干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析

曹丹

摘 要：如今，隨著各行業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，提高人力資源和社會保障局檔案管理的有效性已成為相關(guān)工作人員必須思考的重要問題。但是，發(fā)展得越好，暴露出的問題就越來越多。如何提高檔案管理的效率和水平，為群眾提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的一站式服務(wù)，是新時期人力資源和社會保障檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。人力資源和社會保障局需要正視具體運作中的共性問題，采取有針對性的改進(jìn)策略，提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人社局;檔案管理

檔案是人們社會經(jīng)歷和行為的記錄，其功能是總結(jié)和記錄人生歷程。檔案管理影響著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源和社會保障局的檔案管理工作主要包括數(shù)據(jù)收集、整理、保管、編目、檢索、編輯、統(tǒng)計匯總、研究、使用等功能服務(wù)。隨著信息時代的到來，社會保障局最重要的職責(zé)之一就是對其眾多檔案進(jìn)行匯總和整理。只有在分類的基礎(chǔ)上，才能認(rèn)清問題，更好地為人民群眾解決問題。從人力資源和社會保障局檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了做好檔案管理的必要性，提出了做好人力資源和社會保障局檔案管理的對策。以促進(jìn)我國人力資源和社會保障局檔案管理的進(jìn)一步完善。

一、人社局檔案管理的必要性

人社局，全稱為人力資源和社會保障局，它是我國社會治理和服務(wù)體系中最重要的單位之一。它與社會人才的培養(yǎng)、規(guī)劃和使用以及社會保障體系的推廣和實施密切相關(guān)。直接關(guān)系到社會的建設(shè)和發(fā)展，關(guān)系到人民的生活。從實踐角度來看，人力資源和社會保障體系中各種社會治理和社會服務(wù)的發(fā)展都是基于檔案管理的，如社會人才的教育、培訓(xùn)和職業(yè)技能數(shù)據(jù)檔案、個人工作履歷、勞動關(guān)系、社會保障、社會福利數(shù)據(jù)檔案，總之，人力資源和社會保障系統(tǒng)的所有工作內(nèi)容都圍繞這些數(shù)據(jù)文件運行。當(dāng)前，隨著社會人口的增加和社會各方面管理的日益嚴(yán)格，人力資源和社會保障系統(tǒng)的檔案管理需要處理的檔案信息越來越多，信息內(nèi)容也越來越瑣碎和復(fù)雜，在檔案的收集、整理、編纂、儲存、開發(fā)利用過程中容易出現(xiàn)各種疏漏，如檔案信息不規(guī)范、不完整、不清晰，甚至完全缺失。這將給人力資源和社會保障體系的社會治理和社會服務(wù)的發(fā)展帶來巨大障礙。最重要的是它會給群眾帶來很多麻煩和不便，甚至影響社會的公平。因此，我們需要采取更加科學(xué)合理的工作策略，切實提高人力資源和社會保障體系中檔案管理的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性和清晰性，更好地發(fā)揮檔案管理的作用價值，推進(jìn)人力資源和社會保障體系的社會治理和服務(wù)工作，對社會建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮強(qiáng)大的推動作用。

二、干部人事檔案管理存在的問題

1、檔案管理相對分散

因為人力資源和社會保障局有很多檔案要保存，檔案數(shù)量非常大，分散在不同的地方。因此，出現(xiàn)了第一個問題：人力資源和社會保障局的檔案無法集中統(tǒng)一管理。當(dāng)查詢數(shù)據(jù)時，它會顯得非?；靵y，沒有任何線索，以至于檔案管理員無法啟動。同時，每個檔案室都配備了計算機(jī)、除濕器、檔案用具等設(shè)備，也存在重復(fù)管理、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)等問題，造成了資源的嚴(yán)重浪費。此外，檔案館所需的房間數(shù)量特別多，導(dǎo)致辦公空間有些緊張。有時，人力資源和社會保障局甚至需要將檔案租出去。

2、文檔管理尚未進(jìn)入數(shù)字化階段

隨著我國計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展，各種軟件管理系統(tǒng)的引入大大提高了工作效率，節(jié)省了辦公時間和成本。我局在檔案管理領(lǐng)域也積極順應(yīng)這一趨勢。從傳統(tǒng)的手工檢索到今天的計算機(jī)輔助檢索，極大地方便了我們的檔案管理，減少了管理過程中人為錯誤的發(fā)生。但從人力資源和社會保障局的檔案管理工作來看，檔案目錄建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化和指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)。在通過計算機(jī)查找了大量檔案和相關(guān)目錄后，我們不得不到檔案室查找相關(guān)檔案，這無疑增加了查找檔案的難度，不利于檔案的利用，雖然一些人力資源和社會保障局通過內(nèi)部研究開發(fā)了數(shù)字軟件，但還沒有真正開始全面進(jìn)入數(shù)字階段。

