高校美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理問題與對(duì)策探析

何宗文 陜西學(xué)前師范學(xué)院美術(shù)學(xué)院

美術(shù)類院系教學(xué)檔案的收集、分類、保管和利用組成了美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理工作的主要內(nèi)容，是院系的教學(xué)與教學(xué)管理水平和教學(xué)創(chuàng)新工作的重要參考依據(jù)和憑證。分析高校中美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理中普遍存在的問題，提出針對(duì)性解決方案，結(jié)合美術(shù)類院系學(xué)科特點(diǎn)完善和規(guī)范美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理工作，是提高學(xué)科教學(xué)質(zhì)量和建設(shè)水平，規(guī)范美術(shù)類院系教學(xué)管理需要解決的重要任務(wù)。

美術(shù)類院系教學(xué)檔案是指美術(shù)類院系在教學(xué)、教學(xué)管理和教學(xué)科研等相關(guān)工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文檔、作品、影像等原始資料，對(duì)這些原始資料的收集、分類、保管和利用組成了美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理工作的主要內(nèi)容。完整而系統(tǒng)的教學(xué)檔案資料能夠全面客觀地反映美術(shù)類院系在教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)以及教育科研等方面的情況，是院系的教學(xué)與教學(xué)管理水平和教學(xué)創(chuàng)新工作的重要資料參考依據(jù)和憑證。結(jié)合美術(shù)類院系學(xué)科特點(diǎn)完善和規(guī)范美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理工作，有效開發(fā)利用高校檔案，能促進(jìn)高校教學(xué)、科研、教育改革等工作的良性開展，有效地為校務(wù)公開、高校評(píng)估、建設(shè)工作提供依據(jù)和憑證。

一、美術(shù)類院校類專業(yè)教學(xué)檔案的特點(diǎn)

美術(shù)類專業(yè)作為藝術(shù)類學(xué)科，教學(xué)環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓(xùn)練等實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的教學(xué)檔案相比于其他學(xué)科其教學(xué)活動(dòng)具有突出的專業(yè)特色。

首先，美術(shù)類教學(xué)檔案具有載體和形式上的多樣性。美術(shù)類專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類課程考核是以學(xué)生作品為考核主要依據(jù)的，包括繪畫、現(xiàn)代設(shè)計(jì)、傳統(tǒng)工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點(diǎn)。學(xué)生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術(shù)類專業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專業(yè)教學(xué)檔案的獨(dú)特性。相比其他專業(yè)，美術(shù)類教學(xué)不僅有各類專業(yè)性的技法類課程，還有采風(fēng)、寫生等外出實(shí)踐類課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術(shù)類專業(yè)對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案管理具有更強(qiáng)的專業(yè)性和獨(dú)特性。此外，由于大量繪畫類實(shí)物作品的歸檔，對(duì)相關(guān)檔案管理帶來了技術(shù)性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業(yè)性和難度。

二、美術(shù)類教學(xué)檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識(shí)淡薄使教學(xué)與檔案管理脫節(jié)

作為教學(xué)主體之一，長(zhǎng)期以來，很多美術(shù)和藝術(shù)設(shè)計(jì)專業(yè)課教師往往把工作重點(diǎn)放在教學(xué)環(huán)節(jié)，對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不足，導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)檔案管理脫節(jié)。在日常教學(xué)及科研過程中大量有價(jià)值的教學(xué)過程和教學(xué)成果因?yàn)榻處熑鄙儆幸庾R(shí)的保留與整理，造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外，教學(xué)檔案來源分散，除上級(jí)業(yè)務(wù)部門和本校下發(fā)的各種文件、二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)教學(xué)檔案無法歸檔，對(duì)教學(xué)檔案管理工作造成負(fù)面影響。

(二)缺乏體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度

由于檔案管理人員缺少對(duì)美術(shù)學(xué)科教學(xué)和科研特點(diǎn)的了解，缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個(gè)能體現(xiàn)學(xué)科特色的機(jī)制進(jìn)行指導(dǎo)和約束，一方面導(dǎo)致部分體現(xiàn)學(xué)科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的美術(shù)檔案材料未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致教學(xué)資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會(huì)導(dǎo)致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的負(fù)面因素。

