基于信息技術(shù)的檔案管理工作創(chuàng)新

王瑞芳

摘要：本文通過分析應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作中存在的問題，提出了創(chuàng)新檔案管理的工作方式，闡明了檔案管理工作創(chuàng)新的措施，提出應(yīng)重視基于信息技術(shù)的檔案管理工作創(chuàng)新，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的先進(jìn)性和價(jià)值，推動管理技術(shù)和方式發(fā)展，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理水平的提升，保證經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理? ?工作創(chuàng)新? 信息技術(shù)? 檔案信息

Abstract： In this paper， by analyzing the problems in the application of information technology innovation archives management， it puts forward the work mode of innovative archives management， expounds the measures for innovating archives management， and puts forward that we should attach importance to the innovation of archives management based on information technology， give full play to the advanced nature and value of modern information technology， and promote the development of management technology and methods. Give play to the service function of archives management， improve the quality of archives information service， promote the improvement of archives management level， and ensure the coordinated and rapid development of economy and society.

Key Words： Archives management; Work innovation; Information technology; File information

在檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，促進(jìn)檔案信息化數(shù)字化進(jìn)程，要創(chuàng)新科學(xué)管理方式和方法，檔案數(shù)字化管理在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中具有舉足輕重的作用。信息技術(shù)是推動檔案管理質(zhì)量提升的核心動力[1]，合理應(yīng)用信息技術(shù)可有效減少檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效共享，節(jié)約人力資源，深入挖掘檔案信息的應(yīng)用價(jià)值[2]。為了更好地做好檔案管理工作，必須更新觀念，順應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，合理運(yùn)用信息技術(shù)，開拓創(chuàng)新、推陳出新，破除因循守舊、墨守成規(guī)的思想觀念，在實(shí)踐中大膽探索，創(chuàng)新檔案管理工作。管理部門要不斷優(yōu)化檔案信息資源，打破部門管理壁壘，健全利用機(jī)制，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量[3]。

1檔案管理工作創(chuàng)新的問題

1.1服務(wù)方式無法滿足需求

為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，檔案利用者的范圍逐步擴(kuò)大，例如，傳統(tǒng)服務(wù)方式不變革勢必不能滿足利用者對檔案信息的需求。目前，很多基層單位的檔案信息管理模式和服務(wù)理念停滯不前，沒有充分認(rèn)識到檔案信息的作用，檔案信息服務(wù)針對性不強(qiáng)，不能很好地服務(wù)于檔案信息利用者。

1.2檔案管理工作規(guī)劃缺乏

檔案管理工作除常規(guī)工作內(nèi)容外，還必須做好檔案管理設(shè)計(jì)、檔案信息資源管理等繁雜的內(nèi)容。管理人員必須依遵照相關(guān)法律法規(guī)和單位實(shí)際情況及管理過程的具體規(guī)劃，保證各項(xiàng)工作的順利完成。檔案管理工作規(guī)劃缺乏可以影響檔案管理工作的有序開展，究其原因表現(xiàn)在：諸多不確定因素存在于檔案信息化管理過程中;人力、財(cái)力、物力投入不足，資源缺乏，導(dǎo)致檔案管理方案不能完全滿足法律法規(guī)要求。

1.3檔案信息資源共享程度不夠

基于信息技術(shù)的大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案信息資源共享，檔案私有觀念在有的管理部門仍然存在，對檔案資源共享認(rèn)識缺乏，浪費(fèi)各種資源。因此，需要檔案管理者必須更新管理理念，在公共管理平臺及時(shí)上傳符合共享?xiàng)l件的檔案信息，設(shè)定不同利用者訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理。

2創(chuàng)新檔案管理工作方式

2.1創(chuàng)新思想觀念

檔案管理部門有必要充分利用信息技術(shù)來開展檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的先進(jìn)性和價(jià)值[4]。在檔案管理工作中，應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健?chuàng)新檔案管理工作不僅體現(xiàn)在工作模式，更要在思維上得以充分體現(xiàn)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，合理運(yùn)用信息技術(shù)，不斷改變思維，做到與時(shí)俱進(jìn)。

2.2創(chuàng)新檔案管理體制

善于利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理檔案信息，加大檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)軟硬件，部門服從整體，做到集中管飯管理。

2.3創(chuàng)新服務(wù)手段

檔案管理工作本身具有服務(wù)的性質(zhì)，在信息技術(shù)條件下檔案管理工作服務(wù)內(nèi)容和方式發(fā)生的變化具有廣闊的創(chuàng)新空間。只有在以人為本的理念下創(chuàng)新服務(wù)手段，才能為用戶提供便利，高效、便捷地提供信息查找、搜集等服務(wù)。

上傳與收集電子文件，要高度重視電子文件的自動上傳與收集，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動歸檔，不斷提高文件管理的效率。

樹立良好的檔案信息服務(wù)理念是服務(wù)創(chuàng)新之首。信息系統(tǒng)快速發(fā)展和應(yīng)用，應(yīng)講求提供主動服務(wù)，時(shí)刻保持檔案信息來源和需求的高度敏感性，動用合法手段獲取和搜集信息，深入調(diào)查利用者需求，有計(jì)劃、有條理地整理加工轉(zhuǎn)化電子資源信息，制作成可利用的檔案信息，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

