內(nèi)部控制視角下采購(gòu)流程優(yōu)化措施

朱之茂

摘 要：企業(yè)為了提高利潤(rùn)空間，應(yīng)不斷向供應(yīng)鏈領(lǐng)域開發(fā)利潤(rùn)源，提高采購(gòu)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化管理，開源節(jié)流，促進(jìn)企業(yè)利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文站在內(nèi)部控制視角下，對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理進(jìn)行分析，針對(duì)當(dāng)前存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及內(nèi)部控制問題進(jìn)行整合，并提出采購(gòu)流程相應(yīng)的實(shí)施方案，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購(gòu)流程;優(yōu)化措施

引言

企業(yè)生產(chǎn)效益與企業(yè)生產(chǎn)成本密切相關(guān)，為了有效控制企業(yè)采購(gòu)成本，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，應(yīng)不斷提高內(nèi)部控制管理水平。企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)成本加強(qiáng)管理，包括物資采購(gòu)環(huán)節(jié)管理及儲(chǔ)存環(huán)節(jié)成本管理，如果沒有制定完善的內(nèi)部控制管理制度，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)成本超出預(yù)算目標(biāo)，影響企業(yè)當(dāng)期經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)與現(xiàn)金流。本文從內(nèi)部控制視角下，將當(dāng)采購(gòu)流程中存在的問題整合分析，并提出了采購(gòu)流程的優(yōu)化措施，為相關(guān)專業(yè)提供參考借鑒。

1企業(yè)采購(gòu)流程

1.1采購(gòu)流程現(xiàn)狀

企業(yè)采購(gòu)流程包括計(jì)劃、管理、分類與執(zhí)行，包括采購(gòu)過程中的相關(guān)資金審批、合同簽訂以及后續(xù)驗(yàn)收管理等。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)由采購(gòu)部門制定，財(cái)務(wù)部門審核，按照采購(gòu)預(yù)算目標(biāo)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行科學(xué)配置，確保采購(gòu)流程符合企業(yè)預(yù)算目標(biāo)及戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。采購(gòu)分類由采購(gòu)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，優(yōu)化采購(gòu)流程，避免審批程序繁瑣，提高采購(gòu)工作效率。

1.2采購(gòu)流程存在問題

（1）計(jì)劃及預(yù)算管理

采購(gòu)預(yù)算評(píng)審沒有根據(jù)實(shí)際工程進(jìn)度需要，采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)預(yù)算相脫節(jié)，各部門只是站在自己角度提報(bào)需求，企業(yè)沒有整合所有部門采購(gòu)計(jì)劃編制科學(xué)預(yù)算，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)部門只是服務(wù)各部門的采購(gòu)窗口單位，采購(gòu)流程沒有迎合戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，無法統(tǒng)籌公司全局，各部門采購(gòu)信息無法形成合力，不利于降低采購(gòu)成本。

（2）分類與執(zhí)行

企業(yè)目前的采購(gòu)流程已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)開展需要，采購(gòu)項(xiàng)目審核流程沒有根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)突出監(jiān)控重點(diǎn)，泛化的對(duì)所有采購(gòu)項(xiàng)目統(tǒng)一流程，導(dǎo)致一些重要項(xiàng)目缺乏管控力度。業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，應(yīng)采取不同采購(gòu)方式和審批手續(xù)，例如一定金額以下的生產(chǎn)性采購(gòu)項(xiàng)目和非生產(chǎn)性采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)適當(dāng)?shù)睾?jiǎn)化流程;各部門權(quán)責(zé)劃分不明確，尤其業(yè)務(wù)交叉環(huán)節(jié)出現(xiàn)推諉，經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目部、技術(shù)部、采購(gòu)部在技術(shù)澄清的環(huán)節(jié)出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)，影響采購(gòu)流程內(nèi)部控制有效監(jiān)督。

（3）合同管理

企業(yè)已經(jīng)成立單獨(dú)采購(gòu)部門，在簽訂采購(gòu)合同過程中存在缺乏統(tǒng)一采購(gòu)合同范本，合同簽訂合適及條款內(nèi)容多數(shù)采用供應(yīng)商提供范本，存在一定法律風(fēng)險(xiǎn)，合同簽訂流程復(fù)雜，不利于工作高效開展，合同簽訂、評(píng)審、簽字等環(huán)節(jié)法務(wù)部門不能對(duì)條款逐條審查監(jiān)督。合同不能及時(shí)歸檔，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任人無法共享和利用。

（4）支付與資金審批

公司采購(gòu)管理流程還未形成體系，資金往來審批手續(xù)繁瑣，不利于工作有效開展。例如，各部門采購(gòu)流程泛化，審批過程需要部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等四位領(lǐng)導(dǎo)參與簽字，缺乏線上信息化審批系統(tǒng)，影響企業(yè)整體生產(chǎn)效率。

（5）效果評(píng)價(jià)

