淺論信息化背景下的高校檔案管理

郭華

（蘭州文理學(xué)院，甘肅蘭州 730000）

在檔案管理中信息技術(shù)是不可或缺的，它不僅在人們生活中具有非常重要的作用，而且還給檔案管理工作帶來(lái)了很多便捷。近幾年，教育事業(yè)迅猛發(fā)展，國(guó)家對(duì)其重視程度有了很大的提高，因此還出臺(tái)了一系列的相關(guān)政策。相關(guān)政策的頒布能夠促進(jìn)高校每項(xiàng)工作有秩序的展開。高校的檔案管理工作也是有多方面的功能，它涉及了多個(gè)領(lǐng)域。所以，在信息化背景下，高校檔案管理要時(shí)刻追隨著時(shí)代的發(fā)展步伐，采取一些有效且科學(xué)的信息技術(shù)手段和方法，來(lái)提高檔案管理工作的效率。目前，我國(guó)高校檔案管理制度建設(shè)還存在一些問(wèn)題，因此，研究者應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)高校檔案管理制度的信息化建設(shè)。

1 高校檔案管理工作的重要意義

從20 世紀(jì)90年代我國(guó)各大高校逐漸進(jìn)行擴(kuò)招時(shí)，檔案資源的數(shù)量也持續(xù)的增多，進(jìn)而使得檔案管理工作的壓力增加了數(shù)倍。所以信息化時(shí)代的到來(lái)，給高校檔案管理相關(guān)部門帶來(lái)了發(fā)展的時(shí)機(jī)，有利于其乘著信息化的東風(fēng)創(chuàng)新自身的工作形式，促進(jìn)其在工作觀念上的轉(zhuǎn)變，為高校檔案管理部門能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的發(fā)展提供一份力量。

其實(shí)在檔案資源自身所展現(xiàn)出的功能上能夠看出，它主要就是組織個(gè)體參與社會(huì)的一種記錄。而在高校檔案管理人員看來(lái)，他們所記錄的不同的檔案信息資源都是依據(jù)高校自身發(fā)展經(jīng)歷進(jìn)行的記錄，這種記錄主要是用圖片、影像以及文字等形式，而且這些檔案信息資源能夠給高校提供相關(guān)管理的依據(jù)，進(jìn)而在高校進(jìn)行決策以及促進(jìn)高校發(fā)展方面有著重大的意義[1]。

2 信息化背景下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理的比較

就信息化背景下的高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理二者來(lái)說(shuō)，它們不僅有著根本性的差異，還存在著共性，同時(shí)它們之間還有一定的關(guān)系。

2.1 差異

在信息化背景下，檔案在存儲(chǔ)方面主要是以電子檔案的形式為主，它操作起來(lái)很簡(jiǎn)單，只要是有硬盤、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，就可以進(jìn)行存儲(chǔ)，除了存儲(chǔ)方式簡(jiǎn)單，還有最為主要的一點(diǎn)便是它對(duì)技術(shù)方面的要求是比較高的。而對(duì)于傳統(tǒng)高校檔案管理來(lái)說(shuō)在進(jìn)行記錄時(shí)大多數(shù)是以紙質(zhì)檔案為主，它的存儲(chǔ)境況會(huì)受到溫度、濕度以及周圍的條件等的影響。因此，這兩者之間在存儲(chǔ)環(huán)境上存在著一定的差異。

2.2 共性

在高校教學(xué)中相關(guān)人員在處理重要的工作時(shí)，需要有力資料、信息以及準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的支撐，這時(shí)檔案管理就會(huì)起到很大的作用。所以不管是信息化背景下的高校檔案管理，還是傳統(tǒng)的高校檔案管理，它們的共同點(diǎn)就是對(duì)高校教學(xué)中的工作人員能夠提供很大的幫助。

