高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理

袁 妍 李為潔 東北大學(xué)

高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是研究生教學(xué)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理有哪些需求、該如何設(shè)計(jì)與優(yōu)化，是高校關(guān)注的重要問題。文章從現(xiàn)階段研究生成績(jī)管理的實(shí)際情況著手，提出高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的需求與設(shè)計(jì)方案，力爭(zhēng)使高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)更先進(jìn)、更實(shí)用。

近年來，隨著我國(guó)研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生的教務(wù)管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。在研究生教務(wù)管理工作中，成績(jī)管理又是重中之重，研究生成績(jī)是學(xué)生學(xué)習(xí)情況的客觀記錄，是教學(xué)效果檢驗(yàn)的重要手段,是指導(dǎo)研究生就業(yè)的重要參考，也是學(xué)校教務(wù)管理的重要內(nèi)容。但高校研究生成績(jī)管理所涉及的管理對(duì)象多、管理環(huán)節(jié)復(fù)雜、管理數(shù)據(jù)龐大。為規(guī)范研究生成績(jī)管理，建立適合自己院校的成績(jī)管理系統(tǒng)就成為學(xué)校信息化建設(shè)過程中亟待解決的重要問題。因此研究如何建立先進(jìn)、高效、安全的成績(jī)管理系統(tǒng)具有重要意義。那么如何設(shè)計(jì)其框架，為研究生成績(jī)管理信息系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理提出合理化需求，這是我們要重點(diǎn)分析的內(nèi)容。

高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的面向?qū)ο?/h2>

校級(jí)成績(jī)管理者負(fù)責(zé)全校研究生成績(jī)庫(kù)的管理和數(shù)據(jù)維護(hù)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)研究生答辯成績(jī)單審核歸檔工作。校級(jí)成績(jī)管理者還需要制定成績(jī)管理規(guī)范、程序和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督、指導(dǎo)和配合各學(xué)院做好學(xué)生成績(jī)管理工作。

院系成績(jī)管理者（教學(xué)秘書）負(fù)責(zé)本院承擔(dān)課程的成績(jī)登錄、報(bào)送和查詢工作，將本部門學(xué)生成績(jī)按班級(jí)分學(xué)期歸檔，同時(shí)要受理本部門學(xué)生對(duì)成績(jī)的查詢、復(fù)核以及成績(jī)單打印等工作。

任課教師負(fù)責(zé)自己教授的課程成績(jī)的網(wǎng)上錄入、修改及查詢工作。

成績(jī)錄入后，學(xué)生使用成績(jī)管理系統(tǒng)查詢并打印自己的成績(jī)。

這四類使用者中，校級(jí)成績(jī)管理者的職能最多、最全面，責(zé)任也最重，涵蓋成績(jī)管理系統(tǒng)中的絕大部分職能（教師錄入本課程成績(jī)的職能除外），院系成績(jī)管理者（教學(xué)秘書）和學(xué)生的需求也都包含其中，只是權(quán)限各有不同，因此文章會(huì)著重探討校級(jí)成績(jī)管理者的職能。

高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的功能

關(guān)于校級(jí)成績(jī)管理系統(tǒng)的功能，應(yīng)設(shè)置成績(jī)錄入修改、成績(jī)查詢、成績(jī)打印、答辯成績(jī)單審核、管理發(fā)布通知公告這五大部分。

