公立醫(yī)院設(shè)備采購審計(jì)的工作思路及關(guān)鍵控制點(diǎn)探析

[摘要]本文結(jié)合公立醫(yī)院設(shè)備采購審計(jì)工作的實(shí)踐，分析和探討設(shè)備采購審計(jì)的工作思路和關(guān)鍵控制點(diǎn)，以期為內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)工作者提供借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院? ?審計(jì)? ?設(shè)備采購? ?工作思路? ?關(guān)鍵控制點(diǎn)

設(shè)備是公立醫(yī)院開展醫(yī)療教研各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是衡量公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)實(shí)力和醫(yī)療技術(shù)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。設(shè)備采購管理既是公立醫(yī)院內(nèi)部控制的難點(diǎn)，也是薄弱點(diǎn)。大型醫(yī)院巡查工作方案（2019—2022年度）將預(yù)算管理、招標(biāo)采購、資產(chǎn)管理內(nèi)部控制和內(nèi)部審計(jì)納入了巡查重點(diǎn)。由此可見，設(shè)備采購審計(jì)對公立醫(yī)院的運(yùn)營管理非常重要。

一、工作思路

公立醫(yī)院的設(shè)備分為醫(yī)療設(shè)備、通用設(shè)備和其他設(shè)備三大類。通用設(shè)備又包含電梯、空調(diào)、配電、信息等種類。因此，醫(yī)院設(shè)備采購涉及多個(gè)職能部門，在管理上容易出現(xiàn)職能交叉和真空地帶。設(shè)備采購審計(jì)是對設(shè)備采購全流程的經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)性、合法性、完整性、效益性的監(jiān)督和評價(jià)。考慮到公立醫(yī)院設(shè)備種類繁多、流程復(fù)雜、金額不同的特點(diǎn)，設(shè)備采購審計(jì)的總體工作思路為基于風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的全口徑、全流程、分層次審計(jì)。

內(nèi)審部門可以根據(jù)設(shè)備價(jià)值的層級采取事前、事中和事后相結(jié)合的審計(jì)模式。對于“三重一大”事項(xiàng)的設(shè)備采購項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、預(yù)算審核、采購審批、合同簽訂環(huán)節(jié)實(shí)施事前審計(jì)，在組織采購環(huán)節(jié)實(shí)施事中審計(jì)，按年度抽取項(xiàng)目進(jìn)行全流程事后審計(jì);對于金額較大的項(xiàng)目在預(yù)算審核、采購審批環(huán)節(jié)實(shí)施事前審計(jì);其他項(xiàng)目按年度抽取項(xiàng)目進(jìn)行全流程事后審計(jì)。本文主要以年度全流程事后審計(jì)為例探討采購審計(jì)基本流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)。

二、基本流程

1.審前調(diào)查階段。與外部審計(jì)相比，內(nèi)部審計(jì)更了解醫(yī)院機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程及其風(fēng)險(xiǎn)水平，所以審前調(diào)查較為容易和全面。首先，全面收集相關(guān)資料并初步分析。收集相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院文件，根據(jù)職能部門分工，分別按照國家相關(guān)規(guī)范和醫(yī)院文件繪制采購管理流程圖，對比查找薄弱點(diǎn);收集內(nèi)外部審計(jì)報(bào)告，查找問題點(diǎn)，同時(shí)關(guān)注問題的整改情況;收集醫(yī)院的年度預(yù)算報(bào)表、決算報(bào)表和資產(chǎn)臺賬，進(jìn)行數(shù)據(jù)對比分析，初步了解設(shè)備年度預(yù)算執(zhí)行情況、采購規(guī)模及其分布情況、出入庫情況;以詢證函的形式收集以往年度醫(yī)院紀(jì)委的信訪及案件記錄，了解腐敗案件的多發(fā)領(lǐng)域和部門。其次，根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)流程，編制設(shè)備采購各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)因素評估表，對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，確定審計(jì)重點(diǎn)，編制審計(jì)實(shí)施方案。