2.3 關(guān)系

在信息技術(shù)出現(xiàn)之前，高校檔案管理主要依靠的是傳統(tǒng)的管理方式，而到了信息技術(shù)時(shí)代，高校檔案管理呈現(xiàn)出了信息化和現(xiàn)代化的特點(diǎn)，也就是說(shuō)，信息化背景下的高校檔案管理是傳統(tǒng)高校檔案管理的升級(jí)和延續(xù)。

3 高校檔案信息化管理的意義

3.1 優(yōu)化高校檔案管理模式

有部分高校的檔案管理是由學(xué)校以及學(xué)院一起管理的，因此在管理的過(guò)程中難以避免的會(huì)出現(xiàn)管理比較混亂的場(chǎng)面，而且在檔案管理方面，高校對(duì)其部門是沒(méi)有絕對(duì)話語(yǔ)權(quán)的，所以就會(huì)出現(xiàn)部分檔案泄露、丟失的狀況，如果重新查找檔案是很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。對(duì)于信息化檔案管理來(lái)說(shuō)，它可以對(duì)高校檔案管理的模式進(jìn)行完善，比如，對(duì)學(xué)校的教師與學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行采集、整理以及記錄等，然后能夠在檔案信息管理系統(tǒng)中簡(jiǎn)單且快速地進(jìn)行查找。對(duì)信息化檔案管理模式來(lái)說(shuō)，它與電子檔案管理是相似的，可以對(duì)電子檔案直接進(jìn)行管理，也能把紙質(zhì)檔案改成電子檔案。

3.2 減少高校檔案管理的失誤

對(duì)于高校管理的工作來(lái)說(shuō)，他們的任務(wù)是非常繁雜的，而且由于缺少高校檔案管理的專業(yè)人才，在管理的工作當(dāng)中也會(huì)出現(xiàn)很多的錯(cuò)誤，比如，學(xué)生的檔案丟失或者被篡改等問(wèn)題，雖然這些問(wèn)題出現(xiàn)的概率很少，但出現(xiàn)的概率也是有的。有時(shí)，高校畢業(yè)的學(xué)生對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)配、寄送的時(shí)候，在這其中出現(xiàn)一點(diǎn)問(wèn)題，學(xué)生就沒(méi)有辦法及時(shí)拿到檔案，就會(huì)影響學(xué)生們正常就業(yè)，學(xué)校工作今后的展開也必然會(huì)受到影響。從信息化管理方面來(lái)說(shuō)，學(xué)生的檔案是從他們?nèi)雽W(xué)的那天就已經(jīng)登記在冊(cè)了的，而且每份檔案都可以查到，而且也對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行了很好的分類，這樣不但能提高工作的效率，還可以減少高校檔案管理的失誤。

4 高校檔案管理現(xiàn)狀的分析

4.1 未建設(shè)形成信息化檔案管理系統(tǒng)

目前社會(huì)信息化快速發(fā)展，而高校檔案管理想要跟上它的步伐，那么就必須要依靠信息化管理系統(tǒng)，可是有部分高校并不正視檔案管理的重要性，他們認(rèn)為學(xué)生檔案管理只是暫時(shí)性的工作，管理人員只是做點(diǎn)簡(jiǎn)單的收集檔案、 保管檔案以及最后的派出檔案的工作。實(shí)際上，學(xué)生的檔案工作并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，而是一個(gè)十分繁重且不允許出一點(diǎn)差錯(cuò)的工作。在檔案管理工作中，它不僅要管理學(xué)生的檔案，學(xué)校里所有教職工的檔案也都是要管理的，就這些教職工來(lái)說(shuō)，他們的流動(dòng)性是較強(qiáng)的，如果想要減少檔案管理部門的工作量，那就需要對(duì)檔案使用以信息化管理的模式來(lái)進(jìn)行管理。然而現(xiàn)狀卻是大部分高校對(duì)檔案管理工作缺少扶持，也沒(méi)有對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行引進(jìn)。