成績(jī)錄入修改

成績(jī)錄入應(yīng)設(shè)置單個(gè)學(xué)生的成績(jī)錄入、修改和每門課成績(jī)的EXCEL整體導(dǎo)入、刪除兩種渠道。而成績(jī)錄入修改的前提是系統(tǒng)里要有該門課程及其相關(guān)的學(xué)分、學(xué)時(shí)、課程編號(hào)等信息。大部分已有課程會(huì)自動(dòng)從學(xué)生排課選課系統(tǒng)里關(guān)聯(lián)到成績(jī)管理系統(tǒng)，少部分臨時(shí)添加的課程（如暑期學(xué)?；?qū)W術(shù)講座等）則需手工添加進(jìn)來，故應(yīng)有課程設(shè)置的添加修改功能，以便及時(shí)添加或維護(hù)課程、學(xué)分及課程編號(hào)信息，確保新的成績(jī)能夠準(zhǔn)確地錄入到系統(tǒng)中。系統(tǒng)應(yīng)有自動(dòng)排他性設(shè)置，如已有的課程編號(hào)則不能一號(hào)兩用，造成兩門課程的混淆，確保一個(gè)課程編號(hào)只對(duì)應(yīng)一門課程。另需注意的是成績(jī)的錄入修改不應(yīng)與學(xué)籍信息是否完整、學(xué)生是否欠學(xué)費(fèi)、學(xué)生是否進(jìn)行了學(xué)籍注冊(cè)之類的限制掛鉤，不能用這些因素來限制成績(jī)的錄入修改，否則會(huì)造成成績(jī)錄入不全等問題，會(huì)為今后找回成績(jī)?cè)鎏砝щy。

1.成績(jī)手工錄入修改方面

針對(duì)學(xué)生成績(jī)，首先要輸入該研究生學(xué)號(hào)（整個(gè)成績(jī)管理系統(tǒng)按照學(xué)號(hào)來識(shí)別學(xué)生，而非姓名，因?yàn)橹挥袑W(xué)號(hào)是唯一的，姓名則有重名的可能），進(jìn)入該生成績(jī)管理頁(yè)面，在此輸入要錄入或修改的課程編號(hào)或課程名稱，根據(jù)提示提交成績(jī)、授課教師姓名、考試時(shí)間等必填信息后即可。大于等于60分的成績(jī)自動(dòng)計(jì)入相應(yīng)學(xué)分，小于60分的成績(jī)不計(jì)學(xué)分。成績(jī)的判定除了可以采用具體數(shù)字也可以使用漢字，但需注意把優(yōu)（優(yōu)秀）、良（良好）、中（中等）、及格和不及格這些文字成績(jī)能自動(dòng)計(jì)入學(xué)分。一般來說：100分—90分為優(yōu)（優(yōu)秀）、89分—80分為良（良好）、79分—70分為中（中等）、69分—60分為及格、60分以下為不及格。在每學(xué)期初始，就應(yīng)該對(duì)課程成績(jī)的判定原則進(jìn)行講解，比如哪門課可以由任課教師直接導(dǎo)入成績(jī)、哪門課不能由任課教師導(dǎo)入成績(jī)而必須由校級(jí)成績(jī)管理者整體導(dǎo)入進(jìn)行限定，這樣可以確保導(dǎo)入成績(jī)的源頭，避免同一門課導(dǎo)入兩次成績(jī)問題的出現(xiàn)。錄入的成績(jī)已經(jīng)公布且一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)該有一鍵解鎖功能，僅校級(jí)成績(jī)管理者擁有此權(quán)限，開通后可以重新錄入該課成績(jī)。

2.成績(jī)整體導(dǎo)入方面

針對(duì)大批量成績(jī)，如研究生公共課成績(jī)和校外辦學(xué)點(diǎn)的成績(jī)，由于跨院系、數(shù)量多，教師或者教學(xué)秘書不便于在網(wǎng)上進(jìn)行錄入，需要校級(jí)成績(jī)管理者借助excel表將這些成績(jī)整體導(dǎo)入系統(tǒng)中。這其中主要包含外語類、數(shù)學(xué)類、政治類課程及校外班開設(shè)的各門課程。導(dǎo)入列表應(yīng)設(shè)有學(xué)號(hào)（以學(xué)號(hào)識(shí)別身份）、姓名、成績(jī)、考試時(shí)間、授課教師、課程編號(hào)或課程名稱等必填項(xiàng)。導(dǎo)入成功后應(yīng)以列表形式顯示出剛剛導(dǎo)入的所有學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名及成績(jī)，并統(tǒng)計(jì)出本次共導(dǎo)入了多少條記錄，以便核對(duì)。導(dǎo)入時(shí)系統(tǒng)應(yīng)在每個(gè)學(xué)生每科成績(jī)前顯示姓名，以顯示剛導(dǎo)入的該條成績(jī)的歸屬者姓名，以防止極個(gè)別學(xué)號(hào)寫錯(cuò)，把成績(jī)誤導(dǎo)入到其他學(xué)號(hào)中。

