基于失效模式與效應(yīng)分析的病區(qū)低值耗材智能化管理

姚瑤，馬秀英，盛潔，霍世芳，馬萍，馬麗

隨著醫(yī)學(xué)科技的進步，醫(yī)用耗材品種和規(guī)格多元化、使用量不斷增加，醫(yī)療活動的進行需要借助大量的醫(yī)用耗材和器械[1]。低值耗材由于價格低、品種多、需求量大，且在二級庫和臨床應(yīng)用計價管理中存在諸多盲點[2]，醫(yī)院監(jiān)管難度大。若管理不到位，不僅會降低病區(qū)的工作效率，而且會對臨床醫(yī)療活動的正常進行產(chǎn)生不良影響[3]。如何提高病區(qū)物資的管理效率，降低醫(yī)療成本，是病區(qū)護理工作的重要組成部分[4]。失效模式與效應(yīng)分析(Failure Mode and Effect Analysis，F(xiàn)MEA)是一種風險管理手段，能夠在事件發(fā)生之前預(yù)測事件進行過程中可能出現(xiàn)的問題，找出導(dǎo)致事件失效的潛在模式和原因[5-6]。而找出本科室物資管理過程中存在的問題，是提高物資管理效率的前提[4，7]。智能化管理具有高效、快速、便捷以及智能的特點，在臨床醫(yī)療活動中的應(yīng)用越來越廣泛[8-9]。2019年4～9月，本團隊將FMEA與智能化管理相結(jié)合，對低值耗材的管理方式進行改進，取得較好的效果，報告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 本科室現(xiàn)有床位40張，年收治患者2 000余例。護士23名，均為女性，年齡20～49(35.00±7.93)歲；大專2名，本科21名；副主任護師2名，主管護師4名，護師8名，護士9名。護工1名，35歲，大專。

1.2管理方法

在基于FEMA的智能化管理實施前，科室低值耗材的管理流程為：當日辦公崗護士向醫(yī)院器械科申領(lǐng)；由護士長或主管護師負責耗材到貨驗收，將耗材存儲于科室無窗的小房間中，由當日辦公崗護士監(jiān)管；護士向辦公崗護士領(lǐng)用耗材，并記賬；每個月末由護士長和護士對耗材進行盤點。2019年4月，我科采用FMEA與智能化管理相結(jié)合的方法對低值耗材進行管理。

1.2.1管理團隊組建 成立低值耗材管理組，由本病區(qū)護士長及5名資深護士組成，首先進行FMEA相關(guān)知識和低值耗材信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)，確保全員合格。

1.2.2FEMA管理實施方法 團隊成員之間分工協(xié)作，應(yīng)用品質(zhì)管理(Quality Control，QC)工具[10]對病區(qū)低值耗材在申領(lǐng)以及使用過程中的少記、漏記、錯記、多記等現(xiàn)象進行記錄。研究團隊對科室低值耗材請領(lǐng)和使用的流程進行了全面的梳理，應(yīng)用頭腦風暴方法找出導(dǎo)致耗材管理的潛在失效模式，制定“低值耗材管理失效模式評分表”。并召集本科室在崗的醫(yī)護人員共63名，對找出的潛在失效模式從該現(xiàn)象發(fā)生的嚴重程度(Severity，S)、發(fā)生頻度(Frequence of Occurrence，O)以及失效檢驗難度(Likelihood of Detection，D)三方面進行打分，并計算失效模式的危機值(Risk Priority Number，RPN)，RPN=S×O×D。S、O和D3個因子分為1～10分的10個等級[11]，1分表示該模式“非常不可能發(fā)生”，10分表示該模式“非?？赡馨l(fā)生”。一般認為，RPN≥125的失效模式極易導(dǎo)致管理失效[6]。團隊依據(jù)低值耗材使用流程及現(xiàn)狀調(diào)查所得資料，找出低值耗材管理中存在的主要問題。低值耗材管理失效模式分析及RPN值，見表1。

表1 低值耗材管理失效模式分析及RPN值

1.2.3智能化管理實施 ①向醫(yī)院申請，病區(qū)設(shè)立低值耗材二級庫。該庫房配置空調(diào)和溫濕度計等，保證耗材的存儲條件。對庫房上鎖，設(shè)置專人專崗，杜絕任何人都可以隨意進出的局面。②團隊成員根據(jù)FEMA找出的問題，采用PIVAS伴侶軟件制定簡便易行的低值耗材信息管理系統(tǒng)(下稱管理系統(tǒng))實施智能化管理。團隊成員錄入本病區(qū)近幾年的低值耗材申領(lǐng)和使用量，管理系統(tǒng)進行自動分析，得出適合本病區(qū)的耗材申領(lǐng)具體數(shù)據(jù)。同時，管理系統(tǒng)實時更新數(shù)據(jù)，根據(jù)庫存變化及時調(diào)整申領(lǐng)時間、耗材種類和數(shù)量。團隊成員輪流排班對低值耗材進行管理，耗材申領(lǐng)回病區(qū)后通過掃描二維碼將耗材信息上傳至管理系統(tǒng)，避免手工操作出現(xiàn)錯誤。操作系統(tǒng)連接條形碼機，對于沒有二維碼的耗材，手工登記到系統(tǒng)后，在端口生成耗材條形碼，責任人員將其貼在耗材外包裝后入庫。耗材出庫前也需掃描二維碼，確定耗材的流動和應(yīng)用，管理系統(tǒng)自動記賬。③耗材每日交接班，交班者對耗材進行檢查，包括耗材的外包裝有無破損、效期、規(guī)格以及數(shù)量等信息，接班者核對無誤后接班。每個月末對耗材進行盤點，由護士長總負責，逐一掃描耗材外包裝上的條形碼，將其信息與計算機中的信息匹配核對，確保實物與庫存一致。如不一致，則在管理系統(tǒng)中追溯耗材流向。