(三)檔案管理偏重于實(shí)物化導(dǎo)致信息化管理技術(shù)落后

部分美術(shù)類院系教學(xué)檔案收錄方式更注重于實(shí)物材料的收集。教學(xué)檔案管理手段還是以實(shí)體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。由于美術(shù)學(xué)科作品門類繁復(fù)，設(shè)計(jì)各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時(shí)由于專業(yè)特點(diǎn)，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實(shí)物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及，美術(shù)院系對(duì)于檔案管理都進(jìn)行了相關(guān)的數(shù)字化改革，但仍然有相當(dāng)多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學(xué)的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對(duì)相關(guān)檔案分類和查閱，影響到相關(guān)信息資源的有效開發(fā)與利用。

三、美術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案管理對(duì)策

(一)強(qiáng)化檔案工作意識(shí)并完善教學(xué)檔案管理體系

高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理涉及日常教學(xué)和教學(xué)管理的方方面面，完善的教學(xué)檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，有必要提高大家對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，建立全員參與的教學(xué)檔案管理體系。從而形成良好的教學(xué)檔案管理意識(shí)和環(huán)境，這是提高美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理水平的前提。

此外，還應(yīng)結(jié)合美術(shù)類院系學(xué)科教學(xué)特點(diǎn)，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、專業(yè)特色突出且符合院校實(shí)際的校、院二級(jí)教學(xué)檔案管理體系。此外，學(xué)校檔案管理部門在驗(yàn)收各院系移交的教學(xué)檔案，做好校級(jí)教學(xué)檔案的整理、分類和保管的同時(shí)，應(yīng)對(duì)院系檔案管理工作定期進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)督查，指導(dǎo)和協(xié)助院系做好院系級(jí)別教學(xué)檔案管理工作。明確崗位職責(zé)，理順層級(jí)關(guān)系，形成職責(zé)分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

(二)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

美術(shù)院系的教學(xué)檔案管理任務(wù)繁雜瑣碎且管理難度較大，而現(xiàn)實(shí)中相當(dāng)一部分院系往往是院系的辦公室、教學(xué)秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業(yè)性方面都難以勝任教學(xué)檔案管理工作。這就需要院系應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，教學(xué)檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為美術(shù)類院系教學(xué)檔案人員，應(yīng)當(dāng)既熟悉美術(shù)學(xué)學(xué)科教學(xué)特點(diǎn)、又懂檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，在此基礎(chǔ)上，教學(xué)檔案管理工作人員不斷加強(qiáng)檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，深化對(duì)教育部本科教學(xué)水平評(píng)估指標(biāo)體系的認(rèn)識(shí)和理解，結(jié)合美術(shù)院系教學(xué)和檔案管理特點(diǎn)，在實(shí)踐中不斷探索、完善教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律,不斷提升教學(xué)檔案管理理念。

(三)結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理

此外，在美術(shù)類院系教學(xué)檔案管理工作中，由于專業(yè)特點(diǎn)，需要收集的檔案需占用大量空間。故應(yīng)將現(xiàn)代數(shù)字化管理手段運(yùn)用于教學(xué)檔案管理工作中。先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備、數(shù)字化存儲(chǔ)理念以及管理系統(tǒng)的構(gòu)建，將有利于教學(xué)檔案的管理和利用效率。比如前面提到的各類繪畫、平面和立體作品可以用拍照的方式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字圖片，圖片以學(xué)號(hào)專業(yè)、屆別、班級(jí)、姓名、作品分類等信息命名，以檔案分類、名稱命名文件夾的方式進(jìn)行電子版專項(xiàng)教學(xué)檔案的分類歸檔。這樣就能把規(guī)格、材料各異的作品以數(shù)字的形式存放于硬盤等介質(zhì)中，大大節(jié)省了教學(xué)檔案的存儲(chǔ)對(duì)于空間的要求，同時(shí)又節(jié)省了對(duì)歸檔作品定期清理、維護(hù)的工作環(huán)節(jié)，也方便隨時(shí)按照數(shù)字檔分類目錄按照教學(xué)和評(píng)估的需要隨時(shí)提取。

美術(shù)類院系數(shù)字化教學(xué)檔案管理手段的合理應(yīng)用，一方面大大節(jié)約了辦公場(chǎng)地，減少了檔案管理人員的工作強(qiáng)度和難度，同時(shí)也更便于后期檔案的利用，提高了教學(xué)檔案管理效率，使教學(xué)檔案工作能充分體現(xiàn)院系教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，真正做到來之于教學(xué)、服務(wù)于教學(xué)，為院系教學(xué)質(zhì)量的提高提供扎實(shí)的基礎(chǔ)。