檔案信息化管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策

李茂達(dá) 南充市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

在科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)得以革新發(fā)展，檔案管理工作也在其中獲得了進(jìn)步與啟發(fā)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地提升了工作效率，推動(dòng)了管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。機(jī)關(guān)單位在過(guò)去的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所完成的工作項(xiàng)目，是檔案管理部門(mén)的重要組成部分。檔案管理一方面是對(duì)機(jī)關(guān)過(guò)去的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄，一方面則可以根據(jù)過(guò)去的數(shù)據(jù)及實(shí)際情況來(lái)預(yù)測(cè)單位未來(lái)的發(fā)展方向，因此檔案管理工作是非常重要的?，F(xiàn)階段，由于機(jī)關(guān)單位管理機(jī)制面臨改革，傳統(tǒng)檔案管理方式難以發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，需要將新型思路滲透其中，確保檔案管理工作的發(fā)展步伐與時(shí)代的發(fā)展步伐保持一致，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

檔案信息化管理意義

（一）提升管理效率

傳統(tǒng)的人工檔案管理方式下，入檔案信息使用者如需要瀏覽檔案信息，只能前往檔案室進(jìn)行查詢，這讓某些出差人員感覺(jué)不方便，甚至出現(xiàn)了工作延誤的情況。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問(wèn)題，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請(qǐng)的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱，通過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫(kù)可以把批示信息直接推送至相應(yīng)的檔案管理部門(mén)。工作人員可以把檔案信息直接發(fā)送至郵箱當(dāng)中，之后自由進(jìn)行查閱或打印，極大的提高了工作效率?？梢?jiàn)，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠提升工作實(shí)效性，提升了檔案管理服務(wù)水平。

（二）順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢(shì)

在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，加強(qiáng)檔案信息化管理十分重要，已經(jīng)變成了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。所以重視檔案信息化管理，可以與時(shí)代要求相符，保證檔案管理工作的高效進(jìn)行，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的整體健康發(fā)展，保證檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。

（三）避免資料丟失

機(jī)關(guān)單位在搬遷檔案室的時(shí)候，會(huì)對(duì)檔案信息產(chǎn)生一定程度的影響。如若檔案信息沒(méi)有依照之前的順序在檔案柜當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存，就會(huì)給后期的查找工作帶來(lái)不便，甚至?xí)斐蓹n案信息出現(xiàn)流失情況。檔案信息庫(kù)的建設(shè)，一方面能夠保證檔案信息實(shí)際錄入的精準(zhǔn)性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實(shí)際傳遞的時(shí)候，應(yīng)保障其可靠性與安全性。通過(guò)安裝防火墻，保證檔案信息庫(kù)的穩(wěn)定性、安全性，避免出現(xiàn)黑客的攻擊，保證檔案?jìng)浞莨ぷ鞯捻樌归_(kāi)。在系統(tǒng)癱瘓的時(shí)候，也可以及時(shí)恢復(fù)，保障檔案信息的完整程度。

檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）專業(yè)化管理人才較為匱乏

為了保證檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，促進(jìn)其向著現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)，相關(guān)單位要培育優(yōu)秀專業(yè)管理人才，這樣才可以將信息化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。然而，受多個(gè)方面的因素所影響，機(jī)關(guān)單位缺少專門(mén)的優(yōu)秀管理人員。在具體工作的時(shí)候，檔案管理人員沒(méi)有充分掌握管理工作實(shí)際程序，缺少對(duì)信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，難以運(yùn)用信息化設(shè)備保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。機(jī)關(guān)單位工作人員也非常容易被傳統(tǒng)理念所影響，出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象，難以全面落實(shí)檔案信息管理工作，這樣會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

（二）管理流程比較混亂

在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，單位的實(shí)際管理流程較為混亂，缺乏完善合理的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，雖然機(jī)關(guān)單位制定了檔案信息管理流程圖，但是沒(méi)有得到充分的落實(shí)，導(dǎo)致檔案信息報(bào)送工作時(shí)間較為隨意。某些檔案管理人員也是行政人員所兼任的，缺少專門(mén)的人員進(jìn)行管控，他們的責(zé)任認(rèn)知與意識(shí)有待提高，沒(méi)有充分了解檔案信息管理實(shí)際流程。如若檔案信息沒(méi)有及時(shí)分類，難以保證實(shí)際工作的科學(xué)性與規(guī)范化，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理流程比較混亂。

（三）檔案信息化管理認(rèn)知不夠深刻

機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，信息技術(shù)和其結(jié)合受到了外部條件的影響。許多工作人員在具體工作時(shí)，往往憑借自身的工作經(jīng)驗(yàn)展開(kāi)，工作質(zhì)量難以得到保證，導(dǎo)致其隨意性特點(diǎn)明顯。此問(wèn)題的出現(xiàn)主要是因?yàn)闄C(jī)關(guān)單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理，導(dǎo)致認(rèn)知方面存在一定程度上的偏差。同時(shí)，管理人員過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備，未處在宏觀角度上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行探析，在計(jì)算機(jī)很難順利運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，造成檔案信息毀損或者是丟失。

檔案信息化管理對(duì)策

（一）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)其起到重要作用，所以機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的定期培訓(xùn)，指引他們掌握更多的知識(shí)技能。