1.3評價方法 實施基于FEMA的智能化管理措施前(2018年4～9月，實施前)和實施6個月(2019年4～9月，實施后)，由護士長帶領(lǐng)團隊成員進行效果評價。包括低值耗材管理中主要失效模式(RPN≥125項目)的RPN評分，低值耗材的庫存量(每周檢查1次，共25次)，庫存質(zhì)量的合格率(各抽查187件)和耗材月盤點花費時間。庫存質(zhì)量依據(jù)國家食品藥品監(jiān)督管理局《醫(yī)療器械說明書、標簽和包裝標識管理規(guī)定》對耗材的說明書、標簽和包裝標識進行檢查，進而檢查包括耗材的包裝有無破損，儲存條件是否適宜，是否出現(xiàn)霉變，有無過期等現(xiàn)象[12]。如存在一條不合格，即認為該樣本不合格。耗材每月盤點1次，每次2人，人員由護士長安排，嚴格執(zhí)行雙人核對制，按照打印的耗材盤點表進入庫房盤點，計時由護士長執(zhí)行。

1.4統(tǒng)計學(xué)方法 采用SPSS21.0軟件行t檢驗和χ2檢驗，檢驗水準α=0.05。

2 結(jié)果

2.1實施前后主要失效模式RPN值比較 見表2。

表2 實施前后主要失效模式RPN值比較 分，

2.2實施前后低值耗材的庫存量、庫存質(zhì)量合格率和耗材月盤點時間比較 見表3。

表3 實施前后低值耗材的庫存量、庫存質(zhì)量合格率和耗材月盤點時間比較

3 討論

醫(yī)療活動中所需的低值耗材價格相對較低，在臨床中的適用范圍較廣，涉及臨床醫(yī)療護理的方方面面，其種類繁多，各?？坡杂胁煌倚吞?、規(guī)格復(fù)雜，管理相對困難。傳統(tǒng)科室低值耗材管理的缺點在于未對耗材管理的全過程進行實時監(jiān)控[13-14]。本研究采取FEMA管理方法，其主要目的就是找出導(dǎo)致科室低值耗材失效的潛在因素，以便制定針對性的改進措施。通過對病區(qū)低值耗材使用信息資料調(diào)查發(fā)現(xiàn)，低值耗材管理中存在的主要失效模式(RPN≥125)有5項，次要失效模式(RPN<125)有3項，這些失效模式影響耗材在臨床的應(yīng)用，傳統(tǒng)的耗材日常管理中，耗材的具體信息，如數(shù)量、規(guī)格及有效期等都是人工手動錄入計算機或登記在紙質(zhì)版上，由于清點項目較多，易出現(xiàn)差錯，使耗材入庫和使用情況等信息不能及時更新，加之臨床護士由于工作繁瑣，登記不及時或忘記記賬，導(dǎo)致管理混亂。耗材的申領(lǐng)隨意性較強，而臨床醫(yī)療活動變化較快，病區(qū)所需耗材也隨之變化，傳統(tǒng)的耗材申領(lǐng)方式不能保證醫(yī)療活動的正常進行，是導(dǎo)致耗材積壓浪費或不足而影響治療護理的重要原因。本研究根據(jù)團隊成員查找到的病區(qū)低值耗材管理中的失效模式，首先在病區(qū)設(shè)置溫濕度適宜、專人管理的二級庫房，避免過去耗材由設(shè)備科或消毒供應(yīng)中心領(lǐng)取到病區(qū)后，或?qū)⒑牟姆胖迷谪浖苌?，或?qū)⒑牟逆i于閑置的房間中，耗材容易遺失或因耗材儲存條件不符合要求，埋下安全隱患。本研究采用PIVAS伴侶軟件制定簡便易行的低值耗材信息管理系統(tǒng)，PIVAS伴侶軟件具有收集、分析、統(tǒng)計和預(yù)警等功能，能夠在病區(qū)低值耗材的管理中起到重要的作用[15-16]。該管理系統(tǒng)錄入了本病區(qū)近幾年的低值耗材使用情況并自動進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，得出適合本科室耗材申領(lǐng)的具體數(shù)據(jù)。同時管理系統(tǒng)對耗材申領(lǐng)時間和種類、量及時更新數(shù)據(jù)使病區(qū)能夠?qū)崟r動態(tài)調(diào)整耗材庫存[17]，從而避免了耗材在病區(qū)的積壓或短缺。設(shè)立專人專崗，每日高效便捷智能盤點交接班，每個月末護士長負責盤點庫存，采用二維碼掃描與計算機中的信息匹配核對，省去了手動清點的麻煩，避免了差錯。

本研究結(jié)果顯示，病區(qū)低值耗材管理中5項主要失效模式在實施智能化管理后，RPN評分顯著下降，低值耗材的庫存量、庫存質(zhì)量合格率和耗材月盤點時間與實施前比較，差異有統(tǒng)計學(xué)意義(均P<0.01)，說明基于FMEA的智能化管理可提高病區(qū)低值耗材的管理質(zhì)量，極大降低了人為錯誤。但是在研究中團隊也發(fā)現(xiàn)，基于FEMA的智能化管理雖提高了低值耗材的管理質(zhì)量，但仍然有部分信息錄入工作需要借助于手工作業(yè)，耗時費力。后期可將管理系統(tǒng)與相關(guān)科室，如器材科、消毒供應(yīng)中心等聯(lián)網(wǎng)作業(yè)，以更大地提高工作效率。