)人員做了大量的督導(dǎo)和咨詢服務(wù)工作，從整體上確保了各制度流程合規(guī)、有效及無(wú)縫銜接。

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