成績(jī)查詢

成績(jī)查詢應(yīng)保證學(xué)生能按學(xué)期查詢到已公布的成績(jī)有哪些，未公布的成績(jī)有哪些，并能夠下載各門成績(jī)。應(yīng)能查詢到學(xué)生的GPA成績(jī)排名和學(xué)生的專業(yè)成績(jī)排名情況（GPA計(jì)算公式為GPA=∑（成績(jī)×學(xué)分）÷∑學(xué)分）。應(yīng)該有按學(xué)號(hào)查詢學(xué)生個(gè)人成績(jī)的功能。系統(tǒng)應(yīng)可自動(dòng)生成學(xué)生個(gè)人的年級(jí)專業(yè)排名情況，以供查詢。年級(jí)專業(yè)排名生成方法如下。a:統(tǒng)計(jì)學(xué)生所在年級(jí)，專業(yè)總?cè)藬?shù)b:統(tǒng)計(jì)所在年級(jí)，專業(yè)所有學(xué)生的平均成績(jī)c:對(duì)平均成績(jī)排名d:排名=平均成績(jī)排名/總?cè)藬?shù)*100%（精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位）。即：Sum=統(tǒng)計(jì)學(xué)生所在年級(jí)、專業(yè)總?cè)藬?shù)；Avg=對(duì)sum的學(xué)生成績(jī)?nèi)∑骄担籥vgPm=對(duì)avg進(jìn)行排名；pm=avgpm/sum*100%(精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位)。

成績(jī)單打印

成績(jī)打印單應(yīng)保證能夠打印出帶排名的成績(jī)單和不帶排名的成績(jī)單兩種。輸入學(xué)號(hào)即可打印，力求快捷、方便。分別具備連號(hào)打印、按學(xué)院打印功能，并在打印時(shí)區(qū)分好碩士成績(jī)單和博士成績(jī)單的格式。針對(duì)個(gè)別進(jìn)修生的特殊情況，應(yīng)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)學(xué)號(hào)混合打印，把同一人兩個(gè)學(xué)號(hào)下的成績(jī)打印在同一份成績(jī)單中。各高校根據(jù)自身實(shí)際情況也可引進(jìn)自助成績(jī)打印機(jī)系統(tǒng)，一般在辦公室門口或者辦公樓一樓門口處放置。

自助成績(jī)打印機(jī)系統(tǒng)需與成績(jī)管理系統(tǒng)很好地接軌，保證其打印出的成績(jī)單與手動(dòng)用成績(jī)管理系統(tǒng)打出的成績(jī)單完全一致，并且如在打印成績(jī)方面成績(jī)管理系統(tǒng)有任何變化，自助成績(jī)打印機(jī)也要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。實(shí)際上，自助成績(jī)打印機(jī)是成績(jī)管理系統(tǒng)的一個(gè)外置設(shè)備，但也要注意打印機(jī)日常維護(hù)問題。