企業(yè)采購(gòu)工作沒有建立完善的效果評(píng)價(jià)體系，對(duì)采購(gòu)流程有效性沒有及時(shí)分析，例如采購(gòu)目標(biāo)制定、執(zhí)行效果等沒有做出評(píng)價(jià)，沒有為后續(xù)采購(gòu)積累經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)數(shù)據(jù)支撐，不利于內(nèi)部控制有效執(zhí)行。

2采購(gòu)流程優(yōu)化措施

2.1注重關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制內(nèi)容

企業(yè)采購(gòu)流程中沒有構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收、付款、入賬環(huán)節(jié)存在一定業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，具體表現(xiàn)如下：

（1）申請(qǐng)

各部門根據(jù)采購(gòu)需求應(yīng)遞交采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司采購(gòu)流程要求填寫采購(gòu)評(píng)審表，分別由采購(gòu)需求部門、技術(shù)部、工程部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理填寫相關(guān)評(píng)審意見并一致同意后進(jìn)入到采購(gòu)執(zhí)行流程。

（2）執(zhí)行

采購(gòu)流程最重要的環(huán)節(jié)就是采購(gòu)執(zhí)行階段，為了提高采購(gòu)執(zhí)行效率，采購(gòu)部門將審批后的采購(gòu)計(jì)劃按照需求時(shí)間、物資類別等內(nèi)容進(jìn)行分解并分配到相關(guān)采購(gòu)崗位，相關(guān)采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)與需求部門及時(shí)溝通，準(zhǔn)確理解所采購(gòu)物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用要求、交付要求等信息，根據(jù)物資類別采取正確的采購(gòu)模式，根據(jù)采購(gòu)類型和金額大小分為直接議價(jià)采購(gòu)、詢比價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)性談判，依據(jù)規(guī)定的采購(gòu)流程及時(shí)執(zhí)行和完成采購(gòu)工作。

（3）驗(yàn)收

采購(gòu)物資驗(yàn)收工作應(yīng)由獨(dú)立于采購(gòu)職能之外的質(zhì)量人員負(fù)責(zé)完成。驗(yàn)收的基本內(nèi)容包括：質(zhì)量證明文件驗(yàn)收、外觀驗(yàn)收、數(shù)量驗(yàn)收、性能測(cè)試等。驗(yàn)收應(yīng)記錄質(zhì)量文件、外觀、性能測(cè)試及數(shù)量驗(yàn)收的過程信息并存檔管理。對(duì)于驗(yàn)收合格的產(chǎn)品及設(shè)備應(yīng)由檢驗(yàn)人員出具檢驗(yàn)放行單。實(shí)際檢驗(yàn)中檢驗(yàn)不合格的無法出具檢驗(yàn)放行單的，根據(jù)技術(shù)協(xié)議條款中界定質(zhì)量責(zé)任由誰來承擔(dān)，并由責(zé)任方給出整改方案，如無法整改，追究相關(guān)方的責(zé)任并按照合同條款予以索賠或追責(zé)。

（4）付款與賬務(wù)處理

采購(gòu)人員根據(jù)不同的付款內(nèi)容提交支付申請(qǐng)，并上傳相關(guān)附件。支付申請(qǐng)需包含以下全部?jī)?nèi)容：收款人名稱、收款人賬號(hào)、收款人開戶銀行名稱、付款方式、付款進(jìn)度比例、付款金額等，經(jīng)財(cái)務(wù)核算及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)審批后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享中心收付款崗統(tǒng)一對(duì)外支付并記錄銀行存款日記賬，及時(shí)與銀行核對(duì)往來賬目。

2.2采購(gòu)流程創(chuàng)新研究

內(nèi)部控制視角下，為了優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程，應(yīng)結(jié)合內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行全面梳理，并指定完善的內(nèi)部控制制度，企業(yè)采購(gòu)過程中，應(yīng)貫徹落實(shí)內(nèi)部控制相關(guān)制度，建立閉環(huán)的采購(gòu)管理業(yè)務(wù)鏈，打破傳統(tǒng)采購(gòu)思想窠臼，制定完善的預(yù)算管理體系。企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)融合SAP采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、訂單處理、貨物接收、發(fā)票校驗(yàn)、付款清賬閉環(huán)“大采購(gòu)”環(huán)境，省略了非增值活動(dòng)，提高企業(yè)內(nèi)部控制效果。

3結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)利潤(rùn)空間越來越透明，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再是單純的市場(chǎng)營(yíng)銷渠道拓展、壓低原材料價(jià)格等方式，而是開展第三方利潤(rùn)源。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益提升具有重大作用。內(nèi)部控制視角下，企業(yè)為了控制成本，促進(jìn)利潤(rùn)提升，應(yīng)不斷優(yōu)化采購(gòu)流程，針對(duì)采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題有效控制關(guān)鍵點(diǎn)，突出優(yōu)化采購(gòu)流程的相關(guān)措施。

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