3、檔案問題處理效率低

檔案管理中相關(guān)人員工作效率低的主要原因有兩個：一是內(nèi)部管理不規(guī)范，二是管檔人員缺乏專業(yè)性。由于缺乏創(chuàng)新的管理理念和方法，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)檔案管理人員在開展工作時，管理方法相對落后，跟不上時代潮流，影響了工作效率。在管理理念上，檔案管理人員墨守成規(guī)，管理意識差，影響了檔案管理的本質(zhì)目的。

4、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

人力資源和社會保障局的檔案管理是一項政策性、技術(shù)性和專業(yè)性的工作。因此，要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素質(zhì)。其人力資源和社會保障局的檔案管理專職人員較少，員工多為兼職人員，缺乏專業(yè)檔案管理經(jīng)驗，制度建設(shè)和人才培養(yǎng)明顯滯后。一般來說，人力資源和社會保障局將配備專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員，其中兼職檔案管理人員占很大比例。然而，兼職檔案管理員的數(shù)量有限，他們無法處理其他日常事務(wù)。他們沒有足夠的時間和精力認(rèn)真完成文件分揀工作。因此，在檔案管理過程中容易出現(xiàn)問題。在大多數(shù)情況下，要整理的材料通常都是被突然拿走的。另外，兼職檔案管理員都是實習(xí)生，檔案管理工作枯燥，工作量巨大。因此，檔案工作一般比較倉促，不能保證檔案管理的質(zhì)量。

5、檔案的信息不同步

當(dāng)前人社局處理檔案時，現(xiàn)代化技術(shù)的利用程度較低，從而影響了部門之間的信息傳達(dá)，同步效果無法實現(xiàn)。這也是由于人社局不夠重視現(xiàn)代化管理技術(shù)，沒有投入大量資金，而缺乏資金支持，就會降低檔案管理工作質(zhì)量，因此，人社局內(nèi)部有關(guān)部門的信息化程度比較低，信息交互不同步現(xiàn)象頻現(xiàn)，甚至發(fā)生相關(guān)單位調(diào)取檔案時出現(xiàn)信息錯誤的問題。

三、改進(jìn)干部人事檔案管理工作的有效對策

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

人事檔案管理工作的時間效果與人事檔案管理工作的認(rèn)知存在密切聯(lián)系，也就是說要想整體提高檔案管理工作的質(zhì)量，各單位的相關(guān)管理人員就需要給予檔案管理工作足夠的重視，在思想和行動上都投入大量的精力。思想上重視檔案管理工作的內(nèi)容，就可以優(yōu)先考慮人事檔案管理工作的安排，通過工資調(diào)整，人事調(diào)動的方式，讓更多的人了解到人事檔案信息的重要性。其次，加大人事檔案管理工作的投入力度不斷的進(jìn)行，也是檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化以及更新，才可以整體提高管理的水平和管理的效率。同時，還要重視檔案管理工作，加大投入，適當(dāng)?shù)母纳茩n案室里面的基礎(chǔ)設(shè)施情況，改善檔案的保存條件，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，如此同時我們也需要根據(jù)現(xiàn)實的情況需要，適當(dāng)?shù)脑鲈O(shè)檔案室的檔案柜，對于同一機(jī)構(gòu)的檔案要實行集中統(tǒng)一管理，并在每一個檔案柜上標(biāo)明每一個業(yè)務(wù)單位的名稱，檔案編號以及檔案所包含的內(nèi)容，這樣查找起來就會變得相當(dāng)?shù)姆奖悖送?，對于不同業(yè)務(wù)單位性質(zhì)檔案的，我們要及時做好檔案的隔離工作，防止混淆。

2、加快人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著時代的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，干部人事檔案的管理工作同樣也需要不斷的擁有新型的技術(shù)，保證其管理的效率得到整體提升。目前各個行業(yè)以及領(lǐng)域的發(fā)展都已經(jīng)逐漸的涌入信息化的元素，這也意味著國家人社單位檔案管理的發(fā)展趨勢必然與數(shù)字化相關(guān)。完善檔案管理工作的制度，并且建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)錄入的效率和動態(tài)信息的采集是加快也是檔案管理信息化建設(shè)的主要措施。除此之外，根據(jù)信息化建設(shè)的實際情況，引入專業(yè)化并具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)能力的檔案管理人才，要求他們在了解檔案管理注意事項以及專業(yè)知識的同時，具備較強(qiáng)的計算機(jī)管理能力。當(dāng)然信息化建設(shè)工作不需要同時與安全保密工作開展。因為信息化技術(shù)的使用難免會存在信息泄露的問題，但是干部人事檔案管理的工作卻存在一定的保密性，因此，信息泄露的管控需要與信息化建設(shè)的工作同步進(jìn)行，這就需要引進(jìn)先進(jìn)的信息保護(hù)技術(shù)。