答辯成績(jī)單審核

首先要按照學(xué)院分類，各學(xué)院教學(xué)秘書標(biāo)識(shí)成績(jī)合格同意答辯之后自動(dòng)顯示到校級(jí)成績(jī)管理者標(biāo)識(shí)頁(yè)面中來，校級(jí)成績(jī)管理者審核無誤后再標(biāo)識(shí)同意答辯。萬一標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤，可以及時(shí)逐級(jí)撤銷。按照學(xué)號(hào)查找應(yīng)能迅速找到某個(gè)具體學(xué)生的相關(guān)信息，且每個(gè)學(xué)生的成績(jī)都應(yīng)該在此頁(yè)面隨時(shí)查看。按照學(xué)院查找時(shí)，應(yīng)能顯示所有該學(xué)院已標(biāo)識(shí)學(xué)生和未標(biāo)識(shí)學(xué)生的名單，并能匯總?cè)藬?shù)。具體操作標(biāo)識(shí)時(shí)，可以逐一標(biāo)識(shí)，也可以選中當(dāng)頁(yè)學(xué)生進(jìn)行一鍵統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。答辯成績(jī)單審核不應(yīng)與學(xué)位報(bào)盤相關(guān)聯(lián)。最主要是要審核答辯人員成績(jī)，對(duì)每個(gè)預(yù)答辯同學(xué)的必修課、總學(xué)分、修課時(shí)間、培養(yǎng)類型與相應(yīng)類型的培養(yǎng)方案進(jìn)行核對(duì)。這其中包括多種類型的研究生成績(jī)，如博士、統(tǒng)招碩士、MBA、MPA、工程碩士和同等學(xué)力申請(qǐng)碩士學(xué)位等多種類型研究生的答辯成績(jī)單。及時(shí)與學(xué)院秘書溝通，讓預(yù)答辯同學(xué)了解到自己的成績(jī)是否符合答辯要求，并及時(shí)把結(jié)果標(biāo)注在網(wǎng)上，確保接下來學(xué)位科和各學(xué)院答辯工作的順利進(jìn)行。這就需要系統(tǒng)里事先存有多種類型的培養(yǎng)方案，如果培養(yǎng)方案維護(hù)和課程庫(kù)維護(hù)工作順利進(jìn)行，系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)審核成績(jī)功能

系統(tǒng)能夠自動(dòng)把每個(gè)類型的研究生的成績(jī)與相應(yīng)類型的培養(yǎng)方案自動(dòng)比對(duì)，看總學(xué)分是否達(dá)標(biāo)、必修課學(xué)分是否完成、必修課是否全部修夠并且達(dá)到及格以上成績(jī)。但要最終實(shí)現(xiàn)答辯成績(jī)單自動(dòng)審核功能實(shí)屬不易，前期需要做好配套工作。應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人員能持續(xù)維護(hù)各類型的培養(yǎng)方案和課程庫(kù)，否則容易造成互相推諉、無人接手該工作的問題。學(xué)生類型需用學(xué)號(hào)予以區(qū)分，從入學(xué)編輯學(xué)號(hào)開始，不同類型的學(xué)生要使用不同的學(xué)號(hào)規(guī)則。每一級(jí)學(xué)生的培養(yǎng)方案也可能不同，因?yàn)榕囵B(yǎng)方案也是不斷地調(diào)整的，所有不同年級(jí)的學(xué)生也要對(duì)應(yīng)不同年級(jí)不斷更新的培養(yǎng)方案。

發(fā)布通知公告

發(fā)布通知公告的功能可以自由選擇接收對(duì)象，可選擇全體教師、學(xué)生都可以接收查看、僅各學(xué)院教學(xué)秘書接收或教師可查看接收該通知公告。

1.院系成績(jī)管理者（教學(xué)秘書）方面

基本功能與校級(jí)管理者相同，但權(quán)限沒有校級(jí)管理者大。具體要考慮各個(gè)高校的研究生院教學(xué)培養(yǎng)辦與各學(xué)院教學(xué)部門的權(quán)限劃分、職責(zé)歸屬等因素。

2.任課教師方面

教師作為某門課程教育教學(xué)的主要管理者，除了完成教學(xué)任務(wù)外，科學(xué)、有效地提交研究生成績(jī)也是重要的教學(xué)環(huán)節(jié)之一。登錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的教師成績(jī)錄入系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼，就可以進(jìn)入教務(wù)信息頁(yè)面，里面有任課教師須知、系統(tǒng)幫助(成績(jī)錄入系統(tǒng)幫助)、選擇年級(jí)、修改密碼、注銷登錄等功能。任課教師只需輸入任教年級(jí)，點(diǎn)擊任教課程名稱，進(jìn)入選課學(xué)生的詳細(xì)名單，該名單包括序號(hào)、學(xué)號(hào)、姓名、性別、所學(xué)專業(yè)、平時(shí)成績(jī)、期考成績(jī)和學(xué)期成績(jī)信息等內(nèi)容。教師錄入學(xué)生成績(jī)后，點(diǎn)擊下面的“提交結(jié)果”按鈕，完成成績(jī)錄入功能，點(diǎn)擊“成績(jī)打印”，可方便打印出學(xué)生的成績(jī)單。

