新時期如何做好人事檔案管理工作

宮春明

摘 要：事業(yè)單位是國家重要的職能機構，事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分。事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要從實際出發(fā)，積極有效地探索新模式、新途徑，以便使事業(yè)單位人事檔案管理，能夠始終與社會發(fā)展需求相一致。本文主要針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行分析和討論。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理

一、人事檔案管理的重要性

新時期，信息是一項重要的社會資源，具有十分重要的社會價值，通過對信息的收集利用，建立起強大的信息帝國，促進社會更加文明發(fā)達。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面：一個是對個體的重要性，另一個是對事業(yè)單位的重要性。

首先，人事檔案對個體的重要性。通過人事檔案可以幫助個人辦理社會保險，獲取更多的社會保障，改善個人的生活狀況;能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產(chǎn)證明，證明個人的社會身份，保證自身的社會安全;另外人事檔案可以幫助個人進行護照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。

其次，對事業(yè)單位的重要性。人事檔案對事業(yè)單位來說更為重要，他能夠幫助事業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進行職稱的申請，可以根據(jù)人事檔案的記載中推算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險以及其它的社會保險，還是企事業(yè)單位進行評優(yōu)選先、提干、調動工薪待遇的重要依據(jù)，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1、事業(yè)單位人事檔案管理跟不上人事改革的步伐

《干部檔案工作條例》是進行事業(yè)單位人事檔案管理的政策依據(jù)。目前，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由單位及上級主管單位進行管理。但隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，事業(yè)單位實行崗位聘用制，公開招考、崗位競聘等過程中形成的考察性材料及相應的聘用合同未能及時整理、按類歸檔。此外，事業(yè)人員流動變得日益頻繁，但人事檔案未能及時通過保密渠道轉遞，有的人事檔案擅自交由本人自帶轉遞。接收檔案時檔案員不能及時清查檔案是否齊全，極易造成檔案材料不全或丟失等嚴重后果。

2、事業(yè)單位人事檔案材料審核力度不夠

因長期以來對事業(yè)單位干部人事檔案的管理欠規(guī)范有序，致使事業(yè)單位人事檔案管理存在著不少問題：一是檔案材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的個人履歷、工資材料、年度考核、學歷證明等材料多有缺漏。二是內容記載不準確。有的干部在填寫自己的“三齡兩歷”時過于隨意，出生日期、工作時間等在材料填寫中存在前后不一的現(xiàn)象，增加了后期甄別的難度。三是材料填寫不規(guī)范。有的干部填寫的材料，或是有遺漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料準確性和權威性降低。

3、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設嚴重滯后

當前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將人事檔案管理系統(tǒng)構建起來，但因為對人事檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)性認識和了解，從而導致很多系統(tǒng)只是簡單地對職工信息進行了記錄和統(tǒng)計，而并沒有對職工的生活、工作等信息進行記錄，使檔案信息化效果受到極大影響。同時，有個別事業(yè)單位因為領導不重視、經(jīng)費不充足等原因，在促進人事檔案管理信息化工作開展方面力度不夠，仍采用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅檔案管理和保存難度加大，同時也對人事檔案管理工作效率造成極大影響。

三、新時期如何做好人事檔案管理工作

1、健全人事檔案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事檔案的性質決定了檔案管理工作是一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。

2、注重人事檔案材料收集

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

3、加強人事檔案的分類保管

事業(yè)單位中的人事檔案管理屬于非常復雜的一項工作，人事檔案的保管與分類是檔案管理過程中比較關鍵性的一項內容。如人事檔案保管不合理，長期下去便會丟失和損壞很多非常重要的人事檔案。所以人事檔案的管理人員一定要結合人事檔案部門與內容，來對人事檔案進行類別的區(qū)分和存儲管理。在此情況下，一定要在人事檔案部門當中制定科學高效的人事檔案存儲制度，并同時嚴格要求人事檔案管理人員依據(jù)制度來開展工作，對于人事檔案材料實施分類及存儲。

此外，還需特別注意，紙質形式的人事檔案資料較易受到損壞。所以人事檔案管理人員在實施查找分類的時候，一定要采取相應的保護對策，以避免紙質形式的人事檔案資料受到損壞。歸根結底，就是一定要對人事檔案管理各環(huán)節(jié)工作嚴格注意，同時還需人事檔案管理的工作人員結合具體要求來實施人事檔案管理操作。

4、采用先進技術管理工作

信息化技術屬于事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向，結合事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略來看，需廣泛應用計算機與信息化技術來開展人事檔案管理工作。通過使用計算機來存儲人事檔案及傳輸人事檔案資料會比較便利，如個人情況、照片、科學成果、專利證書等，這些重要的信息都能夠利用計算機技術來實現(xiàn)，同時還可防止人事檔案資料的損壞或是丟失。

信息化技術同樣也能夠讓人事檔案管理工作更加方便，如可使用軟件來對某人的人事檔案或是相關資料進行查找和翻閱。因此，事業(yè)單位需廣泛應用先進的現(xiàn)代化技術來實施事業(yè)單位的人事檔案管理工作，由此使事業(yè)單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。

結束語

人事檔案管理工作是一項復雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應新形勢的要求，做到科學、規(guī)范、與時俱進。這就要求從事相關工作的人員從觀念上轉變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務，為當前的社會主義現(xiàn)代化建設服務。

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