3、建立科學(xué)高效的人事檔案管理體制

在時代快速發(fā)展的背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，同時也不能滿足企業(yè)日常管理期間的各項需求。因為傳統(tǒng)的檔案管理模式屬于封閉式管理模式，所以很難對不斷變化的干部人事管理內(nèi)容進(jìn)行有效約束。不同地區(qū)不同層級，根據(jù)自身的實際情況開展檔案管理工作，并且建立統(tǒng)一的流動式的管理模式，將不同層級的干部人事信息進(jìn)行集中管理。將信息以及資料集中在同一個數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，可以整體提高信息的利用率，并達(dá)到信息共享的目的，最大限度的節(jié)約社會資源。

4、加強(qiáng)人社局檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)及每一個步驟都需要有關(guān)的管理人員來實施，為此，想要推動我國人社局的檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展，在實際檔案管理工作當(dāng)中，最核心的內(nèi)容是檔案管理人員素質(zhì)的提升。亟待開展實際管理操作是需要根據(jù)社會發(fā)展的實際情況，對檔案管理人員進(jìn)行針對性的考核以及培訓(xùn)?？梢韵乳_展初步的考核工作，了解檔案管理人員在實際工作當(dāng)中存在的不足之處，從而開展針對性的培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)結(jié)束之后，同樣也需要通過考核對檔案管理人員的考核結(jié)果進(jìn)行了解，在考核合格之后才可以上崗工作。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)需要從以下幾個方面入手：

4.1加強(qiáng)檔案管理員的專業(yè)知識修養(yǎng)

人社局的檔案管理工作人員，不僅要具備豐富的專業(yè)知識，還要具備廣泛的自然科學(xué)與社會科學(xué)知識，可通過網(wǎng)絡(luò)教育、法 規(guī)培訓(xùn)、自學(xué)等方式來提高相關(guān)專業(yè)知識，并積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，提升知識修養(yǎng)，豐富知識、開拓視野，從而為處理檔案提供更 加精準(zhǔn)的資料，使所處理的文檔具有較高的利用價值。

4.2加強(qiáng)檔案管理技能修養(yǎng)

檔案處理工作專業(yè)性較強(qiáng)，其主要流程包括整理、收集、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用與編研，這一系列工作都需要系統(tǒng)性的處理方法與理論知識，工作人員必須提升自我，并掌握實踐 操作技能與信息處理理論知識，能夠嫻熟的運用現(xiàn)代化信息工 具，為檔案處理工作奠定基礎(chǔ)。另外，相關(guān)人員的信息獲取能 力要非常強(qiáng)，能夠快速把檔案提供給利用者，并引導(dǎo)他們獲得 更多檔案信息讓服務(wù)質(zhì)量得以提高。

4.3加強(qiáng)員工的職業(yè)修養(yǎng)

檔案管理工作者掌握著重要的檔案，檔案的機(jī)密性需要他 們的職業(yè)素養(yǎng)比較好，事業(yè)心與責(zé)任心非常強(qiáng)、保密意識非常 高。認(rèn)真工作，有足夠的耐心，能夠做到有始有終、手續(xù)清楚、注重保密、檔案齊全。

4.4加強(qiáng)檔案管理員的思想修養(yǎng)

人社局檔案管理工作復(fù)雜而細(xì)致，檔案管理包括收集、保管、記錄、統(tǒng)計等等，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作，需要人社局的檔案管理人員付出艱辛的勞動。為此，要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當(dāng)無名英雄。

5、對檔案管理中的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一

為了促進(jìn)人社系統(tǒng)檔案的共享、利用，最大化的發(fā)揮出檔案管理的作用價值，為群眾提供便利。當(dāng)前我們還應(yīng)當(dāng)對人社系統(tǒng)及相關(guān)單位的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一，以《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》為基本依據(jù)，結(jié)合單位自身的實際情況，制定符合自身發(fā)展的檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)的各項標(biāo)準(zhǔn)，注明檔案工作人員的工作職責(zé)，明確信息化建設(shè)工作流程，確定與其相匹配的獎勵懲罰和監(jiān)督機(jī)制，使檔案信息化建設(shè)的制度建設(shè)趨于完善，才能更好地保障其標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于檔案管理的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持統(tǒng)一，這樣才能防止"異構(gòu)問題"的出現(xiàn)，確保電子檔案信息的規(guī)范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應(yīng)用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統(tǒng)一。電子檔案依賴信息技術(shù)生成，因此必須采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)對電子檔案全過程加強(qiáng)監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對電子檔案的存取過程進(jìn)行全程監(jiān)管。在保證計算機(jī)系統(tǒng)安全運行方面，可采取安全檢測和監(jiān)控監(jiān)測、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、文件備份與災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段。

結(jié)語

在干部人事檔案管理的工作中，我們必須要引起高度的關(guān)注與重視，因為這間接決定著人社系統(tǒng)的工作質(zhì)量、工作成效，影響著社會治理、社會服務(wù)及群眾民生水平。目前來說，檔案數(shù)量不斷增加，促使檔案收集和整理等工作量增加，提高檔案管理水平，增強(qiáng)此項工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加大制度化管理，有著重要的意義?；趶?qiáng)化服務(wù)、不斷創(chuàng)新的目標(biāo)，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，創(chuàng)造更多的價值和效益，推動社會的建設(shè)、發(fā)展。

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