4.2 缺乏技術(shù)人才，管理觀念落后

以前，我國(guó)高校檔案主要是以紙質(zhì)媒介來(lái)記錄的。然而隨著高校招生不斷地?cái)U(kuò)大，其工作量也在不斷增加，使得檔案管理工作的難度增加了許多，如果面對(duì)這樣的現(xiàn)狀，還繼續(xù)用紙質(zhì)的形式工作的話，那么高校檔案管理在今后的工作也就毫無(wú)意義[2]。有部分工作人員檔案管理的工作觀念依然陳舊，并未進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而且信息化建設(shè)的意識(shí)也不強(qiáng)，他們的技術(shù)水平亟待提升，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化、高效果[3]。

4.3 學(xué)生檔案流動(dòng)性強(qiáng)難調(diào)整

在高校，關(guān)于學(xué)生的檔案，如果用很多的精力和時(shí)間來(lái)對(duì)其進(jìn)行一系列的信息化管理，就會(huì)增加一些不必要的工作。因?yàn)閷W(xué)生的流動(dòng)性是非常大的，一般他們?cè)趯W(xué)校只待4年，隨后檔案也會(huì)跟著學(xué)生一起調(diào)配，所以有部分高校檔案管理部門在對(duì)信息化管理模式進(jìn)行詳細(xì)的了解后，不敢對(duì)信息化管理有更進(jìn)一步的實(shí)施。如果想要展開檔案信息化管理，那么前期它的工作量是非常大的，所以，現(xiàn)如今有部分高校依然沒(méi)有找到合適有效的方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，如何快速實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化轉(zhuǎn)換這是關(guān)鍵所在。

4.4 缺乏完善的檔案信息管理服務(wù)評(píng)價(jià)體系

隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷地展開，高校檔案管理服務(wù)在里面發(fā)揮著不可或缺的作用，現(xiàn)在每個(gè)高校需要解決的問(wèn)題便是提高檔案管理服務(wù)的水平。因此，學(xué)校必須要建立健全檔案信息管理服務(wù)評(píng)價(jià)體系，要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員自身的行為，嚴(yán)禁他們做一些不利于檔案信息管理服務(wù)評(píng)價(jià)發(fā)展的事。公眾的評(píng)價(jià)，既可以對(duì)管理工作起到很好的監(jiān)督作用，也有利于管理方面的不斷改進(jìn)。然而，我國(guó)高校檔案管理服務(wù)部門正缺少這樣的服務(wù)評(píng)價(jià)體系。首先是高校忽略了檔案管理服務(wù)對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展的重要性，未能主動(dòng)建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系；其次高校雖然建立了服務(wù)評(píng)價(jià)體系，但未能真正運(yùn)用起來(lái)，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)評(píng)價(jià)體系的重要性得不到體現(xiàn)[4]。

5 信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

5.1 實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理

信息化背景下，要加大力度去推廣信息技術(shù)，這對(duì)實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理有著重要的作用。要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的具體情況，善于利用信息技術(shù)的特征，發(fā)揮其自身的優(yōu)勢(shì)，來(lái)解決每個(gè)環(huán)節(jié)所遇到的問(wèn)題，而且要及時(shí)且高效地改變檔案管理工作觀念，這樣才能促進(jìn)高校教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在信息化背景下，高校要實(shí)現(xiàn)檔案館所儲(chǔ)存的目錄的數(shù)字化模式，工作管理人員在進(jìn)行檔案檢索時(shí)，就可以通過(guò)電子目錄的劃分，快速并準(zhǔn)確地查找到相關(guān)內(nèi)容，而且在此基礎(chǔ)上要對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。比如，想要對(duì)高校檔案實(shí)現(xiàn)全面化的管理，應(yīng)該懂得利用信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。高校檔案的數(shù)字化管理，不僅可以給其各項(xiàng)工作提供便利，還能夠逐漸發(fā)揮自身獨(dú)特的魅力，充分體現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要意義。

