如何做好重大突發(fā)事件的檔案處置工作

敖音畢力格

摘 要：天有不測風(fēng)云，重大突發(fā)事件的出現(xiàn)往往帶有突然性和不確定性，想要能夠盡早地控制突發(fā)事件所帶來的影響以及事件后果進(jìn)行處理，除了要依靠黨的領(lǐng)導(dǎo)之外，能夠及時(shí)的查詢歷史檔案，從檔案當(dāng)中尋找出處理該突發(fā)事件的歷史借鑒，為上層決策提供理論依據(jù)也同樣重要，甚至可以說檔案處置工作的效率能夠直接影響到對重大突發(fā)事件初始處理和后續(xù)結(jié)果。因此為了能夠進(jìn)一步提升檔案處置工作的效率，文章中將深入研究目前在處理重大突發(fā)事件時(shí)辦案處置工作中仍然存在的問題，并給出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：重大事件;突發(fā)情況;檔案處置;完善機(jī)制

引言：重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)所附帶的突然性和不確定性會對當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門作出應(yīng)對措施的決策時(shí)造成阻礙，在這個(gè)時(shí)候能夠通過檔案來了解相關(guān)事件的處理經(jīng)驗(yàn)，給上層決策提供一定的理論依據(jù)，能夠迅速控制事件造成的影響，這也是此次研究工作的重要價(jià)值。

一、重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)檔案處置工作中出現(xiàn)的問題

1.1站位不明確

在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)對的速度往往能夠決定該突發(fā)事件對人民群眾生命財(cái)產(chǎn)造成的影響有多大，而目前由于檔案部門在相關(guān)單位當(dāng)中處于末端部分，往往在突發(fā)事件發(fā)生了一定周期之后，一些檔案部門的工作人員才能夠得到信息從而作出反應(yīng)，或者是有部分檔案人員缺少了主觀上的參與意識，沒有能夠跟隨中心工作的延伸提供及時(shí)的檔案服務(wù)，這也就影響了上層對突發(fā)事件作出決策的速度和準(zhǔn)確率。

1.2機(jī)制建設(shè)不完善

在重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)如何讓檔案部門參與進(jìn)來的機(jī)制建設(shè)不夠明確完善，這也直接導(dǎo)致了檔案部門的工作人員，即使想要提供檔案服務(wù)也無從下手，因?yàn)椴磺宄ぷ髁鞒毯凸ぷ鳈C(jī)制，貿(mào)然參與到集中反而會給事件的應(yīng)對工作帶來阻礙，如何建設(shè)出合理的檔案部門服務(wù)機(jī)制，讓檔案部門能夠?qū)崟r(shí)跟進(jìn)突發(fā)事件的處理工作，是目前急需解決的重點(diǎn)問題。

1.3基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

檔案的處理工作和檔案的運(yùn)用效率都離不開基礎(chǔ)建設(shè)的支持，如專業(yè)人才儲備不足、設(shè)施落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善等等，沒有基礎(chǔ)建設(shè)的支持，連檔案的保存工作都會顯得更加困難，在遇到突發(fā)事件的時(shí)候，根本就沒有辦法作出反應(yīng)。

二、重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)檔案處置工作的具體對策

2.1提高檔案查詢的速率，為科學(xué)決策提供歷史借鑒。

要讓檔案工作能夠?yàn)橹卮笸话l(fā)事件的應(yīng)對處置提供幫助和理論依據(jù)，當(dāng)務(wù)之急首先要解決的就是提高檔案查詢的速率，讓檔案部門能夠以最短的時(shí)間完成信息的篩選和分析整理，讓有關(guān)部門和上層的管理層，能夠在第一時(shí)間從檔案信息當(dāng)中尋找出歷史中處理相關(guān)事件的一些經(jīng)驗(yàn)和需要注意力的問題，從而評估出處理突發(fā)事件的具體措施和所要調(diào)動的人力物力，讓突發(fā)事件所造成的影響，能夠在第一時(shí)間受到控制?？梢圆扇》诸惞芾淼姆绞剑瑢⑺占臋n案進(jìn)行分類處理，將不同類別的檔案信息，讓不同的部門進(jìn)行管理，在發(fā)生突發(fā)事件的時(shí)候，只要能夠分析出該事件所屬的類別，就能夠第一時(shí)間從該部門調(diào)出檔案。然后迅速進(jìn)行篩選分析。

