企業(yè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

張明遠(yuǎn)

摘 要：隨著我國(guó)改革創(chuàng)新的逐步推進(jìn)，檔案管理工作是企業(yè)管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的重要組成部分并探索，發(fā)展策略，旨在提升企業(yè)檔案管理工作水平，助推企業(yè)持續(xù)發(fā)展。并提高了企在當(dāng)前相關(guān)工作中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。隨后是對(duì)相關(guān)檔案和相關(guān)材料的改進(jìn)，從新時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要性入手，然后分析了新時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，最后總結(jié)了新時(shí)代企業(yè)檔案管理中的新思路。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;存在的問(wèn)題;概念

新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，檔案數(shù)量日益增多檔案管理工作內(nèi)容不斷細(xì)化，對(duì)具體工作開(kāi)展效率也提出了更高要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式已經(jīng)完全無(wú)法適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作開(kāi)展的要求。企業(yè)檔案工作是優(yōu)化企業(yè)發(fā)展、助力城投業(yè)務(wù)水平提升的基礎(chǔ)，是企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保障，是企業(yè)珍貴的“寶藏”采用合理的方式高效解決這些問(wèn)題，不斷推動(dòng)檔案管理工作水平全面提升。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1 提高工作效率

在紙質(zhì)檔案的實(shí)際管理中，化工企業(yè)大都采取人工方式完成信息的整理和編排。數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)成為檔案管理的主要工作手段。立足信息技術(shù)，收集、整理、編排信息不僅可以提升工作效率，也能降低失誤率，進(jìn)而從整體上提升化工企業(yè)的檔案管理水平，推動(dòng)化工企業(yè)的良性發(fā)展[1]。

1.2 豐富多彩的檔案信息管理職責(zé)

信息管理的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的巨大改進(jìn)已經(jīng)向企業(yè)的檔案管理部門展示了各種資源。在這種情況下，企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息檔案管理組織和部門要承擔(dān)工作職責(zé)。發(fā)生了某些變化，這改善了他工作職責(zé)的原始限制。就企業(yè)信息管理部門而言，其檔案和數(shù)據(jù)資源不僅包括圖書館的資源，而且還與其他部門共享資源，從而擺脫了企業(yè)自身檔案和數(shù)據(jù)資源的局限性，并呈現(xiàn)出豐富的信息資源。供信息內(nèi)容用戶使用的信息。多彩合理的檔案資源，確保信息內(nèi)容的合理化。大量的檔案信息資源可以作為企業(yè)信息管理工作中數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的支撐點(diǎn)，保證其管理方法和內(nèi)容的多樣性，滿足信息內(nèi)容數(shù)據(jù)信息用戶的具體要求。除了豐富多樣的檔案信息管理內(nèi)容外，檔案信息管理方法在很多方面都是完善的[2]。

2 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案管理人員是檔案管理的主要執(zhí)行者。據(jù)相關(guān)調(diào)研了解到，絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有兼職人員對(duì)檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫(kù)、查閱等業(yè)務(wù)并不擅長(zhǎng)。盛投檔案專職管理員較少，檔案管理人員大多為其他部門兼職人員，并不是檔案專業(yè)出身。大多兼職人員保管第一手資料后，分年度移交至專職檔案管理人員，在缺乏專業(yè)知識(shí)的情況下，檔案交接工作就易出現(xiàn)疏漏。

2.2 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的安全措施不到位

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用通常是與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相關(guān)聯(lián)的，信息處理和傳遞，需要經(jīng)過(guò)必要的網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程。由于檔案管理安全性的基本要求，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用必須要做好完善的安全應(yīng)對(duì)措施，強(qiáng)化對(duì)工作人員安全意識(shí)培養(yǎng)，嚴(yán)格依照規(guī)章制度要求開(kāi)展相關(guān)工作。但是在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中， 加密和信息安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用不到位，安全管理制度落實(shí)不足，造成不同程度的泄密現(xiàn)象。這不僅可能給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)安全造成負(fù)面影響，甚至還會(huì)影響到企業(yè)內(nèi)部管理的公平性，給企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)負(fù)面影響[3]。