5.2 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案操作流程

目前，有部分高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，大多數(shù)都是讓勤工儉學(xué)的學(xué)生以及和專職檔案管理人員共同管理。其中專職檔案管理人員最多只有2 名，而且還是有多名學(xué)生輪崗值班。每個(gè)人在工作當(dāng)中都會(huì)用自己的方式來(lái)完成工作，由于每個(gè)人的工作方式不同，因而在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中就會(huì)有參差不齊的效果，有的人作業(yè)流程不規(guī)范，而且在服務(wù)性以及專業(yè)性上的工作也存在明顯的缺失。這樣不僅浪費(fèi)了大量的材料和時(shí)間，還會(huì)給檔案管理造成一定的損失。所以一定要建立統(tǒng)一的檔案管理的流程和健全檔案的標(biāo)準(zhǔn)。一般高校檔案管理的環(huán)節(jié)便是檔案材料的形成、收集、確認(rèn)、整理、歸檔、登記、移交、轉(zhuǎn)遞等，高校要考慮到實(shí)習(xí)生和企業(yè)實(shí)踐的情況，制定好檔案管理中的每項(xiàng)工作以及根據(jù)學(xué)生的具體情況來(lái)制定規(guī)范的管理細(xì)則。尤其是要將企業(yè)實(shí)踐、頂崗實(shí)習(xí)結(jié)束后學(xué)生檔案歸檔的范圍和內(nèi)容、 質(zhì)量和數(shù)量、歸檔時(shí)間等每個(gè)細(xì)則都要做出來(lái)，能夠保證檔案是詳細(xì)、完善、正確的。此外，還要對(duì)各部門的歸檔時(shí)間建立一個(gè)表格，做到讓檔案及時(shí)的歸檔，檔案管理人員統(tǒng)一收集后錄入信息化系統(tǒng)，以保證檔案的連貫性。

5.3 高校檔案共享程度的提高

在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)期，在高校條件允許的情況下，高校可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上增加更多的共享性檔案資料。但是，在供給學(xué)生以及社會(huì)人士使用相關(guān)檔案資料時(shí)，必須要制定一定的規(guī)章，采取一定的措施。首先，要投入一定的資金來(lái)支持信息技術(shù)下檔案資源的共享；其次，把紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這不僅節(jié)省了存放空間，減少了管理成本，還能使資料的保存時(shí)間更加的久遠(yuǎn)[5]。

5.4 推進(jìn)文檔一體化管理的進(jìn)度，促進(jìn)高校檔案的開發(fā)利用

文檔一體化管理是把電子文件轉(zhuǎn)化成一種智能管理的方式，它是把舊的檔案管理理念、機(jī)制以及方法轉(zhuǎn)變成新型的高新信息技術(shù)理念、機(jī)制、方法的過(guò)程。主要包括館藏檔案數(shù)字化、檔案管理智能化、檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化和檔案服務(wù)社會(huì)化等。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，就必須保證高校檔案工作中從開始的收集、整理，到后期的保存等都要不間斷的完成，在迅速完成檔案管理過(guò)程的前提下要確保檔案信息的準(zhǔn)確性及時(shí)效性，進(jìn)而建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，它會(huì)讓高校檔案管理人員脫離那些繁重的手工檔案整理工作，能夠有足夠的精力和便利的條件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用[6]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，高校檔案信息化管理?yè)碛泻芎玫陌l(fā)展空間，高校檔案管理部門一定要清楚地了解和認(rèn)識(shí)到現(xiàn)如今信息化的趨勢(shì)，要預(yù)先做好準(zhǔn)備，比如，提前掌握好學(xué)校的實(shí)際情況，并做出符合它的方案，而且管理工作者自身也要學(xué)習(xí)一些有關(guān)信息化管理的知識(shí)，這樣才能讓高校跟上時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。