2.2 要綜合利用檔案，為應(yīng)對處置工作提供專業(yè)檔案服務(wù)。

在提高了檔案查詢的速率之后，接下來要做的就是需要能夠建立出讓檔案部門全面跟進(jìn)突發(fā)事件處置工作的工作機(jī)制，讓突發(fā)事件的處理變得系統(tǒng)化，也讓檔案部門能夠發(fā)揮出更大的作用。首先是先從檔案部門所建立的檔案室中查詢與所發(fā)生突發(fā)事件有關(guān)的文件，進(jìn)行檔案整理，及時(shí)為相關(guān)部門提供理論依據(jù);其次是建立跨地合作機(jī)制，在處理突發(fā)事件時(shí)發(fā)生了該地區(qū)沒有的檔案文件的時(shí)候，能夠及時(shí)從其他地方的檔案部門取得幫助，開啟跨地檔案查詢的綠色通道，避免了跨部門調(diào)動檔案在各種程序上所浪費(fèi)的時(shí)間。最后要及時(shí)公布有關(guān)檔案，編寫與重大突發(fā)事件有關(guān)的史實(shí)讀本、手冊、圖冊等，普及相關(guān)防護(hù)知識。

除此之外，應(yīng)當(dāng)學(xué)會靈活運(yùn)用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代所提供的便利，建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺，要及時(shí)提供線上查檔服務(wù)，除開展電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔、代查檔案服務(wù)外，還要充分利用數(shù)字檔案館（室）、門戶網(wǎng)站、手機(jī)客戶端、微信公眾號等快捷線上服務(wù)平臺，積極推行查檔服務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”。如國家電網(wǎng)利用數(shù)字檔案館，提供電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目、重要客戶、突發(fā)事件應(yīng)急處置檔案查閱約4萬余次，為疫情防控期間的檔案遠(yuǎn)程利用提供了有力支撐。

2.3全面收集相關(guān)的文件資料，保存記錄

在重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)固然是國家與人民的一場災(zāi)難，但對于檔案部門來說，同樣也是一次寶貴的經(jīng)驗(yàn)，在處理完相關(guān)事件之后，最重要的就是考慮如何保存在此次突發(fā)事件的相關(guān)處置工作中，所產(chǎn)生的各種文件資料。無論是資料的保存還是對檔案的應(yīng)用，都必須有完善的檔案資料庫。首先是官方的資料文件，可以借助線上平臺和在處置工作的時(shí)候所建立的跨地域檔案查詢通道，進(jìn)行檔案信息共享，在確保能夠讓其他部門也能收集到第一手官方材料的同時(shí)，也能夠借助其他地區(qū)檔案部門的反饋來證實(shí)文件材料的可靠性。

除了官方所出示的文件材料之外，一些非官方的文件材料，同樣也有收集的價(jià)值和必要，為了能夠節(jié)省經(jīng)費(fèi)和提高檔案保存收集的效率，在收集非官方的文件材料的時(shí)候，可以采取網(wǎng)絡(luò)眾籌的方式，由官方出示對檔案征集的需求，利用已建設(shè)的線上互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺，發(fā)動全國人民為專題檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供珍貴的數(shù)據(jù)，開發(fā)非官方的檔案資源，進(jìn)一步完善檔案文件資料庫的構(gòu)建。

結(jié)語：綜上所述，重大突發(fā)事件的處置工作的關(guān)鍵，就在于能夠在第一時(shí)間消除該事件所帶來的不確定性，在第一時(shí)間將其進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，檔案部門想要能夠及時(shí)參與，到對突發(fā)事件的處置工作當(dāng)中就需要對相關(guān)的檔案進(jìn)行分類處理，提高檔案查詢的速率，然后建立相關(guān)的線上平臺第一時(shí)間控制不良信息的擴(kuò)散，避免人民的生命財(cái)產(chǎn)受到進(jìn)一步的損害，最后是要完善檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，能夠及時(shí)保存所發(fā)生的重大突發(fā)事件中所產(chǎn)生的文件材料，讓以后再處理該事件的時(shí)候能夠做到可追溯、科學(xué)化地處理。

參考文獻(xiàn)：

[1]供需平衡視角下的突發(fā)事件檔案管理——兼談《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》的實(shí)施 [J]. 孫軍. ?檔案與建設(shè). 2021（05）

[2]重大突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理研究 [J]. 邱志鵬，劉永，吳雁平. ?檔案管理. 2021（05）

[3]基于共建共享的重大突發(fā)事件檔案資源整合策略 [J]. 李瓊潔. ?城建檔案. 2021（10）