“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理效率的提升策略研究

常 峰 南京市不動產(chǎn)登記中心

在現(xiàn)代移動互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，給檔案管理帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)。如何運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理的效率成為了普遍關(guān)注的問題。在現(xiàn)代檔案管理中，可以從完善數(shù)字化管理理念，構(gòu)建信息化檔案資源管理體系和推動多元化檔案管理服務(wù)等三個方面提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案資源的充分性利用。

以互聯(lián)網(wǎng)作為工具，信息的交流和共享顯得更加便捷，檔案管理的技術(shù)，以及檔案管理的理念等也已經(jīng)發(fā)生了全面變革。在檔案的管理中既需要進(jìn)行管理方式的變革，更需要提升檔案管理效率等方面。在檔案管理中需要進(jìn)行全方位和個性化服務(wù)，解決在檔案數(shù)據(jù)等方面的時間和空間性錯位問題。在新的形勢下，“互聯(lián)網(wǎng)+”可以充分把握機(jī)遇，建立完善的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)而提升信息化檔案管理的效率。

利用互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施的引入，以及檔案管理的塑造，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理方面的建構(gòu)，構(gòu)建符合現(xiàn)代化檔案管理的模式等。在檔案管理和服務(wù)塑造中提升效率；在大數(shù)據(jù)和人工智能的融合下，形成互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新成果和檔案工作的深度優(yōu)化；在信息化應(yīng)用方面，實現(xiàn)對“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的全面推動。檔案管理方面也由此形成變革，在現(xiàn)代化檔案管理和發(fā)展的趨勢下，有利于實現(xiàn)高效的檔案管理。

檔案高效管理存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理意識不強(qiáng)

現(xiàn)代檔案管理明顯存在效率不高的問題。檔案管理是各項管理工作中比較重要的工作，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理推動信息化和數(shù)字化的管理趨勢逐步形成。很多的單位在檔案管理中不是管，更多的是收藏。檔案管理因為運(yùn)用手工管理等模式不能充分性發(fā)揮數(shù)字化，以及信息化管理的效益，所以在檔案管理中社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等都非常不明顯。從檔案管理者來說，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)運(yùn)用背景下，信息化方面知識的匱乏，管理技術(shù)人才的缺乏，以及將檔案進(jìn)行深度開發(fā)也存在不足等問題都導(dǎo)致檔案管理沒有形成信息化以及實現(xiàn)數(shù)字化管理。從數(shù)字化檔案管理認(rèn)識的角度看，主要是從檔案管理機(jī)構(gòu)的角度，沒有形成全員性的檔案管理認(rèn)知，在信息化理念等方面沒有全面貫徹。

（二）檔案信息資源的利用率不高

檔案信息管理是檔案管理中的重要內(nèi)容。但是目前多數(shù)單位在進(jìn)行檔案管理時，沒有將信息化檔案管理作為管理中的核心要素。在檔案管理中，需要進(jìn)行有效的分析和總結(jié)，如果不能充分性的運(yùn)用信息化管理，尤其是不能引入大數(shù)據(jù)等進(jìn)行信息內(nèi)容管理的話，就不能快速提煉，或者說快速搜索需要利用的內(nèi)容。在手工或者是半信息化的檔案管理中，往往存在重復(fù)性勞動，其管理不能集約，也不能為檔案資源的持續(xù)性利用等提供有效基礎(chǔ)。檔案資源的管理效率不高主要是因為運(yùn)用傳統(tǒng)性的紙質(zhì)檔案，不能形成在數(shù)據(jù)等方面的充分性利用。在檔案資源的管理中，需要從檔案資源數(shù)據(jù)等方面形成結(jié)合，從而可以在管理過程中融合管理體系。從目前來看，檔案信息資源利用主要是在資源的整合，以及提煉內(nèi)容，形成便捷性的提取等方面，檔案管理沒有實現(xiàn)在管理強(qiáng)度，以及在管理效率性方面的提高。

（三）檔案服務(wù)的應(yīng)急響應(yīng)不快

檔案管理服務(wù)是檔案管理中的核心，在檔案管理中明顯存在服務(wù)不專業(yè)和不規(guī)范的情況。在檔案管理中因為制度缺乏，或者是制度執(zhí)行不嚴(yán)格等，存在信息化檔案管理混亂等問題，比如檔案信息數(shù)據(jù)缺失，在管理中存在保管、借閱和保密制度貫徹不力等情況。在網(wǎng)絡(luò)信息互聯(lián)的情況下，檔案管理的手段不斷發(fā)展，計算機(jī)管理基本上普及，但是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的單位并不多。在應(yīng)急響應(yīng)和應(yīng)急管理中明顯不夠。在運(yùn)用手工搜索，信息量大的情況下，對于檔案的收集和整理，以及檔案的利用和管理等都存在明顯困難。在服務(wù)的過程中如何進(jìn)行檔案管理，核心是能夠形成快速的反映。在運(yùn)用傳統(tǒng)性檔案服務(wù)中，進(jìn)行響應(yīng)的時間在半小時，甚至一天以上，這使得檔案管理會消耗大量時間?？s短檔案服務(wù)的應(yīng)急響應(yīng)時間，建構(gòu)服務(wù)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制非常關(guān)鍵。快速的服務(wù)和響應(yīng)是形成檔案服務(wù)和管理的核心，也是進(jìn)行檔案建構(gòu)的重要的環(huán)節(jié)，但是從目前來看，快速反映體系建設(shè)困難重重。