2.審計(jì)實(shí)施階段。審計(jì)實(shí)施階段包括發(fā)放審計(jì)通知書、現(xiàn)場審計(jì)和審計(jì)報(bào)告階段。在現(xiàn)場審計(jì)階段，首先，內(nèi)審人員通過詢問、觀察、檢查、穿行測試等審計(jì)方法，充分了解和識別各環(huán)節(jié)的流程控制，并將結(jié)果形成審計(jì)工作底稿，包括記錄控制由誰執(zhí)行以及如何執(zhí)行等內(nèi)容;其次，內(nèi)審人員結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)因素評估表、采購流程執(zhí)行的審計(jì)工作底稿和重要性水平，分類別分層次選擇采購項(xiàng)目樣本;選擇樣本后進(jìn)行跟單測試，跟單測試是指按照業(yè)務(wù)流程，從業(yè)務(wù)發(fā)生開始，一直追蹤到該筆業(yè)務(wù)已經(jīng)反映在財(cái)務(wù)報(bào)表中為止。跟單測試的目的是找出實(shí)際執(zhí)行與流程描述、內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的差異，并分析差異的形成原因，提出完善采購管理的建議。

3.審計(jì)整改階段。審計(jì)整改是審計(jì)結(jié)果使用的一個(gè)重要方面，也是審計(jì)建議科學(xué)性和操作性的重要驗(yàn)證方式，更是提升醫(yī)院設(shè)備采購合規(guī)化和精細(xì)化管理的有效手段。審計(jì)整改可以采用問題清單整改核銷制，也可以采取后續(xù)審計(jì)制。兩種方式在權(quán)威性、工作量上各有利弊，內(nèi)審部門可以根據(jù)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)量、性質(zhì)和醫(yī)院管理環(huán)境綜合考量后進(jìn)行選擇。

三、關(guān)鍵控制點(diǎn)及審計(jì)方法

基于內(nèi)部控制的視角，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)院設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，將設(shè)備立項(xiàng)論證、預(yù)算審核、采購審批、組織采購、合同簽訂、設(shè)備驗(yàn)收和財(cái)務(wù)付款確定為審計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)，采取觀察、查閱、監(jiān)盤、分析性復(fù)核等審計(jì)方法實(shí)施審計(jì)，見表1。

四、關(guān)鍵控制點(diǎn)的審計(jì)內(nèi)容

1.立項(xiàng)論證。檢查預(yù)算單價(jià)10萬元以上的設(shè)備是否有立項(xiàng)論證報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容是否規(guī)范完整、是否經(jīng)過科務(wù)會討論通過、是否經(jīng)過醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限審批通過，年度大型設(shè)備效益分析報(bào)告中的數(shù)據(jù)是否達(dá)到立項(xiàng)論證的預(yù)期。

2.預(yù)算審核。檢查是否有年度預(yù)算;年度預(yù)算和預(yù)算調(diào)整、追加是否經(jīng)過醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限審批通過;檢查設(shè)備采購年度預(yù)算的執(zhí)行、反饋和績效考核情況。

3.采購審批。檢查設(shè)備采購審批表內(nèi)容是否規(guī)范完整，是否按規(guī)定審批權(quán)限審批通過，預(yù)算金額是否與年度預(yù)算金額一致，采購方式是否合法合規(guī)。

4.組織采購。檢查招標(biāo)文件是否按照審批權(quán)限審批通過，招標(biāo)過程是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院文件，招標(biāo)過程資料是否真實(shí)完整，采購臺賬是否真實(shí)完整。

5.合同簽訂。檢查采購臺賬的合同記錄是否與財(cái)務(wù)部門存檔的合同一致，檢查合同內(nèi)容是否與招投標(biāo)文件一致，合同聯(lián)簽和審批是否執(zhí)行到位，招采部門是否及時(shí)將合同傳遞給相應(yīng)的歸口管理部門。