3.研究生使用者方面

研究生是整個(gè)研究生教育階段的主體，教育和教務(wù)活動(dòng)都是為了滿足學(xué)生受教育、提水平、上層次、強(qiáng)素質(zhì)和求知等的需要。在研究生教務(wù)管理系統(tǒng)中，學(xué)生可以實(shí)現(xiàn)選課和查詢考試成績(jī)功能。

研究生開學(xué)兩周左右，登錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的網(wǎng)上選課系統(tǒng)，輸入學(xué)號(hào)和密碼，進(jìn)入開始選課的主頁(yè)面，里面附有研究生選課說明和培養(yǎng)方案介紹。針對(duì)研究生在課程選擇及學(xué)分方面的注意事項(xiàng)，選課說明部分給出了較詳細(xì)的提示。此外，為了讓研究生更好、更深入地了解本學(xué)科的信息，培養(yǎng)方案則詳細(xì)介紹了研究生培養(yǎng)階段本學(xué)科專業(yè)及研究方向、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方式及學(xué)習(xí)年限、課程設(shè)置、科學(xué)研究與學(xué)位論文要求五個(gè)方面。然后，研究生就可以點(diǎn)擊進(jìn)入選課步驟，根據(jù)課程名稱、課程類型、總學(xué)時(shí)、學(xué)分、開課學(xué)期和任課教師等信息，研究生在課程名稱前面的復(fù)選框里就可以完成選課和退選操作，如果對(duì)某門課程不甚了解，可以點(diǎn)擊課程名稱查看詳細(xì)的課程信息。選課完畢，下面有自動(dòng)統(tǒng)計(jì)學(xué)分的功能，根據(jù)學(xué)分統(tǒng)計(jì)，可調(diào)整選課情況。學(xué)期即將結(jié)束，研究生經(jīng)過考試或考核，獲得課程成績(jī)，在教務(wù)管理系統(tǒng)上即可查詢。登錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的研究生成績(jī)查詢系統(tǒng)，輸入學(xué)號(hào)和密碼，就可以進(jìn)入所選課程(包括課程編碼、課程名稱、學(xué)分、成績(jī))的頁(yè)面，根據(jù)頁(yè)面上方的提示，研究生可對(duì)任課老師的教學(xué)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，提交評(píng)價(jià)信息之后即可看到成績(jī)。

檔案數(shù)字化管理的安全性

高校研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是研究生教學(xué)管理最主要的工具和手段，涉及的是具有高保密性的數(shù)據(jù)，它的正常運(yùn)行和安全系數(shù)是很重要的。因此，系統(tǒng)必須具有嚴(yán)格的用戶權(quán)限、身份認(rèn)證、El志記錄等功能，防止信息泄露，達(dá)到有效保護(hù)信息安全的目的。此外，系統(tǒng)安全還包括日常維護(hù)方面的數(shù)據(jù)備份和出故障狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

用戶登錄認(rèn)證

用戶包括研究生、教師和管理人員等，登錄認(rèn)證是系統(tǒng)提供的安全保護(hù)措施。用戶登錄系統(tǒng)時(shí)，必須向系統(tǒng)提供用戶名稱、密碼等信息，以供安全系統(tǒng)識(shí)別。

數(shù)據(jù)庫(kù)備份和恢復(fù)

教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)備份可有效防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失誤、故障或被攻擊等問題造成的損失。數(shù)據(jù)庫(kù)更新量時(shí)多時(shí)少，可根據(jù)情況來備份，從幾天備份一次到一天備份幾次不等。在數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序出錯(cuò)、服務(wù)器中病毒等意外事故發(fā)生時(shí)，可以通過恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)的文件來修復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)庫(kù)。

隨著研究生培養(yǎng)需求的不斷擴(kuò)大，培養(yǎng)類型日益多元化，研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的需求與設(shè)計(jì)也將不斷改進(jìn)、日臻完善，力求實(shí)現(xiàn)依托于該系統(tǒng)，讓研究生成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理工作越來越系統(tǒng)化、智能化、透明化，使高校成績(jī)管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理最終具有功能完備、易使用、易維護(hù)等特點(diǎn),以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新變化。