醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理探討

王會娟

摘? 要：現(xiàn)階段，隨著我國社會發(fā)展水平不斷進步，國家對各個行業(yè)的發(fā)展提出了更高水平的要求。醫(yī)療行業(yè)在促使社會平穩(wěn)運行，保障人民群眾生命健康中發(fā)揮著相當重要和不可替代的作用，醫(yī)院管理是醫(yī)院工作的重難點，檔案管理工作是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理，是醫(yī)院提高自身管理水平的必然要求，也是提升醫(yī)院醫(yī)療水平的客觀要求。本文將圍繞“醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理”這一話題進行研究和探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院? 檔案? 規(guī)范化? 管理

中圖分類號：R197.3

Abstract： At present， with the continuous progress of China's social development level， the state puts forward higher requirements for the development of various industries. The medical industry plays a very important and irreplaceable role in promoting the stable operation of society and ensuring people's life and health. Hospital management is the key and difficult point of hospital work， and archives management is the key link. The standardized management of hospital archives is not only the inevitable requirement for the hospital to improve its own management level， but also the objective requirement to improve the hospital's medical level. This paper will discuss and study focusing on the topic of "standardized management of hospital archives".

Key Words： Hospital; Archives; Standardization; Administration

醫(yī)院管理水平提升并不是一件一蹴而就的事情，這是一個漫長的過程，在發(fā)展過程中難免會出現(xiàn)問題，醫(yī)療改革針對過去醫(yī)院發(fā)展過程中存在的這些問題進行革新。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重點，現(xiàn)階段我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展已經(jīng)進入到一個新的時期，過去的管理方法已經(jīng)與當下醫(yī)療改革趨勢格格不入，醫(yī)院要更好的發(fā)展，就必須要堅持醫(yī)療水平與管理水平共同提升。

1醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理的重要性

當下我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展已經(jīng)進入到一個新的階段，在這一階段，隨著新醫(yī)改的進程不斷加快，國家和醫(yī)院自身都對醫(yī)院發(fā)展提出了新的要求。提高醫(yī)院檔案管理水平，推進檔案管理信息化規(guī)范化進程是新醫(yī)改的主要工作內(nèi)容。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療水平的體現(xiàn)，也是醫(yī)院未來醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的依據(jù)，只有提高對檔案管理工作的重視程度，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足之處并及時進行改正，檔案管理工作才能夠滿足醫(yī)院發(fā)展的要求，這是醫(yī)院提高自身管理水平的必然要求，也是提升醫(yī)院整體水平的客觀要求[1]。

2醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理中存在的問題

2.1檔案管理人員素質(zhì)不高

盡管大部分醫(yī)院都設(shè)有專門的檔案管理室，但是實際上醫(yī)院對于檔案管理工作并不是非常重視，很多檔案管理人員只是“兼職”，其在醫(yī)院還要負責其他工作，因為很多醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不是非常高，缺乏檔案管理意識和專業(yè)的檔案管理能力，更談不上規(guī)范化檔案管理。檔案管理人員是檔案管理工作主體，工作人員綜合素質(zhì)差，檔案管理的質(zhì)量以及效率自然很難得到保障[2]。

2.2未構(gòu)建科學合理的制度

嚴格的檔案管理制度是規(guī)范化檔案管理工作的基礎(chǔ)，但是當下大部分醫(yī)院并沒有專門針對檔案管理設(shè)立的制度，這就使得檔案管理人員在工作中因為沒有制度約束，容易出現(xiàn)工作不認真，未按照規(guī)范化標準標準工作等問題，沒有具體的制度規(guī)定，在進行考核以及評比的時候沒有可以依據(jù)的標準，會導致工作人員在檔案管理過程中出現(xiàn)問題[3]。