2.3 缺乏技術(shù)管理方法

當(dāng)前，我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展也是信息管理社會(huì)的發(fā)展。使用了許多商品，包括計(jì)算機(jī)和掃描儀，這些商品加速了我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案管理方式方面，企業(yè)無(wú)法與現(xiàn)實(shí)接軌，無(wú)法順應(yīng)趨勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)的要求，不能保證管理方法的準(zhǔn)確性，不能保證資料的一致性。另外， 許多企業(yè)繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方法，無(wú)法加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀技術(shù)的使用，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，并危及企業(yè)的發(fā)展。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的新思路

3.1 .改進(jìn)檔案管理方面的培訓(xùn)工作

合理的檔案管理可以提高企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量，進(jìn)一步滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，并為企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提供了動(dòng)力。由于這項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的敬業(yè)精神，因此實(shí)施專業(yè)合理的管理方法和對(duì)策，制定規(guī)范的企業(yè)檔案管理工作非常重要。注意塑造技術(shù)專業(yè)水平和檔案工作人員的素養(yǎng)以完成檔案工作。倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)濟(jì)效率的提高突出了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，為了完成對(duì)企業(yè)檔案管理概念的改進(jìn)，有必要重視對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并繼續(xù)強(qiáng)化員工的管理方法概念。

3.2 強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)軟硬件設(shè)備建設(shè)

基礎(chǔ)性的設(shè)備是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的基本條件，是推動(dòng)檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，必須要加大這方面的投入和建設(shè)力度。對(duì)于企業(yè)管理層面而言，首先，應(yīng)當(dāng)分析企業(yè)目前檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確設(shè)備投入的基本要求和擴(kuò)展空間。其次，要根據(jù)方案設(shè)計(jì)選擇合理的建設(shè)模式，確保設(shè)備運(yùn)行體系的質(zhì)量控制，同時(shí)為后續(xù)管理工作開(kāi)展留出足夠的操作空間。在硬件設(shè)施層面，需要做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行速度和空間等都能夠滿足實(shí)際運(yùn)行需要。而在軟件設(shè)施層面，則應(yīng)當(dāng)在滿足現(xiàn)有運(yùn)行體系基礎(chǔ)上，為后期應(yīng)用技術(shù)提升和大數(shù)據(jù)應(yīng)用留出足夠的操作空間。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)

雖然電子化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，但每一個(gè)環(huán)節(jié)都有可能遭到外部的破壞，進(jìn)而導(dǎo)致信息被刪除和修改。基于此種情況，必須積極引進(jìn)先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)，做好檔案的安全管理。比如權(quán)限管理技術(shù)， 可以阻擋非法人員的入侵;防火墻技術(shù)，可以將企業(yè)的內(nèi)部信息和外部隔絕，確保企業(yè)檔案信息的穩(wěn)定性、安全性;數(shù)據(jù)備份技術(shù)，如果企業(yè)管理系統(tǒng)遭受外部的侵?jǐn)_，利用此技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的恢復(fù)[4]。

3.4 重在改善檔案管理環(huán)境及方法

一是保證檔案管理環(huán)境規(guī)范化。城企業(yè)除了建立專屬檔案室外，還應(yīng)合理配套專業(yè)設(shè)備，保證檔案存儲(chǔ)相應(yīng)的溫濕度，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境。結(jié)合自身實(shí)際需求進(jìn)行檔案室功能區(qū)劃分，優(yōu)化結(jié)構(gòu)布局，最大程度提升檔案室的實(shí)用性、便捷性與安全性。

二是促進(jìn)檔案管理方法現(xiàn)代化。科學(xué)利用現(xiàn)代化手段是新時(shí)代檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)。城投企業(yè)應(yīng)積極探索運(yùn)用電子臺(tái)賬、辦公自動(dòng)化APP、在線系統(tǒng)等信息化手段，不斷提高檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化和智能化管理水平，提高檔案管理工作效率，助力企業(yè)打造數(shù)字化檔案室，以期為企業(yè)創(chuàng)造實(shí)際效益。

4 結(jié)束語(yǔ)

將數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式有機(jī)結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開(kāi)展精度和整體效率。因此企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，必須強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度，更加深入地應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作中，在不斷提升技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ)上，為企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展起到積極的推動(dòng)作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高起到更加積極的促進(jìn)作用。順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，探索企業(yè)的檔案管理，創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀信息技術(shù)的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，分析發(fā)展趨勢(shì)，完善相關(guān)規(guī)章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)。提高檔案信息和信息內(nèi)容的利用率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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