一方面，機(jī)關(guān)單位應(yīng)設(shè)置完善合理的部門(mén)，實(shí)現(xiàn)工作人員配置的全面合理優(yōu)化。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，在檔案信息管理過(guò)程中，某些工作缺少專門(mén)人員，是其他部門(mén)人員兼職。與此同時(shí)，有些工作人員的年齡比較大，信息素養(yǎng)與總體素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致檔案信息化管理工作難以順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視管理人員的實(shí)際配置，掌握更多的機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程，也要確定該單位的實(shí)際發(fā)展前景，意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際作用。

另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該更新理念，不斷提高服務(wù)認(rèn)知。機(jī)關(guān)單位要求工作人員持證上崗，重視對(duì)他們綜合素質(zhì)的培育，也要提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與道德認(rèn)知。另外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人員架構(gòu)的全面優(yōu)化，確定工作人員的實(shí)際工作職能與內(nèi)容。

（二）全面梳理檔案管理流程

檔案信息在實(shí)際傳遞的時(shí)候，主要是由上而下展開(kāi)，這樣可以有效減少資料內(nèi)容的流失，防止歸檔的時(shí)候出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，讓檔案信息可以更加適應(yīng)事業(yè)單位對(duì)信息資源的實(shí)際利用情況，保證檔案信息的可靠性與精準(zhǔn)性。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)將信息化技術(shù)運(yùn)用其中，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)與定期等收集方式之間的良好結(jié)合，避免出現(xiàn)檔案資料流失的現(xiàn)象。由于檔案資料的范圍比較大，并且其來(lái)源比較廣泛，需要將重要資料有效收集起來(lái)，防止在實(shí)際歸檔的時(shí)候出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。對(duì)檔案信息之前的部分進(jìn)行保留，讓檔案信息的利用現(xiàn)象可以和實(shí)際需求相滿足，讓檔案管理可以為機(jī)關(guān)單位的健康可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

（三）加深檔案信息化管理認(rèn)知

在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，提高相關(guān)人員對(duì)檔案信息化管理的實(shí)際認(rèn)知，是檔案管理工作充分落實(shí)的基礎(chǔ)條件。檔案的信息化管理存在問(wèn)題，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)人員的認(rèn)知不全面不深入，導(dǎo)致思路方面存在誤區(qū)。所以，檔案管理人員要意識(shí)到，加強(qiáng)自身工作信息化建設(shè)的重要性，逐步提高該工作的信息化水平，保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，逐步提升其可靠性與高效性。一方面，有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守我國(guó)有關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)以及優(yōu)化，保證信息資源開(kāi)發(fā)作業(yè)的順利進(jìn)行，保證檔案信息共享的合理性。另一方面，有關(guān)人員也要重視基礎(chǔ)工作的展開(kāi)，嚴(yán)格依照不一樣的檔案，明確實(shí)際要求，依照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好研究分析，重視對(duì)檔案信息化管理工作質(zhì)量的管控，對(duì)其不合理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，保證檔案信息化管理的高效性。除此之外，也要樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)知，落實(shí)具體的培訓(xùn)機(jī)制，逐步提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德認(rèn)知，指引他們掌握更多的信息技術(shù)操作技能，并將該機(jī)制的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，憑借信息化技術(shù)，逐步提高工作人員的實(shí)際工作質(zhì)量。

（四）完善健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前的檔案信息化管理過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該不斷健全與完善檔案管理制度，明確具體的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案信息管理工作的實(shí)際范圍。首先，事業(yè)單位應(yīng)制定合理的檔案管理執(zhí)行準(zhǔn)則，保證該準(zhǔn)則的落實(shí)，保證檔案信息管理流程的完善。在制度健全時(shí)，機(jī)關(guān)單位也要依照自身的工作經(jīng)驗(yàn)，借鑒其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，重視自身在檔案信息化管理方面的建設(shè)。其次，機(jī)關(guān)單位也要保證檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。在信息化的大環(huán)境下，實(shí)際健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，機(jī)關(guān)單位應(yīng)成立專門(mén)的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，依照具體的轉(zhuǎn)化規(guī)則，對(duì)不一樣的檔案信息做好轉(zhuǎn)化工作，便于以后的查詢。此時(shí)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)依照當(dāng)前的檔案信息，建設(shè)完善合理的檔案信息共享平臺(tái)，讓各個(gè)部門(mén)能夠在這樣的平臺(tái)中查閱檔案信息，將檔案信息的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。

當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)被運(yùn)用在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作過(guò)程中，并且其使用效率逐步提高。信息化管理在檔案管理中十分重要，經(jīng)過(guò)信息化管理，會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展產(chǎn)生重要影響。在機(jī)關(guān)單位檔案信息管理工作中，如若沒(méi)有采取合理方法，就難以保證檔案管理的可靠性。所以要提升管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，保證檔案管理順利進(jìn)行。在此情況下，檔案管理人員要逐步調(diào)節(jié)自身的管理方法與舉措，把先進(jìn)的信息化技術(shù)充分應(yīng)用在檔案信息管理過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，逐步提高機(jī)關(guān)單位的管理質(zhì)量。