關(guān)于提升事業(yè)單位檔案管理水平的思考

郭莎莎 邯鄲市人事培訓(xùn)考試中心

伴隨著檔案管理信息化技術(shù)的增強(qiáng)和檔案管理方式的轉(zhuǎn)換，事業(yè)單位需依據(jù)現(xiàn)代化的科技信息能力，精準(zhǔn)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，不斷加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)建的指標(biāo)，并與社會(huì)實(shí)際相結(jié)合，準(zhǔn)確分析檔案管理的實(shí)踐特征和辦公方式，明晰檔案管理向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)向的具體措施，改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案管理效率。文章從檔案管理的轉(zhuǎn)型需求出發(fā)，明確事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而提高其工作效率和服務(wù)社會(huì)的能力。

在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理占據(jù)著較重要的位置。作為事業(yè)單位管理工作崗位的基本工作，檔案通常會(huì)記錄此事業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程，是精確分析事業(yè)單位成長(zhǎng)能力，評(píng)價(jià)人才培養(yǎng)效率、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志。因此，檔案管理工作效率的強(qiáng)弱將直接決定著其它部門工作的品質(zhì)。通過(guò)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的擴(kuò)大，檔案管理員的工作量也隨之增大，一些問(wèn)題也就凸顯出來(lái)，主要表現(xiàn)為對(duì)檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現(xiàn)代電子信息程度不高等方面。隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該更加注重檔案管理人員的技能提升，確保檔案管理效率的上升，使之更好地帶領(lǐng)其他部門的成長(zhǎng)，更好的適應(yīng)時(shí)代的要求，充分發(fā)揮事業(yè)單位公共服務(wù)性，滿足社會(huì)需求。

檔案信息化管理的基本含義

檔案管理的現(xiàn)代電子信息化是指在我國(guó)檔案創(chuàng)建部門的引領(lǐng)和指導(dǎo)下，在檔案管理工作者的技能中全面運(yùn)用現(xiàn)代化的電子信息，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理需要從以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存和使用逐漸轉(zhuǎn)向資料以電子信息數(shù)字化儲(chǔ)存和使用為重心，從而使檔案管理的辦公內(nèi)容快速走向規(guī)章化、電子化、科技化、全范圍化發(fā)展。檔案管理的電子信息化是事業(yè)單位在現(xiàn)代科技社會(huì)更好成長(zhǎng)的主導(dǎo)方向，有利于提高檔案資料的質(zhì)量，建立科學(xué)、規(guī)范的管理模式以及建立檔案管理和信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也要求事業(yè)單位增強(qiáng)檔案管理技能水平，快速高效提升檔案管理人員的基礎(chǔ)能力，從而能夠?yàn)樯鐣?huì)提供綜合性的信息資源和服務(wù)。

提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至?xí)璧K其他工作的開(kāi)展。而信息化的普及應(yīng)用，給檔案工作單位帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。充分利用信息技術(shù)開(kāi)展工作，運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進(jìn)的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò)，從而明確思路，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，促進(jìn)事業(yè)單位有序發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）單位對(duì)檔案管理重視度不高

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)檔案管理模式之所以長(zhǎng)期得不到改進(jìn)和發(fā)展，主要是因?yàn)閷?duì)其重視度不夠，造成這一現(xiàn)象的原因主要有三個(gè)方面：第一，單位工作難度大，檔案數(shù)量多，工作量大，收集處理時(shí)間長(zhǎng)，短期內(nèi)檔案管理效益不明顯，因而單位檔案管理工作不受重視。第二，檔案的有效管理需要更多的財(cái)力、人力、物力，但短期收益不夠，無(wú)法為事業(yè)單位帶來(lái)明顯的直接效益。第三，檔案管理工作呈現(xiàn)出封閉性、邊緣性特點(diǎn)，檔案管理工作不受重視，單位對(duì)檔案管理積極性不高。

但是目前事業(yè)單位的公益性越來(lái)越突出，一些檔案資料具有公共資源的屬性，公眾使用檔案信息的頻率越來(lái)越高。但部分檔案工作者缺乏現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)，幫助職工群眾的積極性不高，沖突、誤解等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量明顯下降。

（二）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)