檔案高效管理對策

（一）完善和建構(gòu)數(shù)字化管理理念

“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下信息化的管理，已經(jīng)成為了各個行業(yè)管理中普遍性的共識。在進(jìn)行檔案管理必須提升數(shù)字化的管理意識。從單位的主要負(fù)責(zé)人來說，提高對檔案管理的效益，將互聯(lián)網(wǎng)思想融合進(jìn)入檔案管理是具有積極作用。在提升檔案管理水平方面需要對檔案管理者等進(jìn)行積極的培訓(xùn)和教育，促進(jìn)其在管理水平方面實現(xiàn)提升。目前國外進(jìn)行檔案管理已經(jīng)在運(yùn)用信息化的手段，比如運(yùn)用信息軟件進(jìn)行管理，通過軟件形成管理系統(tǒng)，資源管理系統(tǒng)等。在我國進(jìn)行檔案管理也需要從軟件、硬件優(yōu)化和提升等方面進(jìn)行管理。比如檔案信息的數(shù)字化，可以方便檔案管理中直接調(diào)用電子數(shù)據(jù)信息，形成在管理中的提升等，通過建立檔案管理的網(wǎng)站等可以形成在信息等方面的交流。另外在條件許可情況下，可以建構(gòu)數(shù)字檔案館，作為一種在各個行業(yè)檔案管理中嘗試的路徑。

（二）構(gòu)建信息化檔案資源管理體系

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，傳統(tǒng)性的檔案信息資源管理都以館藏數(shù)量等進(jìn)行衡量。但在進(jìn)行館藏資源的利用等方面卻沒有形成有效衡量，在館藏資源業(yè)績等方面更是沒有任何衡量和評估。從各級檔案管理部門來說，在資源方面也沒有形成共享的情況，這就造成了檔案資源在使用過程中存在明顯壁壘，檔案資源本身的使用效率也非常低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案信息管理需要從大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)信息平臺、資源共享的角度形成體系性建構(gòu)，在數(shù)據(jù)資源等方面形成內(nèi)容收集和整理的機(jī)制，儲存和資料的使用等都具有緊密聯(lián)系。傳統(tǒng)型的檔案管理不能快速調(diào)用，造成了在使用效率方面不高的情況。通過檔案資源共享平臺的建設(shè)等，可以在檔案管理中體現(xiàn)規(guī)范化和制度化。在檔案資料幾何級別增長下，在交叉管控等方面越來越多的情況下，各個部門需要形成嚴(yán)密的配合。同時運(yùn)用大數(shù)據(jù)等進(jìn)行管理作用也越來越明顯。檔案信息內(nèi)容方面的類型也將明顯增加，這就需要在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行衍生，比如視頻、音頻和網(wǎng)盤等載體都可以作為檔案管理中的媒介。建構(gòu)信息化的檔案資源管理體系不僅僅可以提高檔案管理的效率，還可以給客戶提供真正的便利。

（三）推動多元化檔案管理服務(wù)

檔案數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新是提高檔案管理服務(wù)效率的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)思維模式，在進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的管理中引入大數(shù)據(jù)管理理念，以及進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享等。在進(jìn)行檔案管理中需要對資源等進(jìn)行辨別和分析，目的是促進(jìn)在檔案數(shù)據(jù)等方面的真實性和全面性。在大數(shù)據(jù)運(yùn)用的背景下，需要對檔案等做好定性和解釋說明，在檔案管理中需要借助大數(shù)據(jù)等進(jìn)行知識的挖掘和分析，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)方法促進(jìn)檔案管理服務(wù)等方面的效率提升。在服務(wù)質(zhì)量上，可以根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等確立檔案的發(fā)掘知識，借助科學(xué)技術(shù)方法等促進(jìn)檔案管理的效率提升。在檔案服務(wù)質(zhì)量方面進(jìn)行精準(zhǔn)性匹配管理，通過用戶大數(shù)據(jù)的分析，形成在服務(wù)方法和服務(wù)模式方面的精準(zhǔn)性匹配。在檔案多元化服務(wù)過程中主要是從適用目的、路徑和服務(wù)的內(nèi)容等方面進(jìn)行論證。在進(jìn)行檔案管理服務(wù)的過程中需要建構(gòu)獎懲機(jī)制，通過責(zé)任的劃分，加大檔案服務(wù)效率。在檔案管理體系的建構(gòu)中需要梳理定期管理，優(yōu)化治理措施等方面的管控等。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理的內(nèi)容以及管理模式等都已經(jīng)發(fā)生了明顯的變革。在這種情況下，檔案管理應(yīng)該充分適應(yīng)時代發(fā)展需要，在追求全新的發(fā)展和突破的背景下，實現(xiàn)檔案在管理模式方面的轉(zhuǎn)變；在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)等運(yùn)用下，提高檔案管理的效率，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)革命性變革，以及對檔案資源充分性的運(yùn)用。