同時，因為檔案管理工作沒有嚴格的制度要求，工作沒有具體的標準，工作人員在工作進程中既沒有外在制度的限制，同時也沒有內(nèi)在標準的要求，這使得工作人員在身兼數(shù)職的時候，只是將檔案管理工作作為一個形式化內(nèi)容，對于這份工作的重視程度并不是非常高，這使得檔案管理工作成為了一個擺設(shè)，工作人員缺乏工作熱情，自然不會對這份工作用心，因此檔案管理規(guī)范化進程一直難以推進[4]。

2.3檔案管理硬件設(shè)施存在問題

醫(yī)院當下進行檔案管理主要有2種方式，一種是線上管理，另一種是線下管理。兩者在管理設(shè)施中出現(xiàn)問題一方面是因為醫(yī)院并不是非常重視檔案管理工作，另一方面是因為醫(yī)院在檔案管理中投入資金不足，難以支撐規(guī)范化標準化的檔案管理工作。線下，檔案室的溫度以及滅火設(shè)備都無法滿足日常檔案管理的需要。線上，醫(yī)院并未建立完整系統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)，也未對信息系統(tǒng)進行及時更新以及檢查，這使得醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生各種各樣的問題，導致醫(yī)院檔案管理規(guī)劃化進程受到阻礙[5]。

3醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理策略

3.1提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理工作的主體，檔案管理人員的檔案管理水平基本上決定了醫(yī)院的檔案檔案管理水平，要提高檔案管理人員的工作能力以及工作水平，醫(yī)院需要加大對于檔案管理人員的培訓力度，培訓主要應(yīng)該包含以下兩個方面：首先，醫(yī)院需要提高管理人員的檔案管理知識以及檔案管理能力。檔案管理工作是一件專業(yè)性非常強的工作，需要專業(yè)性非常強的檔案管理人員，因此，醫(yī)院要定期進行檔案管理知識培訓以及講座，如果條件允許的話，可以聘請檔案管理專家來醫(yī)院進行培訓，通過培訓，要強化檔案管理人員的規(guī)范化意識，幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足之處并進行改正，確保檔案管理人員不會因為知識原因出現(xiàn)大的工作錯誤[6]。

其次，隨著我國科學技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的發(fā)展過程之中，醫(yī)療行業(yè)也不例外。信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合是當前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院要提高自身檔案管理水平，就必須將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，這也就意味著傳統(tǒng)檔案管理人員的檔案管理能力已經(jīng)不適應(yīng)當下的檔案管理趨勢，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員不僅需要具備傳統(tǒng)的檔案管理知識以及檔案管理能力，還需要充分掌握信息技術(shù)，將信息技術(shù)與檔案管理工作進行融合，提升檔案管理效率以及質(zhì)量[7]。

最后，醫(yī)院需要提高醫(yī)院檔案管理人員的規(guī)范性檔案管理意識，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，因為醫(yī)院檔案管理工作范圍非常廣，不僅包含醫(yī)院工作人員檔案，還包含病人檔案。這些檔案無論對于醫(yī)生治病還是醫(yī)院提高自身醫(yī)療水平來講都有一定的積極意義。檔案出現(xiàn)丟失或是檔案出現(xiàn)錯漏會對醫(yī)院工作造成很大影響。醫(yī)院在日常培訓中要提高對于檔案管理意識的重視程度，需要將培訓工作與《檔案法》相結(jié)合，進行統(tǒng)一的規(guī)范化處理。填補檔案管理人員在法律以及內(nèi)容方面的空白，確保檔案管理工作能夠按照制度以及標準不斷推進[8]。

3.2構(gòu)建完整的制度體系

科學合理的制度是確保醫(yī)院檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的基礎(chǔ)，制度是保障檔案管理工作的最后一道防線，如果制度設(shè)置不合理，或是在實際管理并未按照制度進行管理，檔案管理工作就會出現(xiàn)很大問題，制度主要應(yīng)該包含以下幾個方面：一方面是醫(yī)院需要設(shè)置“個人責任制”，將責任落實到每一個科室每一個具體的負責人頭上，設(shè)置這項制度的目的既是為了給予檔案管理人員適當壓力，激發(fā)其工作積極性，也是為了在問題真正發(fā)生的時候，能夠確保在最短時間內(nèi)找到相關(guān)的具體負責人，發(fā)現(xiàn)問題根源，及時對問題進行解決，減少不必要的損失[9]。