檔案管理人員技能不足是我國(guó)管理類崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時(shí)間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來(lái)顯著的服務(wù)外，檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟(jì)和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過(guò)多，因此對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業(yè)性，一般情況下，復(fù)雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工，但他們的工作準(zhǔn)備不足，甚至缺乏檔案方面的知識(shí)和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì)，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。

（三）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化信息技術(shù)領(lǐng)域的進(jìn)步，引起了各個(gè)領(lǐng)域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現(xiàn)代化要素，但對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用卻進(jìn)展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計(jì)算機(jī)，在檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展過(guò)程中，如果沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)，就不可能創(chuàng)造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關(guān)的信息和信息設(shè)備并不適合系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)訪問(wèn)受到嚴(yán)格限制，如果訪問(wèn)人數(shù)偏多，就會(huì)造成卡頓，甚至出現(xiàn)癱瘓；而另一方面就是事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效和落后。

（四）單位內(nèi)部各部門信息共享力度不足

從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其信息的嚴(yán)重屏蔽化發(fā)展，導(dǎo)致了信息孤島這一特征突出，系統(tǒng)資源共享平臺(tái)尚未建立，檔案內(nèi)部管理比較分散等問(wèn)題。這使得員工在收集資料時(shí)更容易進(jìn)行重復(fù)存儲(chǔ)，不僅增加了存儲(chǔ)過(guò)程發(fā)生錯(cuò)誤的可能性，而且極大地加重了員工的負(fù)擔(dān)，不利于整體工作質(zhì)量的提高。

提高事業(yè)單位在檔案管理方面工作能力高效的措施

（一）提升檔案管理重視程度

加強(qiáng)檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式，其中提高單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理技能的重視程度，減少不利因素的影響，預(yù)防由此產(chǎn)生的問(wèn)題，是解決問(wèn)題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性，更好地將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加強(qiáng)檔案管理上來(lái)，使檔案管理中的辦公效率以及能力達(dá)到最優(yōu)化。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項(xiàng)能力與技能，尤其要重視對(duì)管理者的培訓(xùn)，提高他們處理各種事務(wù)的能力，形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊(duì)伍。首先，要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，包括管理和知識(shí)培訓(xùn)、責(zé)任培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和任職資格，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，使其成為現(xiàn)代社會(huì)權(quán)利意識(shí)的重要組成部分，對(duì)進(jìn)一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對(duì)員工的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和水平，有效利用先進(jìn)的設(shè)備，確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過(guò)提高工資水平、提高工作準(zhǔn)入門檻、引進(jìn)高技術(shù)人才、從而激發(fā)員工的積極性，吸引更多高素質(zhì)的管理者，最終達(dá)到全面提高員工素質(zhì)，檔案人員素質(zhì)的目的。

（三）提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個(gè)人都無(wú)法在廣大社會(huì)團(tuán)體中獨(dú)立工作，組織內(nèi)檔案管理也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化成長(zhǎng)的需求，管理中的出錯(cuò)率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來(lái)越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強(qiáng)。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，使管理中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過(guò)度修改紙質(zhì)文件而對(duì)檔案造成的損害，推行檔案管理系統(tǒng)，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費(fèi)，提高檔案管理的針對(duì)性。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要，結(jié)合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開(kāi)展調(diào)研，在合理的預(yù)算條件下，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理類設(shè)施，為檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)部門間信息交流

在管理方面，電子資料孤島的出現(xiàn)大大降低了檔案資源的作用，因此，必須提高事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的資料流通。改進(jìn)事業(yè)單位之間的信息傳遞與交換，對(duì)于發(fā)展檔案內(nèi)容具有重要意義，有助于打破部門之間信息隔離的局面，提高檔案資源利用效率，并在此基礎(chǔ)上，為事業(yè)單位發(fā)展提供信息支持。

信息化時(shí)代的到來(lái)極大地提高了管理類工作中的工作效率，檔案信息化管理成為必備形勢(shì)之一，紙質(zhì)化的檔案管理模式已不能滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公的需求。為此，必須加強(qiáng)檔案管理的重視程度，增加對(duì)檔案管理工作者的技能培訓(xùn)，提升檔案管理信息化水平，加強(qiáng)單位信息交流與合作，完善檔案管理機(jī)制，緊跟時(shí)代步伐，促進(jìn)事業(yè)單位更好地可持續(xù)發(fā)展。