在線服務(wù)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)流程復(fù)雜，需要耗費(fèi)大量時(shí)間，效率較為低下，必須推廣在線服務(wù)。在線服務(wù)是檔案管理信息化的重要組成部分和服務(wù)的重要體現(xiàn)，為滿足利用者對檔案信息的需求，必須將在線服務(wù)有機(jī)融合到檔案管理過程中即通過互聯(lián)網(wǎng)就能獲取所需檔案信息，服務(wù)更加高效而便捷。

2.4創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)地拓展服務(wù)領(lǐng)域，增加服務(wù)覆蓋面。做到檔案資料精準(zhǔn)針對，廣泛覆蓋，享受檔案信息管理服務(wù)。

要充分考慮利用者對檔案信息的需求，切實(shí)提供有效平臺以供使用和利用。在設(shè)計(jì)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊時(shí)，要全面考略檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)工作。需求者使用和利用信息時(shí)，應(yīng)高效、快捷地找到檔案信息。信息利用平臺應(yīng)能簡單、快速地獲取信息，將繁雜的信息過濾掉，并體現(xiàn)檔案工作的主動服務(wù);應(yīng)調(diào)查利用者對檔案信息的需求，建立以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)的易儲存和易查詢的檔案信息產(chǎn)品。

3基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新

在信息化背景下，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求管理部門和管理人員必須改革傳統(tǒng)管理方式，在一定限度內(nèi)創(chuàng)新和優(yōu)化自身工作現(xiàn)狀[5]。應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的背景條件，從技術(shù)性工作角度制定檔案管理工作改進(jìn)策略[6]。

3.1創(chuàng)新檔案管理理論基礎(chǔ)

要充分挖掘和有效利用檔案信息資源，從科學(xué)性、實(shí)用性、完整性的角度出發(fā)，對傳統(tǒng)檔案管理理論進(jìn)行重新審視、定位、繼承和發(fā)展;要研究檔案管理的現(xiàn)代化;開展融入信息技術(shù)后的電子檔案及紙質(zhì)檔案無紙化的理論研究。要處理好傳承和創(chuàng)新的關(guān)系，要重視學(xué)習(xí)，善于借鑒與總結(jié)，積極應(yīng)用相關(guān)成果，善于總結(jié)積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

3.2創(chuàng)新檔案管理制度

現(xiàn)行檔案管理制度尚不能不適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作，在制定相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)考慮以下兩個(gè)問題。一是法規(guī)和規(guī)章制度。因其具有強(qiáng)制性，要求各單位與部門必須執(zhí)行，不僅是檔案部門要執(zhí)行單位與部門全體人員都要執(zhí)行。二是所存在的推薦性標(biāo)準(zhǔn)。單位與部門是自我完善與自主發(fā)展的主體，單位與部門根據(jù)實(shí)際情況，有權(quán)也有必要制定適合自己業(yè)務(wù)特點(diǎn)的相關(guān)規(guī)定，不要生搬硬套，應(yīng)鼓勵創(chuàng)新并執(zhí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)。

3.3檔案庫存信息化管理

檔案資料庫存管理信息化，要解決利用者和管理者在檔案借還過程中需要登記、簽字的煩瑣過程，要建立檔案信息化管理系統(tǒng)，添加唯一標(biāo)識在每一份檔案資料條目錄入過程中。可使用RFID技術(shù)，快速、準(zhǔn)確地借還檔案資料。RFID技術(shù)即射頻識別技術(shù)，具有適用性、高效性、獨(dú)一性和簡易性的特點(diǎn)。借助該技術(shù)可進(jìn)行非接觸式數(shù)據(jù)通信，對唯一標(biāo)識的檔案資料進(jìn)行自動識別，并同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。該技術(shù)標(biāo)簽的信息存儲量大，具有較廣的檢測和較快的識別速度。RFID技術(shù)比條碼或二維碼標(biāo)簽標(biāo)識優(yōu)勢突出，可用于檔案庫存查閱和安全控制[7]。

3.4改進(jìn)檔案信息獲取方式

借助信息技術(shù)改變信息傳遞方式是解決傳統(tǒng)獲取檔案信息的根本，利用者藉此可獲得滿意體驗(yàn)。除密級檔案仍需采用傳統(tǒng)方式借還外，使用電子文件進(jìn)行信息傳遞，利用者通過互聯(lián)網(wǎng)或網(wǎng)絡(luò)即可獲取需求的檔案信息資料，顯著降低利用者路途奔波和時(shí)限，且提高了檔案利用效率。

3.5重視檔案信息資源共享

在信息資源共享背景下，具有較多的條件和機(jī)遇實(shí)現(xiàn)檔案共建共享管理較多[8]。創(chuàng)新檔案管理工作，必須構(gòu)建基于信息技術(shù)的檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)搜集和整合數(shù)據(jù)內(nèi)容，創(chuàng)設(shè)有利于檔案信息科學(xué)、規(guī)范管理的環(huán)境。在構(gòu)建共享平臺過程中，必須創(chuàng)新檔案管理理念，不能沿用既往檔的案管理理念，使檔案信息利用不受時(shí)空限制;要樹立與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)發(fā)展觀念，將檔案管理工作與信息技術(shù)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)規(guī)范管理;要建立檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，不斷完善持續(xù)優(yōu)化檔案信息管理和共享平臺。

4結(jié)語

檔案管理對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要地位，檔案管理是有效利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。只有創(chuàng)新基于信息技術(shù)的檔案管理工作，才能推動管理技術(shù)和方式發(fā)展，才能更好地發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

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