另一方面是醫(yī)院需要設(shè)置嚴格的獎懲制度，這一制度需要深入貫徹“公平公正”的理念，醫(yī)院需要構(gòu)建公平合理的制度分配體系，以崗位難度以及工齡這些硬性標準為基礎(chǔ)評定指標，以工作人員的工作表現(xiàn)作為附加評定標準。對于檔案管理工作水平突出，表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員，醫(yī)院需要給予適當獎勵，激發(fā)工作人員工作熱情，在這個過程中醫(yī)院需要特別注意，獎勵不僅應(yīng)當體現(xiàn)在精神層面，還應(yīng)當體現(xiàn)在物質(zhì)層面，這樣才能夠確保工作人員在工作中能夠真正認真積極的對待這份工作。對于工作態(tài)度不認真，因為自身問題導致檔案損壞或是丟失的工作人員，醫(yī)院要進行適當處罰，處罰需要依據(jù)工作人員犯錯的類型以及嚴重程度進行裁定，做到有錯必罰，防止其他工作人員在之后工作過程中出現(xiàn)類似的錯誤[10]。

除此之外，為了留住優(yōu)秀人才，醫(yī)院還可以設(shè)置一些特殊津貼崗位或是特殊補貼，彰顯醫(yī)院的人性化，提高醫(yī)院醫(yī)療水平。對于工作人員在日常工作或是生活中遇到的困難，醫(yī)院也要及時傾聽，能夠解決的盡量去解決，了解工作人員心聲，以人性化管理的方式溫暖每一位工作人員。

3.3完善檔案管理硬件設(shè)施

當前醫(yī)院檔案信息管理主要有線上管理以及線下管理2種方式，相較于其他行業(yè)檔案管理基本上用信息化完全代替了線下管理來講，醫(yī)院檔案管理更趨向于半信息化，即線上線下相結(jié)合，線下管理主要是檔案室或是檔案庫房，線上管理主要是檔案信息庫，本文將針對這2個方面進行具體闡述：

一方面，檔案室或是檔案庫房這種傳統(tǒng)檔案管理模式，確保這類檔案安全主要需要嚴格把控房間的濕度以及安全。線下檔案都是紙質(zhì)的，一旦庫房過于潮濕，或是因為意外出現(xiàn)火災(zāi)，檔案是很難保存下來的。因此，線下檔案管理人員需要管控室內(nèi)空調(diào)溫度，做好檔案室消防管理，室內(nèi)要經(jīng)常進行通風換氣，禁止在室內(nèi)吸煙，一些重要的檔案要提前做好備份，避免檔案發(fā)生問題影響醫(yī)院正常運行。

線上檔案管理主要依靠計算機，具體來講，主要依靠檔案管理信息系統(tǒng)，因此醫(yī)院需要為檔案管理人員配備質(zhì)量比較高的電腦，確保檔案管理人員的工作不會因為電腦或是網(wǎng)絡(luò)這些客觀因素出現(xiàn)問題。同時，檔案信息庫的信息需要隨時隨地進行更新，這需要系統(tǒng)自身有強大功能，醫(yī)院要定期聘請專業(yè)人員對信息庫進行更新以及升級，確保信息庫能夠滿足當下醫(yī)院不斷增長的對于檔案管理的要求。

4結(jié)語

總而言之，在當下國家對醫(yī)療事業(yè)提出了更高層次要求，醫(yī)院自身發(fā)展進入到一個新階段的背景下，醫(yī)院要提高自身發(fā)展水平，必須要提高對于檔案管理工作的重視程度，發(fā)現(xiàn)自身檔案管理過程中存在的不足之處，并及時進行改正，以規(guī)范化和標準化為檔案管理要求，促使醫(yī)院管理水平能夠出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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