事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式淺析

趙宏坤

摘 要：創(chuàng)新是事業(yè)進(jìn)步的靈魂，而檔案是寶貴的信息資源，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理自然需要加強(qiáng)建設(shè)和推進(jìn)。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，不斷完善，摒棄過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理方式，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和利用。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;現(xiàn)狀

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1、信息開(kāi)發(fā)投入不足

事業(yè)單位檔案主要可以分為兩種，一種是單位內(nèi)部管理過(guò)程中產(chǎn)生的大量檔案，如會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)資料、基建計(jì)劃、人事管理等管理活動(dòng)形成的檔案;另一種則是在業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)檔案。而這兩類檔案應(yīng)用的對(duì)象和范圍存在著根本的不同，其業(yè)務(wù)檔案大多是公共服務(wù)過(guò)程中形成的，其信息資料就具有了社會(huì)性，在很多領(lǐng)域還具有了權(quán)威性，具有很大的應(yīng)用價(jià)值，還往往需要保密和加強(qiáng)管制。面向社會(huì)的這些檔案資料與內(nèi)部管理檔案存在著較大的不同，而當(dāng)前的檔案管理模式主要是出于內(nèi)部管理的需要設(shè)立的，或者是由傳統(tǒng)的行政管理模式沿襲下來(lái)的，在社會(huì)服務(wù)功能上存在著制度上的缺陷。這種缺陷在幾個(gè)方向上突顯出來(lái)，一是設(shè)置了過(guò)多的應(yīng)用限制，很多調(diào)用的手續(xù)和條件在當(dāng)前來(lái)看只不過(guò)無(wú)謂地增加使用者的不便，而沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)的意義;二是在信息保護(hù)方面的工作又很不夠，尤其涉及到大量的事關(guān)公共安全和個(gè)人隱私的檔案信息，沒(méi)有完善的法規(guī)和制度來(lái)對(duì)信息進(jìn)行處理和保護(hù)性開(kāi)發(fā);三是對(duì)事業(yè)單位檔案作為數(shù)據(jù)資源的價(jià)值沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，未進(jìn)行更進(jìn)一步的數(shù)據(jù)處理和信息開(kāi)發(fā)。

2、檔案管理制度不健全

在事業(yè)單位成立之時(shí)，就已經(jīng)建立了檔案管理制度。而面對(duì)新的環(huán)境、新的形勢(shì)，事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展也出現(xiàn)了巨大變化。若是事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)檔案管理制度，顯而易見(jiàn)是難以滿足新需要的，甚至?xí)l(fā)檔案管理工作大混亂。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理制度明確了相應(yīng)部門與具體責(zé)任人，也建立了規(guī)范的工作流程，此時(shí)優(yōu)化與調(diào)整事業(yè)單位現(xiàn)有結(jié)構(gòu)，必然會(huì)適當(dāng)?shù)卦鰷p有關(guān)部門，若是還采用傳統(tǒng)檔案管理制度，那么執(zhí)行效果不容樂(lè)觀。與此同時(shí)，責(zé)任不能有效落實(shí)到個(gè)人，也容易使事業(yè)單位人員鉆空子，當(dāng)落實(shí)檔案管理工作時(shí)就會(huì)手忙腳亂，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)出錯(cuò)，事倍功半。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業(yè)單位檔案甚至出現(xiàn)了泄露、販賣等等現(xiàn)象，有損單位形象。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式研究

1、實(shí)行分類管理與開(kāi)發(fā)

事業(yè)單位檔案十分繁瑣，很多檔案信息涉及群眾的切身利益，只有做好檔案細(xì)化、分類、管理、更改工作，才能夠?yàn)闄n案的利用和管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

首先，應(yīng)當(dāng)把內(nèi)部管理檔案和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理。內(nèi)部管理主要是滿足管理需要，其管理制度由單位依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)制訂執(zhí)行，也可以在傳統(tǒng)的管理制度上加以改進(jìn)。而業(yè)務(wù)檔案的管理則要強(qiáng)化其社會(huì)服務(wù)功能，在管理模式上進(jìn)行大膽創(chuàng)新，其主旨是消除一切不合理的應(yīng)用限制和條款。

其次，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)應(yīng)用。事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案作為一種社會(huì)服務(wù)的信息數(shù)據(jù)匯總，蘊(yùn)藏著豐富的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)利益潛力，但這些數(shù)據(jù)需要我們做出進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和處理。信息資源的開(kāi)發(fā)的第一步基礎(chǔ)工作有賴于整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一管理，由于數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一管理未實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)匯總中就存在大量的重復(fù)和冗余，這樣的數(shù)據(jù)資源質(zhì)量是很差的，需要我們作進(jìn)一步的處置;另一方面，事業(yè)單位檔案信息大部分具有社會(huì)公共安全和個(gè)人隱私保護(hù)的問(wèn)題。我們要對(duì)這些信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，就要進(jìn)行數(shù)據(jù)的脫敏處理，把相關(guān)社會(huì)公共安全和個(gè)人隱私的部分保護(hù)和隔離開(kāi)來(lái)。

2、針對(duì)檔案管理中的思維方式和思路創(chuàng)新

在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作尤為重要，要運(yùn)用創(chuàng)新思維不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實(shí)效性，要真正在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值，加強(qiáng)交流，重視交流，在交流中轉(zhuǎn)變思維，從而培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，保證檔案管理工作有效開(kāi)展，從實(shí)際入手，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理智能化發(fā)展，要學(xué)會(huì)構(gòu)建完善的檔案管理體系，善于借用網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理資源的錄入、存儲(chǔ)以及利用，要做好檔案信息交流工作，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息互通，便于工作人員開(kāi)展工作，同時(shí)要派遣相關(guān)的檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，確保整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案服務(wù)水平和意識(shí)不斷提高。

3、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

首先，檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定興建，并不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房。從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本事業(yè)單位工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的 保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。

4、提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

伴著檔案管理的持續(xù)推進(jìn)，各樣科技技能逐漸廣泛應(yīng)用，這就需要檔案管理部門重視有才能人員的培育，提升檔案管理的科學(xué)化水平。首先，有關(guān)部門可以依照檔案管理工作的特征，定期展開(kāi)必要的培訓(xùn)工作，對(duì)管理職員做出有目的性的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理職員的責(zé)任感，并改善檔案管理職員的有關(guān)工作才能，把檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，并使用科學(xué)技術(shù)來(lái)改進(jìn)檔案管理。其次，事業(yè)單位務(wù)必增大有才能人員引進(jìn)體制，搞好整頓檔案管理體制，經(jīng)過(guò)人才引入提升檔案管理職員的整體素養(yǎng)，有關(guān)工作部門增大資金投入，注重檔案管理的關(guān)鍵性，提升檔案管理職員的學(xué)習(xí)思想，不斷增強(qiáng)才能，提升檔案管理水平，運(yùn)用多種管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作符合中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案管理創(chuàng)新。

結(jié)束語(yǔ)

基于信息時(shí)代背景下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，但是也承受著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為此，事業(yè)單位要果斷出擊、勇往直前，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化與要求，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，從多方面探索創(chuàng)新，從而切實(shí)提高檔案管理效率與成果，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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（慶安縣農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)服務(wù)站? ?黑龍江? 綏化? 152400）