6.設(shè)備驗(yàn)收。檢查采購與驗(yàn)收、出入庫與審核、驗(yàn)收與會計(jì)記錄、驗(yàn)收與領(lǐng)用不相容的崗位是否分離;檢查驗(yàn)收人員是否重點(diǎn)關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與到貨設(shè)備的數(shù)量、品牌、規(guī)格型號的一致性，尤其是配件和隨機(jī)配送的消耗性材料;檢查是否填制驗(yàn)收單和入庫憑證，驗(yàn)收單內(nèi)容是否完整，簽收人是否簽字;驗(yàn)收人員是否檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件，是否及時(shí)歸集設(shè)備檔案;對于驗(yàn)收過程中發(fā)生的異常情況，驗(yàn)收人員是否立即向招采部門反饋，招采部門是否查明原因并及時(shí)處理。

7.財(cái)務(wù)付款。檢查是否按照醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限審批后付款，付款時(shí)間和付款金額是否與合同一致，是否審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性;檢查是否按照國家和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，合理選擇支付方式;財(cái)務(wù)部門是否重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，是否加強(qiáng)預(yù)付賬款、定金和質(zhì)保金的管理，是否定期分析、追蹤評價(jià)款項(xiàng)的可收回性，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)是否及時(shí)采取措施并通知相關(guān)部門及時(shí)收回款項(xiàng)。

五、相關(guān)建議

1.加強(qiáng)紀(jì)審聯(lián)動，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。紀(jì)審聯(lián)動有助于構(gòu)建涵蓋醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動各個(gè)流程和環(huán)節(jié)的監(jiān)督網(wǎng)，在機(jī)制體制上化解廉政風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。紀(jì)審聯(lián)動可以采取結(jié)果使用式或參與互助式。結(jié)果使用式包括審計(jì)項(xiàng)目函調(diào)紀(jì)委信訪案件資料、審計(jì)部門及時(shí)向紀(jì)委移送違法違紀(jì)線索、審計(jì)報(bào)告報(bào)備等形式。參與互助式有紀(jì)委參與審計(jì)談話和查閱資料環(huán)節(jié)，審計(jì)為紀(jì)委辦案提供調(diào)查取證、數(shù)據(jù)分析等審計(jì)業(yè)務(wù)支持。

2.重視審前調(diào)查，提升審計(jì)質(zhì)量和效率。審前調(diào)查包括收集資料、數(shù)據(jù)初步分析、風(fēng)險(xiǎn)評估等。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)全面梳理設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，編制風(fēng)險(xiǎn)清單，從風(fēng)險(xiǎn)影響、發(fā)生頻率、控制能力和覆蓋面四個(gè)方面建立風(fēng)險(xiǎn)庫和動態(tài)評估機(jī)制。通過審前調(diào)查的動態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評估信息可以有效、快速地確定審計(jì)重點(diǎn)和方法，有效提升審計(jì)質(zhì)量和效率。

3.關(guān)注流程缺陷，降低設(shè)備采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)。流程缺陷包括流程設(shè)計(jì)缺陷和流程執(zhí)行缺陷。流程設(shè)計(jì)缺陷表現(xiàn)為流程設(shè)計(jì)中違背國家法律法規(guī)、控制人和控制點(diǎn)缺失、職能交叉、不相容職務(wù)未有效分離等。流程執(zhí)行缺陷表現(xiàn)為流程執(zhí)行中的不到位和不執(zhí)行。內(nèi)部審計(jì)可以根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)院文件、跟單測試流程實(shí)際執(zhí)行情況分別編制設(shè)備采購流程圖，對比分析、追蹤查找采購流程缺陷，分析缺陷成因并提出改進(jìn)建議，降低采購中的錯(cuò)誤和舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

4.圍繞戰(zhàn)略目標(biāo)，審計(jì)監(jiān)督與服務(wù)并重。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)緊緊圍繞醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)，建立以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向、監(jiān)督為基礎(chǔ)、服務(wù)增值為目標(biāo)的審計(jì)理念。注重審計(jì)與業(yè)務(wù)流程的融合，實(shí)時(shí)動態(tài)了解醫(yī)院采購管理情況。在流程中識別風(fēng)險(xiǎn)，追本溯源，精準(zhǔn)分析，從提升醫(yī)院內(nèi)部治理的視角提出改進(jìn)采購管理的建議，進(jìn)而從機(jī)制上解決問題。

（作者單位：徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，郵政編碼：221006，電子郵箱：1505132784@qq.com）

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